אולם לכנס בתל אביב הוא רק ההתחלה – כך תערכו כנס בלתי נשכח

יש רגע כמעט קבוע בכנסים – המצגת השלישית עולה על המסך, מישהו בשורה האחורית כבר עונה למיילים, וחצי מהאנשים בקהל מתחילים לחשוב על הקפה הבא. זה לא אומר שהתוכן לא טוב. לפעמים הוא אפילו מצוין. הבעיה היא שכנס יכול להיות מקצועי, מושקע ומדויק, ועדיין להרגיש כמו יום עבודה ארוך עם תג שם על הצוואר. אם כבר הצלחתם להוציא עשרות או מאות אנשים מהשגרה שלהם ולהביא אותם למקום אחד, שווה לבנות יום שיגרום להם להיות באמת נוכחים בו.

אל תפתחו עם “בוקר טוב לכולם”

הדקות הראשונות קובעות הרבה יותר ממה שנדמה. במקום להתחיל בעוד שקופית עם לוגו וברכת מנכ”ל ארוכה, נסו לתת לאנשים סיבה להרים מיד את הראש מהטלפון. שאלה מסקרנת על המסך, נתון מפתיע, סרטון של דקה, סיפור טוב או דובר שעולה ישר לנושא יכולים לשנות לחלוטין את נקודת הפתיחה. כשמחפשים אולם לכנס בתל אביב, קל להתמקד במסך, בבמה ובמספר הכיסאות. אבל אחרי שסגרתם את כל אלה, העבודה המעניינת באמת מתחילה – מה יקרה מהרגע שבו הקהל מתיישב?

לפעמים 20 דקות זה הרבה יותר מ-45

כנס לא הופך למעמיק יותר ככל שההרצאות ארוכות יותר. דווקא כשהלו”ז צפוף, כדאי להיות קצרים עם הזמן. הרצאה של 20 דקות עם רעיון אחד חד יכולה להשאיר הרבה יותר מאשר 50 דקות שמנסות לכסות עולם שלם. אפשר גם לשבור את הפורמט. במקום ארבע הרצאות רצופות, שלבו שיחה קצרה, ראיון על הבמה, הצגת מקרה אמיתי או אפילו שתי נקודות מבט מנוגדות על אותו נושא. המטרה היא לא רק להעביר מידע. מידע אפשר לשלוח אחר כך במייל. לכנס מגיעים בשביל משהו שקשה לקבל לבד מול מסך.

ההפסקה היא חלק מהכנס, לא הזמן שבו לא קורה כלום

אחת הטעויות הכי נפוצות היא להתייחס להפסקות כאל חור בלו”ז שצריך לצמצם. בפועל, הרבה מהערך של כנס נוצר דווקא שם. זו הנקודה שבה משתתף ניגש לדובר, שני אנשים מגלים שהם עובדים על אותה בעיה, לקוח פוגש ספק או קולגות שלא נפגשו חודשים סוף סוף מדברים. לכן אל תסתפקו ב-15 דקות לקפה ושירותים. תנו לאנשים זמן אמיתי. דאגו שהאוכל והשתייה יהיו מפוזרים באופן שמונע תור אחד ארוך, וצרו אזורים שבהם אפשר לעמוד ולדבר בנוחות. לפעמים חצי שעה בלי הרצאה היא אחת מחצאי השעה הכי פרודוקטיביים ביום.

אל תכריחו את כולם לשבת כל היום

גם הכיסא הכי נוח בעולם מפסיק להיות מעניין אחרי כמה שעות. אם אתם בוחנים אולמות אירועים בתל אביב עד 200 איש, כדאי לחשוב לא רק על כמות הישיבה אלא על האפשרות לנוע בין מצבים שונים. אפשר להתחיל בישיבה פרונטלית, לעבור להפסקה בחוץ, לקיים חלק אחר בפורמט של שולחנות קטנים ובהמשך לפתוח את החלל למינגלינג. גלריה דובנוב משלבת חלל פנימי עם פטיו אורבני, והאתר מציג אפשרות לקיים כנסים פרונטליים לצד אירועי קוקטייל ומינגלינג בפורמטים שונים. השינוי הפיזי עושה משהו גם לראש. כשקמים, זזים ומחליפים סביבה, הקשב מתאפס.

