הרבה פעמים רוצים לערוך אירוע מיוחד ומושקע, ובו זמנית לשמור אותו אינטימי – ללא אורחים שקשורים רק באופן עקיף. הרבה פעמים מבקשים לחגוג אירוע חשוב מבלי להוציא יותר מדי ובו זמנית מבלי להתפשר על איכות האירוע.

שלבים ראשונים בעשייה

גם את עומדת לארגן אירוע קטן, גם את מתחברת לקונספט של אירוע אינטימי, גם את כבר נודדת עם המחשבות כיצד יראה העיצוב וכיצד תזכי להשקיע בכול פרט ופרט? ובכן השלב הראשון הוא להבין את מי באמת רוצים להזמין ואילו השלב השני הוא להבין היכן עורכים את האירוע, וזאת כי לצד העובדה שגם בשלל מתחמי אירועים גדולים ניתן לערוך אירועים קטנים, עדיין ברור לכל שעבור אירוע קטן עדיף לבחור במתחם שמיועד לכמות קטנה של אנשים. מדוע? כיוון שהתחושה הכללית הרבה יותר נכונה.

אם כבר אירוע קטן אז למה לא בגינה?

לא פעם עולה השאלה מדוע לחפש גן אירועים לאירועים קטנים אם גם כך מדובר בסה”כ כמה עשרות אנשים שבקלות יכולים להיכנס לגינה הביתית, לאולם התצוגה של בית העסק וכדומה. מדוע אם כן אכן לא מדובר ברעיון טוב (ברוב הפעמים)? כיוון שגן אירועים שמיועד לאירועי קטנים הוא לא רק מקום שמאפשר התקהלות, אלא הוא בין היתר מקום שבונה אווירה, שמעניק שירות משלים, שמראש ממצב את האירוע כיותר מושקע והוא מונע לא מעט התעסקות, כמו ניקיון לפני ואחרי.

ללא אילוצים

ברגע שמגיעים למתחם גדול ורואים שיש כמות קטנה של אנשים, ישר חשים שמשהו לא מתאים, ופה רצוי להבין שחוסר הרמוניה מעין זו משפיעה באופן ישיר על התחושה של כלל האירוע, ועל כן גם אם ניתן לתחום אולם גדול ובכך להפוך אותו לאזור יותר מצומצם, הרי שעדיין אופציה זו אינה אידאלית. מכאן שאם מראש ברור שעומדים לערוך אירוע קטן, מוטב להתמקד במקום שמיועד לכמות יחסית קטנה של מוזמנים. כמו כן, רצוי להבהיר בכמה אנשים מדובר והאם מכוונים לאירוע הושבה או עמידה, וזאת כי לרוב אירוע עמידה יודע להכיל כמות יותר גדולה של אורחים.

החלטה יש – מה הלאה?

אז קיבלת החלטה שאת עומדת להרים אירוע מצומצם ואף שכנעת את בני המשפחה שכך עדיף – מה עתה? להבין איזה עיצוב ומיקום רצוי, האם חשוב לך שגם תהיה אופציה מקורה (ולו כי האירוע ייפול על יום חם), האם את מעדיפה מתחם שבין היתר מציע שירותי סאונד, תאורה וקייטרינג, האם את מעדיפה אזור מסוים בארץ וכדומה. לאחר שברור בדיוק מה שואפים למצוא (וברור לך שאיש לא יזיז אותך מעמדתך), נותר רק להתחיל לראות מקומות. מהיכן מתחילים? מהמלצות כמובן ומגלישה באינטרנט, כי מאוד ייתכן שממש לאחרונה קמו מתחמים חדשים שאת כלל לא מודעת לקיומם.

אירוע קטן = הזדמנות גדולה

אם רק תעצרי לרגע לבחון את הסיטואציה את עשויה לגלות שהעובדה שבחרת באירוע קטן מעניקה הזדמנות גדולה שבסיטואציה אחרת פשוט לא הייתה מתקבלת על הדעת. מה למשל? להלן כמה רעיונות שגם לך מומלץ לשקול:

  • הזמנה סופר אישית – אם האירוע באמת קטן, ואם יש לך סבלנות (וזמן), מומלץ לשקול להעניק לכל אחד ואחת הזמנה אישית. הזמנה אישית יכולה להיות כתובה ביד, והיא יכולה להיות מודפסת, אך שכוללת ניסוח אישי עבור כל אורח. ברגע שהאורח מקבל הזמנה שכזו, הוא לא יחשוב להפסיד את האירוע ואף יתחיל לפתח ציפיות לגבי הרמה הגבוהה שעתידה להיות.
  • מתנה מושקעת לכל אורח – במקום לרכוש עוד מתנה בשני שקלים עבור כל אורח, הרי שהפעם יתאפשר לך להעניק לכל אחד מתנה הרבה יותר מושקעת, כי גם אם העלות עבור כל מתנה יותר יקרה, הרי שבסה”כ העלות תתגלה כאפשרית.
  • הגשה לשולחן – מצד אחד מאוד טרנדי כיום לבחור באופציה של הגשת בופה, אך מצד שני מאוד מפנק אם כל אורח מקבל עד השולחן בדיוק מה שהוא רוצה, ממש כמו במסעדה. מכאן שאם האירוע יחסית קטן, ניתן לבצע זאת באופן הרבה יותר מסודר, מאורגן ומרשים.

עיצוב חמים ומזמין

גם את חושבת שאירוע קטן צריך להיות אינטימי? גם את חושבת שאירוע קטן צריך לשדר חום ותחושת רוגע? ובכן אין שאלה שאירוע קטן צריך להיות כמה שיותר שמח ומגבש ועל כן עיצוב של גן אירועים צריך להשלים את התמונה, ופה יש ציפייה שהעיצוב ירגש, ירשים, יכיל פינות ישיבה, צמחייה, צבעים חמים, משחק על טקסטורות, משחק עם חשיפה והסתרה, משחק בין חוץ לפנים, משחק עם תאורה טבעית ועוד, כאשר מראש נאמר שאין נוסחת קסמים, אלא ברגע שמגיעים לבחון גן אירועים שמיועד לאירועים קטנים וחשים שמתאהבים במקום, יש להסיק שגם האורחים יחושו בדיוק אותו הדבר. כמו כן, טוב לדעת שבמרב המקומות ניתן לשחק מעט עם העיצוב, או לכל הפחות להתאים אותו לקונספט הרצוי, ועל כן אם מדובר בנדבך שמעניין אותך, מוטב שתיקחי זאת בחשבון.

התאמה מלאה

לסיכום נציין שבין אם את עומדת להתחתן ובין אם את עומדת לארגן בריתה או אירוע עסקי, יש להבין שעבור כל כמות של מוזמנים רצוי להתאים מתחם אחר ועבור כל נושא של חגיגה ראוי למצוא את המיקום שיעניק את האווירה הרצויה, כאשר הרבה פעמים גן אירועים קטן ממדים בהחלט מהווה התחלה מבטיחה.