מקומות לאירועים

נסגרתם על המיקום, ואם מדובר באירוע עסקי, ככל הנראה הוא לא יעלה את ה-300-400 משתתפים. אז אפשר לפצוח בחיפושים אחר המקום המושלם לאירוע שאתם מפיקים. למה חשוב לשים לב בדרך לבחירת המקום ואילו נתונים יסייעו לכם להגיע למקום המתאים ביותר? טיפים חשובים בדרך להפקת אירוע מוצלח

נתחיל מכך, שיש לכם את כל הסיבות הנכונות לבחור להפיק את האירוע במיקום מרכזי. ראשית, במקרה שמדובר באירוע עסקי, מרבית החברות הגדולות והעסקים הנרחבים ממוקמים במרכז, וכך אתם כבר יוצאים מנקודת התחלה שיהיה למוזמנים קל ונוח להגיע לאירוע עצמו. לא עניין של מה בכך, כאשר מדובר במדינה פקוקה ועמוסה לעייפה. מהצד השני, אם מדובר באירוע אליו יוזמנו משתתפים מכל קצוות הארץ, עדיין אם תבחרו מקום במרכז הארץ, זו תהיה נקודת האמצע ביחס לכולם. 

סיבה נוספת לבחור במקום מרכזי, היא הקרבה והזמינות של הספקים הכי חזקים בארץ, לרבות חברות קייטרינג, די.ג'יי, חברות תאורה והגברה וכו'. השמות הכי גדולים נמצאים באזור תל אביב. 

כמו כן, למיקום יש גם חשיבות ביצירת הרושם הנכון, אם תקיימו את האירוע במקום מוכר, פופולרי ואטרקטיבי, ולא ב"חור", כבר הרווחתם עוד כמה נקודות זכות חשובות, וזה עוד לפני שהאירוע התחיל…

בנוסף, במקרה שלאירוע שלכם צפויים להגיע גם אורחים מחו"ל – הם בוודאי ישהו במרכז הארץ וכך האירוע יהיה מונגש להם, וגם הזמינות של מלונות ופתרונות אירוח אחרים תהיה גבוהה יותר.

ועכשיו אחרי שהסכמנו על זה – מתחילים לאתר את המקום המתאים לאירוע שלכם.

מחפשים מקום לאירועים? כמה דגשים שכדאי להתמקד בהם

אז נסגרתם על המיקום, ואם מדובר באירוע עסקי, ככל הנראה הוא לא יעלה את ה-300-400 משתתפים, אז אפשר לפצוח בחיפושים אחר מקום לאירועים קטנים במרכז.  

קודם כל – גבשו את נתוני האירוע עצמו 

כדי למצוא את מתחם האירועים המדויק ביותר, עליכם קודם כל לגבש את כל הנתונים ה"יבשים" של האירוע – כמה אנשים צפויים להגיע? הה טווח הגילאים? מאפיינים דמוגרפים נוספים – אנשי הייטק? רופאים? כלכלנים משוק ההון? האם מדובר בחגיגה לשם ההנאה בלבד או בכנס מקצועי?

המפתח לסגנון ולאווירה שאתם צריכים לייצר באירוע

חשוב מאוד להתעכב רגע על הנקודה האחרונה, כי היא עשויה להיות המפתח להצלחת האירוע, בדגש על הסגנון והאווירה שתייצרו בו, והתשובות יכולות לכוון אתכם היישר אל המקום המתאים ביותר. 

במקרה שמדובר בכנס מקצועי: יש חשיבות רבה יותר לגבי פסיליטיס, אמצעי הגברה, תאורה, נגישות ונוחות. בכנס כזה יש תוכנית, יש מרצים ולעתים גם הקרנות של סרטונים ומצגות. עליכם, המפיקים, מוטלת המשימה הכבדה – לדאוג שלא יהיו תקלות טכניות. לוודא שהכל "יתקתק", והתוכנית תזרום כמתוכנן. הזמן והסבלנות של האורחים שלכם מוגבלים מאוד, ואם הם יצטרכו להמתין עכשיו דקות ארוכות שסרטון כלשהו יוקרן, האירוע יספוג פגיעה.

