בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו', כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ"דאבל בוקינג" של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא "מאבדים" את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם "ללכלך את הידיים" מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו "תוכנית מימון" לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו "בחינם". ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.

בלב ת"א שוכנת גלריה מדהימה עבור אירועים שמותאמים עד ל 400 מוזמנים. גלריית דובנוב התחדשה לאחרונה וכיום מציעה עיצוב אלגנטי, יוקרתי ומזמין בסטייל ארט דקו. אידאלי לכנסים, חתונות ושלל אירועים שמחפשים פינה פסטורלית במרכז העיר הסואנת.

 אין שאלה שת"א הינה עיר מיוחדת. עיר שמתאימה לכולם, עיר שלרגע אינה עוצרת, עיר ותיקה אךשעדיין תוססת, עיר שמציעהטבע לצד גורדי שחקים, עיר שחיה ונושמת עיצוב, עיר שחיהונושמת קולינריה, עיר שחיה ונושמת הגות – עיר שחיה ונושמת נקודה. מכאן שאם גם אתםמבקשים לשלוח לאנשים שאוהבים הזמנה לאירוע שממוקם בעיר ת"א, יש לנו כמה טיפים עבורכם, כאלו שיסייעו לכם למצוא מתחם שתואם את שמה הטוב של העיר, מתחם אירועים שייקח לטיול בנדבכי הדמיון – שיגרום לחוש כאילו נמצאים ביקום מקביל, אך שעדיין מאוד מחובר לאופי של העיר.

מקום מיוחד מתחיל בבחירת מיקום

בעיר ת"א תמצאו מגוון מקומות מיוחדים שמאפיינים אותה. ראשית קיימים כמה רחובות שרק השם שלהם גורם לחוש שמחה, איכות ויוקרה. בנוסף,קיימים כמה מרכזים שמציעים שלל מוקדי תרבות, קרי חנויות של מעצבים וגלריות קטנות, קיימים כמה אזורים שנושקים לטבע ובכך מאדירים את הדיסוננס המשגע שהעיר האורבנית יודעת להציע ואף קיימים כמה מקומות שמציעים אווירה ייחודית, ולו כי מדובר באזור בוהמי, צעיר ויוקרתי. מכאן שללא ספק יש משמעות למיקום שלהמתחם, ובכדי להפנים עד כמה פרמטר זה משמעותי, תנסו לדמיין כיצד תגיבו כאשר תקבלו הזמנה לאירוע שמתקיים באחד הרחובות השווים של ת"א, למשל ברחוב דובנוב.

כיצד בוחרים

גם אתם מתקשים להבין כיצד תבחרו את אולם האירועים האידאלי עבור האירוע המיוחד שלכם? ובכן אכן לא חסרים בעיר תל אביב אולמות בעלי קונספט ייחודי, ופה ננסה לסייע לכם למצוא את היעד האידאלי ביותר. כיצד אם כן? ראשית תבינו עבור מה האולם מיועד, מה חשוב לכם, איזו אווירה מחפשים, עד כמה המיקום חשוב, מהו גודל האירוע וכדומה, ולאחר מכן תתחילו לאסוף המלצות מחברים, תגלשו מעט באינטרנט וחשוב מכל תבנו רשימה של דגשים אישיים. מה כדאי להכניס לרשימה? צמחייה, מיזוג, צבעוניות רצויה, סגנון מועדף, פינות ישיבה, עיצוב מושקע, יכולת להשפיע על העיצוב של האירוע, קייטרינג ייחודי וכדומה.

בואו נגדיר ביחד מה עונה על ההגדרה "מיוחד"

