הפקת אירועי חברה קטנים בתל אביב שנותנת לאורחים שלכם יותר

ברוב אירועי החברה יש חלוקת תפקידים די ברורה – החברה מפיקה והאורחים פשוט מגיעים. מישהו בוחר עבורם את התוכן, מישהו מחליט מתי הם יאכלו, מתי יקשיבו ומתי יהיה מותר סוף סוף לקום מהכיסא. זה יכול לעבוד מצוין אבל זה עדיין משאיר את רוב המשתתפים בתפקיד הקהל. דווקא באירוע קטן אפשר לעשות משהו הרבה יותר מעניין – לתת להם יותר מקום בתוך האירוע עצמו. יותר אפשרות לדבר, יותר גישה לאנשים שבדרך כלל רואים רק במייל, יותר הזדמנות להשפיע, לשאול, לבחור, לנסות ולהגיב. ובמקרים מסוימים, האירוע אפילו יכול לייצר משהו שימושי לחברה לפני שהערב נגמר.

במקום נאום ארוך, הקדישו זמן לשאלות שאף פעם אין זמן לשאול

יש סיבה ששאלות ותשובות מגיעות בדרך כלל בסוף הכנס, כשכולם כבר חושבים על הקפה. הפורמט המסורתי נבנה קודם כל להעברת מסר מלמעלה למטה. אבל אם יש בחדר 100 או 200 אנשים, אפשר להפוך את הסדר. בהפקת אירועי חברה קטנים בתל אביב אפשר למשל לקצר משמעותית את דברי ההנהלה ולהקדיש את הזמן דווקא לשאלות מהקהל. אפשר לאסוף אותן מראש, לפתוח שאלות אנונימיות בזמן אמת או לנהל שיחה שבה גם העובדים מעלים נושאים. פתאום האירוע לא רק מספר לעובדים מה החברה חושבת. הוא מאפשר לחברה לשמוע מה הם חושבים.

השקה? תנו לאורחים לגעת במוצר לפני המצגת

אירוע השקה קטן לא חייב להיות מסך שעליו מקרינים מוצר במשך 40 דקות ואז מזמינים את כולם לבר. אם הקבוצה מצומצמת, אפשר להפוך אותה לקבוצת ההתנסות הכי מעניינת שלכם. תנו ללקוחות או לעובדים שלכם להשתמש במוצר. חלקו אותם לקבוצות קטנות ובקשו מהם לבחור בין שתי אפשרויות, להגיב לפיצ’ר חדש או לספר איפה הם היו משתמשים בו בעצמם. אפשר אפילו לבנות חלק מהאירוע סביב “מה אתם הייתם עושים?” במקום סביב “הנה מה שעשינו”. התוצאה מעניינת משני הכיוונים – האורחים מקבלים חוויה שאין בפרסומת או בוובינר, והחברה מקבלת תגובות אמיתיות בזמן אמת. זה כבר לא רק אירוע השקה. זו מעבדת משתמשים עם קוקטיילים.

החליפו את אזור ה-VIP בגישה אחרת

כשחושבים על לתת יותר באירוע עסקי, קל להגיע מיד למתנות, אוכל פרימיום או אזור VIP. אבל לפעמים הדבר הכי חשוב בארגון הוא בכלל גישה. עובד שביומיום לא יוצא לו לדבר עם סמנכ”ל המוצר. לקוח שמכיר את מנהל המכירות אבל מעולם לא פגש את האנשים שמפתחים עבורו. עובדת חדשה שרואה את המנכ”ל רק באירוע ארגוני שנתי. אירוע קטן מאפשר לערבב את המבנה הזה. במקום שולחן הנהלה סגור, אפשר להושיב מנהלים בין המשתתפים. במקום שאנשי המוצר יעלמו אחרי המצגת, הם יכולים להיות חלק מהמינגלינג. במקום VIP, אפשר לתת לכולם גישה לאנשים שבדרך כלל קשה להגיע אליהם. זה אולי לא מצטלם בצורה נוצצת, אבל הערך של מפגשים מהסוג הזה יכול להישאר הרבה יותר זמן וליצור אימפקט הרבה יותר חזק.