במקרה שמדובר במסיבה: חברות רבות מפיקות בשנים האחרונות מסיבות עבור העובדים, והדבר הפך להיות למעין סמל סטטוס כבר. בין שמדובר במסיבת סיום השנה, ערב גיבוש, או – החלום של כל יזם – מסיבת הנפקה, כדאי לחפש מקומות לאירועים שהאווירה בהם היא "מסיבתית", ואולי מזכירה בעיצוב ובוייב מועדון ריקודים.

הבדילו בין אירוע פנים ארגוני לאירוע עבור לקוחות

אם אתם מפיקי אירועים מנוסים, סביר שכבר יצא לכם להתנסות בשני סוגי האירועים – אירועים פנים-ארגוניים, שהחברה מארגנת עבור העובדים שלה, ואירועים חיצוניים, שהחברה מארגנת עבור לקוחות ו/או לקוחות פוטנציאליים. אם מדובר בסוג השני,  מימד הרושם הוא חשוב במיוחד, ועליכם המפיקים לדאוג שיהיה אפקט חזק שיפתיע ויהמם את האורחים, ויותיר בהם רושם שהחברה העומדת מאחורי האירוע היא חזקה.  מהצד השני, באירוע פנים ארגוני מאוד חשוב לפנק את העובדים וגם להותיר בהם רושם חיובי ותחושה טובה. כאמור, העניין הזה הפך זה מכבר לסטנדרט, במיוחד בקרב חברות הייטק. לצד התחרות על מי מציע לעובדים תנאים טובים יותר, שכר גבוה, משרדים מפנקים ואטרקציות במקום העבודה, גם אירועי החברה נכנסו ללופ הזה, ויש תחרות גבוהה בין החברות. במילים אחרות, אין להקל ראש גם באירועים פנים-ארגוניים. לא פעם האירועים הללו גם מסוקרים על ידי התקשורת ועושים הדים. 

בחנו את האפשרות של ספקים מתוך המקום

אם יש משהו שמדיר שינה מעיניהם של מפיקים, גם המנוסים והוותיקים ביותר, זה שבזמן אמת הדברים לא יתקתקו ויזרמו, במיוחד כשמדובר על הגשת האוכל באירוע, ועל תקלות פוטנציאליות הקשורות בחשמל וכו'. על הרבה מהדברים האלה, לצערנו, אין לנו שליטה. אבל מה שכן אפשר לעשות, זה לבחור ספקים אמינים שאפשר לסמוך עליהם שיספקו את הסחורה ברגע האמת. ההמלצה שלנו, באופן כללי, היא לבחור בספקים שכבר יש לכם ניסיון איתם ואתם יודעים שהעבודה מולם תעניק לכם את השקט המבורך. דבר נוסף, שיכול מאוד לתמוך בהתנהלות היעילה והמקצועית של האירוע, היא בחירת מקום שמציע ספקים פנימיים, כמו חברת קייטרינג, שירותי הגברה, תאורה וכו'. ספקים שכבר מכירים את הפריסה הייחודית ואת הצרכים הספציפיים של מקום בו הם עובדים, יודעים להתנהל בצורה חלקה ויעילה במקום, מה שיכול למנוע תקלות ולהעניק לכם לילות רצופי שינה. כמובן, אין זו המלצה גורפת, עליכם לבחון היטב גם את האיכות של כל ספק ולראות אם השירות שהוא מעניק בכלל מתאים לאירוע שלכם. למשל, יתכן שבמקום פועלת חברת קייטרינג מסוימת, אבל הסגנון הקולינרי שלה בכלל לא מתאים לאירוע שלכם. כך או כך, בחירה של מקום שהוא ONE-STOP-SHOP יכולה לקצר לכם את הדרך, להסיר מכם הרבה עבודה, זמן ודאגות, ולהוסיף עוד הרבה ביטחון שהאירוע שאתם מפיקים יהיה מוצלח. 