כל אחד רוצה משהו "מיוחד", כי זה רק הגיוני שאף אחד לא ירצה מה שכבר יש למישהו אחר, אך מצד שני מה מגדיר משהו מיוחד, עד כמה משהו מיוחד צריך להיות לא מוכרומפתיע, עד כמה משהו מיוחד צריך לגרום לנו לעצור במקום ולהשתאות, עד כמה משהו מיוחד צריך להיות משהו שטרם חשבו עליו? ובכן יש לשים לב שלא מאוד מתאמצים ליצור משהו מיוחד ובסופו של יום מקבלים תוצר שהוא אכן מיוחד, אך מצד שני אינו רצוי, משמע אין לבחור מקום ייחודי עבור האירוע ובסופו של יום לצאת לא מרוצים, ועל כן מאחורי אולם מיוחד (במובן החיובי) קודם כל נמצא מלאכת מחשבת, חוכמה, ידע ומקצועיות בתחום העיצוב, משמע ניתן לעצב אולם שממבט ראשון נראה כמו עודמתחם אירועים, אך שמהר מאוד מתגלה כיצירה מרהיבה שלקחה קונספט כביכול פשוט ועפה עליו עם כל הלבועם מלא כישרון.

הסיבה שמושכת לדרוש יותר

אם רק בוחנים אלו מתחמי אירועים העיר ת"א יודעת להציע, נמצא שלא מעט ואף רבים מהם מושקעים ומוקפדים. עם זאת, מדוע רבים אינםמסתפקים בהם ומחפשים משהו "אחר"? ובכן כי אם כבר גורמים לאנשים להזמין בייביסיטר ולצאת מהבית מוטב להעניק להם חוויה מיוחדת, אם כבר עומדים לשלם הרבה אז לפחות שנרגיש שקיבלנו תמורה מלאה, ואם כבר השקענו מכל הלב אז לפחות שהאורחים (או הקולגות) יהיו מודעים לכך ויזכרו את האירוע לטובה, ולו כי היה להם ממש טעים, העיצוב תפס אותם והאווירה הפנטה אותם, וכאשר מצליחים להרים אירוע כה מיוחד אנשים בהחלט מעריכים זאת – מבינים שאיננו מסתפקים בבינוני.

תמיכה ברזומה של העסק

ציינו שכאשר בוחרים במקום שמעוצב באופן "אחר"(במובן החיובי) אנו משאירים רושם מסוים על האנשים שהזמנו, ופה נציין שאם מדובר באירוע עסקי בתל אביב, קרי כנס או השקת מוצר, הרי שפרמטר זה חשוב ביותר, וזאת כי המוזמנים לא רק יעריכו אתיכולת הארגון שלנו, אלא גם ישליכו את התחושות החיוביות על בית העסק עצמו, כך שבאופן עקיף מרימים לסטטוס של בית העסק – עונים על שני יעדים חשובים בפעם אחת.

הוצאה זניחה עבור נקודת פתיחה מבטיחה

גם אתם מבקשים למצוא מגוון מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב, אך אינכם יודעים מהיכן להתחיל, או פשוט אינכם מביניםבתחום? ובכן במצבים מעין אלו יש להיות מוכנים ובו זמנית יעילים -מומלץלפנות למארגן אירועים ולבקש ממנו שיסייע מא' ועד ת', אך שראשית יסייע במציאת המיקום המושלם. היו בטוחים שמארגן אירועים מכיר שלל מקומות שווים, ולאחר שהוא יערוך עמכם שיחה קצרה ויבין היטב מה מחפשים ומהי המטרה, הוא כבר יידע להציע לפחות 2 אופציות מבטיחות. אינכם זקוקים לשירות מקיף של מארגן אירועים? ובכן לפחות תתייעצו עמו לגבי מציאת המיקום, ואם צריך גם תשלמו על כך. מדוע? זוהי הוצאה זניחה עבור נקודת פתיחה מבטיחה.

חיפוש חוויתי

לסיכום נציין שבעיר ת"א לא חסרים מתחמי אירועים ואך מתחמים מיוחדים, ועל כן התייחסו להליך החיפוש כאל חוויה. כאשר תגיעו למתחם שיגרום לכם להתרגש ולבהות בחיוך בכול נקודה ונקודה, היו בטוחים שמצאתם את אשר חיפשתם, גם אם בהתחלה לא בדיוק ידעתם מה אתם מחפשים. בהצלחה!

הרבה פעמים רוצים לערוך אירוע מיוחד ומושקע, ובו זמנית לשמור אותו אינטימי – ללא אורחים שקשורים רק באופן עקיף. הרבה פעמים מבקשים לחגוג אירוע חשוב מבלי להוציא יותר מדי ובו זמנית מבלי להתפשר על איכות האירוע.

