מדריך מקיף: איך לתכנן ולהפיק אירועי חברה מוצלחים

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים “אמיתיים”, בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת “צ’ק ליסט” מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה”צ’ק ליסט” של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו’).

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים.