איך לבחור אולמות לאירועים קטנים: ליצור אווירה ייחודית ובלתי נשכחת

כל מי שמפיק אירוע עסקי, רוצה להותיר רושם גדול וחיובי על האורחים שמוזמנים אליו. בחירת המקום הנכון, שגם יהיה נעים, נגיש ונוח, אבל גם עם טאצ’ שונה ומיוחד – היא התשובה

“כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו”, נכתב בספר האגדי אנה קארנינה, גם כל אולמות האירועים והשמחות הגדולים דומים (מדי) זה לזה, ולכן, אם אתם אתם מתחילים בחיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים, דעו שכבר יש לכם יתרון יחסי, כי יש לכם את הפוטנציאל ההתחלתי של למצוא מקום מיוחד במינו.

המשמעות של המקום עבור הצלחת האירוע

בשורה התחתונה, התוצאה הרצויה שמצופה מהאירוע, היא הותרת רושם חיובי מהחברה שהאירוע הופק מטעמה, או מהלקוח ששכר את שירותכם, המפיקים. מהצד שלכם, אנשי ההפקה, המקום הנכון יכול להפוך את תהליך התכנון להרבה יותר חלק, לספק לכם את כל התוספות הדרושות כדי ליצור את התוצאה הרצויה – החל ממפות וסידורי הפרחים, ועד לחיבור שלכם עם ספקים אחרים, שיכולים לסייע בהוצאת האירוע לפועל. המקום המושלם הוא זה שמצד אחד יהיה מיוחד ומרשים, ומהצד השני, יעיל בהקשר של ההפקה.

הפרמטרים החשובים שיש לחפש במקום לאירוע

למרות שמרכיבים רבים צריכים להתקיים יחד כדי להפיק אירוע בלתי נשכח, מציאת המקום המתאים היא סוג של אמנות. המקום המתאים לאירועים עסקיים צריך להוות מעין הכלאה מורכבת בין פרמטרים טכניים הולמים, ביניהם הקיבולת המתאימה, המיקום והפסיליטיז, ובין אלמנטים שיותר קשה להניח עליהם את האצבע, כמו סטייל ואווירה. נכון שקריטי יותר שבמקום יהיה מספיק מושבים להושיב את כל המוזמנים, אבל מהצד השני, אולם חסר אופי וייחודיות, עלול לפגום באלמנט של אווירה – גורם קריטי לא פחות בהצלחת האירוע. לכן, ההמלצה הגורפת היא לא להתפשר על אף אחד מההיבטים, ולהמשיך ולחפש עד שתמצאו את האחד, תוך אמונה שלמה שיש אחד כזה (ויש, מילה שלנו).

הנה כמה מהפרמטרים המרכזיים שחשוב לוודא שהם מתקיימים במקום: 

מיקום, מיקום, מיקום

הפרמטר הזה לעולם לא יאבד מכוחו. חשוב לזכור שהחוויה של האורחים שלכם מהאירוע, מתחילה כבר מהרגע שהם יצאו מהבית אליו. גם המקום הכי ייחודי ומגניב שיש, לא מצדיק נסיעה של יותר משעה, שתביא את המוזמנים אל האירוע כשהם עייפים ושחוקים. כמו כן, אם תבחרו במקום מרוחק עבור אחוז גבוה מהאורחים שלכם, אתם עלולים לספוג לא מעט ביטולים ואיחורים לאירוע, וזו כבר פגיעה של ממש בעניין.
אם כך, נסו לבחור במיקום שהוא באופן יחסי, הכי נוח להגעה עבור המוזמנים.

עם זאת, במקרה שמדובר באירוע המתקיים בסוף השבוע, ואולי כזה שמתוכנן להיערך במשך יותר מיום אחד, נסו לבחור מקום שהוא אטרקציה בפני עצמו – על המים, עם נוף לשקיעה, או בטרקלין על הגג. 

