הפקת חתונה

כל מפיק אירועים יודע שהצעד הראשון בהפקה הוא הזנת כל הנתונים החשובים ומרכיבי האירוע בטבלה מסודרת. מה צריך לעשות על מנת לעמוד בתקציב שהגדרתם ואפילו לחסוך?

כל מפיק אירועים יודע שהבסיס לכל הפקה, מתחיל בקבצי אקסל מסודרים ומאורגנים בהקפדה, המכילים את כל המידע החשוב והנתונים הקריטיים שכולל האירוע, באשר יהיה.

הפקת חתונה היא פרויקט גדול ומסועף למדי, שחייב לעמוד בקריטריונים של התקציב שהוגדר מראש, ומסיבה זו, ומעוד סיבות שנפרט בהמשך, חשוב מאוד לעבוד מסודר ולהזין את כל הנתונים בטבלה ייעודית.

חתונה – עסק כלכלי לכל דבר

אירועי חתונות מכילים בתוכם הרבה מרכיבים שיש להם מחיר, החל משכירת אולם האירועים ועד לתשלום לחברת הקייטרינג, למעצבי האולם, למאפרת, לצלם, לדי.ג'יי ואפילו לחברה המספקת לכם את הפרחים לאירוע. כל מרכיב כזה, יש לו עלות מסוימת, וחשוב להבין אותה ולדעת על כמה היא עומדת באופן מדויק, מבעוד מועד.

בשלבים הראשונים של הפקת החתונה, אתם נדרשים לבחור את האולם בו תינשאו ואת הספקים השונים שיעניקו לכם שירות באירוע. עריכת קובץ מסודר המפרט את העלויות השונות, תוכל לסייע לכם לתעדף ולקבל תמונת מצב ברורה יותר.

הכל מתחיל מהגדרת התקציב

בשלב הראשון, עליכם להגדיר באופן מהימן עד כמה שניתן – כמה כסף יש לכם לצורך האירוע. לאחר שדיברתם עם ההורים של שני הצדדים, וגם ערכתם בדיקה בחשבונות הבנק האישיים שלכם, תוכלו להגדיר סכום מסוים, אותו אתם מוכנים ויכולים לייעד לצורך החתונה. 

הסכום הזה הוא הדבר הראשון שצריך להופיע בטבלת האקסל הזו שנקראת מחשבון חתונה.

הצעד הבא – לפרט את המחיר של כל גורם באירוע

בשלב הבא, עליכם לפרט את כל המרכיבים של החתונה, וכאן מומלץ דווקא להתחיל מה"תותחים הכבדים" יותר, כלומר להתחיל את הפירוט מהגורמים הכי יקרים. התחילו את הרשימה מאולם האירועים, אחריו חברת הקייטרינג, בר האלכוהול, תשלום למפיקי האירוע (במידה ואתם מתכננים לשכור שירות שכזה), הדי.ג'יי, הצלמים, המאפרות, טבעות הנישואין וכו' וכו', עד שתגיעו לרמת שמלת הכלה והמתנות לאורחים. הקפידו על כך שלא יהיה מרכיב, ולו הקטן ביותר, שלא יופיע בטבלה הזו. 

הכנת הרשימה הזו תסייע לכם לתעדף בין הבחירות שלכם

כעת, כאשר כל הפירוט הזה עומד לנגד עיניכם, תוכלו להחליט לאילו חלקים אתם רוצים להפריש חלק גדול יותר מהתקציב, ועל מה אתם מוכנים להתפשר. לדוגמא, יש זוגות שמחליטים ללכת על לבוש פשוט יותר, ולא על שמלת כלה של מעצב ידוע למשל, שמחירה יכול להאמיר לעשרות אלפי שקלים. יותר ויותר כלות בוחרות בשנים האחרונות להזמין את השמלה לאירוע מאתר אינטרנט בחו"ל, ובכך למעשה "משחררות" חלק נכבד מהתקציב עבור מרכיבים אחרים באירוע. עוד דרכים לחסוך, הן למשל לקיים חתונה הפוכה, כלומר להגיש מיד עם תחילת האירוע את הארוחה העיקרית, ובכך לשחרר את התקציב שיועד למתאבנים ולבר שאמורים היו לפתוח את האירוע. כל זוג ומה שחשוב לו. בהנחה שהתקציב שלכם מוגבל במידה כזו או אחרת, חשוב להבין כבר בשלבים ההתחלתיים – מהו סדר העדיפויות שלכם. במה אתם מעוניינים להשקיע ולא להתפשר, ואיפה אתם מוכנים להתפשר ולהוזיל עלויות, על מנת להתאים את הסכומים לתקציב שהוגדר.

