איך מפיקים אירועים עסקיים במרכז שלא שוכחים? מתחילים מתכנון הרגע שרוצים ליצור

כשמתכננים אירוע עסקי, קל מאוד להתחיל מהדברים המוחשיים כמו כמה אנשים יגיעו, מה יגישו, איזו מוזיקה תהיה ואיך ייראה החלל. אבל אירועים שבאמת מצליחים להשאיר חותם מתחילים דווקא משאלה אחרת – איזה רגע אנחנו רוצים שהמשתתפים ייקחו איתם הביתה? אולי זה הרגע שבו עובד חדש מרגיש סוף סוף חלק מהחברה, לקוח מבין את הערך של מוצר חדש, מנהלים משתי מחלקות מתחילים לדבר באמת או צוות שלם מרגיש שהמאמץ שלו זכה להכרה. ברגע שמגדירים את הרגע הזה, הרבה מהחלטות ההפקה הופכות פשוטות ומדויקות יותר.

במקום לשאול “איזה אירוע נעשה?”, הגדירו קודם מה אמור לקרות בו

חברות רבות מתכננות אירועים מתוך קטגוריות מוכרות כמו הרמת כוסית, כנס, השקה, ערב לקוחות או מסיבת חברה. אבל אותה קטגוריה יכולה לייצר אירועים שונים לחלוטין. למשל, אירוע לקוחות שמטרתו לחזק קשרים קיימים צריך לאפשר הרבה זמן לשיחות ולא בהכרח תוכנית במה עמוסה. השקה שבה רוצים לייצר התרגשות סביב מוצר חדש זקוקה לרגע שיא ברור. ערב לעובדים אחרי תקופה עמוסה אולי בכלל צריך פחות תוכן ויותר חופש פשוט להיות יחד. זאת נקודת פתיחה חשובה במיוחד בתכנון אירועים עסקיים במרכז שבהם המשתתפים מגיעים לרוב מתוך יום עבודה עמוס. כדי לגרום להם לעבור ממצב של “עוד משימה ביומן” לחוויה שהם באמת נוכחים בה, האירוע צריך להיות מתוכנן סביב מטרה ברורה ולא סביב רשימת ספקים.

השעות של האירוע לא צריכות להרגיש אותו דבר

אחת הדרכים הטובות ביותר ליצור אירוע מעניין היא לחשוב עליו כעל רצף של מצבים ולא כעל חלל אחד שבו מתרחשת תוכנית. הכניסה יכולה להיות קלילה ופתוחה, עם אוכל ודרינק שמאפשרים לאנשים להתאקלם. בהמשך אפשר לרכז את תשומת הלב סביב תוכן קצר, הכרזה או מצגת. לאחר מכן האווירה יכולה להשתחרר שוב ולעבור למינגלינג, ארוחה או מסיבה. השינוי בקצב הוא קריטי. אירוע שבו המשתתפים עומדים שעה וחצי עם כוס ביד עלול להתעייף, בדיוק כפי שכנס שבו הם יושבים ברציפות מול במה מאבד בהדרגה את תשומת הלב שלהם. לעומת זאת, מעברים נכונים בין תנועה, ישיבה, תוכן ואינטראקציה שומרים על האנרגיה גם בלי למלא כל דקה באטרקציה חדשה.

החלל צריך לעבוד בשביל המטרה העסקית

כאן נכנסת לתמונה בחירת המקום. כשמחפשים מקום לאירועים עסקיים בתל אביב, כדאי להסתכל מעבר למראה הראשוני של האולם ולשאול מה אפשר לעשות בתוכו. אם מרכז האירוע הוא נטוורקינג, האם יש מספיק אזורים שבהם אנשים יכולים לדבר בנוחות? אם מתוכננת הרצאה, האם אפשר להפנות את הקשב לבמה ואז להחזיר את החלל במהירות לאווירה חברתית? אם האירוע מתחיל בשעות היום ומסתיים במסיבה, האם המקום מסוגל לעבור יחד איתו שינוי באופי? חלל גמיש מאפשר להפקה להשתמש בסביבה עצמה כדי לסמן לאורחים מה קורה עכשיו. אין צורך להסביר שהחלק הרשמי הסתיים אם התאורה משתנה, המוזיקה עולה ואנשים מתחילים לנוע לאזור אחר.