שלבים ראשונים בעשייה

גם את עומדת לארגן אירוע קטן, גם את מתחברת לקונספט של אירוע אינטימי, גם את כבר נודדת עם המחשבות כיצד יראה העיצוב וכיצד תזכי להשקיע בכול פרט ופרט? ובכן השלב הראשון הוא להבין את מי באמת רוצים להזמין ואילו השלב השני הוא להבין היכן עורכים את האירוע, וזאת כי לצד העובדה שגם בשלל מתחמי אירועים גדולים ניתן לערוך אירועים קטנים, עדיין ברור לכל שעבור אירוע קטן עדיף לבחור במתחם שמיועד לכמות קטנה של אנשים. מדוע? כיוון שהתחושה הכללית הרבה יותר נכונה.

אם כבר אירוע קטן אז למה לא בגינה?

לא פעם עולה השאלה מדוע לחפש גן אירועים לאירועים קטנים אם גם כך מדובר בסה"כ כמה עשרות אנשים שבקלות יכולים להיכנס לגינה הביתית, לאולם התצוגה של בית העסק וכדומה. מדוע אם כן אכן לא מדובר ברעיון טוב (ברוב הפעמים)? כיוון שגן אירועים שמיועד לאירועי קטנים הוא לא רק מקום שמאפשר התקהלות, אלא הוא בין היתר מקום שבונה אווירה, שמעניק שירות משלים, שמראש ממצב את האירוע כיותר מושקע והוא מונע לא מעט התעסקות, כמו ניקיון לפני ואחרי.

ללא אילוצים

ברגע שמגיעים למתחם גדול ורואים שיש כמות קטנה של אנשים, ישר חשים שמשהו לא מתאים, ופה רצוי להבין שחוסר הרמוניה מעין זו משפיעה באופן ישיר על התחושה של כלל האירוע, ועל כן גם אם ניתן לתחום אולם גדול ובכך להפוך אותו לאזור יותר מצומצם, הרי שעדיין אופציה זו אינה אידאלית. מכאן שאם מראש ברור שעומדים לערוך אירוע קטן, מוטב להתמקד במקום שמיועד לכמות יחסית קטנה של מוזמנים. כמו כן, רצוי להבהיר בכמה אנשים מדובר והאם מכוונים לאירוע הושבה או עמידה, וזאת כי לרוב אירוע עמידה יודע להכיל כמות יותר גדולה של אורחים.

החלטה יש – מה הלאה?

אז קיבלת החלטה שאת עומדת להרים אירוע מצומצם ואף שכנעת את בני המשפחה שכך עדיף – מה עתה? להבין איזה עיצוב ומיקום רצוי, האם חשוב לך שגם תהיה אופציה מקורה (ולו כי האירוע ייפול על יום חם), האם את מעדיפה מתחם שבין היתר מציע שירותי סאונד, תאורה וקייטרינג, האם את מעדיפה אזור מסוים בארץ וכדומה. לאחר שברור בדיוק מה שואפים למצוא (וברור לך שאיש לא יזיז אותך מעמדתך), נותר רק להתחיל לראות מקומות. מהיכן מתחילים? מהמלצות כמובן ומגלישה באינטרנט, כי מאוד ייתכן שממש לאחרונה קמו מתחמים חדשים שאת כלל לא מודעת לקיומם.

אירוע קטן = הזדמנות גדולה

אם רק תעצרי לרגע לבחון את הסיטואציה את עשויה לגלות שהעובדה שבחרת באירוע קטן מעניקה הזדמנות גדולה שבסיטואציה אחרת פשוט לא הייתה מתקבלת על הדעת. מה למשל? להלן כמה רעיונות שגם לך מומלץ לשקול:

• הזמנה סופר אישית – אם האירוע באמת קטן, ואם יש לך סבלנות (וזמן), מומלץ לשקול להעניק לכל אחד ואחת הזמנה אישית. הזמנה אישית יכולה להיות כתובה ביד, והיא יכולה להיות מודפסת, אך שכוללת ניסוח אישי עבור כל אורח. ברגע שהאורח מקבל הזמנה שכזו, הוא לא יחשוב להפסיד את האירוע ואף יתחיל לפתח ציפיות לגבי הרמה הגבוהה שעתידה להיות.
• מתנה מושקעת לכל אורח – במקום לרכוש עוד מתנה בשני שקלים עבור כל אורח, הרי שהפעם יתאפשר לך להעניק לכל אחד מתנה הרבה יותר מושקעת, כי גם אם העלות עבור כל מתנה יותר יקרה, הרי שבסה"כ העלות תתגלה כאפשרית.
• הגשה לשולחן – מצד אחד מאוד טרנדי כיום לבחור באופציה של הגשת בופה, אך מצד שני מאוד מפנק אם כל אורח מקבל עד השולחן בדיוק מה שהוא רוצה, ממש כמו במסעדה. מכאן שאם האירוע יחסית קטן, ניתן לבצע זאת באופן הרבה יותר מסודר, מאורגן ומרשים.

עיצוב חמים ומזמין

גם את חושבת שאירוע קטן צריך להיות אינטימי? גם את חושבת שאירוע קטן צריך לשדר חום ותחושת רוגע? ובכן אין שאלה שאירוע קטן צריך להיות כמה שיותר שמח ומגבש ועל כן עיצוב של גן אירועים צריך להשלים את התמונה, ופה יש ציפייה שהעיצוב ירגש, ירשים, יכיל פינות ישיבה, צמחייה, צבעים חמים, משחק על טקסטורות, משחק עם חשיפה והסתרה, משחק בין חוץ לפנים, משחק עם תאורה טבעית ועוד, כאשר מראש נאמר שאין נוסחת קסמים, אלא ברגע שמגיעים לבחון גן אירועים שמיועד לאירועים קטנים וחשים שמתאהבים במקום, יש להסיק שגם האורחים יחושו בדיוק אותו הדבר. כמו כן, טוב לדעת שבמרב המקומות ניתן לשחק מעט עם העיצוב, או לכל הפחות להתאים אותו לקונספט הרצוי, ועל כן אם מדובר בנדבך שמעניין אותך, מוטב שתיקחי זאת בחשבון.

התאמה מלאה

לסיכום נציין שבין אם את עומדת להתחתן ובין אם את עומדת לארגן בריתה או אירוע עסקי, יש להבין שעבור כל כמות של מוזמנים רצוי להתאים מתחם אחר ועבור כל נושא של חגיגה ראוי למצוא את המיקום שיעניק את האווירה הרצויה, כאשר הרבה פעמים גן אירועים קטן ממדים בהחלט מהווה התחלה מבטיחה.

לא מעט אנשים מבקשים לארגן אירוע, להתרגש ולשמוח, אך זאת מבלי להזמין הרבה אנשים, ולו כי המטרה היא שהאורחים שיגיעו לחגוג יהיו אך ורק אנשים קרובים, ולא כאלו שמגיעים מתוך חוסר נעימות, ופה אנו באים להסביר שגם אירוע מצומצם יכול להיות מושקע, שמח ומאוד מרשים.

כמות השקעה ויחס משתנה

אז לא, אירוע קטן אינו בהכרח מעיד על טיב האירוע, אם כי הרבה פעמים אירוע קטן מעיד על אירוע יותר מושקע, וזאת כי ידוע שלעיתים משתלם להזמין יותר אורחים, במיוחד אם מדובר באירוע שאליו נהוג להביא מתנה. כמו כן, הרבה פעמים אירוע קטן נחשב כאירוע בוטיק, כי אז מתאפשר לשים יותר לב לכל פרט ופרט, לבחור במנות יותר יקרות, בעיצוב שולחן יותר מיוחד וכמובן שבמקום יותר נישתי. מדוע? ובכן האמת היא שקשה ליצור אווירת בוטיק באולם גדול, אך כאשר מדובר באולם יחסית קטן הקסם הייחודי זוכה להגיח, במיוחד אם מראש בוחרים במתחם איכותי.

