יוצאים לדרך עם הפקת האירוע: טיפים ודגשים לתכנון חתונה מושלמת

כל הפקה מקצועית ונכונה, מתחילה מרשימות מסודרות של המטלות, ודירוג של רמת החשיבות והדחיפות שיש לטפל בהן. כמה דגשים וטיפים שיסייעו לכם לייעל את תהליך הפקת החתונה

וואוו זה באמת קורה. כבר כמה חודשים שאתם ב״היי״ מטורף מאז האירוסין, ועכשיו זה מתחיל להיות אמיתי. צריך לפצוח בתהליך הפקת האירוע הגדול (או הקטן, תלוי בכם), וזה מתחיל לקבל צורה. השילוב של ההתרגשות העצומה, יחד עם חוסר הניסיון שלכם בהפקת אירועים, עלול לייצר סטרס גבוה ולא מעט חששות. יש לכם המון דברים לסגור, המון בחירות לעשות וים של החלטות לקבל, כאשר כל אחת מהן נדמית לכם חשובה וגורלית יותר מהשנייה. אז רגע לפני שנכנסים לטירוף מיותר, ומתחילים לסבול מנדודי שינה ומלחץ, הנה כמה דגשים וטיפים לתכנון חתונה מושלמת – שיעשו לכם סדר.

קודם כל להבין מהו סדר העדיפויות שלכם

כל הפקה מקצועית ונכונה, מתחילה מרשימות מסודרות של המטלות, המדורגות לפי רמת החשיבות והדחיפות שיש לטפל בהן. אם אתם רוצים לעבוד ממש כמו מפיקי אירועים מקצועיים, חשוב שיהיה גם ״דד ליין״, כלומר תאריך יעד לביצוע כל משימה. במרבית המקרים, בהפקת חתונות, ההיגיון אומר שהמשימות החשובות והדחופות ביותר יהיו מציאת האולם ושריון תאריך ושעה, ובחירת שירותי קייטרינג שיפעלו באירוע, בהתאם לתאריך ולשעה שנקבעו מול האולם. תשמחו לשמוע שלא פעם, ניתן לסגור את שתי המשימות החשובות האלו בבת אחת, כלומר לשכור אולם שמציע גם שירותי קייטרינג שכבר פועלים בו ״בילט אין״. מעבר לכאב הראש והזמן שהאופציה הזו תחסוך מכם, יש בה יתרונות נוספים – צוותי קייטרינג שמכירים אולם מסוים, ובמיוחד את המטבחים שלו ואת פריסת המקום, מבחינת מערך ההגשה והפינוי, עובדים ביעילות רבה יותר וכל החלק הזה של הגשת המנות לאורחים (שהוא אחד החשובים באירוע, אם לא ה-), זורם ומתקתק טוב יותר. כמובן, אין זה אומר שאנחנו ממליצים להתפשר על איכות האוכל – אם לא התחברתם למנות, לסגנון ולרמה, המשיכו לחפש חברה אחרת. יש לציין שאם הגעתם לאולם אירועים בסטנדרט גבוה, סביר שגם חברת הקייטרינג הפועלת בתוכו היא ברמה גבוהה, בהתאם. באותו האופן, ברוב המקרים תוכלו לסגור גם את שירותי הבר (אלכוהול), הפועלים במקום.

רק לאחר בחירת האולם וחברת הקייטרינג, ושריון המועד מול כולם, תוכלו להתקדם למרכיבים נוספים של האירוע – בחירת די.ג׳יי, צוות צילום, עיצוב האולם לקראת האירוע, איפור-שיער, שמלת כלה וחליפת חתן, מתנות לאורחים, תכנון טקס החופה והתוכנית האומנותית ועוד אטרקציות או דברים קטנים יותר שאולי תרצו לשלב באירוע.

דגשים לבחירת האולם: מה יש לקחת בחשבון?

