בת מצווה

לא נגזים אם נאמר שהמקום בו יתקיים האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר להצלחתו. הוא הסטייל, האיכות וה״לוק אנד פיל״ של האירוע, ולכן חשוב להשקיע את מלוא תשומת הלב בחיפוש עד שתמצאו את האחד המדויק לכם

היום הגדול מגיע, הנסיכה שלכם עומדת לחגוג בת מצווה, ואפילו שזה נראה כאילו רק לא מזמן היא נולדה – זה אכן קורה. המעבר הזה מילדות לנערות אינו פשוט, אך הוא בכל זאת, מעל הכל, אירוע חשוב, מכונן ומשמח. אין ספק שיש סיבה למסיבה, ואתם ההורים תעשו הכל כדי שהאירוע הזה יהיה הרבה יותר ממהמם, אלא גם יוצא דופן, ייחודי ובלתי נשכח עבור כל מי שייקח בו חלק. הצעד הראשון בתוך הפרויקט הזה, צעד שבלעדיו האירוע לא יכול לצאת לפועל, הוא כמובן מציאת אולם לבת מצווה במרכז. לא נגזים אם נאמר שהאולם בו יתקיים האירוע הוא הפקטור החשוב ביותר להצלחת בת המצווה. הוא הסטייל, האיכות וה״לוק אנד פיל״ של האירוע, ולכן חשוב להשקיע את מלוא תשומת הלב בחיפוש עד שתמצאו את האחד המדויק לכם, ולא פחות חשוב – לכלת השמחה. כן, יש גם אותה בתמונה, וכדאי לשתף אותה בתהליך ההפקה, תוך שאתם מוודאים שהבחירות שנעשות מקובלות גם עליה.

לפני שיוצאים לדרך – לאפיין את האירוע

אבל רגע לפני שמסתערים על מנועי החיפוש ומכתתים רגליים, יש כמה דברים שאפשר וכדאי מאוד לעשות, ואלו יקצרו וייעלו את התהליך עד מאוד, ויובילו אתכם ישירות אל המקום המתאים ביותר לאירוע בת המצווה הפרטי שלכם. הכל מתחיל באיפיון מדויק של האירוע, תוך שאתם משיבים ביסודיות על השאלות הבאות.

כמה אנשים יוזמנו?

כמובן שאי אפשר אפילו להתחיל בחיפוש באולם לפני שאתם יודעים מהו גודל אירוע בת המצווה. תשמחו לשמוע שבניגוד אולי לחתונה שלכם, כאן אתם (ואולי גם בתכם), הם היחידים שמחליטים כמה אנשים אתם רוצים להזמין לאירוע. אם אתם סולידיים ומעדיפים אירוע מצומצם – לכו על זה. אם בא לכם (ויש לכם את האפשרות)  לחגוג בהפקת ענק – שלכם. כך או כך, לפני שמתחילים לחפש אולם, חייבים להיסגר על היקף האירוע המשוער.

מאיפה הם מגיעים?

כאשר מחפשים אולם אירועים לבת מצווה כדאי להתמקד באזור גיאוגרפי מסוים, וכלל שתהיו ממוקדים יותר, כך החיפוש יתקצר ויתייעל. הנתון שיסייע לכם בעניין הזה, הוא לבחון את רשימת המוזמנים ולבדוק – מאיזה אזור רובם עומדים להגיע. ככל שתנגישו את המקום עבורם, כלומר ככל שהוא יהיה קרוב יותר לביתם, במיקום שההגעה אליו נוחה ומוכרת, כך יגברו אחוזי ההשתפות באירוע. חשוב מכך – כך תגבר ההנאה של כל מי שישתתף בבת המצווה. נסיעות ממושכות, עמידה בפקקים וכמובן חיפוש חניה, הם תענוג מפוקפק, שעלול לפגוע בחוויה הכוללת מהאירוע.

מאיפה הם מגיעים?

כמובן שאי אפשר לחפש אולם לאירוע בת המצווה, כאשר אתם עדיין לא סגורים על הסכום שיש לכם עבור האירוע בכלל ועבור האולם בפרט. מעבר לזה שלפני שבכלל מתחילים בתהליך ההפקה, חובה לגבש את התקציב לאירוע, כדאי גם קצת ״לעשות שיעורי בית״ ולהבין מהו סדר הגודל של המחירים של האולמות בסדר הגודל של האירוע שאתם מכוונים אליו.

מהו הסגנון שכלת השמחה מעוניינת בו עבור האירוע?

יש כאן המלצה שעלולה להיות מעט טריקית, אבל אתם מכירים את הילדה שלכם הכי טוב, ואנחנו סומכים עליכם שתדעו אם כדאי לכם לאמץ אותה בחופ או לדלג לסעיף הבא. חשוב לזכור שזה האירוע שלה. כלומר, זה האירוע של כל המשפחה שלכם, אבל היא מלכת האירוע, הדמות המרכזית ביותר בו, ולכן כן כדאי לשמוע את דעתה לגבי איך היא רואה אותו בעיני רוחה. כדאי שהבחירות שייעשו בנוגע לאולם, לעיצוב, לאוכל ואף לתוכנית האומנותית, יהיו בהתאם לסגנון של כלת השמחה.

