אירועים עסקיים

לסמוך על האינסטינקטים שלכם, לא להתפשר, ולחפש אולם שלא רק עונה על הדרישות הפונקציונליות שלכם, אלא גם עולה בקנה אחד עם החזון שלכם. אולם שיש בו את האווירה הנכונה, שמכינה את הבמה לאירוע יוצא דופן. כל הסימנים שמראים – מצאתם את המקום הטוב ביותר עבור האירוע העסקי שאתם מפיקים

כמרכז יזמות הפועם באנרגיה, תל אביב היא יעד אידיאלי לאירוח אירועים עסקיים בסטנדרט גבוה. החל מהשקות מוצרים ועד לאירועי נטוורקינג, בעיר יש מגוון רחב של מקומות שיתאימו לכל סוג אירוע. עם זאת, בזמן שיש כה הרבה אפשרויות זמינות, איך ניתן להבטיח שמצאתם את ה״מאצ׳״ המושלם? 

אם גם אתם מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב ומגששים את דרככם, בתקווה שתגיעו אל האולם המושלם, הנה כמה דגשים וטיפים שיוכלו לסייע לכם:

מיקום, מיקום, מיקום

בכל הנוגע לאירוע עסקי מוצלח, למיקום יש חשיבות עליונה. למרבה המזל, מיקומה האסטרטגי וקישורי התחבורה המצוינים של תל אביב הופכים אותה לכזו שניתן להגיע אליה בקלות, ממקומות שונים בארץ וכן, כשחושבים על זה, אפילו מחו״ל. עם זאת, גם למיקום האולם הספציפי בתוך העיר יש חשיבות. חפשו אולמות הממוקמים בלב העיר, בקרבת מוקדי תחבורה מרכזיים, ואם אפשר, גם כאלה שיש בסביבתם מקומות בילוי ומסעדות. גורם הנוחות הזה ללא ספק יתרום לחוויה הנוחה והנעימה של המשתתפים.

בדקו: האם האווירה והסגנון של המקום מתאימים לאירוע שלכם?

האווירה והסגנון של המקום יכולים להשפיע באופן משמעותי על הוייב הכללי של האירוע שלכם. בדקו – האם האווירה בחלל מתיישרת עם הטון והמטרה הרצויים לכם באירוע? לדוגמה, תפאורה מלוטשת ומודרנית עשויה להתאים יותר להשקת מוצר טכנולוגי, בעוד שאווירה קלאסית, אלגנטית ומעודנת יותר יכולה להתאים לערב חברה או לאירוע נטוורקינג. שימו לב לפרטים כמו תאורה, אקוסטיקה ועיצוב פנים, שכן אלמנטים אלו יכולים לשדרג את האירוע או לחילופין – לגרוע מהחוויה הכוללת.

חשוב לציין, כי בלא מעט מקומות תוכלו לבצע אדפטציות ושינויים בעיצוב ובפריסה, ולהתאים אותם לצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. במילים אחרות, אם מצאתם מקום שמבחינת הפרמטרים ה״יבשים״ מתאים להפקה של האירוע שלכם, אבל מבחינת העיצוב פחות, שווה לבדוק אם ניתן להחיל בו שינויים כאלה ואחרים. 

מקום רב תכליתי, שמתאים מבחינת הקיבולת

כמובן שחשוב לבחור מקום שגודלו מתאים לכמות האורחים שלכם. עם זאת, חשוב לא פחות לקחת בחשבון את הגמישות של החלל. העדיפו מקומות המאפשאים תצורות מרובות ושונות, מה שיאפשר לכם להתאים באופן אישי את הפריסה, כך שתתאים לצרכים הספציפיים שלכם. בין אם אתם זקוקים לשטח פתוח גדול לתערוכות או לחדרי ישיבות לדיונים קבוצתיים קטנים, מקום רב-תכליתי, שיש בו גמישות, יכול להתאים לדרישות המשתנות שלכם.

הגורם הבלתי מוחשי: זה הזמן להפעיל את האינסטינקטים שלכם

בעוד שהיבטים מוחשיים וטכניים הם ללא ספק החשובים ביותר, יש איכות בלתי מוחשית המאפיינת את המקומות המיוחדים, שהם באמת שווים. הגורם החמקמק הזה הוא לעתים קרובות מה שיוצר את הקסם והאווירה הכללית של המקום. סמכו על האינסטינקטים שלכם – אם ביקור באולם מסוים ״עושה לכם את זה״ באופן מיוחד, ומעורר את המהות הרצויה לאירוע שלכם, בהחלט יכול להיות שהוא האחד שחיפשתם.

