הפקת אירועים עסקיים קטנים: המדריך המלא לאירוע בלתי נשכח

בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו’, כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ”דאבל בוקינג” של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא “מאבדים” את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם “ללכלך את הידיים” מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו “תוכנית מימון” לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו “בחינם”. ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.