אירוע קטן

בשנים האחרונות אנו עדים למגמה ברורה וגוברת של זוגות, משפחות ואנשים פרטיים הבוחרים לארגן ולקיים אירועים קטנים, אינטימיים ואיכותיים, במקום האירועים הגדולים והמפוארים שהיו נפוצים יותר בעבר. 

ישנן סיבות רבות ומגוונות למגמה זו – החל משיקולי תקציב, דרך הרצון ליצור אווירה חמימה, משפחתית ואישית יותר, ועד יצירת חוויה ייחודית ומותאמת אישית עבור האורחים.

אך כיצד ניתן לתכנן ולארגן אירוע קטן שיהיה גם איכותי, מרשים, מושקע ובלתי נשכח? אספנו עבורכם כמה טיפים מעולים לכדי מדריך מפורט ומקיף לתכנון וניהול מוצלח של אירוע בוטיק מושלם.

הקפדה על חלוקת תפקידים ברורה ויעילה בין בני המשפחה

מאחר שבדרך כלל מדובר באירוע משפחתי אינטימי, לעתים קרובות בני המשפחה בוחרים לארגן ולתכנן את האירוע בעצמם, במקום לשכור מפיק אירועים. על מנת לנהל תהליך תכנון והפקה יעיל, נעים ומתואם היטב, מומלץ לקבוע מראש חלוקת תפקידים ברורה בין בני המשפחה, בהתבסס על הכישורים, הנטיות ותחומי העניין הייחודיים של כל אחד.

לדוגמה, זה שחזק בארגון ובעל יכולות לוגיסטיות יהיה אחראי על ניהול רשימת מוזמנים, הזמנת המקום וניהול לוגיסטי. בן משפחה בעל כישרון יצירתי ואומנותי יותר יהיה אחראי על עיצוב הזמנות ועל העיצוב הכללי של האירוע, בעוד שזה שטוב בתקשורת בין אישית ויחסי אנוש יכול להיות אחראי על התקשרות עם ספקים שונים.

שימוש במסמך משותף או לוח זמנים דיגיטלי בין כל בני המשפחה והמעורבים בתכנון יאפשר תיאום וסנכרון של המשימות, מעקב אחר התקדמות ומניעת כפילויות ואי הבנות.

בחירת אולם אירועים קטן וייחודי שמתאים בול לצרכים שלכם

הבחירה הנכונה והקפדנית של אולם האירועים היא אחד הגורמים הקריטיים ביותר להצלחת האירוע. יש לבחור מקום שגודלו ועיצובו יתאימו בצורה מושלמת למספר המוזמנים הצפוי, ויסייעו ליצור את האווירה הרצויה. 

לדוגמה, גן אירועים כפרי עשוי להוות פתרון לאירוע בסגנון טבעי ופשוט יותר. לעומתו, אולם אירועים בתל אביב מתאים יותר לאירועי בוטיק ייחודיים, מרשימים בסגנון אורבני. 

חשוב לבקר באולמות שונים, להתרשם מהם ולוודא שהם אכן מתאימים לציפיות ולצרכים הייחודיים שלכם. שיקולי נגישות, חניה זמינה, שירותי הסעדה ועיצוב, מתקנים וציוד טכני הם גורמים קריטיים שחשוב לשקול בעת בחירת האולם.

בחירה מושכלת ומדויקת של ספקי מזון, אטרקציות ומוסיקה

באירוע קטן, לרוב אין צורך באטרקציות מורכבות. להיפך, לעיתים הן יכולות לפגוע באווירה האינטימית של האירוע. עדיף לבחור בפתרונות קטנים, איכותיים וייחודיים כגון עמדות צילום איכותיות, פינות ישיבה נעימות, דיג'יי מצוין או להקה חיה וכמובן תפריט קולינרי עשיר, מוקפד וייחודי, שקשה למצוא באירועים גדולים.