5 סימנים שמצאתם את האולם הטוב והמתאים ביותר

כשאתם יוצאים למסע החיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, חשוב לשים לב לסימנים המעידים על כך שמצאתם פנינה אמיתית. בעוד שההעדפות האישיות ודרישות האירוע עשויות להשתנות, יש אינדיקטורים אוניברסליים מסוימים,שיכולים לעזור לכם לזהות שמצאתם את ההתאמה המושלמת. ל

חמישה סימנים שכדאי לשים אליהם לב:

1.גורם ה”וואו”

איך שאתם דורכים במקום, מתקבלת תחושה מיידית של התרגשות. גורם ה”וואו” הבלתי מוחשי הזה יכול להתבטא בצורות שונות – בין אם זו האדריכלות המיוחדת, הנוף המהמם שנשקף מהמקום, או האופי והקסם הייחודיים הנובעים מפינות החמד המושקעות וחפצי הנוי. מקום שמעורר את התגובה הזו, לעתים קרובות מבשר על חווית אירוע בלתי נשכחת.

2.צוות קשוב ומסביר פנים

אמנם המרחב הפיזי הוא ללא ספק מכריע, אבל האיכות של צוות המקום יכולה לעשות את האירוע שלכם, ולהיפך. שימו לב ליחס שאתם מקבלים במהלך הביקור הראשוני באולם – האם אתם מתקבלים בחום ובמקצועיות, ומסתמן רצון אמיתי להבין את הצרכים הספציפיים שלכם? מקום עם צוות מסור שעושה מעל ומעבר כדי להתאים לדרישות שלכם, הוא ללא ספק מועמד חזק.

3.זרימה ופונקציונליות חלקה

דמיינו את האירוע שלכם מתחילתו ועד סופו, ונסו לבצע הערכה – האם הפריסה והעיצוב של המקום מאפשרים זרימה חלקה ויעילה. קחו בחשבון היבטים כמו קלות ניווט, נגישות של שירותים חיוניים (שירותים, אזורי הסעדה וכו’), והפונקציונליות הכוללת של החלל. במקום שתוכנן היטב, ניתן לעבור ללא מאמץ בין השלבים השונים של האירוע, ולהבטיח חוויה אלגנטית ונוחה.

4.יכולת טכנולוגית: עניין בסיסי בעידן הנוכחי

בעידן הדיגיטלי של ימינו, היכולות הטכנולוגיות של המקום הן בראש סדר העדיפויות. העריכו את איכות הציוד האודיו-ויזואלי, חיבור ה-Wi-Fi , פיצ׳רים חכמים או מערכות משולבות שיכולות לשפר את הקרנת המצגות והחוויה הכללית. מקום שיש בו ניסיון וידע טכנולוגי, מפגין מחויבות להישאר עם האצבע על הדופק ולספק את הצרכים המתפתחים ללא הרף, של אירועים עסקיים בעידן המודרני.

5.תשומת לב לפרטים

בזמן שאתם חוקרים את המקום, שימו לב לרמת תשומת הלב לפרטים המופיעים בכל היבט – החל מהשטח המתוחזק בקפידה וניקיון המתקנים ועד לנגיעות הקטנות והשירותים הניתנים במקום. מקום שיורד לפרטים, משקיעים ומטפלים בו גם בדברים הקטנים, עשוי לספק את אותה רמת טיפול והתחשבות גם באירוע שלכם, ולהבטיח חוויה מלוטשת ומקצועית לכל הנוכחים.

הפקת אירוע בוטיק בעיר דורשת שילוב של יצירתיות, דיוק והבנה מעמיקה של הנוף המקומי. על ידי התמקדות באיכות, התאמה אישית וחווית המשתתפים, תפיקו אירוע שלא רק משיג את מטרותיו אלא גם מותיר רושם עז על המשתתפים

היציאה למסע של הפקת אירועי בוטיק בתל אביב מספקת הזדמנות ייחודית ליצור חוויה אינטימית ובלתי נשכחת, כזו שתבלוט בנוף האירועים השוקק של מרכז התרבות של ישראל. אירועי בוטיק, המתאפיינים בהיקף קטן יותר והקפדה על הפרטים הקטנים, זוכים לפופולריות בקרב מפיקי אירועים בישראל, הודות ליכולתם יוצאת הדופן לספק חוויות מותאמות אישית ואיכותיות, אשר יש להן השפעה עמוקה ומשמעותית על קהל המשתתפים.