איפה תמצאו את המידע לגבי המחירים של הספקים השונים?

סביר להניח שזו החתונה הראשונה שלכם, ובהנחה שאינכם מפיקי אירועים, חשוב לדעת גם מאיפה לקחת את הנתונים והמידע לגבי כל ספק בחתונה.

אז תודה לאל, אנחנו חיים בעידן דיגיטלי של טכנולוגיה מתקדמת, וכל סוג מידע שאנחנו זקוקים לו, זמין לנו באינטרנט, ואפשר לגשת אליו בלחיצת כפתור. 

אם כך, ישנן כמה דרכים לגלות ולהבין מבעוד מועד כמה כל מרכיב בחתונה יעלה לכם. קודם כל, תוכלו לעיין באתרי האינטרנט של כל ספק שאתם זקוקים לו, ובמידה ולא נקבו שם בסכומים, תוכלו להתקשר לספקים, שישמחו תמיד לענות ללקוחות שמתעניינים בשירותיהם. כמו כן, על מנת שלא ליפול במלכודות, כדאי לברר עם חברים שכבר התחתנו, לגבי ההוצאות השונות שהיו להם, בעיקר בהקשר של הספקים הגדולים, שהם אולם האירועים וחברת הקייטרינג.

לא רק הוצאות – גם ההכנסות צריכות להילקח בחשבון

נכון שפחות נעים להתייחס לחתונה שלכם כאל עסק כלכלי, אבל אין מנוס מהגישה הזו, על מנת לוודא ולהבטיח שאתם נשארים מאוזנים בסוף האירוע הזה, ובמקרה הטוב יותר – מורווחים. לכן, לאחר שערכת פירוט של כל ההוצאות הצפויות באירוע, כדאי לערוך חישוב מוערך של סכומי המתנות שתקבלו מהאורחים, בהתאם לכמות המוזמנים שיש לכם ברשימה. 

למה חשוב לקבל פרופורציות בכל הנוגע להוצאות החתונה?

חתונה היא עסק לא זול, וכנראה האירוע הגדול והיקר ביותר שאי פעם תפיקו עבור עצמכם. מחירי חתונות יכולים בקלות להגיע למאות אלפי שקלים, ואתם עלולים "לאבד את הראש" בדרך, וגם לאבד את הפרופורציות בנוגע לסכומים השונים. לדוגמא, לאחר שסגרתם חברת קייטרינג בכמה עשרות אלפי שקלים, פתאום להוציא על שמלת כלה 10,000 שקלים עלול להיראות לכם זניח, אך זוהי טעות קריטית, שעלולה לעלות לכם ביוקר.תרתי משמע. זיכרו שבחיים שלאחר האירוע, שיימשך מספר שעות לכל היותר, לסכומים הללו תהיה משמעות רבה. עבודה מסודרת ומאורגנת, ותיקצוב נכון, יכולים להביא לחיסכון של עשרות אלפי שקלים. סכומים כאלו יכולים לשרת אתכם בהמשך לחופשה גדולה בחו"ל, ללימודים באוניברסיטה, או פשוט להתחלת החיים המשותפים עם סכום נאה, שיאפשר לכם לנהל רמת חיים טובה יותר.

לסיכום, ניהול של מחשבון חתונה יכול לסייע לכם להפיק את החתונה שחלמתם, תוך כדי שאתם עומדים בתקציב שהוגדר, ואולי אפילו חוסכים ויוצאים מהאירוע הזה מורווחים.

