5 טיפים חשובים לבחירת מקום לאירוע חברהֿ

אירועי חברה ניזמים בדרך כלל לשם כמה מטרות, כאשר העיקרית בהן היא הגיבוש בין העובדים, אך לא פחות מכך, על מנת לחזק את מיתוג המעסיק, כלומר לתרום למוניטין של החברה ולשביעות הרצון של העובדים. כך תוודאו שהאולם שבחרתם הוא הטוב ביותר עבור האירוע

מאז הקורונה, חלו שינויים דרמטיים בתרבות הארגונית של חברות גדולות. עובדים רבים עברו למודל של עבודה מהבית , ובלא מעט ארגונים החליטו להמשיך במתכונת הזו, ולשים את הדגש על פרודוקטיביות ועל שביעות רצון העובדים. עם זאת, בעקבות המעבר למודלים היברידיים של עבודה מרחוק, הקשרים הפרונטליים בין העובדים החלו להתפספס, ואחד הדברים שנולדו בעקבות כך, לשם מתן מענה לבעיה זו הם הפקת אירועי חברה, שתורמים לגיבוש בין הצוותים ולתחושת השייכות של העובדים לארגון.

אירועי חברה ניזמים בדרך כלל לשם כמה מטרות, כאשר העיקרית בהן היא הגיבוש בין העובדים, אך לא פחות מכך, על מנת לחזק את מיתוג המעסיק, כלומר לתרום למוניטין של החברה ולשביעות הרצון של העובדים, מתוך התחושה והידיעה שהחברה משקיעה בעובדים שלה, ויוזמת עבורם גם אירועי פנאי מהנים ומושקעים. במילים אחרות – לפנק, לפנק, לפנק…

במקרים רבים, כאשר המטרה היא לגבש בין העובדים, משלבים באירועי החברה גם פעילויות קבוצתיות שונות המעודדות עבודת צוות, תוך כדי משחק ובידור.

אם הוטלה על כתפיכם המשימה להפיק אירוע מסוג זה, אתם ניצבים בפני מספר אתגרים לא פשוטים, אך אם תעבדו באופן מסודר ויעיל, אין ספק שתצלחו אותם והתוצאה הסופית תהיה אירוע מדויק ומוצלח, שהעובדים והחברה יפיקו ממנו הרבה.

כמה טיפים חשובים להפקת אירוע חברה מוצלח

 

1.תקציב

ככל הנראה, בשלב בו אתם נמצאים, קיבלתם לידיכם את הגדרות התקציב שגובש לשם האירוע. כעת עליכם להבין כיצד יש לחלק אותו ולייעד כל חלק עבור מרכיבים שונים באירוע. אחד הדברים החשובים בשלב זה, הוא להבין מהו הסכום העומד לרשותכם לצורך שכירת האולם. כך, ברגע שתתחילו לחפש אחר מקום לאירוע חברה, תוכלו באופן מיידי להצליב את הנתונים ולהבין אם הוא מתאים למגבלות התקציב שלכם. כשתסיירו בין אולמות שונים, תתחילו לקבל מושג לגבי התמחור בפועל, והדבר יסייע לכם בניהול משא ומתן. לרוב המקומות המיועדים לאירועים עסקיים, יהיו גם אפשרויות תמחור מדורגות, שיכולות לעזור לכם לשחק עם התקציב. כך או כך, השאיפה היא כמובן שמחיר האולם, מצד אחד, יהיה משתלם ומהצד השני, שתוכלו להשיג במקום הזה את כל המטרות שלכם מהאירוע, במחיר הנתון.