אירוע בוטיק הוא בעצם מפגש המתוכנן בקפידה, במטרה לספק חוויה בלעדית, המותאמת בדרך כלל באופן מדויק ואישי, לקהל או למטרה ספציפיים. אירועים אלו נותנים עדיפות לאיכות על פני כמות, תוך התמקדות ביצירת אווירה ייחודית, תוכן מרתק ושירות יוצא דופן, לרוב עם מגע של יוקרה או אקסקלוסיביות. האטרקטיביות של אירועים כאלה טמונה באינטימיות שלהם, המאפשרת יצירת קשרים עמוקים יותר, אינטראקציות משמעותיות יותר ורושם מתמשך.

בתל אביב, עיר הידועה באנרגיה תוססת וברוח חדשנית, הפקת אירוע בוטיק מצריכה הבנה מעמיקה של הנוף המקומי, העדפות הקהל והאתגרים וההזדמנויות הייחודיות שהעיר כרוכה בהם. הנה כמה טיפים חיוניים לכל מי שמעוניין להפיק אירוע בוטיק עסקי מוצלח בתל אביב:

דעו את הקהל: למי בעצם אתם פונים?

בשלב הראשון, חשוב להגדיר ולדעת – למי בעצם אתם נותנים שירות. התאמת האירוע להעדפות ולציפיות של קהל היעד שלכם היא תנאי ליצירת חוויה קוהרנטית ובעלת משמעות, שמספקת ערך ראוי למשתתפים. בין אם מדובר באנשי מקצוע מהתעשייה, במוחות יצירתיים או במנהיגים עסקיים, ההבנה של מה מעסיק ומרגש את הקהל שלכם, צריכה להנחות את מרבית ההחלטות שלכם בנוגע לאירוע, החל מבחירת אולם האירועים ועד לתוכנית האירוע.

בחירת אולם אירועים ש״יישב בול״ על האירוע המיוחד שלכם

אם התחלתם בחיפוש אחר מקום לאירועים עסקיים במרכז עבור האירוע שלכם, הרשו לנו לעזור לכם לקצר את התהליך. התמקדות בתל אביב, תפתח בפניכם שפע של מקומות ייחודיים המתאימים לאירועי בוטיק, החל מגלריות לאמנות וגינות על הגג ועד למבנים היסטוריים ואולמות על חוף הים. אבל זו לא הסיבה היחידה לבחור בעיר הזו לקיום האירוע שלכם, אלא שהבחירה הזו תהפוך את ההגעה לאירוע לאטרקציה בפני עצמה. לוקיישן איז אבריס׳ינג (טוב נו, גם טיימינג, אבל זה לכתבה נפרדת), וברגע שאתם מקיימים את האירוע שלכם בעיר הכי סטייל, הכי נחשקת והכי מגוונת ואיכותית – אתם מתחילים את ההפקה עם יתרון נתון מראש, ואתם צפויים להיווכח בכך כאשר אחוזי אישורי ההגעה יטפסו עם שליחת ההזמנות לאירוע.

אבל לא מספיק ללכת על אולם אירועים בתל אביב, אלא שהמקום צריך ליישר קו עם הנושא והטון של האירוע, ולספק את הרקע הנכון המשלים את החוויה שאתם שואפים  ליצור. קחו בחשבון גורמים כמו מיקום, נגישות ואווירה, כדי להבטיח שכל אלו יעצימו עוד יותר את האקסקלוסיביות והקסם של האירוע.

הלב של האירוע: אל תוותרו על תוכן מותאם ואיכותי

ההיבטים האסתטיים כבודם במקומם, אבל התוכן הוא הלב והנשמה של האירוע שלכם, וככזה הוא צריך לשקף את אופי האירוע, להתאים להיקף הקטן של המפגש ולהציע למשתתפים חוויה עשירה ומרתקת, כזו שלא ימצאו באירועים גדולים וגנריים. בין אם מדובר במרצים כריזמתיים עם תובנות מרתקות ומאירות עיניים, סדנאות חדשניות או בידור ייחודי, שמתאים למפגש, כל אלמנט צריך להוסיף ערך ולהתיישר היטב עם המטרות והנושא של האירוע.

