גלריה דובנוב אולם אירועים במרכז תל אביב מזמין אותך לפגישת היכרות אצלנו במקום!
איזה כיף שפנית אלינו. נדבר ממש בקרוב, אנחנו כבר מתרגשים!
עד אז, בשאר המקומות של קבוצת דינמו יצא לך לבקר?
הסוד בהפקת אירוע קטן מוצלח, טמון ביכולת לייצר תחושה של אינטימיות ופרסונליות, מבלי לוותר על האיכות והמקצועיות. במקום הנכון, יידעו להכיל את החזון שלכם, לתת מענה לכל הצרכים הלוגיסטיים, ובעיקר – לתת לכם את הביטחון שהאירוע שלכם יהיה בדיוק בקונספט הנכון. 7 דברים שכדאי לשים לב אליהם כשמחפשים אולם לאירוע בהיקף מצומצם
אירוע של 120 איש הוא לא אירוע של 350 איש בגרסה מכווצת – אלא משהו אחר לגמרי. מציאת אולם לאירועים קטנים בתל אביב, העיר בה איפה שלא תזרקו אבן תפגעו באולם, לא אמורה להיות קשה. אבל המציאות היא שונה. הבעיה היא שרוב המקומות בנויים להפקות ענק של 400 איש, בעוד שאתם מעוניינים באירוע אינטימי יחסית, של 100-150 מוזמנים. ההיקף הזה דורש סוג אחר של מקום, וגם סוג אחר של גישה. כמה טיפים מקצועיים, יסייעו לכם למצוא בדיוק מה שחיפשתם:
1. בדקו האם במקום באמת יודעים להפיק ולנהל אירועים קטנים
המשפט “אנחנו מקבלים גם אירועים קטנים” לא אומר שבמקום אליו הגעתם יודעים איך לטפל בהם. יש הבדל עצום בין מקום שמסכימים לקבל בו 120 אורחים לבין מקום שמתמחה באירועים של 100-150 איש.
בדקו עם הנהלת המקום, כמה אירועים בגודל הזה הם אירחו בשנה האחרונה, מה המספר הממוצע של האורחים, ובקשו לראות תמונות של אירועים בגודל שלכם. מקום שמתמחה באירועים קטנים יהיה גאה להציג בפניכם דוגמאות ותיעודים, ואילו באולם בו אלו מתקיימים מעת לעת, כנראה ינסו להתחמק מהשאלה.
“יש אולמות שהצוותים בהם פשוט לא יודעים איך לעבוד עם מספרים של 100-150 איש”, מספר יוסי, מתכנן אירועים המתמחה בכנסים עסקיים. “הם שמים לכם 120 איש באולם של 400, מדליקים את כל האורות, ותוהים למה האווירה לא עובדת.”
2. הבינו את מדיניות התמחור – האם אתם משלמים כמו ״הגדולים״?
פרדוקס האירועים הקטנים הוא שלפעמים המחיר למנה לא משתנה, גם כשמדובר באירוע של 130 איש במקום 300. באולם עדיין צריכים להפעיל את כל המערכות, להביא צוות מלא, ולתפעל את כל המתקנים.
בדקו מה המחיר למנה לעומת המחיר הבסיסי המינימלי. השוו בין כמה מקומות, ובקשו פירוט מדויק של מה כלול במחיר ומה לא. חלק מהמקומות גובים “עלות קבועה” שיכולה להיות הגיונית לאירוע של 250 איש אבל מוגזמת לאירוע של 100.
3. החניה – הבעיה שכולם שוכחים עד הרגע האחרון
בתל אביב, חניה היא לא עניין של נוחות – אלא הכרח. ובאירוע של 150 איש, אתם מדברים על לפחות 60-80 רכבים שצריכים מקום לחנות. זה לא מספר קטן.
בדקו לא רק איך הבעיה נפתרת, אלא גם כמה זה עולה. האם יש חניה ייעודית? האם היא בתשלום? האם יש מספיק מקומות חניה ברחוב? בדקו את המצב בשעות האירוע שלכם – אזור שפנוי בשלוש אחר הצהריים עלול להיות עמוס לגמרי בשמונה בערב.
