איך לבחור אולם אירועים לבת מצווה מושלמת: טיפים להפקה מוצלחת

הילדה שלכם הופכת לנערה ואתם ההורים הגאים, נדרשים כמיטב המסורת, להפיק עבורה חגיגה מושלמת. כמה טיפים שיסייעו לכם לעשות את הבחירות הטובות ביותר

הילדה שלכם הופכת לנערה ואתם ההורים הגאים, נדרשים כמיטב המסורת, להפיק עבורה חגיגת בת מצווה מושלמת, שתתאים באופן מדויק גם לכלת השמחה, גם לכם – מבחינות שונות, לרבות תקציב, סגנון והעדפות אישיות, וגם למשפחה המורחבת ולמעגלי החברים שאתם מעוניינים להזמין לאירוע. 

מוטלות על כתפיכם לא מעט משימות גדולות וקטנות, שתכליתן היא הפקת האירוע המושלם – החל ממציאת אולם אירועים לבת מצווה ועד לבחירת המנות שיוגשו במסיבה. הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לערוך את הבחירות הטובות ביותר.

צעד ראשון בהפקה: הגדרת גבולות התקציב

בכל הפקת אירוע, קטן כגדול, יש להתחיל מהגדרה קפדנית ומדויקת של התקציב. ברגע שתבינו מהו הסכום העומד לרשותכם, תוכלו לקבל תמונה ברורה יותר של האופציות שלכם לגבי היקף האירוע, כלומר כמה אורחים אתם יכולים להזמין לבת המצווה, מהו אולם האירועים שאתם יכולים להרשות לעצמכם לשכור,  מה האפשרויות שלכם מבחינת קייטרינג ועוד. במסגרת הגדרת התקציב, מומלץ כבר בשלב הזה לערוך חלוקה מסודרת של תקציב לאולם, לאוכל, לדי.ג׳יי, לעיצוב המקום, לאטרקציות, למתנות או מזכרות לאורחים ועוד. זהו הזמן להתחיל לחשוב על כל הפרטים, על החלומות, הפנטזיות והרצונות, וגם לשתף את כלת השמחה ולשאול מהו הכיוון שיש לה בראש לגבי האירוע.

צעד שני: כמה אורחים ישתתפו?

בשלב הזה, עליכם להצליב בין התקציב לבין פרמטרים של רצון, העדפות אישיות והסגנון שלכם, וגם היקף המשפחה ומעגלי החברים שלכם ושל הילדה, ולגבש החלטה – כמה אורחים אתם מעוניינים להזמין לאירוע

צעד שלישי: בחירת המקום

בחירת המקום היא ככל הנראה המהלך הקריטי והחשוב ביותר בהפקת אירוע בת המצווה. ישנם מספר פרמטרים שיש לקחת בחשבון בתהליך הזה – הראשון הוא גודל המקום, שצריך לעלות בקנה אחד עם היקף האורחים שקבעתם בשלב הקודם. פרמטר חשוב נוסף הוא כמובן הלימת התקציב את הצעת המחיר של המקום. עוד פרמטר הוא כמובן המיקום הגאוגרפי. מומלץ לבחור מיקום כמה שיותר מרכזי ונוח להגעה. לדוגמא, אם האורחים שלכם מגיעים ממרכז הארץ, חיפוש אולם אירועים בתל אביב יהיה הצעד הנכון. כמובן, כדאי לבחון גם את סגנון של המקום ואת האווירה השוררת בו, על מנת להחליט האם הוא מתאים לכם, אם כי כדאי לקחת בחשבון שעל הפרמטר הזה ניתן גם להשפיע במידה מסוימת, באמצעות עיצוב בהתאמה אישית.

