מה לבדוק לפני שסוגרים מקום לאירוע חברה בתל אביב?

7 שאלות שמנהלי אירועים צריכים לשאול את עצמם בתכנון אירוע חברה.

החלטתם להפיק אירוע חברה בתל אביב – אולי אירוע סוף שנה, אולי השקת מוצר או ערב הוקרה לצוות. הרעיון באוויר, התקציב הוגדר, ועכשיו נשארה ההחלטה הגדולה – איפה לקיים את האירוע?

בחירה של מקום לאירוע חברה בתל אביב היא לא רק עניין של לוקיישן, היא הבחירה שתשפיע על כל מהלך האירוע – משלבי התכנון הראשוניים ועד הרושם הסופי אחרי האירוע.

בכתבה הזו נצלול לשבע שאלות קריטיות שכדאי לשאול לפני שסוגרים מקום, כדי להבטיח שהאירוע שלכם לא יהיה סתם "עוד ערב חברה", אלא חוויה מדויקת, מוקפדת ובלתי נשכחת.

1.האם המקום ממוקם בלב תל אביב אבל עדיין נגיש?

אירוע חברה מצליח הוא כזה שכל המשתתפים יגיעו אליו בקלות. בתל אביב, זה לא תמיד מובן מאליו. מצד אחד רוצים לוקיישן מרכזי, אורבני ומרשים, ומצד שני חשוב לוודא שיש חניה, תחבורה ציבורית זמינה, גישה רגלית נוחה לאלו שגרים בעיר ואפילו אופציה להסעה קבוצתית במקרה הצורך.

גלריה דובנוב, למשל, ממוקמת ממש בלב תל אביב, ועדיין מציעה גישה נוחה לרכבת, חניה ציבורית בשפע ומיקום שכולם מכירים. זה שילוב לא טריוויאלי, אבל חשוב מאוד לאירוע עסקי.

2.האם האווירה במקום מתאימה לאופי של החברה שלכם?

לכל ארגון יש תרבות ארגונית מסוימת ולכן לא כל מקום מתאים לכל חברה ולכל סוג אירוע. יש מקומות שמתאימים לכנסים פורמליים, אחרים לאירועי גיבוש קלילים. חלק נותנים תחושה של אולם אירועים סטנדרטי, אחרים מעבירים וייב אומנותי.

חשוב שתשאלו את עצמכם: איך היינו רוצים שהעובדים שלנו ירגישו כשהם נכנסים למקום האירוע? האם המקום משדר אלגנטיות, חדשנות, יצירתיות, חמימות או יוקרה?

מקום לאירוע חברה בתל אביב צריך להיות כזה שמתחבר למיתוג הפנימי שלכם ולתחושות שתרצו לעורר. גלריה דובנוב מציעה שילוב מרשים בין מעטפת בסגנון סולידי ונקי של חלל אמנותי, רצפת פרקט, חצר אורבנית ירוקה ותאורה טבעית שמוסיפה קסם.

3.מה כוללת החבילה שהאולם מציע?

לפני שסוגרים, חשוב להבין מה בדיוק המקום מציע ומה לא. האם מדובר במתחם במקום שהוא "וואן סטופ שופ" שכולל הכל או שצריך למצוא ספקים חיצוניים באופן עצמאי? האם יש מערכת הגברה, תאורה, מסך ומקרן? האם יש קייטרינג מקומי ומעולה או שצריך להביא קייטרינג חיצוני?

בנוסף, מומלץ לבדוק:

• האם יש גמישות בעיצוב ובסידור החלל?
• האם אפשר לקיים אירועים בפנים ובחוץ?
• האם יש מנהל אירוע מקצועי שילווה אתכם מהפגישה הראשונה ועד לסיום?

כשבוחרים מקום לאירוע חברה בתל אביב, כדאי לחפש שותף אמיתי לתכנון וניהול האירוע ולא רק חלל אירועים.

4.האם המקום מתאים לכמות המשתתפים?