חתונות הפוכות הן טרנד שהולך ותופס תאוצה בשנים האחרונות, ויש לכך סיבות שונות. בקונספט הזה, בו מגישים קודם כל את הארוחה העיקרית ואחריה מגיעים טקס החופה, התוכנית האומנותית ומסיבת הריקודים, יש המון יתרונות. כמה שאלות שהתשובות להן יסייעו לכם להבין האם הקונספט החדשני מתאים לכם

טרנד החתונות ההפוכות הולך ותופס תאוצה, ולא במקרה. יש הרבה יתרונות בהפיכת הסדר של תוכנית החתונה, ולהגיש לאורחים את הארוחה איך שנפתח האירוע, ורק לאחר מכן לקיים את טקס החופה, שאחריו בדרך כלל תיערך תוכנית אומנותית כלשהי ואז מסיבת ריקודים שמחה וסוערת לתוך השעות הקטנות של הלילה. הפקת חתונה היא עניין הדורש קבלת החלטות שונות, שעשויות להיות גורם מכריע בהצלחת האירוע, החל מבחירת חברת הקייטרינג והמנות הספציפיות שיוגשו לאורחים ועד בחירת הצלם, שישאיר לכם מזכרות מתועדות מהאירוע המרגש. 

בין ההחלטות החשובות שיש לקבל במסגרת תכנון החתונה, חשוב מאוד לדון גם בסדר האירועים ובתזמון שלהם, ולהחליט – האם לאירוע שלכם מתאימה התוכנית המסורתית של קבלת פנים, טקס חופה, ארוחה, תוכנית אומנותית וריקודים, או שמא דווקא חתונה הפוכה היא הדבר הנכון יותר עבורכם. 

הכנו עבורכם רשימה של מספר שאלות ופרמטרים, שיסייעו לכם להחליט אם חתונה הפוכה מתאימה לכם.

האם החתונה נערכת בצהריים או בערב?

הקונספט של חתונה הפוכה, בו הארוחה מוגשת לאורחים עם הגיעם לאירוע, מתאימה במיוחדת לחתונות שישי בצהריים, מאחר ועם כל ההתארגנות וההתרגשות, סביר להניח שהאורחים שלכם לא ממש אכלו ארוחת בוקר, ועד ההגעה לאירוע הם כבר רעבים עד כדי כך שלא יוכלו להתרכז בטקס החופה שלכם. במקרה כזה, בחתונה בסדר המסורתי, בה קודם כל תיערך קבלת הפנים ויוגשו לאורחים מתאבנים, האורחים יתנפלו על המתאבנים עד כדי כך שכשתגיע הארוחה העיקרית כבר לא יישאר להם מקום להנות ממנה, וחבל. לכן, השעה בה נערכת החתונה יכולה לסייע בהחלטה האם קודם כל להגיש את הארוחה.

האם יש בחתונה הרבה מוזמנים שחשוב לכם שיהיו בטקס החופה?

אחד היתרונות המובהקים בחתונה הפוכה, טמון בכך שלמעשה, אתם משחררים עוד זמן לאורחים המאחרים, ומעכבים את טקס החופה, שבעיני רבים הוא גולת הכותרת של החתונה כולה. באופן זה, אין מי שלא יספיק לטקס המרגש שלכם, ויתרגש יחד איתכם. אבל יש גם צד שני למטבע הזה, ולא בטוח שהוא חיסרון. העניין הוא שבחתונה הפוכה, קודם כל מגישים את האוכל, ואז, אחרי הארוחה, המוזמנים שלכם שבאו לסמן וי על האירוע ובינינו, הטקס לא מאוד מעניין אותם או חשוב להם, ינצלו את ההזדמנות "לברוח" הביתה, מיד לאחר הארוחה. עם זאת, לא בטוח שאלו אנשים שחשוב לכם שיכבדו את הטקס בנוכחותם, ולכן העניין דווקא יכול להוות סינון חיובי, שישאיר אתכם רק עם האנשים היקרים לכם. נראה לנו שאפשר לוותר על מלכה מהבנק של אמא בטקס החופה שלכם… 

האם יש בחתונה הרבה צעירים והריקודים חשובים לכם? 