חוויה בהתאמה אישית: אחד מסימני ההיכר הבולטים של אירוע בוטיק

אחד מסימני ההיכר של אירוע בוטיק הוא רמת ההתאמה האישית והקפדה על הפרטים הקטנים. אלו יכולים להיות קיטים (ערכות) מותאמים אישית, לאונג׳ים לצורך נטוורקינג או שירותים אחרים המספקים מענה להעדפות ולצרכים הספציפיים של המשתתפים באירוע. הנגיעות הקטנות האלה יכולות להשפיע באופן משמעותי, ולהותיר באורחים תחושה שהם מוערכים ומטופלים כראוי.

לבחור בפינצטה את הספקים שלכם

תל אביב היא כור היתוך של יצירתיות וחדשנות, ולא חסרים ספקים מקומיים שיעצימו את האירוע שלכם. החל מחברות קייטרינג נחשקות ושירותי עיצוב אירועים ועד למרצים ודוברים מהשורה הראשונה. כל אחד מהספקים האלה יכול להחדיר לאירוע אלמנטים אותנטיים ובלתי נשכחים, שאין באף אירוע אחר. על הדרך תביעו תמיכה בעסקים מקומיים, ותשלבו את המרקם המיוחד של תל אביב בתוך האירוע שלכם.  

לעבוד בצורה יעילה ולוודא שהכל מתקתק במהלך האירוע

כאמור, אחד הדברים המיוחד לאירועי בוטיק הוא תשומת הלב הרבה לפרטים. אי לכך, הצלחתו של אירוע בוטיק טמונה גם בתפעול לוגיסטי יעיל, מה שמוביל לאירוע שזורם ו״מתקתק״ כמו שצריך. בצעו תהליכי רישום יעילים, שמרו על תקשורת יעילה עם המשתתפים והקפידו על תיאום נכון ויעיל של שירותים וספקים. בעיר כמו תל אביב, בה הקצב מהיר והציפיות גבוהות, ההוצאה לפועל של כל היבט לוגיסטי ללא דופי, היא תנאי לאירוע זורם, מקצועי ומוצלח.

אסטרטגיה שיווקית היא מאסט כדי לוודא שהקהל הנכון מגיע לאירוע

גם אירוע בוטיק שתוכנן היטב, תוך ירידה לפרטים הכי קטנים –  זקוק לשיווק יעיל כדי למשוך את המשתתפים הנכונים. פתחו אסטרטגיה שיווקית המדגישה את ההיבטים הייחודיים של האירוע שלכם, תוך שימוש בערוצים הרלוונטיים ביותר לקהל היעד שלכם. הזמנות בהתאמה אישית, מעורבות במדיה חברתית ושותפויות עם ארגונים או משפיענים רלוונטיים יכולים כולם להיות דרכים יעילות ליצור באזז ולמשוך משתתפים.

מדידת ההצלחה

הגדירו מדדים ברורים להצלחה ואספו משובים מהמשתתפים, כדי לאמוד את ההשפעה של האירוע שלכם. המהלך הזה לא רק יסייע בהערכת ביצועי האירוע אלא גם יספק תובנות חשובות לתכנון עתידי, ויאפשר לכם לחדד ולהעצים את חווית האירוע לאורך זמן.

נמצא המקום האידיאלי לאירועים עסקיים, המציע את השילוב המושלם בין אווירה אומנותית, סטייל מיוחד ופונקציונליות מודרנית. מיקומו המרכזי, העיצוב הייחודי והמתקנים החדישים, הופכים אותו לבחירה מצוינת עבור חברות המעוניינות להפיק אירועים שהם גם מהנים וגם פרודוקטיביים

בחירת מקום לאירועים עסקיים במרכז היא עניין קריטי, בנוף הדינמי של מפגשים מהסוג הארגוני, כאשר איתור האולם הנכון הוא עניין שיש בכוחו להשפיע באופן משמעותי על הצלחתו של כל אירוע. עבור מפיקים המעוניינים בסביבה ייחודית ומרכזית עבור האירוע שלהם, מצאנו אולם תל אביבי, במיקום מרכזי במיוחד, שמתגלה כבחירה יוצאת דופן. כמקום מוביל לאירועים עסקיים במרכז, גלריה דובנוב משלבת בין הטאצ׳ האמנותי לבין נוחיות מודרנית, מה שהופך אותה למקום אידיאלי לכנסים, לימי עיון, להשקות מוצר ולאירועי חברה עם אופי מסיבתי או חגיגי.