2.פריסת החללים באולם

בשלב הבא, כלומר לאחר שווידאתם כי הצעת המחיר של האולם מתאימה לתקציב שלכם, מומלץ להתמקד באופן פריסת החללים שבתוך האולם. אירועי חברה, ובמיוחד כאלו שמטרתם גיבוש בין הצוותים בארגון, בדרך כלל כוללים הרצאות, מצגות, פעילויות קבוצתיות, אתנחתות לצורך מינגלינג, הגשת כיבוד וכו'. בעת בחירת האולם, רצוי לוודא שפריסת החללים תואמת את הצרכים של האירוע, בדגש על כל סוגי הפעילויות המתוכננות. עוד נקודה חשובה להתייחסות, היא גודל המקום ביחס לכמות המוזמנים לאירוע. חשוב לוודא שמצד אחד, המקום יהיה מספיק גדול ומרווח, ומהצד השני, שיהיה גם אינטימי מספיק, במיוחד כאשר מדובר באירוע שמטרתו גיבוש וחיבור בין אנשים. השאיפה היא להימנע גם ממצב שהחלל ריק והאווירה לוקה בחסר, והן ממצב של צפיפות ואנשים המתחככים במרפקים אחד של השני. שווה לדון בכך עם נציגי האולם, ולתכנן יחד לפרטי פרטים את הפריסה של המקום בהתאם לתוכנית האירוע.

3.מתקנים

אחד הפרמטרים שיסייעו לכם לדעת שהגעתם למקום המתאים, הוא המתקנים והמכשירים שהאולם מצויד בהם. מתחילים מהדברים הבסיסיים ביותר, ובודקים למשל האם יש מספיק חדרי שירותים כדי להכיל את כל המשתתפים בנוחות, מבלי שיצוור צוואר בקבוק ותורים משתרכים. האם המקום מצויד בפריטי ריהוט נחוצים? בדרך כלל, אירועי חברה כוללים הפעלות גיבוש בצוותים, ופעילויות בקבוצות קטנות יותר, כך שיש לוודא שבמקום יש מספיק כיסאות ושולחנות מתאימים. במקומות מודרניים רבים, יש גם ספות ופריטי ריהוט נאים ונוחים, שמעניקים למקום גם נראות יפה ועדכנית יותר, וחשוב מכך – מאפשרים למשתתפים באירועים להתרווח בנוחות ואף לנוח בעת הצורך.

4.ציוד טכני 

כאמור, אירועים עסקיים ואירועי חברות, בדרך כלל כוללים מצגות, הרצאות ושימוש נרחב במחשבים ובטלפונים ניידים. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם אירועים כזה או אחר לאירוע אותו אתם מפיקים, חשוב לוודא שהמקום מצויד במערך טכנולוגי מתקדם. בדקו – האם יש במקום חיבור Wi-Fi חזק ואמין? האם האולם מצויד במקרנים ומערכת סאונד שיספקו לאורחים את החוויה הטובה ביותר? האם המקום מעמיד לשירותכם צוות טכני שיוכל לסייע אם משהו ישתבש במהלך האירוע? אלו דברים שחשוב לקחת בחשבון, על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

5.האם המקום מיוחד ושונה?

נכון שקודם כל יש לוודא שהמקום מרווח מספיק ומצויד בכל המכשור והמתקנים שאתם זקוקים להם על מנת שהאירוע יתנהל באופן חלק. אבל גם להיבטים של אסתטיקה וסגנון יש חשיבות רבה מאוד, הן להצלחת האירוע וההנאה של המשתתפים בו, והן למוניטין של החברה ולאופן תפיסתה בעיני העובדים. לכן, כדאי להשקיע ולחפש מקומות מיוחדים לאירועים. אולם האירועים הוא פניו של האירוע אותו אתם מפיקים, וככל שהוא יהיה יותר מרשים, יותר מסוגנן ויותר מיוחד – כך גם האירוע עצמו. בדקו – האם הושקעה מחשבה בעיצוב המקום – האם פריטי הריהוט נבחרו בקפידה, האם הצבעים במקום יוצרים הרמוניה, האם גופי התאורה נאים ופריטי הדקורציה מתאימים ונבחרו בסטייל? כמו כן, בדקו האם במקום יש תחושה של ״מקום אחר״, כלומר יש בו משהו שונה משאר המקומות שראיתם. אם השבתם בחיוב על כל השאלות הללו – כנראה שהגעתם למקום הנכון.