התקציב

במסגרת רשימת המטלות שאתם מכינים, המשימה הראשונה והחשובה ביותר, למעשה קודמת לאולם בחשיבותה, היא כמובן הגדרת התקציב לאירוע. בלי לדעת מהו הסכום שעומד לרשותכם לצורך החתונה, לא תוכלו בעצם להתקדם עם אף משימה, בוודאי לא עם בחירת האולם. לכן, לאחר שדיברתם עם ההורים, אספתם מכל הצדדים את הסכומים שהם העניקו לכם ברוב נדיבותם, חשוב לערוך רישום מדויק ולהבין מהו המספר הסופי שאתם יכולים לעבוד איתו. כמובן, האולם הוא בדרך כלל המרכיב היקר ביותר בין מרכיבי האירוע (אלא אם אתם מתכננים להביא את עומר אדם להופיע בחתונה, או למשל להגיע בעצמכם במטוס פרטי, לא שופטים). לכן, חשוב לדעת מבעוד מועד כמה כסף יש לכם לצורך האולם, ורק אז לצאת ולחפש מקום שתוכלו לעמוד בדרישותיו.

ההיקף

מובן מאליו שאי אפשר לבחור מקום לחתונה מבלי לדעת קודם כמה אנשים עומדים להשתתף באירוע שלכם, לפחות בהערכה גסה. בשלב הזה גם תידרשו להחליט – האם אתם מעוניינים באירוע גדול, שימנה יותר מ-200 איש, או שמא אתם מעדיפים חתונה אינטימית ומצומצמת. בהחלטה הזו מעורבים כמה גורמים – קודם כל יש לבדוק האם התקציב שלכם בכלל מאפשר לכם לקיים אירוע גדול, וגם האם יש גורמים אחרים שרוצים לקחת חלק בהחלטה הזו, לכאן או לכאן. לעתים קרובות, ההורים מעוניינים להזמין רבים ממכריהם, למשל, מה שלא משאיר ברירה אלא להגדיל את היקף המשתתפים באירוע. העניין הזה עלול ליצור לא מעט מתח, וחשוב שתהיו נאמנים לעצמכם בהחלטה הזו, תוך שאתם מזכירים לעצמכם שזה קודם כל ומעל הכל – האירוע שלכם, הכלה והחתן.

הסגנון

כמובן, אחד הפרמטרים החשובים בבחירת האולם הוא כמו הסגנון שלו אל מול הסגנון שלכם. ישנם זוגות שחולמים להתחתן בטבע, במקום פתוח, ישנם זוגות שמעדיפים נוחות מודרנית ומדמיינים דווקא אירוע באווירה אורבנית עם אדג׳ וסטייל ועוד ועוד. כל מקום מעוצב באופן שונה, ומציע אווירה שונה לחלוטין. גם כאן, חשוב מאוד להיות נאמנים לעצמכם ולוודא שהמקום שאתם בוחרים ישקף את הסגנון האישי שלכם.

המיקום

במקרים רבים, כאשר מחפשים אולם לחתונה, המיקום הוא פרמטר קצת ״אנדר-רייטד״ שתופס חשיבות משנית למדי, וחבל. למעשה, המיקום של האולם יכול להוות גורם מכריע של ממש בחוויה של האורחים שלכם. אם ההגעה לחתונה שלכם תאלץ את המשתתפים לבלות למעלה משעה על הכביש, ההנאה שלהם תלך ותיפגע, וגם המצב בו הם יגיעו בסופו של דבר לאירוע, ישתנה בהתאם. במיוחד אם האירוע נערך בשעות הערב, לדבר הזה יש משמעות גדולה. חישבו על כך שהאורחים שלכם עושים את דרכם לחתונה לאחר יום עבודה, ואז עוד צפויה להם נסיעה מתמשכת… בקיצור, הבנתם את הרעיון. במילים אחרות, ככל שתצליחו למצוא מקום נגיש, מרכזי וקל להגעה, כך נקודת הפתיחה של האירוע שלכם תהיה טובה יותר.

המועד

השאלה העיקרית שצריכה להישאל בהקשר של מועד האירוע, היא האם מדובר באירוע ערב או חתונה ביום שישי בצהריים. לא כל המקומות המיועדים לאירועים מתאימים לשני המועדים, ולא בכל אולם קיימת האופציה הזו. לכן, לפני שמתחילים לחפש אולם, כדאי לחשוב איזה מועד יותר מדבר אליכם, ובכך לצמצם את המבחר ולייעל את תהליך החיפוש.