קיבולת

נשמע כמו חשבון פשוט – למצוא מקום שיכיל את כמות האורחים הצפויה, אבל חשוב שלא לזלזל בפרמטר זה. מובן מאליו שחשוב לוודא שהמקום שבחרתם אינו צפוף מדי, ויכול להכיל בנינוחות את האורחים שהזמנתם. מהצד השני, וזוהי זווית שלא תמיד חושבים עליה, חשוב לא פחות גם לוודא שהחלל לא יהיה גדול מדי עבור האירוע ובכך יגרום לפגיעה אקוטית באווירה ובזרימה. לדוגמא, ארוחת ערב אינטימית של לקוחות, לא תתנהל בצורה הטובה ביותר בתוך אולם אירועים גדול. חדר פרטי במסעדה, או אפילו שולחן גדול ויפה בלב המסעדה, הוא אופציה טובה יותר, שתעניק לאורחים שלכם את האווירה והאנרגיה של המסעדה עצמה, עם אזור שהוא מספיק פרטי ואינטימי, כדי להתנהל באירוע ואף לעשות עסקים. 

אמצעים טכנולוגיים

אין דבר מפחיד ושנוא יותר על ידי מפיקים, מאשר תקלות. כולנו מכירים את “התקפי הלב” הקלים הללו כאשר מתרחשות תקלות במהלך אירוע, ובמיוחד תקלות טכניות כמו סרטון שעבדתם עליו קשה, שנתקע באמצע ההקרנה, או במקרה גרוע יותר – לא עולה על המסך בכלל, והאורחים כבר מאבדים את סבלנותם בציפייה אליו…

לכן, כאשר בוחנים מקומות שונים עבור האירוע, חשוב להבטיח שחלל האירועים מצויד בדיוק במכשירים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות יודעים להתמודד עם הצרכים שלכם בצורה חלקה ככל האפשר. כמה שאלות שכדאי לשאול: האם המקרנים בחדר איכותיים, מתקדמים וידידותיים למשתמש? האם ישנם מסכים זמינים לצורך הקרנת מצגות, או לצורך מיתוג מסחרי של החלל עם הלוגו והמיתוג של הלקוח? האם יש מיקרופון, באמצעותו ניתן לשתף את האורחים במהלך הנאומים?

במקרים מסוימים, המקום יכול להעמיד לשירותכם צוות טכני שיטפל בכל הדברים שלעיל, ויוודא שמכל הבחינות הללו – האירוע זורם חלק וללא תקלות.

רושם ראשוני שעושה את כל האפקט

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. וואוו כמה שזה נכון כשמדובר באירועים, וכמה שהרושם הראשוני הוא חשוב ומשפיע על הצלחת האירוע כולו. האפקט שהאורחים שלכם יחוו ברגע שהם יכנסו לאירוע, שווה זהב. לכן, כשאתם בוחנים מספר מקומות עבור האירוע שלכם, חשוב לבחור את המקום עם גורם ה”וואו” הגדול ביותר. אגב, זה לא חייב בדיוק להיות המקום שאיך שנכנסים אליו, חשים את זה, אלא גם שהמוניטין של מקום תופס בתור גורם משפיע ביותר. למשל, לבחור עבור האירוע את המסעדה הכי נחשבת, שקיבלה את הביקורות המהללות ביותר וקשה מאוד עד בלתי אפשרי להשיג בה מקום – בבקשה, הנה אפקט וואוו. לפני שאתם מתייאשים מעצם הרעיון, חשוב לדעת שלעתים במקומות האלו קל יותר להזמין מקומות לאירוע גדול, או לסגור את כל המסעדה לערב אחד, מאשר להזמין שולחן אחד לשני סועדים. כמובן, גם מקום שמעוצב בצורה ייחודית, מהממת ומרשימה, יעניק לכם את האפקט המבוקש. כאמור, כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, הסיכוי למצוא אחד כזה עולה פלאים.