והכינו פתרון חלופי – הסבירו לאורחים איך מגיעים בתחבורה ציבורית, או שקלו לארגן הסעות משותפות מנקודות מפגש מרכזיות.
4. שירות מקצועי ללא דופי – אין מקום לטעויות כשמדובר באירוע קטן
באירוע של 100-150 איש, אין מקום לטעויות כמו באירוע ענק. השירות צריך להיות מדויק ומקצועי, אבל גם להרגיש אישי יותר. כל שולחן רואה מה קורה בשולחן השני, וכל אורח יכול לשים לב לפרטים.
שאלו מה היחס בין אנשי צוות למספר האורחים. אירוע של 120 איש דורש צוות אחר מאירוע של 350 איש – פחות מלצרים, אבל כל אחד מהם צריך להיות יותר אדיב, יותר קשוב לפרטים, ויותר זמין לבקשות מיוחדות.
באולמות לאירועים עסקיים בתל אביב מבינים את העניין היטב. הם יודעים שבכנס של 100 איש, או בערב השקה עם 150 מוזמנים נבחרים, הדרישה לשירות מותאם אישית גבוהה מאוד, וכל אינטראקציה עם הצוות משפיעה על הרושם הכללי.
5. הגמישות בתפריט – כשיש יותר מקום לשינויים
באירוע גדול של 400 איש, התפריט הוא מובנה, ולרוב לא ניתן לבצע בו שינויים. באירוע של 100-150 איש, יש לכם יותר אפשרויות להתאמה אישית. השאלה היא – האם במקום מוכנים למנף את ההזדמנות הזו?
שאלו על אפשרויות ההתאמה בתפריט, על הטיפול באלרגיות מזון, ועל אפשרויות מיוחדות כמו תפריט כשר או צמחוני. באירוע קטן, המטבח יכול להיות גמיש יותר, והשף יכול להתייחס לבקשות מיוחדות, שבאירוע גדול לא היו מתאפשרות.
בדקו גם האם יש אפשרות לשינויים של הרגע האחרון במספר המנות – באירוע של 120 איש, שינוי של 10 אורחים לכאן או לכאן הוא משמעותי, והמקום צריך להיות מוכן לכך.
6. החלל והאווירה – האם המקום יודע להיות אינטימי?
אחד האתגרים הגדולים באירועים של 100-150 איש הוא למצוא את האיזון הנכון – חלל שאינו גדול וריקני מדי, ומהצד השני, גם לא קטן וצפוף מדי כמובן. חפשו מקומות שיודעים לייצר בהם את האווירה הנכונה לגודל הזה.
בדקו האם ניתן לחלק את החלל במקום באופן יצירתי – אולי להפריד את החלק של קבלת הפנים מהארוחה, או ליצור פינות שונות לפעילויות שונות. במקומות הטובים קיימת גמישות בהתאמת התאורה, הפריסה והאווירה הכללית, לגודל הספציפי של האירוע שלכם.
7. מה בדיוק כלול במחיר ומה מתומחר בנפרד?
בדקו מה בדיוק כלול במחיר ומה מתומחר בנפרד: האם הפרחים כלולים? מה עם התאורה המיוחדת? האם יש עלות נוספת להגדלת הבר או לתוספות בתפריט?
שאלו שאלות ספציפיות לגבי הפרטים הלוגיסטיים: כיצד מתנהלת הכנסת הציוד? האם יש מקום לרקדנים או ללהקה? מה הסידורים לקבלת האורחים לפני תחילת האירוע? הפרטים האלה יכולים להפוך אירוע טוב לאירוע מושלם.
בדקו גם מה קורה אם יש שינוי במספר האורחים – לכאן או לכאן. באירועים בגודל הזה, שינויים של 20-30 איש הם נפוצים, והמקום צריך להיות מוכן לכך.