צעד שלישי: בחירת חברת הקייטרינג

יותר ויותר משפחות בוחרות ״להפציץ״ עם האוכל באירועי בר ובת מצווה, ולהגיש לאורחים שלהם מנות מושקעות, טרנדיות ואיכותיות, והצדק איתן. הרי בסופו של דבר, זהו הדבר שהכי זוכרים מהאירוע, במיוחד אם הוא היה טוב בצורה יוצאת דופן. את חברת הקייטרינג עצמה, כדאי לבחור על סמך המלצות ממקור ראשון, עדיף של חברים או מכרים שאתם סומכים על טעמם. אם יש אפשרות כזו, מומלץ להעדיף את חברת הקייטרינג הפועלת מראש כחלק מהשירות של אולם האירועים שבחרתם, שכן, אנשי הצוות – הטבחים, המלצרים והמנהלים, יודעים בדיוק כיצד להתנהל במקום, מה שעשוי למנוע תקלות במהלך האירוע. 

מבחינת בחירת המנות עצמן, כדאי להתעדכן מבעוד מועד לגבי טרנדים קולינריים בארץ ובעולם, ובפרט טרנדים של אוכל באירועים. קחו בחשבון שתחום האוכל באירועי בת או בר מצווה כי הוא מעט גמיש יותר מזה הנהוג בחתונות, וכאן, לעומת חתונה, אין איזו ציפייה מובנית לקבל בופה של סלטים, בופה של תוספות ומנות בשר כמנות עיקריות. זוהי דווקא הזדמנות להביא משהו שונה ומיוחד. ניתן לבחור בקייטרינג צמחוני, או בסגנון מסוים כמו מקסיקני, יפני וכו׳. עוד גימיק נחמד הוא שכירת ״פוד טראקס״ שיגישו מנות רחוב ממקומות שונים בעולם, לעתים ניתן לאמץ פורמט זה כך שיחליף לחלוטין את הבופה המסורתי. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון שחלק גדול מהמוזמנים לאירוע הזה הם ילדים, וכדאי להתאים את התפריט אליהם, כלומר שיהיו מספיק אופציות שילדים יתחברו אליהן, כמו למשל פיצות, המבורגרים ואולי אפילו דוכנים של גלידה, סוכר על מקל, דונאטס, קרפים ועוד. 

צעד רביעי: אטרקציות

נכון שגם דוכני הקינוחים שתיארנו למעלה הם סוג של אטרקציה בפני עצמם, אבל כדאי להבין שאתם נכנסים לתחום תחרותי מאוד, וכבר נוצרו סטנדרטים מסוימים, לפיהם, מומלץ לחשוב על עוד שעשועים וגימיקים לילדים. כאלה שאינם קשורים לאוכל הפעם. מאחר ובת מצווה היא אירוע באווירה ״גירלי״, של בנות, ברוב המקרים, שווה לשקול להביא אטרקציות מתאימות כמו למשל דוכן לשזירת זרים, ודוכני DIY אחרים, שמאוד טרנדים כעת, שהיתרון הגדול בהם הוא שמדובר גם בפעילות במהלך האירוע וגם במשהו שנשאר אחר כך לקחת כמזכרת הביתה – דוכני יצירה, צמות, איפור, קעקועים ועוד ועוד. כמובן, האטרקציה האולטימטיבית היא להביא הופעה של אומן מבוקש ופופולרי, אך עם זאת – הכל תלוי תקציב. ישנן הפעלות פחות ידועות כמו הפעלת ריקוד, ריקוד עם חישוק ועוד, והן לא בהכרח פחות מוצלחות ומומלצות. שווה להתעדכן בטרנדים הכי חמים בתחום.

איזה תוכן כדאי לשלב באירוע בת המצווה?

אחרי הכל, מדובר באירוע מרגש, סימן דרך ונקודת ציון שיש להתייחס אליהם בתוכנית. ההמלצה שלנו היא ללכת על סרטון מרגש או מצחיק (או גם וגם), שתפיקו בני המשפחה והחברים עבור כלת השמחה. בדרך כלל סרטון כזה הוא לא מאוד מסובך או יקר להפקה, ויוצא משהו שמאוד נותן ״גוף״ ותוכן לאירוע. לעומת זאת, על ברכות ארוכות ומייגעות אנחנו ממליצים לקצר מאוד, או לוותר לחלוטין ולברך במעמד אינטימי משפחתי. הטינאייג׳רית (בהתהוות) שלכם, תודה לכם מקרב לב על שחסכתם ממנה את המבוכה.