בחירה מושכלת

אם גם אתם מחפשים אחר מקומות לאירועים קטנים, יש להבין בדיוק מה מחפשים, וזאת כי מלבד הפרמטר שנוגע לגודל, גם ראוי לבחון את המיקום והעיצוב הרצוי, את הקירבה של המיקום ליעדים נחשקים, את היכולת להשפיע על הקונספט וכדומה. פה רצוי לשים לב שלא מעט מתחמים עשויים לשכנע שלא תימצאו מקום מושקע נוסף שמיועד עבור אירוע קטן ופה אנו באים לחדד שאין זה נכון. אומנם קיימים יותר מתחמים שמיועדים עבור אירועים גדולים, אך גם מתחמים לאירועים קטנים לא חסרים ועל כן אין להתפשר על דבר ובטח שלא על עיצוב, תחושה וייחודיות.

יותר קטן יותר שמים לב

ציינו ששימת דגש על נושא העיצוב מאוד חשובה ופה נחדד שמתחם אירועים קטן ממדים צריך להיות הרבה יותר מדויק, מרשים ומיוחד, וזאת כי ככול שיש פחות אורחים, כך כל פריט זוכה לחשיבות יתרה וכיוון שהמתחם חובק את כולם, עליו להעניק תחושה שמאדירה את המהות. מכאן שעל העיצוב להיות מיוחד, מושקע, מרשים, מלהיב ועם הרבה נשמה, ועל כן אין זה מפתיע למצוא שמתחמי אירועים מושקעים שוכרים את שירותיהם של מעצבי פנים נחשבים ואף משלבים אומנות, צמחייה ושלל אלמנטים נוספים שמאדירים את סך ההוויה.

מי נכנס לרשימה ומי נשאר בחוץ

אם אתם מחפשים אחר מתחם אירועים קטן, נראה שאתם עונים על אחת משתי הקטגוריות הבאות: או שאתם עורכים אירוע עסקי ועל כן הגיוני שלא יהיו הרבה משתתפים, או שאתם עורכים אירוע משפחתי, קרי חתונה או בר מצווה, ואתם מבקשים להזמין רק אנשים שבאמת אוהבים. אם אתם מזדהים עם הסיטואציה השנייה, ייתכן שתימצאו במריבה משפחתית, וזאת כי בן הזוג יבקש להזמין גם את השכנים, ההורים יבקשו להזמין את כל הקולגות מהעבודה, הדודה תבקש להגיע עם בני הזוג של הילדים וכדומה, כך שאתם תיאלצו להסביר פעם אחר פעם מדוע התשובה עדיין שלילית. האם להתקפל? ובכן כל עוד תסבירו יפה את עמדתכם, לא תהיו נעולים על מספר מסוים של אורחים (אלא תגלו גמישות מסוימת) ויהיה לכם ברור מה מניע אותכם, הרי שאין טעם להתעסק עם תחושות אשם – אתם מוזמנים להרגיש בנוח לעמוד על שלכם.

תוספת גדולה למקום קטן

כאשר בוחרים להרים אירוע במקום קטן, מדובר בהזדמנות מיוחדת ליצור משהו מיוחד. פה ניתן לחשוב על הזמנה של אומן שיהווה מוקד עניין, על פריט עיצובי שישרה את האווירה הרצויה, על קונספט ייחודי שלא היה מתאפשר לו האירוע היה גדול, על שיטת הגשה יותר מיוחדת וכדומה. הרעיון הוא לשחק עם העובדה שהאירוע קטן בשביל להשיג הרבה יותר. עוד רעיון הוא פשוט לבחור במתחם אירועים ייחודי שמשדר אינטימיות, כאשר מתחמים שמשחקים עם תאורה טבעית, צמחים ופרחים הרבה פעמים עובדים נהדר ובהחלט משיגים את המטרה.

אלמנטים משלימים

האירוע קטן? ובכן זוהי הזדמנות נהדרת לעשות מעט מעבר. רוצים רעיונות? להלן כמה דוגמאות עבור קונספטים שונים של אירועים:

• חתונה – עומדים לארגן חתונה ללא הרבה משתתפים? תשקלו למצוא בית כנסת שמצוי בסמוך למתחם הרצוי ופשוט תארגנו ממנו צעדה לעבר האולם, וזאת לצד מעגל מתופפים ותקיעה בשופרות.
• בר מצווה – החשיכו את המקום, שימו מוזיקה ותשחקו עם התאורה. בכול פעם שהתאורה תעצור בשולחן מסוים מישהו מאותו שולחן יתבקש לברך את ילד הבר מצווה.
• אירוע חברה – תארגנו אירוע הגשה מפנק ועתיר מלצרים, כך שהעובדים והקולגות ירגישו הרבה יותר מתוגמלים.