הצצה לגלריה דובנוב – פנינה תל אביבית במיקום חסר תחרות 

גלריה דובנוב, אולם אירועים הממוקם בלב תל אביב, מספק לכל אירוע המתקיים בו את השילוב הייחודי בין יצירתיות, סטייל, נוחות ופונקציונליות. המיקום המרכזי שלו, שאין מרכזי ממנו (חיפשנו, לא מצאנו כזה) הופך אותו לנגיש ביותר, ולא משנה מאיפה מגיעים האורחים –  מכל קצוות הארץ, ומבטיח קלות הגעה למשתתפים. גם מבחינה אסתטית, המקום הזה הוא אטרקטיבי ומיוחד, כאשר העיצוב בו מאופיין בעיצוב אקלקטי ובאווירה תוססת אבל אלגנטית. במילים אחרות, מדובר בשינוי מרענן מאולמות האירועים העסקיים והכנסים, כפי שהכרתם אותם עד היום.

המקום הזה נועד לא רק שיהיה בו נעים וכיף למשתתפים (אף על פי שזהו ערך עליון, לכל הדעות) אלא גם לעורר השראה ורעיונות מקוריים, באמצעות חללי הפנים והחוץ המרווחים שלו, המעוטרים ביצירות אמנות עכשוויות, המעוררות יצירתיות וחדשנות. הסביבה הייחודית הזו מושלמת לטיפוח דיונים פוריים ומפגשי סיעור מוחות, מה שהופך אותה ללוקיישן אידיאלי, כאשר מחפשים מקום לכנס בתל אביב.

כל הסיבות לבחור בגלריה דובנוב עבור האירוע העסקי שלכם

1.נגישות של לוקיישן מרכזי היא א׳-ב׳ בכל אירוע

אחד היתרונות העיקריים שטמונים בהפקת אירוע בגלריה דובנוב הוא המיקום המעולה של האולם. אולם הממוקם במרכז תל אביב, מציע למשתתפים נוחות לחסרת תחרות, זאת ללא תלות במקום ממנו הם מגיעים לאירוע. הגלריה מקושרת היטב גם לאמצעי תחבורה ציבורית, כאשר היא נמצאת במרחק נגיעה מתחנת הרכבת ״השלום״ הסמוכה לקניון עזריאלי, ולמקום מגיעים גם אינספור קווי אוטובוס. היציאה לאיילון ולנתיבי תחבורה מרכזיים אחרים קלה ופשוטה, מה שמקל על הגעת האורחים, עניין שהוא פרייסלס בכל אירוע, מכל סוג.

2.אווירה ייחודית וסטייל בוהמי חם ומזמין 

האווירה הייחודית שיש בגלריה דובנוב, מבדלת אותה משאר המקומות הקונבנציונליים, בהם נהוג לקיים אירועים עסקיים. העיצוב האמנותי, החם והמזמין, והאלמנטים העיצוביים החדשניים, יוצרים סביבה מעוררת השראה שיכולה לשפר את מצב הרוח והפרודוקטיביות של המשתתפים בכל אירוע חברה או אירוע עסקי אחר. בין אם אתם מארחים פאנל שמטרתו לייצר סיעור מוחות, משיקים מוצר או מפיקים אירוע שתכליתו יצירת נטוורקינג, התפאורה הייחודית של הגלריה עשויה לעורר בקרב המשתתפים יצירתיות ומעורבות כאחד.

3.מתקנים מודרניים: מסוג הדברים שאין להתפשר עליהם באירוע עסקי

למרות הסטייל האמנותי והבוהמי שלה, גלריה דובנוב מצוידת במתקנים חדישים שנועדו לספק מענה מושלם לצרכים של אירועים עסקיים בעידן המודרני. המקום כולל ציוד אודיו-ויזואלי איכותי, אינטרנט מהיר וסידורי ישיבה הניתנים להתאמה אישית, כך שהם יכולים לספק את הדרישות הספציפיות של פורמטים שונים של אירועים. השילוב הזה של קסם אסתטי ומפרט טכנולוגי עשיר ומגוון, הופך את האולם למקום רב-תכליתי עבור אירועים עסקיים מכל סוג שהוא.

