מדריך מקיף: טיפים למציאת אולם אירועים מושלם במרכז הארץ

אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע אותו אתם מפיקים, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע

בין שמדובר באירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע חברה או אולי בכלל חתונה או בר מצווה, הפקת אירעים מצריכה תכנון קפדני, ירידה לפרטים הקטנים ביותר, ובניית סדר עדיפויות נכון. אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע, והחלטתם למקד את החיפוש סביב אולם אירועים במרכז הארץ, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע. דעו כי לא ניתן להמעיט בחשיבות התאמתו של האולם לאירוע שלכם, ולא נגזים אם נאמר שביכולתו של המקום לרומם את האירוע לגבהים ולרשום הצלחה מסחררת, ומהצד השני, הגורם הזה בהחלט יכול גם לחבל בהכל, במידה ואינו מתאים בדיוק לצרכי האירוע. איך מוצאים את המקום המושלם לאירוע ? זהו תהליך שיש לעשות ביסודיות ובסבלנות, אך דעו שאיתור האולם המתאים ביותר הוא בהחלט משימה אפשרית.

הפרמטרים החשובים לבדוק כשבוחנים את התאמתם של אולמות אירועים שונים

עלות האולם אל מול עוגת התקציב שלכם

כמובן, לא ניתן להתחיל לחפש אולם עבור האירוע לפני שיש בידיכם את התקציב הנתון עבורו. למעשה, לא ניתן כלל להתחיל בתהליך ההפקה ללא תקציב מגובש וחד משמעי. חשוב שתהיו מודעים מראש למגבלות המשאבים הפיננסים שלכם, לפני שאתם מתחילים לבדוק אולמות אירועים שונים. באופן זה, תחסכו זמן ועוגמת נפש, שמציאת מקום שהוא לכאורה מושלם, אך חורג משמעותית ממגבולות התקציב שלכם. לכן, מומלץ לעבוד בסדר הפוך – קודם כל להבין כמה אתם יכולים לשלם לאולם, ורק אז להתחיל לחפש את המקום. כמו כן, זיכרו שהתקציב שלכם אמור להספיק לעוד מרכיבים בהפקת האירוע – אוכל, שירותי סאונד, תאורה, עיצוב ועוד ועוד. לכן, כדאי שלא לחרוג מגבולות התקציב, אחרת תצטרכו לקצץ במרכיבים אחרים, שעלולים להיות חשובים גם הם. יש לציין שבמקומות שונים יוכלו לגלות גמישות במחיר, במידה ותתפשרו על מועדים פחות מבוקשים וכדומה.

היקף האירוע המתוכנן אל מול הקיבולת של האולם

להיבט של קיבולת המקום, כנגד אורך רשימת המוזמנים שלכם לאירוע, יש מספר משמעויות חשובות. ראשית, ישנו ההיבט הבטיחותי, שכמובן חשוב לקחת בחשבון, ויש לציין שגם אם מבחינתכם, אין בעיה שהאורחים יחוו צפיפות מסוימת, הנהלת האולם עצמה צריכה לפעול בהתאם לחוקי בטיחות שונים, ולא יוכלו לאפשר לכם לדחוס יותר ממה שהמקום יכול להכיל לפי החוק. כמו כן, מן הסתם, מוטב שלאורחים שלכם יהיה נוח ומרווח, במיוחד בתקופת פוסט-קורונה, בה המרחב האישי תופס חשיבות גבוהה יותר מבעבר. לכן, תמיד כדאי לקחת טווח ביטחון מסוים בהיבט הקיבולת, ואם לדוגמא, יש לכם 200 מוזמנים ברשימה, לשכור מקום שיכול להכיל 250 אורחים.

מהצד השני, גם לא מומלץ לשכור מקום גדול מדי, שכן, באופן זה גם תבזבזו כסף לשווא, על מקום מרווח יותר ממה שאתם זקוקים לו, וגם עלולה להיות באירוע אווירה פחות מגובשת, כאשר המשתתפים מתפזרים בחלל הגדול, ופחות מתקשרים זה עם זה.