מצד אחד, הקונספט של חתונה הפוכה עלול להיות פחות מתאים לאורחים המבוגרים שהזמנתם, שכבר התרגלו לדרך המסורתית וללו"ז של "חתונה רגילה". מהצד השני, אם יש לכם הרבה צעירים בין המוזמנים, מה שבדרך כלל קורה, חתונה הפוכה יכולה להתאים להם מכמה בחינות. קודם כל, צעירים אוהבים שמפתיעים ומחדשים להם, וחתונה בקונספט שונה היא דבר מרענן בפני עצמו. שנית, בחתונה הפוכה, קודם כל אוכלים, ואז יש מרווח של משהו כמו שעה בין האוכל לריקודים, מה שיתרום לקלילות ולתחושה הנינוחה של האורחים הצעירים שלכם על רחבת הריקודים, ויעודד את זה שהם יהיו שם מההתחלה ולאורך זמן. כמו כן, ישנה תמימות דעים לגבי זה שלאכול ארוחה טובה ועשירה לפני ששותים אלכוהול, זהו הסדר המומלץ והבריא, מה שיקטין את הסיכויים שמישהו יתעלף לכם כי התנפל על הבר כבר בקבלת הפנים, על קיבה ריקה. בקיצור, אם חשוב לכם לקדם את הקטע של הריקודים בחתונה, חתונה הפוכה זה הדיבור.

עד כמה התקציב העומד לרשותכם מוגבל?

אם אתם פועלים תחת תקציב לחוץ ומצומצם בכל הנוגע להוצאות החתונה, כדאי לדעת שחתונה הפוכה יכולה לחסוך לכם בהוצאות האופן ניכר. הסיבה לכך טמונה בכך שבמקרה כזה ניתן לוותר על קבלת הפנים, כלומר לוותר על הבר ועל המתאבנים המוגשים לאורחים בחלק זה של האירוע, ובכך לצמצם בעלויות באופן משמעותי ביותר, ולחסוך עד עשרות אלפי שקלים. כסף שתוכלו לעשות איתו עוד המון דברים.

האם החתונה נערכת במיקום מרכזי או אחר?

ישנן סיבות רבות לקיים חתונה במיקום נגיש ומרכזי, ובמיוחד כשמדובר במצב הצבירה בו המוזמנים שלכם יגיעו לאירוע. אם בכל זאת בחרתם לערוך את החתונה במיקום שידרוש ממרבית האורחים שלכם נסיעה ארוכה, כדאי לשקול בחיוב את קונספט החתונה ההפוכה. המוזמנים שלכם, שבילו שעות על הכביש, מגיעים לחתונה שלכם רעבים מאוד, וספק אם המלצרים שיסתובבו ביניהם עם מגשים עליהם מונחות מנות בגודל ביס, יצליחו להשקיט את הרעב הזה, ולמנוע את קרקורי הבטן שלהם, שיישמעו מבין ברכותיו של הרב בטקס החופה. לכן, אם בחרתם לקיים את האירוע במיקום מרוחק, כדאי לאמץ בחום את קונספט החתונה ההפוכה, ולהרגיע את האורחים שלכם מבעוד מועד.

לסיכום, בחתונה הפוכה יש המון יתרונות, החל מהגיוון, החידוש והרענון, והחריגה מהצפוי והמוכר, ועד הנוחות של האורחים שלכם והחיסכון הכספי המשמעותי שאתם יכולים להנות ממנו. אם התארסתם לאחרונה והתחלתם לרדת לפרטי האירוע, ובמיוחד לעניין הקייטרינג ובחירת המנות, כדאי לחשוב בהזדמנות זו על לוחות הזמנים שיחולו בחתונה, ובמיוחד על האופציה להגיש את הארוחה לפני הכל. 

