אירוע עסקי הוא לא עוד אירוע אלא כזה שחייב להיות לא פחות ממושלם. יש לו מטרה כלשהיא והוא צריך להשיג אותה, מטרה שיכולה להיות יצירת התעניינות אצל משקיעים או שותפים, גיבוש עובדים, ערב התרמה לעמותה או כל מטרה אחרת. אירוע עסקי צריך להיות מתוכנן היטב וצריך להיות איכותי וכמובן אפקטיבי, צריך להיות מעורר השראה וצריך להיות חדשני ומוצלח.

אם זהו אירוע עסקי בתל אביב, הוא יכול להיות מצד אחד נוח בגלל המיקום שלו אך מצד שני, הוא יכול להיות גם מורכב מסיבות שונות. אז הנה כמה טיפים לארגון אירוע עסקי בתל אביב, כזה שישאיר רושם עוד זמן רב.

מיקום האירוע

תל אביב כידוע היא “עיר ללא הפסקה”, עיר חיה ובועטת ויש לזה יתרונות וחסרונות. 2 חסרונות עיקריים בזה שזו עיר שוקקת חיים הם התנועה והחנייה, ואם האירוע מתקיים בתל אביב צריך לקחת גם אותם בחשבון. מה זה אומר? זה אומר שצריך לבחור מקום אליו התנועה סבירה, לא פקוקה מידי ולא עמוסה מידי. צריך גם לוודא שיש חנייה מסודרת במקום, או של האולם עצמו או באיזה שהוא הסדר לחנייה עם חניון קרוב וכדומה.

אתם לא רוצים שהמוזמנים שלכם יגיעו עצבניים לאירוע, בין אם אלו עובדים וקל וחומר, אם אלו לקוחות או משקיעים. תוודאו שההגעה נעימה, יחסית כמובן לעיר תל אביב.

לדייק את האירוע

מה זה אומר לדייק את האירוע? זה אומר לחשוב על כל פרט ופרט מראש, כדי שהכול יעבוד והכל “יתקתק” כמו שצריך. זה אומר שהכול חייב להיות מתוכנן כמו שצריך, מהפרט הראשון ועד לפרט האחרון. זה אומר שאתם צריכים לדעת מראש מי הוא קהל היעד שלכם ומהם הציפיות שלו? מה יגרום לו להרגיש טוב ומה ישמח אותו? תכנון נכון ודיוק של האירוע זה אומר גם בחירת הספקים הנכונים, אלו שיכולים להציע לכם שירות לא פחות ממעולה כזו שיתרום להצלחת האירוע. אז פעם אי אפשר “לפגוע” 100% בשביל כולם, אבל אפשר להיות הכי קרובים לזה ובשביל זה צריך לשאוף לכמה שיותר דיוק.

משיכת מוזמנים לאירוע

כדי שהאירוע יהיה מוצלח, צריכים להיות בו מוזמנים כמו שמתוכנן ובשביל שזה יקרה, בשביל ליצור את הרושם הנכון אתם צריכים לעשות כמה צעדים:

  • הכול מתחיל בהזמנה – אתם רוצים שיגיעו לאירוע שאתם מפיקים ואתם צריכים בשביל זה הזמנה “מזמינה”. מה זה אומר? זה אומר שאתם צריכים להשקיע בעיצוב ההזמנה, צריכים שהיא תהיה מושכת ונראית מצוין. חשיפה להזמנה מושקעת ויפה תגדיל את הסיכויים להגעה לאירוע.
  • ספקו מידע – אתם רוצים לעניין את המוזמנים שלכם ואתם צריכים ליצור אצלם תחושה שהם הולכים ליהנות (מה שחייב כמובן להיות נכון) ובשביל שזה יקרה אתם צריכים לספק להם כמה שיותר מידע על האירוע. אתם צריכים לספר להם מי יהיו המוזמנים בו, צריכים לספר מי יהיו הדוברים ואילו הרצאות יהיו, כמו גם אילו הופעות יהיו אם ישנן.
  • תנצלו את הרשתות החברתיות – אם זהו אירוע עסקי שמיועד לקהל הרחב ואתם רוצים להגיע לטווח רחב של אנשים, אתם צריכים לנצל את הרשתות החברתיות. אתם צריכים לדאוג שבהזמנה הדיגיטלית שלכם יהיו לחצני שיתוף, להפיץ את הבשורה בפייסבוק, אינסטגרם, טוויטר ורשתות אחרות וליצור באז.
  • אפשרות נוחה לרישום – אנשים היום קצרי זמן וחסרי סבלנות. אל תסבכו אותם עם טפסים ארוכים ומורכבים, כי הם יינטשו מהר. במקום זאת תנו להם אפשרות פשוטה להירשם, טפסים מהירים וקצרים למילוי בין אם הם דיגיטליים או פיזיים. עדיף כמובן לבחור את האופציה הדיגיטלית כי היא מהירה יותר ונגישה יותר.

אוכל, קדימה אוכל…

לא רק הצבא צועד על קיבתו. כל כינוס של אנשים מצריך דאגה למעיים שלהם והיום הסטנדרטים הם כאלו שאתם לא יכולים להתפשר על איכות האוכל. בבואכם לארגן אירוע עסקי בתל אביב כמו גם בכל מקום אחר עומדות בפניכם כמה אפשרויות. זה יכול להיות קייטרינג עם אירוח מלא מה שאומר מלצרים שיגיעו את האוכל, זה יכול להיות בופה מה שאומר שאנשים ייגשו וייקחו לעצמם את האוכל שלהם, וזה יכול להיות מגשי אירוח מוכנים מראש.

גם באוכל עצמו יש אפשרויות רבות – חלבי, בשרי, ארוחה מלאה או פינגר פוד בהתאם לשעת האירוע. יש שתי קבוצות שאתם חייבים לקחת גם כן בחשבון. האחת היא קבוצת הצמחונים והטבעונים, שפעם הם היו אחוז זעום באוכלוסייה אבל היום הם כבר רבים ואין אירוע שאין בו מהם וצריך לדאוג להם. צריך לדאוג למנה צמחונית או טבעונית ורצוי שהיא תהיה מכובדת ולא איזה טבעול שיצא מהמקפיא.

חשוב גם שתדאגו לאלו שכשרות רגילה לא מספיקה להם. סביר להניח שהאירוע שלכם יהיה כשר מבחינת אוכל, אבל כדאי לוודא שיהיו גם מנות עם כשרות מהודרת לאלו שלא מספיקה להם כשרות רגילה. כך תתפסו כעסק שדואג לכולם.

הפתיעו את המוזמנים שלכם

מי לא אוהב הפתעות… אין כנראה אחד כזה. בעיקר כשאתם רוצים לגרום לאנשים שמחה וליצור אצלם הקשר חיובי לעסק, כדאי שתפתיעו אותם ותתנו להם מתנות קטנות. פנקו את המוזמנים שלכם בכל הזדמנות, תנו להם מתנות שימושיות כאלו ואחרות, ספקו להם מרצים מעניינים ותדאגו לספק להם ערך מוסף. תהיו יצירתיים כמה שיותר.

אירוע עסקי בתל אביב יכול להיות מוצלח במיוחד ויש כמה דברים שהוזכרו פה שצריך להקפיד עליהם כמו גם רבים אחרים. תשקיעו מחשבה ותכנון מוקדם ותבצעו על הצד הטוב ביותר. גם עם תקציב לא גבוה זה יעבוד.