יצאתם לדרך? כמה דגשים שיסייעו לכם לבחור נכון

מיקום מרכזי בראש סדר העדיפויות

כבר הזכרנו כאן את עניין המיקום והנגישות, ונזכיר שוב, כי זה חשוב. אם האולם אותו אתם בוחנים נמצא במיקום מרכזי, נוח וקל להגעה – אתם יכולים מראש להוסיף לו נקודות ולהציב אותו בראש רשימת המועדפים.

האם גודל האולם תואם את היקף רשימת המוזמנים

לא רק מטעמי בטיחות ותקציב, אלא שגודל האולם מהווה גם פקטור מרכזי לאווירה שתשרור באירוע שלכם. במידה והחלטתם ללכת על אירוע קטן, למשל, לא רק שחשוב לבחור במקום שיכיל בצורה נוחה את כל האורחים, חשוב גם שהוא לא יהיה גדול מדי. אולמות אירועים שיהיו ״גדולים על האירוע שלכם״ עלולים לגרום לאווירה ריקנית ואפילו מעט עצובה במהלך האירוע. לכן, אם הלכתם על אירוע מצומצם, כדאי לבחור מראש מקום לא גדול מאוד, אולם שיש בו אווירה חמימה ואפילו ביתית.

האם התמחור של האולם מתאים לתקציב שיש לכם

מצד אחד, כדאי כמובן לבחור באולם שדרישות המחיר שלו עולות בקנה אחד עם הגדרות התקציב שלכם. מצד שני, אם נתקלתם באולם שהוא ״וואוו״ – בסטייל, בייחודיות ובאווירה, יתכן שכדאי לשקול להתגמש עם התקציב, שהרי האולם עושה את האירוע.

האם הסגנון מתאים לכם?

לא משנה כמה האולם הוא ״פיין״ ובסטייל, אם הוא לא מתאים באופן אישי לסגנון של משפחתכם, אולי כדאי לעבור לאופציה הבאה. על מנת להפיק אירוע אותנטי, באווירה משפחתית ונעימה, חשוב שהמקום יתאים באופן המדויק ביותר לסגנון המאפיין אתכם.

האם המקום מציע שירותים נוספים שיקלו עליכם?

אם במקום מציעים ״לסגור לכם פינות״ עם שירותי קייטרינג מומלצים, שירותי סאונד ותאורה, עיצוב אירועים ועוד – זהו פלוס רציני לגבי האולם, מאחר וכל אלו יכולים לקצר משמעותית את רשימת המטלות שלכם, ולהוריד מכם הרבה מתח בתקופה הזו. 

כל מי שערך פעם אירוע כלשהו, יודע כי זה כרוך בהרבה מאוד משימות וברשימה ארוכה של דברים שיש לדאוג להם.

חשוב מאוד להיערך מראש ולהתחיל כשישה עד ארבעה חודשים מראש, על מנת שהאירוע כולו יהיה מוצלח בסופו של דבר וכל הפרטים יהיו מושלמים.

אבל לפני הכול, חשוב מאוד לשבת עם בת המצווה ולשמוע ממנה מה היא רוצה שיהיה באירוע שלה.

מתאמים עמדות

חשוב לזכור כי למרות שההורים בדרך כלל יודעים מה הם רוצים והם אלו שגם מנהלים את התקציב המשפחתי, בכל זאת, אין לשכוח כי האירוע הוא של הילדה שהגיעה לגיל מצוות. היא זו שאמורה להיות מרוצה מהאירוע והיא זו שתזכור יותר מכולם מה היה ואיך היה. על כן, חשוב מאוד לשמוע ממנה על מה היא חולמת, למה היא מצפה ומה היא רוצה שיהיה באירוע המרכזי של החיים שלה (בינתיים, עד החתונה…) על פי רוב היא כבר בישלה בראשה תוכנית והיא כבר יודעת איך היא רוצה שמסיבת בת המצווה שלה תיראה וחשוב מאוד שההורים יהיו קשובים לחלומות שלה.

זה כולל גם את המקום בו ייערך האירוע, סדר הגודל שלו, התוכנית שתהיה באירוע וכמובן מה ומי יהיו במוזמנים לאירוע.

ברור שמותר לכם ההורים להתערב ולומר את דעתכם כי אחרי הכול, בעל המאה הוא בעל הדעה. אך זכרו כי זה הזמן להתגמש ולהיות קשובים לילדה. כל החלטה שתקבלו בסופו של דבר, היא תזכור לכם לכל החיים, לטוב או למוטב.