חשוב לבחור ספקים המציעים שירותים שמתאימים לאופי האינטימי והמיוחד של האירוע, ולעיתים כדאי להעדיף נותני שירותים קטנים ואיכותיים על פני חברות גדולות.

הקפדה על חוויה קולינרית יוצאת דופן ומפנקת

כשמדובר באורחים במספר מועט של אורחים, יש לכם הזדמנות להעניק להם חוויית אוכל יוצאת דופן ומפנקת במיוחד. כדאי לבחור אולם אירועים המספק שירותי קייטרינג מעולים ושלל מנות ותפריטים ייחודיים, מרשימים ומענגים. ככל שהאירוע קטן, כך אתם יכולים לדייק יותר את התפריט המוצע באירוע בהתאם לטעמם של האורחים שלכם. זה מאפשר לכם לבחור מנות גורמה מיוחדות וטעימות שלרוב לא מקבלים באירועים גדולים יותר.

גם אופן ההגשה והעיצוב של המנות חשוב – אפשר לבחור בין הגשה אישית לשולחנות לבין הגשה בסגנון מזנון  שעשויה להתאים לאירועים קטנים. חשוב לבחור במנות יפות ומסוגננות שיעוררו את התיאבון של האורחים שלהם ויעניקו להם חוויה קולינרית מעולה ממבט ראשון. זכרו, אוכל הוא גורם משמעותי בכל אירוע אך כשמדובר באירוע קטן הוא חשוב אפילו יותר ולכן ראוי להשקעה מיוחדת.

יצירת קונספט ומוטיב מרכזי לאירוע 

כדי להפוך את האירוע לחוויה מגובשת ויוצאת דופן, אפשר לבחור רעיון או מוטיב מרכזי ולעצב את כל מרכיבי האירוע – מהאוכל והקישוטים ועד המוזיקה – סביב אותו מוטיב או קונספט.

לדוגמה, ניתן לקיים אירוע בסגנון שנות ה-30, עם לבוש בסגנון וודי אלן, מוזיקת ג'אז, קוקטיילים וריקודים סוערים. גם אירוע לבן להיראות מדהים כשמדובר באירוע בוטיק בעיר הלבנה תל אביב. חשבו על קונספט שאתם אוהבים ושמתאים לאווירה ולסגנון של המקום והעניקו לאורחים שלכם חוויה ייחודית ומהנה במיוחד.

עברו על כל הפרטים לפני האירוע

על מנת לוודא שהאירוע יתקיים ללא תקלות ובצורה חלקה, חשוב לעבור על כל הפרטים יום או יומיים לפני מועד האירוע. יש לבדוק שכל הספקים מתואמים ויודעים את תפקידם, לוודא שהציוד והאביזרים הרצויים זמינים עבורכם, לערוך סידורי הושבה ולוודא שלוחות הזמנים מתנהלים היטב. 

רצוי גם למנות בן משפחה או חבר קרוב שיהיה יד ימינכם ביום האירוע. הוא יהיה אחראי על תקשורת מול הספקים, יוודא שכל האורחים יושבים במקומותיהם במהלך האירוע ויעמוד לצדכם בכל עניין. 

לסיכום

תכנון וארגון מוצלחים של אירוע קטן ואיכותי דורשים חשיבה יצירתית, תשומת לב לפרטים הקטנים והקפדה על איכות וטאצ' אישי. עם חלוקת תפקידים ברורה, אולם מרכזי, ספקים מעולים, חווייה קולינרית יוצאת דופן וקונספט מיוחד, תוכלו להפוך אירוע קטן לחוויה ענקית ובלתי נשכחת.

באולם האירועים גלריה דובנוב תוכלו לערוך אירוע בוטיק מושלם שמתאים בדיוק לכם. האולם ממוקם במתחם שרונה בתל אביב, במיקום מרכזי ונגיש במיוחד. החלל מעוצב עד הפרט הקטן ביותר וניתן להתאים אותו לצרכים הייחודיים שלכם.