אל תמלאו כל רגע – השאירו מקום למה שלא תכננתם

הנטייה באירועים עסקיים היא לחשוש מזמן “מת”. לכן ממלאים את הלו”ז בנאומים, סרטונים, ברכות, פעילות, הופעה ועוד ברכה אחת של המנכ”ל. אלא שדווקא הרגעים שאינם מתוכננים הם לעיתים אלה שמייצרים את הערך האמיתי. השיחה ליד הבר בין שני אנשים שמעולם לא עבדו יחד, ההיכרות בין לקוח פוטנציאלי למנהל המתאים, העובד שמצליח סוף סוף לדבר עם מנהלת בכירה בלי פגישה רשמית. אלה אינטראקציות שאי אפשר לכתוב בתסריט, אבל בהחלט אפשר ליצור עבורן תנאים טובים, לכן כדאי להגן בלו”ז על זמן חופשי. אם כל הפסקה נמשכת עשר דקות ונועדה בעיקר למעבר לשירותים, לא באמת נוצר מינגלינג. לפעמים דווקא חצי שעה ללא שום דבר “שקורה” היא אחת מחצי השעות החשובות באירוע.

מי האנשים שצריכים להיפגש?

אפשר לקחת את התכנון עוד שלב קדימה ולחשוב מראש על החיבורים הרצויים. באירוע ללקוחות, למשל, ניתן לוודא שאנשי החברה הרלוונטיים יודעים עם מי כדאי לדבר. באירוע פנים ארגוני אפשר להשתמש בסידור הישיבה או בפורמט קבלת הפנים כדי לערבב בעדינות בין צוותים שלא נפגשים ביומיום. לא מדובר בנטוורקינג מאולץ או במשחקי היכרות שמביכים חלק מהמשתתפים. לעיתים מספיק ליצור סביבה שבה קל להתחיל שיחה עם שולחנות שלא מבודדים קבוצות, אזורי עמידה נוחים, אוכל שאפשר לאכול תוך כדי מינגלינג והיעדר מוזיקה חזקה מדי בחלק שבו אמורות להתקיים שיחות.

גם את הסיום צריך לתכנן

אירועים רבים מושקעים מאוד בכניסה ובמרכז הערב, אך פשוט דועכים לקראת הסוף. דווקא רגע הפרידה משפיע לא מעט על הזיכרון מהאירוע. אירוע מקצועי יכול להסתיים במסר קצר שמרכז את הדבר החשוב ביותר שהארגון רוצה להשאיר. אירוע עובדים יכול להסתיים באנרגיה גבוהה ברחבה. באירוע לקוחות אולי נכון להשאיר זמן אחרון לשיחות אישיות. אין צורך ב”גראנד פינאלה” בכל אירוע, אבל כן כדאי לדעת איזו תחושה רוצים שהמשתתפים ייקחו איתם כשהם יוצאים מהדלת.

אירוע עסקי מוצלח הוא לא רק אוסף של אוכל טוב, תוכן, מוזיקה ועיצוב, אלא מסלול שחיבר ביניהם למטרה אחת. כשמתחילים את התכנון מהרגע שרוצים ליצור ולא מרשימת הדברים שצריך להזמין, גם האירוע כולו מקבל משמעות אחרת. גלריה דובנוב משלבת חלל מרכזי גמיש עם פטיו ירוק בלב תל אביב, ומותאמת למגוון פורמטים עסקיים, ממינגלינג והרצאות ועד השקות ומסיבות חברה. אם אתם מחפשים את המקום המושלם לאירוע עסקי מעולה ובלתי נשכח, בואו לביקור בגלריה.