זו כנראה הפעם הראשונה שאתם ניצבים בפני הפקת אירוע בסדר גודל שכזה – החתונה שלכם. יש המון משימות לבצע והחלטות לקבל, וחשוב לכם מאוד שהאירוע יהיה הכי קרוב לזה שחלמתם עליו. כמה עצות זהב שיסייעו לכם לעשות זאת בהצלחה

במסגרת הפקת אירוע גדול ומורכב כמו חתונה, ישנן הרבה טעויות שעלולים לעשות בדרך, במיוחד אם אין לכם כישורים או ניסיון בהפקת אירועים, וזו, ככל הנראה, החתונה הראשונה שאתם מארגנים. מה שהופך את תכנון האירוע הזה לכה מורכב, הוא לא רק העובדה שיש כאן המון היבטים שיש לטפל בהם, החלטות לקבל ובחירות לעשות, אלא גם שברוב המקרים מדובר באירוע של פעם בחיים, אולי היום המרגש בחייכם, ואלו הופכים אותו לטעון רגשית בצורה יוצאת דופן. במילים אחרות, לא רק שתידרש מכם, בני הזוג המאורסים, עבודה לוגיסטית וטיפול בהרבה פרמטרים, אלא שגם את הדרך תאפוף התרגשות גדולה, שצריך לדעת לנתב אותה למקום הנכון, רגע לפני שהיא הופכת להיסטריה.

בכתבה הבאה, ננסה לפרק לגורמים כמה מהשלבים החשובים והקריטיים ביותר בהפקת חתונה, כאשר היצמדות למסלול הכללי שנתאר כאן, עשויה לסייע ולהקל עליכם, וגם להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מושלם, כמעט כמו שחלמתם. 

בשלב הראשון – תיאום ציפיות וקבלת החלטות חשובות

אז אחרי שההתרגשות הרבה שהגיעה בעקבות הצעת הנישואין קצת התפוגגה, כעת הגיע הזמן לשבת ביחד, לתאם ציפיות ביניכם, בניהזוג, ולקבל החלטות שעשויות להיות רבות השפעה לגבי האופן בו החתונה שלכם תיראה ותתנהל. עליכם להבין מהו היקף החתונה בו אתם מעוניינים, תוך כדי שאתם לוקחים בחשבון גם את הרצונות של ההורים משני הצדדים. לאחר מכן, חשוב להחליט על אזור בארץ בו אתם מעוניינים להינשא, לנסות להבין מהו הסגנון הכללי של האירוע – למשל, חתונה אורבנית, או דווקא כזו שתיערך בסביבה כפרית? חתונה מפוארת ומנצנצת או אירוע בסגנון רגוע וצנוע יותר? כמו כן, בשלב הזה חשוב מאוד להבין ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם עבור החתונה. נתון זה ועבודה צמודה לפיו, יבטיחו לכם דרך קלה, יעילה ונטולת אכזבות בדרך ליום המרגש בחייכם.

בשלב השני – טיפול במשימות הקריטיות לקיום האירוע

כעת, לאחר שהגדרתם את התקציב לחתונה, תחמתם את האזור בו תרצו להינשא, וחשבתם על הסגנון המתאים לכם, זה הזמן להתניע את התהליך ולטפל במשימות שחייבות להתבצע בהקדם. המשימה הראשונה והחשובה ביותר, היא למצוא מתחם אירועים – גן או אולם, שעונה לכל ההגדרות שלכם באופן כמה שיותר מדויק. זהו ללא ספק הצעד החשוב ביותר, וככל שתמהרו לסגור אותו מוקדם, כך תהנו מיותר אופציות שיעמדו לרשותכם ולא תצטרכו להתפשר. בשלב הבא מומלץ לבחור חברת קייטרינג שהתחברתם לסגנון שלה ואף קיבלתם המלצות מזוגות שהיא פעלה בחתונתם. ההמלצה שלנו היא להעדיף את חברת הקייטרינג המוצעת מטעם האולם (אם כי ברוב המקרים אין חובה כזו), מאחר ואלו בדרך כלל מתורגלות להתנהל במטבחי המקום, מה שמבטיח עבודה ושירות יעילים ומהירים במהלך האירוע. עוד משימה שכדאי למהר עם ביצועה, היא מציאת די.ג'יי שמתאים לסגנון שלכם ולסגנון האירוע, מאחר וגם אלו (המוצלחים) נחטפים מהר, ואתם לא רוצים להתפשר על איכות המוזיקה שתתנגן בחתונה שלכם, ובמיוחד על רחבת הריקודים. די.ג'יי טוב יכול להרים אירוע לגבהים, ולהיפך… 

