הפקת אירועים לחברות בתל אביב: 5 דברים שאסור להתפשר עליהם
ישנם מספר אלמנטים קריטיים שאסור להתפשר עליהם, כאשר מפיקים אירוע חברה בעיר. פני האירוע הם פני הארגון, וכל אחד מהמרכיבים העיקריים בו מדבר בעד עצמו. מהם הדברים שחשוב לשים עליהם את הדגש ולוודא שהם בסטנדרטים הכי גבוהים שיש?
כאשר מתכננים אירוע חברה בתל אביב, עיר הידועה בסטייל, בקצב מהיר, בתרבות ובאווירה דינמית במיוחד, ישנם מספר אלמנטים קריטיים שאסור להתפשר עליהם. כדי להבטיח את הצלחת האירוע שלכם, יש להקפיד על בחירת אולם האירועים המתאים, כזה שעומד בסטנדרטים של האירוע שלכם ושל החברה העומדת מאחוריו. כמו כן, לוקיישן, סטייל ואווירה הם מאפיינים שלא ניתנים למשא ומתן, והם הדברים ש״עושים את האירוע״. לא פחות חשוב – לבחור בקפידה את הספקים שיפעלו באירוע שלכם ואת השירותים הספציפיים שיסופקו לאורחים.
אם גם אתם עוסקים בהפקת אירועים לחברות בתל אביב, להלן פירוט של הרכיבים החיוניים המדוברים, לצד טיפים נוספים שעיקרם להדריך אתכם כיצד להפיק אירוע בסטנדרטים גבוהים ולדעת לעשות את הסלקציה – על מה ניתן להתפשר ועל מה ממש לא.
1.הבסיס לכל אירוע איכותי: בחירת אולם האירועים הנכון
אולם האירועים הוא יותר מסתם לוקיישן בו משתתפי האירוע שלכם עומדים להתכנס. זהו המצע והרקע שעליהם ירקם האירוע שלכם, ולכן יש למקום הזה חשיבות על. בעת בחירת מקום לאירוע עסקי בתל אביב, יש לקחת בחשבון את הגודל והפריסה של חללי האולם, כדי להבטיח שאלו יתאימו לכמות האורחים שלכם, אבל באופן מדויק. מחד, המשתתפים אמורים לנוע בתוך המקום הזה בנוחות, תוך הקלה על זרימת האירוע, אך מאידך, יש להיזהר ממקרה בו האולם גדול מדי, והאורחים שלכם עלולים להתפזר בו יתר על המידה, מה שיוביל להימנעות מתקשורת זה עם זה. העניין הזה חשוב מכפי שנדמה, מאחר ואירועים עסקיים רבים עוסקים במפגש וחיבור בין אנשים.
כמו כן, גם לאקוסטיקה במקום יש תפקיד חשוב, שכן היא יכולה להשפיע באופן משמעותי על בהירות וחדות המצגות והנאומים. בנוסף, יש לבצע הערכה מקיפה של היכולות הטכנולוגיות של המקום, ולוודא שהציוד במקום יכול לתמוך בצרכים האודיו-ויזואליים שלכם, החל מהקרנת מצגות ועד סטרימינג בשידור חי.
כמעט מובן מאליו שגם האסתטיקה של האולם צריכה להתאים לנושא של האירוע שלכם, וליצור חוויה מגובשת וסוחפת עבור המשתתפים.
2.חשיבות המיקום: לוקיישן אטרקטיבי ימשוך יותר משתתפים לאירוע
מיקום האירוע הוא גורם מכריע בכל הנוגע להבטחת נוכחות גבוהה באירוע וחוויה נוחה וחיובית עבור כל המשתתפים. בחרו במיקום נגיש ומרכזי,שניתן להגיע אליו בקלות באמצעות אמצעי תחבורה שונים, החל מרכב פרטי ועד לאוטובוסים ורכבות. בין אם זה לוקיישן קרוב לכבישים ראשיים, למוקדי תחבורה ציבורית, או אפילו לשדה התעופה, אם כלולים ברשימת המוזמנים גם משתתפים מחו״ל. זמינות החניה היא גורם נוסף שיש לקחת בחשבון, והוא מבטיח שמי שבוחר להגיע באמצעות רכב פרטי, יוכל לעשות זאת ללא טרחה מיותרת. הקרבה לבתי מלון, מסעדות ושירותים אחרים יכולה גם היא לשפר את החוויה עבור אורחים המגיעים מחוץ לעיר, ולהפוך את הביקור שלהם בתל אביב למהנה, גם מעבר לתחומי האירוע עצמו.