יתרון משמעותי נוסף של אירוע בגלריה דובנוב הוא החוויה הקולינרית שהמקום מספק עם קייטרינג מהשורה הראשונה וחוויית אוכל יוצאת דופן ועשירה בטעמים וצבעים.

מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב? גלריה דובנוב הוא המקום האולטימטיבי עבורכם. צרו איתנו קשר ונשמח לספר לכם יותר על האירועים המיוחדים שלנו.

כאשר מתכננים אירוע קטן, מציאת אולם האירועים המושלם יכולה לעשות את כל ההבדל ביצירת חוויה מוצלחת ומהנה עבור האורחים שלכם. בחירת אולם אירועים מתאים לאירוע קטן עשויה להיות קריטית, מכיוון שהמקום נותן את הטון והאווירה לאירוע כולו. מקום שנבחר היטב יכול לגרום לאורחים שלכם להרגיש נינוחים, בעוד שבחירה לא מוצלחת יכולה לפגוע בנוחות של האורחים שלכם וליצור רושם רע.

האולם המושלם צריך להיות מסוגל להכיל את האורחים שלכם בנוחות, לספק שירותים ומתקנים נאותים ולהתאים לנושא האירוע שלכם. בין אם אתם חוגגים אירוע פרטי כמו חתונה או בריתה או אירוע עסקי כמו השקה או ערב חברה, חשוב שתבחרו אולם אירועים שמשקף את מטרת האירוע ואת הסגנון המועדף עליכם.

אחת הסיבות העיקריות לכך שבחירת אולם מתאים לאירוע קטן חשובה, היא שבחירה נכונה עוזרת ליצור חוויה בלתי נשכחת עבור האורחים שלכם. כאשר אורחים מגיעים לאירוע, הם לרוב זוכרים את המקום יותר מכל דבר אחר, במיוחד אם האולם ייחודי, יפהפה או תואם את נושא האירוע. אולם מעוצב ומאורגן היטב יכול ליצור רושם מתמשך על האורחים שלכם ויחקק בזכרונם כאירוע מוצלח ומהנה.

אם כך, איך בוחרים את את האולם המושלם לאירוע קטן? יש לנו כמה טיפים מצוינים בשבילכם:

קבעו את התקציב שלכם

לפני שאתם מתחילים לחפש אולם אירועים, חשוב לקבוע את התקציב שלכם. ידיעת הסכום הכספי שאתם יכולים ומוכנים להוציא על אולם האירועים, תעזור לכם לצמצם לצמצם את האפשרויות העומדות לרשותכם ותמנע מכם הוצאות יתר. עם זאת, עליכם להקפיד לקחת בחשבון עלויות נוספות הכרוכות בהפקת אירוע כגון צלמים, דיג'יי וכל ציוד הכרחי.

קחו בחשבון את המיקום

כאשר אתם בוחנים את מיקום האירוע שלכם, חשוב לשקול את הנוחות והנגישות של המקום לאורחים שלכם. אתם רוצים לבחור אולם אירועים הממוקם במיקום שקל להגיע אליו ולא דורש יותר מדי מאמץ וזמן מצד האורחים. אם רוב האורחים שלכם עתידים להגיע ברכבים פרטיים, עליכם לודא שיש חנייה בשפע שתספיק עבורם. אם ישנם אורחים שעשויים להגיע לאירוע בתחבורה ציבורית, העדיפו מקום אירועים שנמצא בקרבת קווי אוטובוסים רבים, רכבת ומוניות.

גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון בבחירת מיקום הוא האזור שמסביב. בדקו האם אולם האירועים נמצא בשכונה בטוחה והאם יש אטרקציות או מסעדות בקרבת מקום שהאורחים שלכם יכולים ליהנות מהם לפני או אחרי האירוע. בחירה באולם שיש בסביבתו שירותים נוספים ואטרקטיביים יכולה לשפר את החוויה הכוללת עבור האורחים שלכם. מסיבה זו, בחירת מקום לאירוע קטן במרכז ובמיוחד בתל אביב, עשויה להיות הבחירה האולטימטיבית לאירוע מוצלח. 