4.גמישות החללים מספקת אינספור אפשרויות פריסה

גמישות היא שם המשחק: האולם ערוך לאינספור אפשרויות פריסה גמישות, שניתן להתאים לצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. בין אם אתם מתכננים אירוע מצומצם באווירה אינטימית או כנס בקנה מידה גדול, תוכלו להתאים את החללים של המקום כך שהם יספקו את התפאורה המושלמת, בשיא הפונקציונליות והנוחות. הגמישות הזו מבטיחה גם שיהיה ניתן להתאים את העיצוב והנראות הכללית של המקום לאירוע, כך שהוא ישקף את המותג והיעדים של החברה.

טיפים להפקת כנס בגלריה דובנוב

שריינו תאריך כמה שיותר מוקדם

לאור הפופולריות והמיקום המרכזי של גלריה דובנוב, מומלץ להזמין מקום ולשריין תאריך, כמה שיותר מוקדם. באופן זה גם תוכלו לקיים את האירוע בתאריך הרצוי לכם, מבלי להתפשר, וגם תרוויחו מספיק זמן לתכנון, לתהליך ההפקה ולביצוע התאמות אישיות.

קייטרינג וכיבוד: נצלו את הלוקיישן התל אביבי ואת הגישה לחברות הקולינריה המובילות 

המיקום המרכזי של גלריה דובנוב משמעותו שהיא מוקפת בחברות הקייטרינג הטובות ביותר של תל אביב. עם זאת, מומלץ לתת עדיפות לחברת הקייטרינג המעולה של המקום, שיודעת לספק תפריט מגוון ואיכותי שירשים את האורחים, בהתאמה לכל אירוע, בכל גודל ובכל שעה.

תמיכה טכנית: יש לוודא את תקינות הציוד מבעוד מועד

ודאו שכל ההיבטים הטכניים מכוסים, על ידי תיאום עם צוות התמיכה הטכנית של המקום. מומלץ לבדוק את כל הציוד מראש, כדי למנוע בעיות במהלך האירוע. קחו בחשבון שגם עם הציוד החדיש והמשוכלל ביותר יכולות להיות תקלות, וחשוב לוודא את תקינות כל המכשירים, בטרם האורחים מגיעים למקום. 

קחו את הנגישות והלוקיישן המרכזי עוד צעד קדימה

הדגישו את המיקום המרכזי של המקום ואת קלות הגישה כבר במעמד ההזמנות לאירוע. ספקו הנחיות מפורטות ומידע על אפשרויות תחבורה ציבורית בקרבת המקום, כדי להקל על המשתתפים.

תנו עדיפות לפתרונות אקולוגיים

אמצו פתרונות אקולוגיים, כגון שימוש בהזמנות דיגיטליות וצמצום בזבוז של מזון ושל ציוד אחר. מיקומה המרכזי של הגלריה תומך גם באפשרויות הגעה ידידותיות לסביבה כמו תחבורה ציבורית ואפילו רכיבה על אופניים.

ככל שסביבות עסקיות מתפתחות, כך גוברת התחרות בניהן, מה שמוביל חברות וארגונים רבים לחפש באופן תדיר אסטרטגיות חדשות שיעניקו להן יתרונות בעולם העסקים התחרותי. במירוץ התמידי הזה לצמרת, ארגונים משקיעים לעתים קרובות במחקר ופיתוח, אסטרטגיות שיווק ופיתוח משאבי אנוש. עם זאת, ישנו גורם פחות בולט שיכול להיות בעל השפעה גדולה על תדמית החברה והצלחתה. אנחנו מדברים כמובן על הפקת אירועים עסקיים מוצלחים שנערכים במיקום המושלם.

בעוד שאירועי חברה אינם מושג חדש, ערכם רק גדל בעידן הדיגיטלי שבו אינטראקציות פנים אל פנים הופכות נדירות יותר ויותר. אירועים אלה יכולים לנוע מכנסים, סמינרים והשקות מוצרים ועד סדנאות ומסיבות חברה. הם מציעים יתרונות רבים, כולל מעורבות עובדים גבוהה יותר, אינטראקציה עם לקוחות, קידום עסקי ועוד.