זה אולי נשמע מובן מאליו אבל מסתבר שזאת אחת הטעויות הנפוצות שאנשים עושים כאשר הם לא מעריכים נכון את גודל האולם המתאים למשתתפים שלהם. מקום קטן מדי ירגיש צפוף ולא נעים, ומקום גדול מדי עלול לייצר תחושת ריחוק ולפגוע באווירה.

ודאו שהמקום מתאים בדיוק לכמות האורחים שלכם – לא רק בישיבה או באירוע קוקטייל, אלא גם מבחינת תנועה, עמדות אוכל, במה, ריקודים, עמדות תוכן או סדנאות אם יש.

בגלריה דובנוב, אנו יודעים להתאים את החלל לאירועים אינטימיים עם מעט משתתפים וגם לאירועים גדולים יותר של עד 400 אורחים. הכל תוך תכנון נכון של החלל ועיצוב גמיש.

5.מה רמת השירות והליווי?

ההבדל הגדול בין מקום יפה למקום מקצועי טמון דווקא בשירות. מקום טוב ידע לא רק לארח אלא גם לייעץ, להמליץ, להרגיע ולפתור תקלות בשטח. וזה שווה זהב.

איך תוודאו שאתם במקום הנכון? שאלו:

• האם יש איש קשר קבוע?
• האם תקבלו ליווי צמוד בהכנות?
• האם יש ניסיון בהפקת אירועים דומים?

עבור חברות, שלפעמים מופקדות על הפקת אירוע בלי ניסיון קודם, הליווי הזה הוא קריטי. בגלריה דובנוב, לדוגמה, מלווים כל לקוח משלב הרעיון ועד לסידור השולחנות, עם ניסיון של מאות אירועי חברה, כנסים, ערבי צוות והשקות.

6.האם המקום מאפשר לכם להיות יצירתיים?

אם חשוב לכם לייחד את האירוע, לשלב קונספט, הפתעה או מיתוג אישי, כדאי לוודא שהמקום לא מגביל אתכם. יש מקומות שמאפשרים תוספות מיוחדות (כמו מיתוג אישי, דוכנים, סדנאות או עמדות VR), ואחרים שפחות פתוחים לשינויים.

שווה לבדוק:

• האם מותר לעצב את החלל לפי קונספט?
• האם ניתן לשלב עמדות אינטראקטיביות?
• האם יש מגבלות רעש, תוכן או שעות פעילות?

במיוחד כשמדובר באירוע חברה שמטרתו לעורר השראה, לחבר בין אנשים ולהעצים את תחושת השייכות – החופש היצירתי חשוב.

7.מה אנשים מספרים על המקום?

בסופו של דבר, אין כמו המלצות. בדקו מה לקוחות אחרים, במיוחד מארגונים דומים, כתבו על החוויה שלהם במקום. שווה לקרוא ביקורות בגוגל, לבקש לדבר עם ממליצים, לבדוק תמונות מאירועים אמיתיים ולא רק תמונות תדמית.

אם אתם נתקלים שוב ושוב באותם משפטים בסגנון "השירות היה מדהים", "המקום נראה אפילו יותר טוב מהתמונות", "האורחים לא הפסיקו לפרגן" – כנראה שאתם בכיוון הנכון.

בכמה מילים

בין אם אתם מחפשים מקום להפקת אירועי חברה קטנים בתל אביב או מקום לכנסים, בחירת המקום המתאים לאירוע שלכם היא מהלך שמצריך מחשבה, הקשבה והבנה של צרכי הארגון. היא לא מתחילה מהאולמות עצמם אלא מהשאלה: איזו חוויה אנחנו רוצים ליצור?

מקום טוב הוא לא רק תפאורה, הוא שותף ליצירת חוויה. ואם כבר תל אביב – למה לא לבחור בלב הפועם של העיר, במקום שמשלב סטייל, שירות אישי וקסם אורבני?

בגלריה דובנוב תמצאו את כל זה, ועוד הרבה יותר.

לפרטים נוספים על המקום ותכנון האירוע הבא שלכם, צרו איתנו קשר.