על ידי בחינה קפדנית של מיקום האירוע שלכם, תוכלו להבטיח שלאורחים שלכם תהיה חוויה נוחה ומהנה, ושהאירוע שלכם יחשב כהצלחה.

הגדירו קיבולת רצויה

ידיעת מספר האנשים שצפויים להשתתף באירוע שלכם תעזור לכם לקבוע את גודל האולם שאתם צריכים. עליכם לבחור חלל בהתאם למספר האורחים שלכם. לא תרצו לבחור בחלל קטן מדי, שעלול לגרום לאורחים שלכם להרגיש צפיפות ודוחק ומצד שני, חשוב גם לא לבחור אולם גדול מדי, שעלול לגרום לאירוע להרגיש ריק וחסר חיים. באמצעות יצירת רשימת אורחים, תוכלו לדעת כמה אנשים צפויים לקחת חלק באירוע ובהתאם תוכלו לבחור אולם עם קיבולת מתאימה.

בחנו אילו שירותים ומתקנים קיימים באולם

בצעו הערכה של השירותים והמתקנים השונים שתצטרכו לאירוע שלכם, כגון ציוד מולטימדיה, מערכת סאונד איכותית, איזור חיצוני ועוד. ערכו רישום של הדברים שאולם האירועים כולל ובררו האם ישנם שירותים נוספים הניתנים בתשלום. בחירה באולם אירועים הכולל את כל הציוד שדרוש לכם עשויה לחסוך לכם כסף וטרחה רבה הכרוכה בהשגת השירותים והמתקנים הדרושים לכם ממקומות אחרים.

קראו ביקורות ובקרו באולם

לפני בחירת אולם אירועים, קראו חוות דעת של אנשים אחרים שערכו אירוע במקום כדי לקבל מושג על החוויה שלהם. זה יאפשר לכם להבין טוב יותר למה עליכם לצפות ממקום האירוע ולגלות האם קיימות בעיות שעדיף להימנע מהן. תוכלו לקרוא חוות דעת בקבוצות ברשתות החברתיות ובאתרים העוסקים בתחום האירועים.

לאחר מכן, הגיעו לביקור במקום האירוע. בדיקה של החלל תאפשר לכם לוודא שהוא אכן מתאים לציפיות שלכם ושהוא יכול לענות על מטרות האירוע.

קחו בחשבון את האווירה

האווירה באולם האירועים יכולה לשחק תפקיד גדול בקביעת התחושות שיווצרו באירוע שלכם. קחו בחשבון את העיצוב, התאורה והאווירה הכללית של החלל כדי להבטיח שהוא יתאים לנושא, לסגנון ולטון של האירוע שלכם.

בדקו זמינות

לאחר שתמצאו מספר מצומצם של אולמות אירועים העומדים בקריטריונים שלכם, בדקו את זמינותם כדי לוודא שהם פנויים בתאריך בו אתם רוצים לקיים את האירוע. ככל שתהיו גמישים יותר בבחירת התאריך, כך יהיה לכם קל יותר למצוא את האלם האידיאלי עבורכם.

זכרו שאולמות אירועים טובים מתמלאים במהירות, במיוחד בעונות השיא, לכן שריינו את התאריך המתאים לכם מוקדם ככל האפשר.

על ידי ביצוע הטיפים הללו, תוכלו למצוא את אולם האירועים המושלם לאירוע שלכם כך שהוא יענה באופן הטוב ביותר על התקציב, המיקום, הקיבולת, השירותים, האווירה והמועד הרצוי עבורכם. עם אולם האירועים המתאים, תוכלו ליצור אירוע בלתי נשכח שהאורחים שלכם לא יפסיקו לדבר עליו.