3.הסטייל של האירוע הוא הפנים של החברה
סגנון האירוע שלכם צריך להדהד את המותג של החברה המארגנת ואת המסר שאתם רוצים להעביר. העניין הזה מתרחב מעבר לאסתטיקה בלבד, אלא שהוא משפיע נחרצות על האווירה ואופי האירוע. בין אם אתם מכוונים לסגנון רשמי ומתוחכם או למפגש באווירת קז׳ואל מודרנית, הסגנון של המקום ישפיע על האווירה, שבתורה תשפיע על מצב הרוח של המשתתפים ותשפיע גם על רמת המעורבות שלהם והאופן בו הם מתרשמים מהאירוע. כדאי להיות עקביים ולשמור על קו אחד בסגנון, שיבוא לידי ביטוי החל מההזמנות ועד לעיצוב האולם. באופן זה תיצרו חוויה מגובשת, עם מיתוג מובהק שמחזק את הזהות והערכים של החברה.
4.עיצוב האווירה הנכונה – התחושה הבלתי מוחשית שעוטפת את האורחים
האווירה של האירוע שלכם עשויה להיות גורם מכריע בהצלחתו. התחושה הבלתי מוחשית הזו שעוטפת את האורחים שלכם, ומשפיעה על מצב הרוח ועל רמת המעורבות שלהם. גורמים כמו תאורה, מוזיקה ואפילו ריח יכולים לתרום לאווירה, ליצור סביבה המעודדת נטוורקינג, שיתופי פעולה או כל דבר אחר שאתם שואפים להשיג באמצעות המפגש אותו אתם מפיקים. מסיבה זו, מומלץ להשקיע, לרדת לפרטים הקטנים ולהתאים את כל האלמנטים הללו, כך שיתמכו ביעדי האירוע, בין אם הם לעורר יצירתיות, לחגוג הישגים או לטפח שותפויות אסטרטגיות.
5.בחירת שירותים וספקים מהשורה הראשונה: אף אירוע לא
שום אירוע לא יכול להצליח ללא תמיכה של שירותים וספקים אמינים. החל מחברת קייטרינג איכותית ועדכנית ועד לשירותי בידור שונים, כל ספק ממלא תפקיד בחוויה השלמה של המשתתפים באירוע שלכם. בחרו בספקים בעלי רקורד מוכח בתל אביב, אשר מבינים את הניואנסים המקומיים ויכולים לספק שירותים בסטנדרטים הגבוהים שהאירוע שלכם דורש. בין אם מדובר בהכנת מנות גורמה והרכבת תפריט מותאם, המספק מענה גם למגוון העדפות תזונתיות, או בהבטחה שהציוד האודיו-ויזואלי פועל ללא רבב, איכות הספקים שלכם יכולה לשדרג את האירוע שלכם מאירוע טוב לחוויה בלתי נשכחת.
לסיכום, הפקת אירוע חברה בתל אביב היא הזדמנות לתת במה לחברה שלכם באחת הערים הכי שוות בעולם, ובוודאי בישראל. כאשר אתם מסרבים להתפשר על אולם האירועים, על הלוקיישן, הסטייל, האווירה ועל בחירת השירותים והספקים, אתם מכינים את הקרקע לאירוע החותר למצוינות ומותיר רושם מתמשך על האורחים שלכם. זכרו, הצלחת האירוע שלכם היא השתקפות של המותג שלכם, אז שווה להשקיע באלמנטים הקריטיים הללו כדי ליצור חוויה המתיישרת עם הסטנדרטים ועם והשאיפות של החברה שלכם.
