בכל עיר ועיר יש לנו כמה וכמה אולמות המתאימים לאירועים. זוג שפונה לחפש את המקום בו הם יכרתו את ברית הנישואין ביניהם, עשוי למצוא את עצמו בדילמה לא פשוטה. על מה חשוב לשים דגש כאשר באים לבחור את האולם המתאים? איך יודעים האם האולם אכן יענה על הדרישות שלנו ועל הציפיות של האורחים שלנו ומעל הכול, איך נתאים את האולם מבחינת קהל המוזמנים?

אז בדיוק לשם כך אנחנו כאן. אנחנו נעשה סדר בכל הנושא של אולמות אירועים ובחירה נכונה באולם הנכון לאירוע הנכון.

מורה נבוכים לחתן ולכלה

אז החלטתם להינשא. שיהיה במזל טוב!

השלב הראשון בדרך לחתונה זוהי הבחירה באולם האירועים.

למרות שיש היום כל כך הרבה מקומות לעריכת אירועים. אולמות וגני אירועים, הביקוש עובר את ההיצע ואולמות נחשבים נתפסים מהר. במיוחד אם מדובר בימים מבוקשים כמו ימי חמישי. זוג שרוצה להתחיל להיערך לחתונה, חייב בראש ובראשונה ‘לתפוס’ לעצמו תאריך באולם הרצוי. משם אפשר יהיה להתקדם הלאה לכל המשימות הבאות.

במה יש להתחשב בעת הבחירה באולם האירועים?

  • האזור בו ממוקם האולם

אז לפני הכול, המיקום של האולם. זו הנקודה הכי משמעותית. על פי רוב ירצו בני הזוג לערוך את האירוע בקרבה למקום מגוריהם. ברור שכך. אך חשוב לזכור כי אם מדובר באירוע עם מאות מוזמנים, הרי שאם עבור כל אלו ההגעה לאירוע תהיה כרוכה בנסיעה ארוכה ומייגעת, הרי שבכך תטריחו אותם יתר על המידה והם יגיעו אל האירוע יגעים מהדרך. לא תמיד הם יקבלו את התחושה כי אכן היה שווה לנסוע, לטרוח ולהגיע עד לאום המרוחק. כך שאם רוב רובם של האורחים שלכם מתגוררים באזור הצפון, לא יהיה זה חכם לסחוב את כולם למרכז או לירושלים. מנגד, אם כולם גרים במרכז, כדאי ומומלץ לבחור את אחד האולמות הממוקמים באזור וכך להנגיש לכולם את האירוע.

  • הגודל של אולם האירועים

הפרמטר הבא והחשוב גם כן זוהי ההתחשבות בגודלו של האולם. אולם האירועים  אמור להכיל את כל האורחים שלכם בצורה מרווחת ונוחה. אתם לא רוצים להגיע למצב אשר בו לא יהיו די מקומות ישיבה עבור כולם ותוך כדי מהלך האירוע תצטרכו לאלתר פתרונות מפה ומשם. כמו הוספת שולחנות בפינות נידחות באולם וכדומה. לשם כך, אתם צריכים להיות מאוד מאורגנים ומסודרים מראש. שבו עם רשימת המוזמנים, בקשו מכולם לאשר את קבלת ההזמנה ואת ההגעה שלהם לאירוע. בהתאם לרשימה הזו, סדרו את הרכב השולחנות באירוע בהתאם לקטגוריות. שולחן למשפחה, שולחן לחברים, שולחן לילדים וכן הלאה. אם תסדרו כך את המוזמנים שלכם באירוע, תוכלו לוודא כי יש  מספיק מקומות לכולם.

  • אפשרויות הגישה לאולם

לא כל אולמות האירועים מציעים גישה נוחה מבחינת התחבורה הפרטית או הציבורית. יש אולמות הנמצאים בירכתי ערים אשר הגישה אליהם היא ממש לא נוחה. מלבד זאת, לא תמיד יהיו שם מקומות חניה בכמות מספקת והאורחים עשויים למצוא את עצמם סובבים את אזור האולם משך שעה ארוכה עד שהם יצליחו למצוא לעצמם מקום ראוי לשמו לחנות בו.

אז אל תשכחו לבדוק גם את הנושא הזה כשאתם בודקים את האפשרויות ואת אולמות האירועים באזור הרצוי לכם.

בקרו באולם

כיום יש לכל אולם אתר אינטרנט מרשים המציג את כל מה שיש לאולם להציע לאורחים ולחוגגים. התמונות על פי רוב משכנעות ומושכות מאוד. אך האם באמת כל אולם נראה כפי שהוא מוצג באתר? האם התחושה המתקבלת באירוע תואמת את התיאורים הנוצצים שמתוארים ביד אומן באתר? האמת היא ש –  ממש לא…

על מנת לבדוק האם האולם אכן עונה על כל הדרישות שלכם, אין מנוס מלטרוח ולהגיע למקום בעת שנערך בו אירוע דומה לזה שאתם מתכננים. אירע בסדר גודל דומה מבחינת כמות המשתתפים ומבחינת אופי האירוע.

כאשר אתם באים לבקר במקום כמבקרים מבחוץ, אתם יכולים להתרשם מהאולם כפי שהוא נראה בזמן אמת. זה כולל את המראה הכללי של האולם מבחינת העיצוב והיופי שלו, זה כולל את האווירה שנוצרת במקום בעת האירוע כאשר השולחנות ערוכים והמלצרים מגישים לאורחים את המנות. זה כולל גם את השילוב של המוסיקה באירוע ואיכות הסאונד וכן הלאה. זה כמובן הזמן גם לעקוב מעט אחרי עבודת הצוות. כדאי לבחון את התנהלותם של המלצרים והיחס שהם מעניקים לאורחים. את מהירות העבודה שלהם ואת ההיענות שלהם לבקשות האורחים.

כך גם תוכלו להתרשם מהאקוסטיקה של האולם על ידי שתקשיבו מהצד לתזמורת. איך היא נשמעת, האם היא לא רועשת ורועמת מידי? האם היא לא יוצרת תחושה של עומס ובלגן? אולם שאינו בנוי נכון, המוסיקה לא תישמע שם בצורה נעימה לאוזן וחשוב לתת על כך את הדעת.

לדבר עם האורחים

מלבד ההתרשמות שלכם מהאולם, יש מקום לפנות אל האורחים ולשאול אותם לתחושות שלהם באירוע. האורחים שמשתתפים בפועל באירוע יוכלו להעיד יותר מכל אחד אחר על החוויה שהם חווים באותו אולם. זה כולל את היחס שהם מקבלים מהצוות, זה כולל את הטעמים של המנות המוגשות להם, את רמת הטריות שלהם, את מהירות התגובה של המלצרים לכל בקשה וכן הלאה.

אחרי האירוע כדאי שתפנו גם לחתן כלה ותשאלו אותם האם הם נהנו מהיחס שהם קבלו, האם השירות היה טוב והוא ענה על כל הדרישות שלהם. זוהי הדרך הנכונה לאירוע מוצלח באולם מוצלח.