אירועים קטנים חוגגים בגלריה דובנוב

גלריה דובנוב היא גלריה לאירועים בתל אביב. מתחם האירועים ממוקם במתחם שרונה, בקרבת צירי תנועה מרכזיים, רכבת ותחבורה ציבורית ענפה. במקום תמצאו חללים שונים הניתנים להתאמה אישית בהתאם לצרכים ולסגנון האירוע. 

לצד שירותים איכותיים ומגוונים, המקום מציע גם חוויה קולינרית מדהימה ושירות נפלא שיסייע לכם בהפקת האירוע המושלם.

אי אפשר להתכחש לכך שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים בעת החתימה, הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה. מהי הדרך למצוא את המקום המושלם?

הפקת אירוע אינה משימה פשוטה, ואין מישהו שיחלוק על כך. יש לכם כל כך הרבה אחריות על הכתפיים. גם כאשר מדובר באירוע קטן, ולפעמים אפילו במיוחד כשמדובר באירוע המונה מעט משתתפים, חשוב שהכל יהיה מדויק, שהכל יהיה מושלם, זורם, מתקתק, ויותר מזה, שהכל יהיה בסטייל. הנראות, האווירה, המוזיקה, עיצוב הפנים, אדריכלות החוץ, הריהוט, התאורה, וכמובן האוכל. אם אתם המפיקים, עליכם לדאוג שכל אחד מהמרכיבים יהיה הכי ״פיין״ ובסטייל עדכני, ויתרה מכך, חובה עליכם לדאוג שכל התזמורת הזו תנגן יחד באופן הרמוני. במילים אחרות, שכל המרכיבים באירוע יסתדרו זה עם זה ויתאימו זה לזה. נכון, זו לא מטלה קלה, אבל אם כבר צברתם ניסיון בתחום, אתם יודעים שהכל אפשרי, כל עוד עובדים נכון. לכל מפיק ומפיקה כבר יש את השיטות שלו, את הטריקים הקטנים שחוסכים זמן, כאב ראש ולעתים אפילו כסף להפקה, ואת הדרכים להבטיח שתנצחו על התזמורת הזו ביד בטוחה ומנוסה.

אז איך תדעו אם מצאתם את המקום הנכון עבור האירוע?

אז כעת, אתם עומדים בתחילת הדרך של הפקת כנס, אירוע חברה או בכלל חתונה, והתחלתם לחפש אחר גן אירועים קטן במרכז. גם אם יש לכם לא מעט ניסיון בתחום, אי אפשר להתכחש שהמעמד הזה של סגירת אולם הוא מלחיץ, ולרוב המפיקים קצת רועדות הידיים במעמד החתימה על מקום כזה ואחר, ובהחלט אפשר להבין זאת. הרי שהמקום בו נערך האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר בהפקה, והוא ישפיע באופן הדרמטי ביותר על הצלחת האירוע. הנה כמה דברים שיסייעו לכם להבין שהגעתם למקום הנכון:

1.הוא ממוקם במיקום מרכזי, אבל באמת

המושג ״מרכזי״, עלול להיות מעט מופשט, על אף שמדובר במדינה קטנה למדי ודי ברור איפה מוגדר המרכז, ישנם גם שטחים שנמצאים, ובכן.. בשטחים, ועדיין, בהגדרה היבשה הם מוגדרים כממוקמים במרכז. במילים אחרות, חשוב מאוד לבחור במיקום שהוא באמת מרכזי, מוכר, והכי חשוב – נוח להגעה. מי כמוכם יודעים, עד כמה השפעה יש למיקום האולם, בהיבט של אחוז ההשתתפות באירוע. ככל שתבחרו במקום פחות מוכר ונגיש, כך ירבו ביטולי ההגעה לאירוע שאתם עובדים עליו כל כך קשה.

2.הוא מתאים לקונספט של האירוע

הסעיף הזה עלול להישמע זניח, אבל שוב, יש לכם מספיק ניסיון כדי להבין שהוא חשוב מאין כמותו. אירוע מקצועי ומהודק, מתחיל מהגדרת קונספט מגובש ומובהק, לפיו נבחרים בקפידה כל מרכיבי האירוע, לרבות המקום עצמו, המוזיקה, האוכל, העיצוב וכן הלאה. אם רוצים לייצר אווירה נכונה, רושם טוב וזרימה, המקום שאתם בוחרים חייב להיות בהלימה לקונספט שנבחר מבעוד מועד עבור האירוע. לדוגמא, אם זה אירוע באווירה פחות מחייבת ורשמית, כמו אירוע חברה שהוא יותר מסיבתי, או חתונה, גלריה לאירועים בתל אביב יכולה להתאים יותר מאשר אולם כנסים מעונב, וכדומה. חשוב להתאים ״אחד לאחד״ את אופי האירוע לסגנון המקום.

3.הוא מתאים באופן מדויק להיקף האירוע

באירועים קטנים עסקינן, ודווקא בשל כך, חשוב להתעכב על נושא ההתאמה של גודל המקום להיקף המוזמנים הצפוי באירוע. מובן מאליו, שקודם כל חשוב לכם שהמקום יהיה מספיק מרווח ונעים, כך לאורחים לא יהיה צפוף. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית, לא פחות מפרקטית. עם זאת, חשוב להתייחס לגודל המקום גם מהזווית השניה, ולוודא שהוא גם אינו גדול מדי ביחס לכמות האורחים. באופן זה, לא תבזבזו סכומים על שטח אולם שלא תנצלו, וגם תקדמו את החיבור בין האורחים, שעלול להיפגע במקום מרווח מדי.

4.יש לו קטע

באופן אירוני, כולם רוצים להיות לא כמו כולם. כולם רוצים להביא משהו שונה ומיוחד באירוע שלהם, והאמת? זוהי שאיפה סופר לגיטימית. אירוע מיוחד, יוצא דופן ושונה בנוף, חייב להתקיים במקום שהוא ״לא כמו כולם״, ויש לו קטע מיוחד, קונספט ייחודי, עיצוב מרשים ואחר, והוא מצליח לחרוג מגבולות הגנריות של אולמות אירועים, במובן שכולנו מכירים. טיפ בהקשר זה, חפשו מקומות שהם לאו ״אולמות אירועים״, אלא מקומות מגניבים, שיכולים ברמה הלוגיסטית לארח אירוע.

5.מציעים לכם שירותים נוספים במקום, שמורידים מכם כאב ראש

בתור מפיקים, אתם לא פעם מרגישים שאתם נושאים את כל העולם על הכתפיים, ובצדק. יש לכם באמת המון מטלות ואחריות על הראש, וכל דבר שיכול להקל על תהליך ההפקה ולהוריד מכם משימות, הרי שהוא מבורך. אם כך, אחד הסימנים שיכולים להצביע על כך שמצאתם את המקום המושלם עבור האירוע שאתם מפיקים, הוא דווקא כאשר אולם מסוים יכול להציע לכם שירותים נוספים כחלק מעסקת חבילה, אבל כמובן – אין זה אומר שתוכלו להתפשר על האיכות שלהם. אם מצאתם מקום שהוא בסטייל, תוכלו להיות רגועים מהבחינה הזאת, מאחר והספקים שעובדים במקום ככל הנראה נבחרו בקפידה גם הם. באופן זה, משימות גדולות ושואבות זמן ואנרגיות כמו מציאת חברת קייטרינג, שירותי תאורה והגברה, חברת השכרת ריהוט וציוד לאירועים וכדומה. כל מטלה כזאת שנמחקת מהרשימה – משמעותה שקט נפשי עבורכם.