תנו לאנשים משהו לעשות עם מה שהם שמעו

שמעתם עכשיו הרצאה מעולה. ומה הלאה? במקום לעבור מיד לדובר הבא, אפשר לעצור לחמש דקות ולבקש מהקהל לבחור רעיון אחד שהוא לוקח איתו. אפשר להציג שאלה לדיון בשולחנות, לפתוח הצבעה קצרה או לתת למנחה לחבר בין הנושא שזה עתה הסתיים לנושא הבא. זה נשמע קטן, אבל הוא הופך את המשתתפים מקהל פסיבי לאנשים שמעבדים את התוכן. לא כל הרצאה זקוקה לסדנה של שעה. לפעמים שתי דקות של מחשבה מספיקות.

אוכל טוב הוא נהדר – טיימינג טוב אפילו יותר

הקרואסון הכי מוצלח בתל אביב לא יעזור אם הוא מוגש בשעה שבה אף אחד לא רעב, וארוחת צהריים כבדה במיוחד יכולה להפוך את הסשן שאחריה למבחן הישרדות. בנו את האוכל כחלק מקצב היום. משהו קטן עם ההגעה, קפה שלא נעלם אחרי תשע בבוקר, הפסקה משמעותית בזמן הנכון וארוחה שמאפשרת להמשיך לתפקד אחריה. ואם הכנס נמשך לתוך אחר הצהריים, שווה לשמור הפתעה קטנה לרגע שבו האנרגיה מתחילה לרדת – מתוק טוב, קפה נוסף או נשנוש שמגיע בדיוק כשהקהל צריך אותו.

השאירו מקום לדבר שלא היה באג’נדה של הכנס

כל כנס צריך שלד ברור אבל הוא לא חייב להיות כלא. אם שיחה על הבמה הופכת פתאום למעניינת במיוחד, לפעמים שווה לתת לה עוד כמה דקות. אם הקהל שואל שאלות מצוינות, אין היגיון לקטוע אותן רק משום שבאקסל כתוב שהקפה מתחיל ב-14:10. אפשר לתכנן מראש מרווחי נשימה קטנים בין החלקים, כך שהיום לא יקרוס מכל סטייה של חמש דקות. דווקא היכולת לאפשר לרגע טוב להתפתח יכולה לייצר את הקטע שכולם ידברו עליו אחרי הכנס.

אל תסיימו עם השקופית “תודה”

אחרי יום שלם, מגיע גם לסיום קצת יותר מחשבה. אפשר לבקש מהדובר האחרון לתת משפט אחד שמסתכל קדימה, להחזיר שאלה שהוצגה בתחילת היום, לסכם שלושה רעיונות בלבד או לעבור ישירות מהחלק המקצועי לדרינק ומינגלינג. העיקר הוא לא ליצור תחושה שהאירוע פשוט נגמר כי הגענו לשעה שכתובה בלו”ז. אם המשתתפים יוצאים מהאולם וממשיכים לדבר ביניהם על משהו שזה עתה שמעו, כנראה שהסיום עשה את העבודה שלו.

זכרו שאנשים לא מגיעים לכנס בשביל לו”ז

הם מגיעים כדי ללמוד משהו, לפגוש מישהו, לקבל רעיון, לפתוח דלת או לצאת לכמה שעות מהשגרה. אולם טוב מספק את התשתית, אבל החוויה נוצרת מהדרך שבה משתמשים בה. גלריה דובנוב ממוקמת בלב תל אביב ומציעה חלל פנימי, פטיו אורבני, תשתיות לכנסים ואפשרויות אירוח שמשלבות תוכן, קולינריה ומינגלינג. אם אתם רוצים שהכנס הבא שלכם לא ירגיש כמו רצף של מצגות עם הפסקות קפה ביניהן, בואו להכיר את גלריה דובנוב.