בחירת מיקום

לאחר שקיבלתם החלטה להרים אירוע קטן, ולאחר שקיבלתם החלטה את מי בדיוק להזמין, עתה יש להבין באיזה אזור מעדיפים להתמקד. שנעזור לכם? ובכן כל עוד אין הרבה מוזמנים הרבה יותר קל לקבל החלטה – בהתאם למיקום של הרוב. עוד שיקול שרצוי לקחת בחשבון נוגע לסטטוס של האזור. שנרחיב? ובכן אם מבקשים ליצור רושם עוד לפני שהאורחים מגיעים, אין כמו להודיע שהיעד ממוקם באזור נחשב, וזאת כי לרושם ראשוני יש השפעה ניכרת על סך הצלחת האירוע.

הזדמנות שראוי לנצל

גם אתם קיבלתם החלטה לארגן אירוע קטן ממדים? גם אתם קיבלתם החלטה להשקיע? ובכן זהו בדיוק הרגע שבו מבינים שאירוע קטן מהווה הזדמנות גדולה להעניק לאורחים הרבה יותר – ליצור אירוע שלא יישכח, לפתוח את הראש וכמובן למצוא מתחם מיוחד. מה עתה? לדייק רצונות, רשימת מוזמנים, לשאוב השראה ממגוון תמונות ולהתחיל לסגור פינות – שיהיה אירוע מוצלח ביותר!

מספר נקודות חשובות שיש לשים לב שבאים לתכנן את החתונה ותקציבה

מאמר זה הינו ההתחלה של סדרת מאמרים שתעזור להסביר כיצד לתכנן אירוע חתונה. אחד הצעדים הראשונים בעת תכנון אירוע חתונה הוא לקבוע ולתכנן תקציב. חשוב להיות מציאותי עם התקציב ולקחת בחשבון עלויות ריאליות ככל שניתן – אל תצפו לקוויאר ומאידך לא להמבורגרים ובירה בלבד!

לא משנה איזו סוג של חתונה אתם מתכננים, עליכם להחליט מהתחלה כמה תרצו להשקיע ולהיצמד לתקציב! החלטה זו תעזור לכם להישאר על המסלול ותהפוך את החיים שלכם להרבה יותר קלים, במידה ודבר לא מסתדר עם התקציב עליכם לנקוט בצעדים יצירתיים כדי למצוא חלופות או לחילופין להוריד דברים.

כמארגני אירועים מיוחדים כפשוטים לא אחת אנו נישאלים כיצד לתכנן אירוע חתונה ומתי יש להתחיל בתכנון תקציב, התגובה הראשונה היא שיש לשקול את כל ההיבטים של החתונה עצמה מהשמלה והזמנות ועד לאולם האירועים והתפריט וכמובן את הנאת האורחים. לפניכם מובאים מספר פריטים בסיסיים מרשימת התקציב שיש לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע חתונה:

* שמלה

* הזמנות, כרטיסי סידור ישיבה, מגנטים

* אוכל ומשקאות

* תשלומי אולם – לרבות חניה, צוות צילום, די ג'י, תפאורה וכו'

* מוזיקה לטקס ולקבלת פנים (אקו"ם)

* פרחים

* השכרת ציוד כמו כסאות, מפיות וכיסויים ועוד

* חדרי אירוח ושדרוגי תאורה

* צוות צלמים

* מתוקים ומאפים

* מארגני אירוע מיוחדים ומקצועיים או מארגני חתונות

* עיצוב שיער ואיפור

* בטחונות מיוחדים עבור האירוע

לגבי כל אחד ואחד מהפריטים הללו ישנן אפשרויות רבות שהכלה צריכה להביא בחשבון כאשר היא מתחילה לשקול כיצד לתכנן את החתונה שלה ושל ארוסה, כמובן לא לשכוח שבימינו ארוסים רבים רוצים להיות חלק מתהליך תכנון החתונה.