6.ברגע שדרכתם בו לראשונה, ראיתם את זה קורה שם

אחרי הכל, אפשר לשים את כל העצות שלמעלה בצד ולהתמקד בעצה החשובה מכל – להקשיב לאינטואיציה. נכון, לא מדובר פה במדע מדויק, אבל לתחושת בטן בהחלט יש מקום בהחלטות הרות גורל שכאלה. בקיצור, אם דרכתם במקום מסוים ומיד ראיתם והרגשתם את האירוע שלכם מתקיים בו – שווה לשקול אותו כאופציה טובה.

לא מעט אנשים מבקשים לארגן אירוע, להתרגש ולשמוח, אך זאת מבלי להזמין הרבה אנשים, ולו כי המטרה היא שהאורחים שיגיעו לחגוג יהיו אך ורק אנשים קרובים, ולא כאלו שמגיעים מתוך חוסר נעימות, ופה אנו באים להסביר שגם אירוע מצומצם יכול להיות מושקע, שמח ומאוד מרשים.

כמות השקעה ויחס משתנה

אז לא, אירוע קטן אינו בהכרח מעיד על טיב האירוע, אם כי הרבה פעמים אירוע קטן מעיד על אירוע יותר מושקע, וזאת כי ידוע שלעיתים משתלם להזמין יותר אורחים, במיוחד אם מדובר באירוע שאליו נהוג להביא מתנה. כמו כן, הרבה פעמים אירוע קטן נחשב כאירוע בוטיק, כי אז מתאפשר לשים יותר לב לכל פרט ופרט, לבחור במנות יותר יקרות, בעיצוב שולחן יותר מיוחד וכמובן שבמקום יותר נישתי. מדוע? ובכן האמת היא שקשה ליצור אווירת בוטיק באולם גדול, אך כאשר מדובר באולם יחסית קטן הקסם הייחודי זוכה להגיח, במיוחד אם מראש בוחרים במתחם איכותי.

בחירה מושכלת

אם גם אתם מחפשים אחר מקומות לאירועים קטנים, יש להבין בדיוק מה מחפשים, וזאת כי מלבד הפרמטר שנוגע לגודל, גם ראוי לבחון את המיקום והעיצוב הרצוי, את הקירבה של המיקום ליעדים נחשקים, את היכולת להשפיע על הקונספט וכדומה. פה רצוי לשים לב שלא מעט מתחמים עשויים לשכנע שלא תימצאו מקום מושקע נוסף שמיועד עבור אירוע קטן ופה אנו באים לחדד שאין זה נכון. אומנם קיימים יותר מתחמים שמיועדים עבור אירועים גדולים, אך גם מתחמים לאירועים קטנים לא חסרים ועל כן אין להתפשר על דבר ובטח שלא על עיצוב, תחושה וייחודיות.

יותר קטן יותר שמים לב

ציינו ששימת דגש על נושא העיצוב מאוד חשובה ופה נחדד שמתחם אירועים קטן ממדים צריך להיות הרבה יותר מדויק, מרשים ומיוחד, וזאת כי ככול שיש פחות אורחים, כך כל פריט זוכה לחשיבות יתרה וכיוון שהמתחם חובק את כולם, עליו להעניק תחושה שמאדירה את המהות. מכאן שעל העיצוב להיות מיוחד, מושקע, מרשים, מלהיב ועם הרבה נשמה, ועל כן אין זה מפתיע למצוא שמתחמי אירועים מושקעים שוכרים את שירותיהם של מעצבי פנים נחשבים ואף משלבים אומנות, צמחייה ושלל אלמנטים נוספים שמאדירים את סך ההוויה.