מתחילים להתכונן

למי שלא ממש מנוסה והוא עדיין לא ערך כל אירוע, חשוב שידע כי חצי שנה לפני האירוע זה לא מידי מוקדם להתחיל לחשוב על אולם מתאים. אולמות מוצלחים נתפסים מהר ומי שלא תופס אולם בזמן, עשוי למצוא את עצמו נאלץ להתפשר על אולם פחות מוצלח.

אז לפני הכול, חשוב לבחור את התאריך לאירוע. באירוע כמו מסיבת בת מצווה אין ממש חובה להיצמד לתאריך יום ההולדת. כי אחרי הכול לא מדובר בסעודת מצווה שחייבת להיערך בו ביום כפי שנהוג באירועי בר מצווה, בריתות וכדומה. בכל זאת, על מנת לשמור על הסימבוליות של האירוע כן כדאי להיצמד לתאריך הנכון וכך האירוע יהיה הרבה יותר 'אמיתי'.

מה צריך לעשות לקראת האירוע?

אז הבנתם שבחירת האולם זה השלב הראשון והוא אמור להתבצע מספר חודשים מראש. אחרי שכבר יש לכם את האולם המתאים, אתם יכולים להתקדם הלאה.

כעת אתם צריכים לפנות אל נותני השירות השונים אליהם תזדקקו לצורך ארגון מסיבת בר המצווה.

זה כולל רשימה ארוכה של פרטים –

• שירותי הסעה לאולם האירועים – עליכם לבדוק את הנושא של הגישה אל אולם האירועים. זכרו כי המשתתפים באירוע בחלקם הם בני נוער צעירים. לא תמיד הם יוכלו להגיע אל האולם בכוחות עצמם. אם מדובר באולם מרוחק, ברור שכך. אך גם אם מדובר במיקום מרכזי בעיר, עדיין לא תמיד יהיה מי שיביא אותם אל האירוע והבעיה המהותית יותר עשויה להיות בחזור מהאירוע. זה עשוי להיות בשעה מאוחרת בלילה וברור שאי אפשר לשלוח ילדים צעירים בשעה כזו לבדם.

מסיבה זו יש לבדוק את הנושא של הסעה אל האולם. קיימים שירותי הסעות המתאימים את עצמם במיוחד לאירועים אשר מתקיימים בערב ואף מסתיימים בשעה מאוחרת.

חשוב לסגור את כל הקצוות עם חברת הסעות שתיקח על עצמה את השירות. יש לסכם מולם מראש את כל הפרטים הרלוונטיים כמו נקודות פיזור בשכונות עבור כלל הנוסעים. שעה משוערת לסיום האירוע וכן הלאה.

• תוכנית לאירוע – מסיבת בת מצווה מטבעה אמורה להיות אטרקטיבית ומושכת במיוחד עבור בני הנוער שאמורים להשתתף בה. חשוב לוודא כי האולם בו בחרתם יוכל להתאים לסוג התוכנית שאתם רוצים באירוע שלכם. לא בכל אולם תוכלו להביא כל תוכנית ואם לא תשימו לב לכך, התוכנית עשויה שלא להצליח וכל ההשקעה שלכם תרד לטמיון.

מה אתם צריכים שיהיה באולם?

אז ברור שהצרכים ישתנו בהתאם לתוכנית הנבחרת. אך בגדול, חשוב לבדוק כי יש במה במקום מרכזי ובולט באולם. יש לבדוק אם ישנו מסך, אם ישנה אפשרות לעשות שימוש במקרן תוך החשכה של האולם וכן האם ישנם אמצעי הגברה במקום.

כמו כן חשוב לבדוק שיש אפשרות לקשט את האולם עם פרחים או עם עיצובי בלונים בהתאם לרצונכם וכי האולם באופן כללי יוכל להתאים לאירוע הספציפי של מסיבת בת המצווה.

נותני שירות שאמורים להשתתף באירוע

ישנם כמה וכמה נותני שירות שגם איתם יש לסגור את כל הפרטים די זמן מראש. זה כולל את שירותי הקייטרינג, זה כולל גם את הצלם, זה כולל את התקליטן ולמעשה את כל מה שעתיד להרכיב את האירוע.

יש אנשים שמעדיפים להיעזר לצורך כך בחברת הפקה מקצועית.

מזמינים את האורחים

עליכם להכין לעצמכם רשימת מוזמנים ולהזמין את כולם. את ההזמנות אפשר לשלוח בצורה מסורתית באמצעות הדואר ואפשר גם לשלוח באמצעים מתקדים יותר. כמו באמצעות הדואר האלקטרוני, הוואטסאפ או באמצעות פרסום בדף הפייסבוק.

כדאי לבקש אישורי השתתפות מכל המוזמנים על מנת שתיטיבו להיערך בהתאם.

גם את ההזמנות תוכלו לשלוח מספר שבועות מראש על מנת שגם אתם וגם האורחים תוכלו להתחיל להיערך. יהיה לכם הרבה יותר קל לתכנן את שולחנות האירוח וכמובן לסגור את מספר המנות אם תדעו בצורה מדויקת מי הולך להשתתף באירוע.