כיצד לבחור מיקום מרכזי ונגיש לאירוע שלכם?

בחירת מיקום מרכזי ונגיש לאירוע שלכם היא קריטית להצלחת האירוע ולאחוזי ההשתתפות הגבוהים. ״מרכז הארץ״ עלול להיות ביטוי מעט אמורפי, במיוחד בהקשר של אולמות אירועים. אם כבר החלטתם לקיים את האירוע במרכז, כדאי לוודא שמיקום האולם הוא באמת מרכזי ומוכר לכל. אם רוצים ללכת על בטוח, שווה למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, וכך להבטיח שהאירוע שלכם יתקיים במקום שכולם ישמחו להגיע אליו. חשוב לקחת בחשבון כי המיקום בו יתקיים האירוע עלול להיות פקטור מכריע עבור חלק מהמוזמנים שלכם, אם לא עבור רובם. יש להודות באמת, כאשר אנחנו מוזמנים לאירוע במיקום שפחות נוח לנו להגיע אליו, עולה הסבירות שנבטל את השתתפותנו בו. במילים אחרות, אם חשוב לכם שאחוזי ההשתתפות באירוע יהיו גבוהים, בחרו במקום מרכזי ואם אפשר גם אטרקטיבי.

מקום עם עיצוב וסגנון מיוחדים יבטיח אירוע מיוחד

אז אחרי שדיברנו פרקטי פרקטי פרקטי – מגבלות תקציב, קיבולת, מיקום מרכזי… עכשיו לתוכנית האמנותית. וכן, זה לא פחות חשוב. כלומר, בלי כל אלו מלמעלה כמובן לא יכול להתקיים אירוע, אבל בלי סטייל ו״קטע״ לא יכול להתקיים אירוע מוצלח, מיוחד ובלתי נשכח. יש סיבה לתכנון והפקת האירוע הזה, יש כאן יעדים ומטרות, וחשוב להגשים ולמלא את כולם, ובלי לקפח אף אחד מהם. אז כמובן, חשוב שהמקום בו יתקיים האירוע יהיה מיוחד, מסוגנן, שיקי, עדכני, ואם אפשר, שיהיה בו משהו שונה, משהו פחות צפוי, פחות גנרי. בדרך כלל ה״אקס פקטור״ הזה מושג באמצעות עיצוב מושקע, אך לא פעם הייחודיות נובעת מעצם היותו של המקום מיוחד מראש. הכוונה למקומות שאולי אפילו לא נועדו במקור לשמש כאולמות אירועים. למשל מקומות שהם בכלל בית קפה, ספרייה, מוזיאון, גלריה, יקב יין ועוד ועוד. בשנים האחרונות, מקומות רבים מסוג זה עוברים הסבה ואדפטציות לכדי אולמות אירועים, כולל כל הפסיליטיז הדרושים, לרבות ציוד ומתקנים להכנת ולהגשת אוכל. נסו לבחור במקום יוצא דופן, וכך תבטיחו שגם האירוע יהיה מיוחד. 

מקום עם קייטרינג שווה ואיכותי

במקומות רבים, האוכל, כלומר שירותי הקייטרינג הם ״בילט איןֿ״ והם חלק חשוב ומרכזי משירותי האולם. כיום כבר אין אירוע, מכל סוג שהוא, שהאוכל לא תופס בו תפקיד מרכזי. בין שמדובר באירוע חברה, אירוע עסקי או כמובן שמחות כמו חתונות, בריתות ובר/בת מצוות, מצופה מהמארחים להשקיע ולפנק עם המנות המוגשות לאורחים במקום. לכן, אם מצאתם מקום שמוצא חן בעיניכם, ואתם שוקלים אותו בחיוב, הדבר הבא שכדאי לבדוק בו הוא האוכל.