9 דברים שחשוב לבדוק לפני שבוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב

סיור באולם אירועים הוא מקום שקל מאוד לקבל בו החלטות לא נכונות. החלל מסודר, התאורה מחמיאה, הכל שקט, איש המכירות יודע בדיוק איפה לעמוד, ואתם כבר מדמיינים את האירוע. הבעיה היא שביום האמיתי המקום לא יהיה ריק. יהיו בו אנשים, תורים, מצגת, מלצרים, מוזיקה, מנהלים שמאחרים, אורחים שמחפשים שקע ומישהו שיגלה חמש דקות לפני ההרצאה שהמחשב שלו לא מתחבר למסך. לכן לפני שסוגרים מקום, אל תסתפקו בשאלה אם הוא יפה. תעשו לו מבחן מציאות.

1.עמדו בכניסה ודמיינו 80 אנשים שמגיעים בתוך רבע שעה

לא את האולם צריך לבדוק קודם אלא את הרגע שלפניו. איפה אנשים עוצרים? איפה מתבצע רישום? האם נוצרת התקהלות בכניסה? האם מי שכבר נכנס מתנגש במי שמחכה לקבל תג שם? כשבוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב, כדאי לזכור שהחוויה מתחילה עוד לפני הדרינק הראשון. כניסה יפה שלא יודעת להתמודד עם עומס יכולה לייצר את הרושם הלא נכון כבר בדקות הראשונות.

2.בדקו איך באמת מגיעים למקום

מיקום מרכזי נשמע מצוין על הנייר, אבל באירוע עסקי חשוב לבדוק מה קורה בפועל כשהאורחים מגיעים. האם יש חניונים זמינים בסביבה? כמה זמן לוקח להגיע מהם ברגל? האם התחבורה הציבורית נוחה? ומה לגבי אורחים עם מוגבלות בניידות? כדאי לבדוק גם את המסלול עצמו. האם הכניסה נגישה, האם יש מעלית במקרה הצורך, האם הדרך מהחניה או מהמדרכה נוחה וברורה, והאם אורחים שמגיעים במונית יכולים לרדת קרוב לכניסה. באירוע עסקי, במיוחד כשמגיעים אליו לקוחות, מנהלים או אורחים מבחוץ, הדרך למקום היא חלק מהחוויה. מקום מצוין שאנשים מגיעים אליו עצבניים אחרי עשרים דקות של חיפוש חניה מתחיל את האירוע מנקודת פתיחה פחות טובה.

3.בקשו לראות איך החלל נראה כשהוא מסודר בדיוק לכמות שלכם

אולם ש”מתאים ל-200 איש” הוא נתון. הוא עדיין לא מספר לכם איך 200 איש ירגישו במקום. בקשו לראות תמונות מאירוע דומה, או להבין איך ימוקמו השולחנות, הבמה, הבר ועמדות האוכל בפועל. מרחק של כמה עשרות סנטימטרים בין כיסאות יכול להיות ההבדל בין חלל נעים לבין ערב של צפיפות ועומס. אותו הדבר נכון בכיוון ההפוך. גם אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה אם הקהל נראה מפוזר בתוכו.

4.בדקו כמה זמן לוקח להפוך את המקום

אירועים עסקיים רבים אוהבים להחליף זהות באמצע הערב. לפני רגע כולם ישבו מול מצגת, עכשיו אמור להתחיל קוקטייל, בעוד חצי שעה מגישים אוכל ובהמשך רוצים מסיבה. השאלה החשובה היא לא רק האם אפשר לשנות את החלל, אלא איך עושים את זה כשהאורחים עדיין בתוכו. אם צריך 40 דקות של גרירת כיסאות ורעשי שולחנות כדי לעבור מכנס למסיבה, המעבר עצמו הופך לחלק לא מאוד אלגנטי מהאירוע.

5.בדקו מה רואה האדם שיושב במקום הכי פחות מוצלח

כולם בודקים את השורה הראשונה. אנחנו ממליצים דווקא על האחרונה. שבו בצד, מאחורי עמוד אם יש כזה, או במקום הרחוק ביותר מהמסך. האם רואים? האם שומעים? האם מרגישים עדיין חלק מההתרחשות? אם אתם מתכננים אירוע עסקי יוקרתי בתל אביב, היוקרה נמצאת לא פחות בפרטים האלה מאשר בפרחים ובתפריט. האורח שיושב בקצה לא אמור לקבל גרסה פחות טובה של האירוע.

6.נסו להגיע מהכניסה לבמה, לבר ולשירותים

זה מבחן פשוט שמגלה המון. האם כל הדרך עוברת דרך אותו מעבר? האם מי שהולך לשירותים צריך לחצות את אזור ההרצאה? מה יקרה אם בזמן ההפסקה כולם ילכו יחד לכיוון האוכל? אירוע זורם היטב הוא כזה שבו האורחים כמעט לא שמים לב למסלולים שלהם. הם פשוט מגיעים לאן שהם צריכים בלי פקקים אנושיים ובלי להפריע למה שקורה.

7.חפשו את מאחורי הקלעים

אירוע טוב צריך להיראות חסר מאמץ. כדי שזה יקרה, מישהו צריך לעבוד קשה במקום שהאורחים לא רואים. איפה ספקים פורקים ציוד? מאיפה נכנס הקייטרינג? איפה מניחים אריזות, מתנות, חומרי מיתוג וציוד נוסף? האם יש מקום שבו המרצים יכולים להתארגן רגע לפני העלייה? ככל שמערך השירות וההפקה מופרד טוב יותר מהאזור שבו נמצאים האורחים, האירוע עצמו מרגיש נקי ומקצועי יותר.

8.שאלו מה יקרה אם יהיו לכם פתאום 20 אנשים יותר

רשימות מוזמנים אוהבות להפתיע. לקוחות מצטרפים, מנהל מחליט להזמין צוות נוסף, עובדים נרשמים ברגע האחרון, ולפתע המספר שתכננתם כבר לא רלוונטי. בדקו מראש מה טווח הגמישות. האם אפשר להוסיף שולחן בלי לחסום מעבר? האם יש תצורה אחרת? איפה נקודת הגבול שבה המקום אמנם עדיין מכיל את כולם, אבל כבר מפסיק להיות נעים? עדיף לדעת את התשובה חודש לפני ולא בבוקר האירוע.

9.הישארו במקום עוד עשר דקות בלי לדבר על ההפקה

אחרי שעברתם על המסכים, האוכל, הישיבה והלו”ז, פשוט הסתכלו סביב. האם הייתם רוצים להיות כאן כאורחים? האם המקום מרגיש כמו משהו שהעובדים או הלקוחות שלכם ישמחו להגיע אליו? האם יש לו אופי גם בלי מיתוג, במה ותפאורה? זו בדיקה פחות טכנית, אבל חשובה לא פחות.

גלריה דובנוב ממוקמת במרכז תל אביב ומיועדת בין היתר לאירועים עסקיים, כנסים, השקות ומסיבות חברה, עם אפשרות לבנות פורמטים שונים בהתאם לאופי האירוע. אבל גם כאן, כמו בכל מקום שאתם בוחנים, הדרך הנכונה להכיר את החלל היא לא רק להסתכל עליו, אלא לבדוק איך האירוע שלכם באמת יעבוד בתוכו. כי אולם מתאים הוא לא זה שעובר יפה בתמונות. הוא זה שביום האירוע גורם לכל מה שתכננתם להרגיש פשוט. אם אתם מתכננים אירוע עסקי בתל אביב, בואו לפגישת היכרות וסיור בגלריה דובנוב.