4 תובנות מפתח מהפקת אירועים עסקיים: שיעורים ממפיק מנוסה

מחפשים מקום לאירועי חברה? מפיק האירועים אייל נאור מספר על 4 דברים הכי חשובים שהוא למד על אירועים עסקיים אחרי 22 שנות ניסיון ועם אלפי אירועים ברזומה.

אם אתם מתכננים אירוע עסקי הכתבה הבאה היא במיוחד בשבילכם. אומרים שאין חכם כבעל ניסיון, לכן בין אירוע אחד לאחר, הצלחנו לתפוס את את מפיק האירועים אייל נאור (ותאמינו לנו שלא היה קל למצוא זמן פנוי) כדי לברר איתו מה הוא הדברים הכי חשובים שהוא למד מעשרים שנים של ניסיון. אז רגע לפני שאתם סוגרים מסיבת עיתונאים, מסיבת פורים לחברה או קוקטייל עסקי, הנה כמה תובנות שחשבנו שיעניינו אתכם.

Why is human chemistry important when choosing an event producer?

מעבר לניסיון וכשרון של מפיק אירועים, אני חושב שהדבר בכי בסיסי הוא כימיה בין אנשים . ככה אני בוחר את הספקים שלי וככה אני מייעץ לחברות שאני עובד איתם לבחור את חברת ההפקה .
כמובן שלא מדובר בעובדות אלא בתחושות, וכולנו צריכים להקשיב לקול הפנימי שלנו. כימיה, שפה משותפת והבנה הדדית, חשובים בעיני יותר ממקצועיות. רוב המפיקים בתחום הם בעלי מקצוע, יש היום רמה מקצועית מאוד גבוהה בתחום, ואף אחד לא ממציא את הגלגל. לכן תהליך החיבור לבריף ולמותג, היכולת להתעמק והחיבור האנושי חשובים בעיני במידה מכרעת. לדעתי, מערכות היחסים הבינאישיים, חשובות לא פחות, אם לא יותר, מהיכולת לבצע.

How can a business event effectively convey a company's message?

בין אם מדובר במחלקת רווחה/משאבי אנוש או שיווק אף אחד לא מפיק היום אירוע לשם האירוע או כי צריך. בין אם מדובר בהשקת מוצר או באירוע לעובדי החברה , חברות מייצרות אירוע על מנת להעביר מסר. אירוע עסקי הוא כמו קמפיין פרסומי של מספר שעות שדרכו אפשר לספר יופי של סיפור, ועל הדרך להעביר את האורח בתהליך רגשי מסוים. כדי שזה יקרה חשוב להגדיר בריף נכון. להגדיר אותו קודם כל לעצמך, אח”כ להגדיר אותו למערכת שסובבת אותך ולא פחות חשוב הוא להגדיר תקציב. לדעת מה לדרוש מעצמך, לפני שדורשים זאת מהאירוע או מהמפיק . הבסיס לאירוע טוב הוא בריף מדויק, שדרכו ניתן ללמוד על הארגון, על המוצר, על החברה או על המהות של האירוע . באירוע עסקי ושיווקי יש מסרים ומפיק צריך לשאול את הלקוח שלו מה התחושה או המסר שהוא רוצה שיעברו בתום האירוע, ולבנות את השפה העיצובית של האירוע סביב אותו מסר. המסר עצמו עובר על גבי החוויה, וחשוב לזכור שהחוויה באה לשרת את המסר ולא להיפך.

Why is the process of planning a business event as important as the final outcome?

בתחילת דרכי הפקתי אירוע מיוחד מאוד, גדול ומורכב. בסוף האירוע ישבתי לקפה עם הלקוחה שאמרה שהיה אירוע מדהים, התוצאה מצוינת, אבל “אנחנו לא נעבוד ביחד פעם הבאה כי התהליך היה לא טוב “. עם השנים הבנתי שהדגש הוא על תהליך. למשל, לפעמים הרעיון מגיע מהלקוח ולכן עבודה משותפת ודיאלוג עם תקשורת נכונה מניבים תוצאות מצוינות ותורמים מאוד לתהליך.

4. רעיון וגיבוש הקונספט – למה צריך מפיק אירועים?

העולם העסקי השתנה, היום משקיעים באירועי עובדים, לא עוד אירוע שגרתי או רק מסיבת פורים .יש יותר כנסים, יש דגש על תקשורת פנים ארגונית ויש שילוב בין מחלקות השיווק לרווחה . רוב החברות הגדולות הבינו את החשיבות לייצר תקשורת פנים ארגונית וזה בא לידי ביטוי גם באירוע. השינוי הגדול הוא באירועי רווחה: פעם מסר הייתה מילה שידועה רק בעולם השיווקי והיום גם באירועי רווחה עושים שימוש במסר ונותנים דגש לבניית שפה שיווקית לכל דבר כי בסוף הכל “משליך” על החברה, בניסיון לרתום את העובד ולתת תחושה של גאוות יחידה .. זה לא אומר שלכל אירוע צריך מפיק. יש אירועים שאני ממליץ ללקוחות להפיק לבד ולחסוך כסף. הצדקה היחידה, מעבר לאחריות, ללקיחת מפיק היא הרצון לגבש אירוע סביב קונספט ורעיון ייחודים, לייצר משהו אחר, לייצר חוויה אחרת שלבד לא הייתה יכולה להיווצר. לשריין מקום, קייטרינג ואומן אורח זה יחסית קל, אבל הערך האמיתי של מפיק אירועים מגיע ממקום של קונספט, מימוש הרעיונות, שיתחברו לשפה של האירוע ולמסר,ולפעמים רעיון פשוט ובלתי אמצעי, אגב, עושה את ההבדל. עולם האירועים הוא עולם של רעיונות, לא תמיד צריך רעיון גדול, גם רעיון קטן שמחובר למסר של האירוע יעשה את העבודה .

קרדיט צילום: שאולי לנדנר, יחצ