איך תדעו שעשיתם את הבחירה הנכונה? טיפים מקצועיים שיכוונו אתכם אל המקום המתאים ביותר לאירוע

בחירת המקום המתאים ביותר לאירוע עסקי, כנס או אירוע שמטרתו הכשרה מקצועית של חברה, חשובה להצלחתם לא פחות מאשר תכנון קפדני של לוח הזמנים של התוכנית או בחירת הדוברים. המקום הנכון יכול להוות את ההבדל בין חווית העשרה או נטוורקינג מוצלחת, לבין אי נוחות שתגרום למשתתפים רק לחשוב על מתי כבר יסתיים המפגש והם יוכלו לצאת משם.

מהם הגורמים שיכולים להשפיע על הצלחת האירוע?

הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת מקומות לאירועים, בין שמדובר בסדנה, בכנס הכשרה ארגוני או במסיבת הנפקה.

מה כלול במחיר?

כאשר אתם ניגשים למקום כדי לקבל תמחור, דונו בפרטי האירוע ובפעילויות שאתם מצפים לספק, על מנת  לקבל תמונה ברורה של כל העלויות והעמלות האפשריות. שאלו מה כלול בדמי המקום. האם שירות ומסים כלולים? האם עמלת הקמה או פירוק היא חלק מהמחיר? האם יתווספו עמלות על מפות, שולחנות וכיסאות? האם נדרש מינימום של הזמנת מזון ומשקאות? האם ציוד ומכשור כמו Wi-Fi וציוד הגברה ותאורה כלולים, או שמא הם יסופקו בתוספת תשלום? מקומות מסוימים מציעים תמחור "הכל כלול", ומקומות אחרים מחייבים בנפרד על כל שירות. כדאי לוודא את הפרטים הללו מבעוד מועד.

מרחב ופריסה

בחנו היטב את החלל כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש הגבלת קיבולת? אם אתם זקוקים לאזור מסוים שיתאים לנטוורקינג, או למשל לבמה? בררו אם המקום יכול להכיל את הפסיליטיז הדרושים. לעתים קרובות, החללים מחוץ לחדר הישיבות הראשי אינם נלקחים בחשבון במהלך הערכת השטח, אך הם חיוניים ליצירת קשרים, וכדאי דווקא לשקול לכלול אותם. עד כמה השטח גמיש? האם ניתן להחליף חדרים במידת הצורך? אתם לא רוצים שהוועידה שאתם מפיקים תיראה חצי ריקה, בגלל ששכרתם חדר המיועד ל-300 אבל יש לכם רק 50 משתתפים, כך שכדאי לקחת פרמטר זה בחשבון. האם יהיה לכם שימוש מלא במקום, או שמא יתקיימו אירועים נוספים במקביל?

אם אתם מחפשים אחר מתחם חיצוני, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגינה או הפטיו זמינים לשימושכם ולא פחות חשוב – אם יש בהם WiFi. האם נותני החסות זקוקים לאזור נפרד, או שאפשר להקים את הדוכנים שלהם במרחב הנטוורקינג? שוחחו על כל התוכניות שלכם עם מפעיל המקום: אולי יש לו רעיונות לגבי דרכים להיענות לצרכים שלכם שאינם ברורים מיד (כמו למשל עוד על חללי ישיבות גמישים).

חללים חיצוניים יכולים להרחיב את הזדמנויות הנטוורקינג הניתנות למשתתפי האירוע. הקפידו לברר אם השימוש בחלל חיצוני כלול בהצעת המחיר של המקום.