מי נכנס לרשימה ומי נשאר בחוץ

אם אתם מחפשים אחר מתחם אירועים קטן, נראה שאתם עונים על אחת משתי הקטגוריות הבאות: או שאתם עורכים אירוע עסקי ועל כן הגיוני שלא יהיו הרבה משתתפים, או שאתם עורכים אירוע משפחתי, קרי חתונה או בר מצווה, ואתם מבקשים להזמין רק אנשים שבאמת אוהבים. אם אתם מזדהים עם הסיטואציה השנייה, ייתכן שתימצאו במריבה משפחתית, וזאת כי בן הזוג יבקש להזמין גם את השכנים, ההורים יבקשו להזמין את כל הקולגות מהעבודה, הדודה תבקש להגיע עם בני הזוג של הילדים וכדומה, כך שאתם תיאלצו להסביר פעם אחר פעם מדוע התשובה עדיין שלילית. האם להתקפל? ובכן כל עוד תסבירו יפה את עמדתכם, לא תהיו נעולים על מספר מסוים של אורחים (אלא תגלו גמישות מסוימת) ויהיה לכם ברור מה מניע אותכם, הרי שאין טעם להתעסק עם תחושות אשם – אתם מוזמנים להרגיש בנוח לעמוד על שלכם.

תוספת גדולה למקום קטן

כאשר בוחרים להרים אירוע במקום קטן, מדובר בהזדמנות מיוחדת ליצור משהו מיוחד. פה ניתן לחשוב על הזמנה של אומן שיהווה מוקד עניין, על פריט עיצובי שישרה את האווירה הרצויה, על קונספט ייחודי שלא היה מתאפשר לו האירוע היה גדול, על שיטת הגשה יותר מיוחדת וכדומה. הרעיון הוא לשחק עם העובדה שהאירוע קטן בשביל להשיג הרבה יותר. עוד רעיון הוא פשוט לבחור במתחם אירועים ייחודי שמשדר אינטימיות, כאשר מתחמים שמשחקים עם תאורה טבעית, צמחים ופרחים הרבה פעמים עובדים נהדר ובהחלט משיגים את המטרה.

אלמנטים משלימים

האירוע קטן? ובכן זוהי הזדמנות נהדרת לעשות מעט מעבר. רוצים רעיונות? להלן כמה דוגמאות עבור קונספטים שונים של אירועים:

• חתונה – עומדים לארגן חתונה ללא הרבה משתתפים? תשקלו למצוא בית כנסת שמצוי בסמוך למתחם הרצוי ופשוט תארגנו ממנו צעדה לעבר האולם, וזאת לצד מעגל מתופפים ותקיעה בשופרות.
• בר מצווה – החשיכו את המקום, שימו מוזיקה ותשחקו עם התאורה. בכול פעם שהתאורה תעצור בשולחן מסוים מישהו מאותו שולחן יתבקש לברך את ילד הבר מצווה.
• אירוע חברה – תארגנו אירוע הגשה מפנק ועתיר מלצרים, כך שהעובדים והקולגות ירגישו הרבה יותר מתוגמלים.

בחירת מיקום

לאחר שקיבלתם החלטה להרים אירוע קטן, ולאחר שקיבלתם החלטה את מי בדיוק להזמין, עתה יש להבין באיזה אזור מעדיפים להתמקד. שנעזור לכם? ובכן כל עוד אין הרבה מוזמנים הרבה יותר קל לקבל החלטה – בהתאם למיקום של הרוב. עוד שיקול שרצוי לקחת בחשבון נוגע לסטטוס של האזור. שנרחיב? ובכן אם מבקשים ליצור רושם עוד לפני שהאורחים מגיעים, אין כמו להודיע שהיעד ממוקם באזור נחשב, וזאת כי לרושם ראשוני יש השפעה ניכרת על סך הצלחת האירוע.

הזדמנות שראוי לנצל

גם אתם קיבלתם החלטה לארגן אירוע קטן ממדים? גם אתם קיבלתם החלטה להשקיע? ובכן זהו בדיוק הרגע שבו מבינים שאירוע קטן מהווה הזדמנות גדולה להעניק לאורחים הרבה יותר – ליצור אירוע שלא יישכח, לפתוח את הראש וכמובן למצוא מתחם מיוחד. מה עתה? לדייק רצונות, רשימת מוזמנים, לשאוב השראה ממגוון תמונות ולהתחיל לסגור פינות – שיהיה אירוע מוצלח ביותר!