כל מי שערך פעם אירוע כלשהו, יודע כי זה כרוך בהרבה מאוד משימות וברשימה ארוכה של דברים שיש לדאוג להם.

חשוב מאוד להיערך מראש ולהתחיל כשישה עד ארבעה חודשים מראש, על מנת שהאירוע כולו יהיה מוצלח בסופו של דבר וכל הפרטים יהיו מושלמים.

אבל לפני הכול, חשוב מאוד לשבת עם בת המצווה ולשמוע ממנה מה היא רוצה שיהיה באירוע שלה.

מתאמים עמדות

חשוב לזכור כי למרות שההורים בדרך כלל יודעים מה הם רוצים והם אלו שגם מנהלים את התקציב המשפחתי, בכל זאת, אין לשכוח כי האירוע הוא של הילדה שהגיעה לגיל מצוות. היא זו שאמורה להיות מרוצה מהאירוע והיא זו שתזכור יותר מכולם מה היה ואיך היה. על כן, חשוב מאוד לשמוע ממנה על מה היא חולמת, למה היא מצפה ומה היא רוצה שיהיה באירוע המרכזי של החיים שלה (בינתיים, עד החתונה…) על פי רוב היא כבר בישלה בראשה תוכנית והיא כבר יודעת איך היא רוצה שמסיבת בת המצווה שלה תיראה וחשוב מאוד שההורים יהיו קשובים לחלומות שלה.

זה כולל גם את המקום בו ייערך האירוע, סדר הגודל שלו, התוכנית שתהיה באירוע וכמובן מה ומי יהיו במוזמנים לאירוע.

ברור שמותר לכם ההורים להתערב ולומר את דעתכם כי אחרי הכול, בעל המאה הוא בעל הדעה. אך זכרו כי זה הזמן להתגמש ולהיות קשובים לילדה. כל החלטה שתקבלו בסופו של דבר, היא תזכור לכם לכל החיים, לטוב או למוטב.

מתחילים להתכונן

למי שלא ממש מנוסה והוא עדיין לא ערך כל אירוע, חשוב שידע כי חצי שנה לפני האירוע זה לא מידי מוקדם להתחיל לחשוב על אולם מתאים. אולמות מוצלחים נתפסים מהר ומי שלא תופס אולם בזמן, עשוי למצוא את עצמו נאלץ להתפשר על אולם פחות מוצלח.

אז לפני הכול, חשוב לבחור את התאריך לאירוע. באירוע כמו מסיבת בת מצווה אין ממש חובה להיצמד לתאריך יום ההולדת. כי אחרי הכול לא מדובר בסעודת מצווה שחייבת להיערך בו ביום כפי שנהוג באירועי בר מצווה, בריתות וכדומה. בכל זאת, על מנת לשמור על הסימבוליות של האירוע כן כדאי להיצמד לתאריך הנכון וכך האירוע יהיה הרבה יותר ‘אמיתי’.

מה צריך לעשות לקראת האירוע?

אז הבנתם שבחירת האולם זה השלב הראשון והוא אמור להתבצע מספר חודשים מראש. אחרי שכבר יש לכם את האולם המתאים, אתם יכולים להתקדם הלאה.

כעת אתם צריכים לפנות אל נותני השירות השונים אליהם תזדקקו לצורך ארגון מסיבת בר המצווה.

זה כולל רשימה ארוכה של פרטים –

  • שירותי הסעה לאולם האירועים – עליכם לבדוק את הנושא של הגישה אל אולם האירועים. זכרו כי המשתתפים באירוע בחלקם הם בני נוער צעירים. לא תמיד הם יוכלו להגיע אל האולם בכוחות עצמם. אם מדובר באולם מרוחק, ברור שכך. אך גם אם מדובר במיקום מרכזי בעיר, עדיין לא תמיד יהיה מי שיביא אותם אל האירוע והבעיה המהותית יותר עשויה להיות בחזור מהאירוע. זה עשוי להיות בשעה מאוחרת בלילה וברור שאי אפשר לשלוח ילדים צעירים בשעה כזו לבדם.

מסיבה זו יש לבדוק את הנושא של הסעה אל האולם. קיימים שירותי הסעות המתאימים את עצמם במיוחד לאירועים אשר מתקיימים בערב ואף מסתיימים בשעה מאוחרת.

חשוב לסגור את כל הקצוות עם חברת הסעות שתיקח על עצמה את השירות. יש לסכם מולם מראש את כל הפרטים הרלוונטיים כמו נקודות פיזור בשכונות עבור כלל הנוסעים. שעה משוערת לסיום האירוע וכן הלאה.

  • תוכנית לאירוע – מסיבת בת מצווה מטבעה אמורה להיות אטרקטיבית ומושכת במיוחד עבור בני הנוער שאמורים להשתתף בה. חשוב לוודא כי האולם בו בחרתם יוכל להתאים לסוג התוכנית שאתם רוצים באירוע שלכם. לא בכל אולם תוכלו להביא כל תוכנית ואם לא תשימו לב לכך, התוכנית עשויה שלא להצליח וכל ההשקעה שלכם תרד לטמיון.

מה אתם צריכים שיהיה באולם?

אז ברור שהצרכים ישתנו בהתאם לתוכנית הנבחרת. אך בגדול, חשוב לבדוק כי יש במה במקום מרכזי ובולט באולם. יש לבדוק אם ישנו מסך, אם ישנה אפשרות לעשות שימוש במקרן תוך החשכה של האולם וכן האם ישנם אמצעי הגברה במקום.

כמו כן חשוב לבדוק שיש אפשרות לקשט את האולם עם פרחים או עם עיצובי בלונים בהתאם לרצונכם וכי האולם באופן כללי יוכל להתאים לאירוע הספציפי של מסיבת בת המצווה.

נותני שירות שאמורים להשתתף באירוע

ישנם כמה וכמה נותני שירות שגם איתם יש לסגור את כל הפרטים די זמן מראש. זה כולל את שירותי הקייטרינג, זה כולל גם את הצלם, זה כולל את התקליטן ולמעשה את כל מה שעתיד להרכיב את האירוע.

יש אנשים שמעדיפים להיעזר לצורך כך בחברת הפקה מקצועית.

מזמינים את האורחים

עליכם להכין לעצמכם רשימת מוזמנים ולהזמין את כולם. את ההזמנות אפשר לשלוח בצורה מסורתית באמצעות הדואר ואפשר גם לשלוח באמצעים מתקדים יותר. כמו באמצעות הדואר האלקטרוני, הוואטסאפ או באמצעות פרסום בדף הפייסבוק.

כדאי לבקש אישורי השתתפות מכל המוזמנים על מנת שתיטיבו להיערך בהתאם.

גם את ההזמנות תוכלו לשלוח מספר שבועות מראש על מנת שגם אתם וגם האורחים תוכלו להתחיל להיערך. יהיה לכם הרבה יותר קל לתכנן את שולחנות האירוח וכמובן לסגור את מספר המנות אם תדעו בצורה מדויקת מי הולך להשתתף באירוע.