מיקום, נגישות וחניה

במידה ומרבית משתתפי האירוע מגיעים מחוץ לעיר, ייתכן שתעדיפו מקום נגיש ומרכזי, כמו מתחם אירועים הממוקם ליד שדה התעופה, תחנת רכבת גדולה או במקום אחר שניתן להגיע אליו בקלות באמצעות תחבורה ציבורית. בדקו האם יש במקום חניון מסודר, האם עשויות להיות עלויות נוספות בגין חניה, או אם ניתן לארגן תחבורה חלופית לנוחות המוזמנים. אם חניה באתר אינה זמינה, מומלץ לשקול לשריין חניה בקרבת מקום עבור המשתתפים, או להזמין עבורם אמצעי תחבורה מרוכז, כגון אוטובוס, וואן או מוניות. עבור פגישות או אירועים פנים-ארגוניים, שקלו לערוך את האירוע במיקום קרוב למשרדים, על מנת לעודד נוכחות, או ליחלופין, בחרו במקום שונה ומרוחק, על מנת לייצר שינוי אווירה. מפיקים רבים מעדיפים לערוך אירועים עסקיים במרכז הארץ, על מנת לאפשר למרבית המשתתפים הגעה נוחה. 

שירותים ומתקנים

הימנעו מההנחה המוטעית, שכל המקומות מציעים את אותה רמת השירות והמתקנים, או שכל השירותים במקום יהיו זמינים עבור האירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כמו קייטרינג מיוחד (כולל בקשות ספציפיות כמו תעודת כשרות, אופציות טבעוניות וכו'), סידורי פרחים, רפידות ועטים, שירותים אודיו-ויזואליים, תמיכת טכנית במהלך האירוע, שירותי במה ותאורה, תפאורה ועיצוב, כרטוס, הסעות או סיורים עבור האורחים, בדקו היטב מה המקום מציע, או אם יש ספקים מועדפים  שאתם יכולים לעבוד איתם. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, לדעת דברים כמו קיבולת שקעים או הכניסות הטובות ביותר לקייטרינג, ויכולים לסייע לכם להימנע מטעויות.

אווירה

האווירה והעיצוב של החלל עשויים להיות בעלי השפעה מכרעת על הצלחת האירוע. פרמטרים כמו תדמית מקצועית מוקפדת וסטייל, צריכים להילקח בחשבון בבחירת המקום שלכם. אם אתם מעוניינים לעורר יצירתיות והשראה, או ליצור קשרים בין אנשי הצוות שלכם, כדאי להעדיף מרחבים המאפשרים לקיים פעילות מעשית או קבוצתית, או פשוט משדרים אווירה מהנה. אם אתם עורכים טקס חלוקת פרסים, מסיבת הנפקה או אירוע חגיגי אחר, ישנה חשיבות לבחירת חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל פרט, החל מסגנון הרהיטים ועד לגופי תאורה והאדריכלות של החלל – יתרמו לאווירה. כמו כן, חשוב מאוד לשים לב לעניין ההאקוסטיקה. הקפידו לבדוק בסביבת המתחם, בעיות של רעש או פעילויות המתקיימות בקרבת מקום, ועלולות להפריע לתוכניות שלכם.

מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של ארוחות, חטיפים או כיבוד תציעו ובררו מה מציע המקום. האם יהיה זה פורמט של ארוחה בישיבה או בסגנון מזנון? האם המקום יכול להיענות לבקשות תזונתיות מיוחדות כמו מנות ללא גלוטן, אוכל טבעוני או כשר? האם האוכל מוכן במקום, ונעשה שימוש בחומרי גלם טריים או שיש צורך בקייטרינג חיצוני? במידה ויוגש אלכוהול באירוע, האם יש צורך ברישיון אלכוהול ובברמן או שאלו כבר "בילט אין"? חשוב לעבור על כל הפרטים הללו בקפידה.

בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – בחירת המקום בו יתקיים האירוע, היא ללא ספק אחת המשימות המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. כמה הכוונות ודגשים, יסייעו לכם לעשות זאת בדרך הקלה ביותר

בחירת מקומות לאירועים היא ללא ספק אחת המשימות הקשות, המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. המקום, מתחם האירועים באשר יהיה, לוקח חלק גדול מאוד בחוויה שיחוו המשתתפים. לכן, כדאי להשקיע בנושא לא רק הרבה מחשבה ותשומת לב, אלא גם להקצות חלק נכבד ביותר מהתקציב לשם כך. כאשר מחפשים את המקום הטוב ביותר עבור אירוע גדול, קחו בחשבון שהחלק הזה יהווה  בין 40 ל-60 אחוזים מתקציב האירוע הכולל. 

קודם כל להגדיר את אופי האירוע וצרכיו

התחילו בחשיבה יצירתית ומחוץ לקופסא. לפני שתחפשו את המקום לאירוע, חשבו מה יחוו המשתתפים בכל מקום שעולה בראשכם. איזה סוג אירוע אתם עורכים? האם מדובר בכנס הכולל הרצאות ומצגות? האם זהו אירוע חברתי עם המון אוכל, בידור ומשקאות? לאחר שהגדרתם את הצרכים של האירועים שלכם, הגיע הזמן להיות יצירתיים.

אל תתמהמהו עם שריון האולם

במיוחד כשמדובר באירוע גדול, מומלץ להתחיל בארגון כמה שיותר מוקדם. המטרה היא לייצר אווירה ייחודית באירוע בלתי נשכח, ולעשות את זה כשאתם מצויים תחת לחץ, עלול להיות קשה עד בלתי אפשרי. ככל שתקדימו לאתר את המקום המתאים, כך יהיה לכם יותר זמן לתכנן את שאר פרטי האירוע. באופן זה, יתאפשר לכם לחסל מבעוד מועד את כל גורמי הלחץ של הרגע האחרון. אל תתמהמהו. מקומות בשטח פתוח, יכולים להוות אופציה טובה עבור אירוע גדול, אבל יש לקחת בחשבון שלמרות שאינם כרוכים בעלות גבוהה כמו בתי מלון ומרכזי כנסים, כן יהיו כאן גורמי הפקה הכרחיים כמו הקמת שירותים, מים וכו', שעלולים לעלות ביוקר. 

למצוא מקום מקורי לאירוע, אבל כזה שגם יאפשר לעמוד בתקציב

יש אינספור מקומות שישמחו לארח את האירוע שלכם, אבל האתגר הוא למצוא מקומות מיוחדים לאירועים שגם יהיו בגבולות התקציב שלכם. כמובן, מרכזי כנסים, מסעדות או מרכזי כנסים של בתי מלון תמיד יהיו זמינים, אבל כדי להפתיע את המשתתפים ולהעניק להם חוויה יוצאת דופן, חשוב לנסות ולחשוב מחוץ לקופסא, תוך שאתם לוקחים בחשבון גם את הצרכים הייחודיים של האירוע וגם כמובן את התקציב שלכם.

חסכו זמן ועוגמת נפש – בקשו "לראות" את המקומות 

אם אתם מפיקי אירועים, אתם ודאי עמוסים וקצרים מאוד בזמן, ובכל זאת, אתם מעוניינים לראות ולהבין כמה שיותר על המקום, מבלי להגיע אליו פיזית. במקרה כזה, מומלץ להיעזר בטכנולוגיה, על מנת לגשר על הפערים. בקשו מאיש הקשר של המקום תמונות מעודכנות, סיורי וידאו או צ'אטים בזום עם מנהלי המקום. אל תהססו לבקש בדיוק את מה שאתם רוצים לראות. גם דברים שעלולים להיראות זניחים, אבל לכם הם חשובים ובצדק, לגיטימי לבקש. למשל, אם חשוב לכם לראות את חדרי השירותים של הנשים ולדעת שהם מסודרים ומעוצבים באופן הדרוש לכם –  בקשו לראות  תמונות.