אל תעשו עוד סדנה. תפתרו משהו אמיתי

יש גבול לכמות הפעמים שאפשר לעשות פעילות מודרכת בשם עבודת צוות. אם כבר ריכזתם קבוצה קטנה יחסית של אנשים במקום אחד, למה לא להשתמש בחלק מהזמן כדי לעבוד על שאלה שבאמת מעניינת את החברה? אפשר לתת לצוותים לחשוב על שיפור בתהליך פנימי מעצבן, לבחור רעיונות למוצר הבא, להציע שינוי בחוויית הלקוח או אפילו לבנות יחד את מסורת החברה הבאה. לא מדובר בלהפוך את הערב ליום עבודה. 20 דקות בהן המשתתפים ירגישו שיש להם ערך ממשי, בהחלט יכולות להספיק. ההבדל הוא שהפעילות לא נועדה לגבש אלא פשוט יוצרת תחושת משמעות וחיבור באופן טבעי יותר.

בכנס קטן, הקהל יכול להיות חלק מהתוכן

גם אם אתם מחפשים אולם לכנס בתל אביב, לא חייבים לבנות את היום סביב במה אחת. במקום חמישה דוברים ברצף, אפשר לקיים הרצאה קצרה ואז לפזר את המשתתפים לשיחות קטנות. אפשר להציג דילמה מקצועית ולתת לקבוצות להציע פתרון. אפשר לסיים פאנל בשאלה שממשיכה אל הבר. גלריה דובנוב מציעה חלל פנימי ופטיו אורבני עם פריסה גמישה שמאפשרת ליצור תצורות שונות לכנסים, הרצאות ומינגלינג, מה שמאפשר לעבור בין הקשבה פרונטלית לבין מפגש פחות פורמלי בלי שכל האירוע יישאר באותו מצב. וזה בדיוק היתרון – התוכן לא חייב להסתיים כשהמצגת יורדת מהמסך.

צרו אפשרויות שונות להשתתפות

לא כולם אוהבים לדבר מול קהל, לא כולם רוצים פעילות קבוצתית, ולא כל אחד מגיע לאירוע חברה כדי להפוך פתאום למישהו שהספוט עליו. לכן אירוע שנותן יותר לאורחים לא צריך לדרוש מהם יותר. אפשר לתת כמה דרכים להשתתף. למשל להצביע מהטלפון באמצעות אפליקציה ייעודית, לכתוב שאלה אנונימית, להצטרף לשולחן דיון, לנסות מוצר, לדבר עם מרצה אחרי ההרצאה או פשוט לקחת דרינק ולהקשיב. הבחירה עצמה היא חלק מהחוויה. במקום לנהל את הקהל כאילו כל 100 האנשים רוצים בדיוק אותו דבר, נותנים לכל אחד לבחור עד כמה הוא רוצה להיכנס פנימה ואיך הוא רוצה להשתתף.

ואולי הדבר הכי טוב הוא בכלל מה שקורה אחרי האירוע

אם כבר נאספו שאלות, רעיונות, הצבעות ותובנות, אל תתנו להם ברגע שהמשתתף האחרון יוצא מהדלת. שלחו אחרי האירוע רעיונות מעניינים שעלו בכנס. ספרו אם יש הצעות שעוברות לבדיקה. חזרו ללקוחות שלכם עם מסקנות שעלו בשיחה ועדכנו את העובדים מה נעשה בעקבות הדיון. בדיוק במקום הזה אירוע חד פעמי הופך למשהו מתמשך עם ערך אמיתי. והמשתתפים מבינים שהנוכחות שלהם לא הייתה קישוט. מישהו באמת הקשיב.

גלריה דובנוב ממוקמת בלב תל אביב ובנויה סביב חלל מרכזי ורסטילי ומעוצב ופטיו ירוק מרווח. הגלריה מארחת אירועי חברה, כנסים, השקות ומפגשים עסקיים בפורמטים שונים ומאפשרת התאמה אישית לכל אירוע ולכל חברה. אם אתם מתכננים את האירוע הבא שלכם, צרו איתנו קשר ובואו לפגישת היכרות בגלריה.