ללמוד מטעויות של זוגות אחרים

"אין חכם כבעל ניסיון" – האמרה הזו נכונה שבעתיים כשמדובר בזוגות שכבר חוו על בשרם הפקה וארגון של אירוע חתונה. ישנם המון דברים שעלולים להיראות כקטנים וזניחים, אך אם לא תיערכו אליהם כראוי, הם עלולים לחבל באירוע שלכם, או לפחות בהרגשה בה תצאו ממנו, וחבל. לקראת החתונה, כדאי להתייעץ עם כמה שיותר זוגות חברים שכבר נישאו וללמוד מניסיונם, בהיבטים שיש מצב שאפילו לא חשבתם עליהם. לדוגמא, זוג שיספר לכם שלא בחן מספיק טוב את הניסיון של צוות הצילום ששכר לאירוע, וגילה שהוא לא מתפקד היטב באזורים בהם אין תאורה מספקת, כך שחלק גדול מהתמונות יצאו חשוכות ולא מבינים מה רואים בהן. או דוגמא אחרת, זוג שישתף אתכם בחווייה המפוקפקת של ספקים שנעלמו עם הכסף ולא סיפקו את הסחורה כפי שהובטח – מהסיפור הזה ניתן ללמוד למשל להחתים ולתעד בכתב כל צעד שאתם עושים מול ספקים באירוע. גם בדברים קטנים יותר, כמו כלות שסיפרו שסבלו מכאבים נוראים בכפות הרגליים לאורך כל החתונה, כתוצאה מבחירה לא נכונה של נעלי עקב לאירוע ועוד ועוד. כמעט לכל זוג יש את הסיפורים האלו, וברוב המקרים הם ישמחו לחלוק אותם עמכם ולסייע לכם להימנע מתקלות ומתקריות לא נעימות.

תיעוד בטבלה מסודרת  – יסייע לכם לעבוד ביעילות ולהימנע מטעויות

בהמשך להמלצה להשיג חתימה והסכם בכתב מהספקים, אנחנו ממליצים בחום לתעד הכל בכתב ולהכניס בטבלת אקסל מסודרת, גם ביניכם לבין עצמכם. עבודה מאורגנת, תוך רישום מדויק בטבלה נפרדת לכל חלק הקשור בארגון החתונה – אולם, קייטרינג, די.ג'יי, צלם, שמלת כלה, מאפרת, עיצוב שיער ועוד ועוד (אל תתביישו ליצור לשונית גם לדברים הכי קטנים כמו ספק הפרחים לשולחנות), יבטיח לכם שליטה מלאה על כל האספקטים של ההפקה, והיצמדות לגבולות התקציב העומד לרשותכם, ללא חריגות שעלולות לסבך אתכם בהמשך. 

לא לשכוח לנשום…

כמו שתיארנו בתחילת המאמר, ארגון חתונה הוא עסק לא פשוט, הרבה בגלל שמדובר באירוע מאוד מרגש וטעון, מה שעלול לגרום לכם לשכוח בדרך אליו, שמדובר באירוע משמח שכולו מסמל את האהבה שלכם ואת יריית הפתיחה לחיים המשותפים שלכם. אז הטיפ החשוב ביותר, הוא לנסות לעצור ולהנות מהדרך, ולא להתעכב על זוטות וריבים קטנים שאולי יתעוררו במהלך ההפקה.