מדיה חברתית היא דרך נוספת לגלות איך המקום נראה ומרגיש. בדקו את חשבון האינסטגרם של המקום כדי לראות תמונות של מתחמי הפנים, החוץ ואירועים שהתקיימו בו. בנוסף, עיינו בתמונות ובסרטונים שפורסמו על ידי אורחי המקום, באמצעות צפייה בכל הפוסטים באינסטגרם שנערכו בלוקיישן הזה.

לא רק אולמות אירועים – מקומות שונים יכולים להתאים לאירוע שלכם

בהתאם לסוג האווירה הרצויה לאירוע שלכם, התחילו לערוך מחקר לגבי מקומות שונים, וקחו בחשבון גם מקומות פחות צפויים. 

שקלו את האופציה לפנות ישירות לבעלים של חללי אירועים שונים שיכולים להתאים, כגון: גלריות לאמנות ומוזיאונים, חניונים ומגרשים, מועדוני לילה, האנגרים בשדה התעופה, יקבים ובתי חווה כפריים, בתים היסטוריים, גגות גדולים ומיוחדים ועוד.

מכיוון שחללים לא מסורתיים מארחים פחות אירועים מאשר המקומות המסורתיים, מומלץ לוודא שהחלל שאתם שוקלים לשכור, מסוגל לענות על הצרכים הלוגיסטיים של האירוע שלכם. בצעו הערכת מצב של המקום. ודאו שהוא נגיש מספיק עבור המשתתפים שצריכים להגיע אליו עם רכב פרטי, האם ישנם הסדרי חניה מספקים, ועד כמה המקום נגיש להגעה בתחבורה ציבורית.

חשוב לקחת בחשבון שהחלל גם צריך לתמוך בצרכי אירוע בסיסיים, כמו תאורה וסאונד.

הלכתם על מקום בלתי שגרתי? התחילו את שלבי ההפקה מוקדם מהרגיל

אפילו בחללי אירועים מסורתיים, הלוגיסטיקה של הפקת האירוע היא דבר שדורש הרבה זמן ועבודה. התחילו את התכנון והארגון בהקדם האפשרי, ואף הוסיפו טווח זמן שייאפשר לכם להתמודד עם דרישות בלתי צפויות. עליכם לחשוב על כל פרט ופרט, תוך שאתם מדמיינים את כל התנהלות האירוע מתחילתו ועד סופו. 

למדו מהניסיון של אחרים

בהנחה שמדובר במקום יוצא דופן, אבל בכל זאת, אתם לא הראשונים שמפיקים בו אירוע, כדאי מאוד לקבל פידבקים מקולגות או אפילו מלקוחות שכבר השתתפו באירוע במקום. אינפוטים קטנים ומידע פנימי כמו למשל לגלות שבאחד הברזים בכיורי השירותים לא היה זרם, יכולים להיות חיוניים במיוחד. גם פידבקים חיוביים שיספרו לכם על עיצוב מיוחד או מתנות מקוריות שהוענקו למשתתפים, יכולים למנף גם את האירוע שאתם מפיקים.

חסכו בטרטורים ובכאבי ראש עד כמה שניתן 

העדיפו תמיד את המקומות שיכולים "לסגור לכם את כל הפינות", כלומר אלו שמציעים גם שירות קייטרינג, די.ג'יי, בר אלכוהול וכו'. כמובן שקודם כל מומלץ לבחון היטב את איכותם של כל אחד מאלו, אבל באופן כללי – בחירה כזו תחסוך לכם כאבי ראש מיותרים, ובנוסף, ספקים שכבר מכירים את ההתנהלות במקום, יקדמו את הסבירות שהם עובדים באופן חלק ובמינימום תקלות ובעיות.