במאמרים הבאים בנושא זה נספק פרטים נוספים על תכנון התקציב במטרה להקל עליכם את לחץ החתונה הקיים ממילא. תכנון חתונות ואירועים היא עבודה בפני עצמה וחשוב לשקול ולקחת בחשבון את כל ההיבטים של תכנון תקציב החתונה כך שיום האירוע עצמו יהיה יום שלא תשכחו לעולם וכמובן רק מסיבות טובות. עד הפעם הבאה זיכרו את המנטרה הקבועה: "עשו זאת פשוט, טעים, מסוגנן, כיף וחסכוני לכל!"

גלריה מדובנוב, מקום לאירועים קטנים, המציע לכם חלל אינטימי ומעוצב לעריכת אירועים קטנים ואינטימיים בלב הפועם של תל-אביב.
הגלריה היא חלל בוטיק יוקרתי, אשר עוצב בהשראת סגנון הלופטים המודרניים של ניו- יורק, המשלב נגיעות קלאסיות מינימאליסטיות, לצד צבעוניות רכה וניטראלית, המשדרת תחושה של אינטימיות חמימה ויוקרה עשירה.

גלריה דובנוב קובעת סטנדרטים חדשים של אסתטיקה ויופי בעולם האירועים הישראלי ומציעה אלטרנטיבה קלאסית מנצחת לאנשים המעוניינים לערוך אירועים קטנים ובלתי נשכחים, באווירה אלגנטית מנצחת.

הארכיטקט עומר לייכטר, יצר מקום לאירועים קטנים שהוא חלל אסתטי מהפנט, היוצר תחושה של מרחב אלגנטי ושוזר לתוכו קווים מודרניים מינימליסטיים, המשרים תחושה הרמונית, שקטה ושלווה.

גלריה דובנוב היא אולם אירועים במרכז, המיועד לעריכת אירועים קטנים מכל סוג, לרבות: אירועים פרטיים משפחתיים, כדוגמת: חתונות, בר מצוות, בריתות וימי הולדת או אירועים עסקיים, כדוגמת: אירועי חברה, השקות, פרזנטציות ועוד.

הגלריה מתאימה לעריכת אירועי קוקטייל בעמידה עד 300 איש או אירועים בישיבה עד 200 איש.
אחד מהיתרונות המובהקים של הגלריה הוא מטבח השף הרבגוני שלה.
הגלריה מספקת לאורחיה חוויה קולינארית מנצחת, המשלבת בין שפים מובילים, חומרי גלם טריים ומשובחים לבין אסתטיקת הגשה.

גלריה דובנוב מקום לאירועים קטנים מציעה שני מטבחי שף עיקריים:

1.    מטבח צרפתי חלבי
עליו מנצח השף מוריס מונייה, מבעלי קייטרינג "מוניה", המיטיב ליצור הרמוניה קולינארית של מנות בסגנון צרפתי חלבי עשיר וכשר.
2.    מטבח ים תיכוני
עליו מנצח השף חיים סבג, מבעלי קייטרינג "מעשייה", המציע תפריט בשרי, בסגנון ים תיכוני עשיר, כשר וטרי.

כמו כל מקום לאירועים קטנים המכבד את עצמו, גלריה מאירהוף מעמידה לרשות אורחיה את ציוד התאורה, ההקרנה וההגברה המתקדם בעולם, המאפשר לערוך אירועים מרשימים ובלתי נשכחים. מעבר לכך, תוכלו ליהנות מעיצוב בתפירה אישית לאירוע שברצונכם לערוך, כך שתוכלו להיות בטוחים שאתם מקבלים את הטוב ביותר עבורכם.

אי אפשר לפסוח על צוות ההנהלה והמלצרים המקצועי, אשר יעניק לכם שירות אדיב, מקצועי ולבבי ויעשה כל שביכולתו על מנת לעמוד בציפיותיכם ולהבטיח לכם את האירוע שתמיד חלמתם להפיק בחלל גלריה מושלם כשל מקום לאירועים קטנים