עם זאת, האפקטיביות של אירוע עסקי תלויה במידה רבה במיקומו. כאן אולמות אירועים הממוקמים בלב ערים מרכזיות מציעים יתרונות משמעותיים, מה שהופך אותם לבחירה המועדפת על חברות ועסקים רבים.

הקסם של אולמות אירועים מרכזיים

אז מה יש באולמות אירועים מרכזיים שהופך אותם לפופולריים במיוחד בקרב ארגונים? בואו נצלול יחד לשמונה הסיבות הבולטות ביותר לקיים אירוע עסקי בלתי נשכח במרכז הארץ.

1.נגישות יוצאת דופן: שער לנוחות ושביעות רצון

בראש רשימת היתרונות שמציעים אולמות אירועים מרכזיים עומדת הנגישות יוצאת הדופן שהם מספקים. בהתחשב במיקומם האסטרטגי, המקומות הללו מקושרים היטב על ידי מגוון מתקני תחבורה ציבורית. בין אם זה אוטובוסים, רכבות, מוניות ותחבורה שיתופית כמו קורקינטים ואופניים חשמליים. כל הדרכים מובילות למרכזי ערים, מה שמספק נוחות מקסימלית למשתתפים באירוע.

בנוסף, מקומות אלה נמצאים בדרך כלל במרחק נסיעה סביר מכל חלקי העיר ומחוצה לה. זה מאפשר ליותר משתתפים לקחת חלק באירוע שלכם, להגיע בקלות ובנוחות מכל מקום וליהנות מחווייה טובה ונעימה יותר.

בעולם של היום, שבו החיים נעים בקצב מסחרר ולוחות זמנים צפופים מכתיבים את שגרת היומיום שלנו, ישנה חשיבות גבוהה לחיסכון בזמן. על ידי הפקת אירועים עסקיים במרכז, ארגונים יכולים להפחית באופן משמעותי את זמן הנסיעה של המשתתפים ולהגדיל את מספר המשתתפים שיגיעו לאירוע וללא טרחה וטרדה לוגיסטית מיוחדת.

2.גישה לטכנולוגיה מתקדמת

אולמות אירועים מרכזיים נמצאים לעתים קרובות בחזית בכל הנוגע לניצול הטכנולוגיה המתקדמת ביותר. עם חיבור ל- Wi-Fi מהיר, מערכות סאונד ומולטימדיה מתקדמות, שילוט דיגיטלי ויכולות סטרימינג בשידור חי, שישנם אולמות אירועים מרכזיים שיוכלו להציע לכם מגוון יתרונות טכנולוגיים ליצירת אירוע חכם ומודרני יותר.

גישה לטכנולוגיה מתקדמת יכולה לעזור לעסקים לארח אירועים מרתקים ואינטראקטיביים שיותירו רושם מתמשך על המשתתפים.

3.יוקרה ובניית תדמית חזקה: עיצוב תפיסת ההצלחה של החברה

מרכזי ערים הם בדרך כלל לב ליבם של מרכזים עסקיים. הם מייצגים את הדופק הדינמי של הפעילות הכלכלית ולעתים קרובות קשורים להצלחה ושגשוג. כתוצאה מכך, אירוח אירוע עסקי במיקום אסטרטגי כזה יכול לשפר מאוד את התדמית של החברה המארחת.

ארגון אירוע במיקום מרכזי הוא מעין הצהרה על הצלחת החברה. זוהי הדגמה למשמעות של הארגון שלכם בתעשייה. המחווה האלגנטית אך העוצמתית הזו מעידה שהחברה שלכם היא שחקנית מפתח בתחום, שאפתנית ומצליחה.

ההשפעה של החלטה אסטרטגית זו אינה נוגעת רק למשתתפים באירוע. לקוחות, מתחרים, בעלי עניין ואפילו הציבור הרחב מפרשים לעתים קרובות החלטות מסוג זה כאינדיקציה ליציבות הארגון, לשאיפות ולהשפעה שלו. זה יכול להביא לשיפור משמעותי בתפיסת המותג, לתרום ליצירת מוניטין חיובי ולעזור לבנות מותג עסקי חזק ויציב.

4.הזדמנויות נטוורקינג: הדופק של הפעילות העסקית

הבחירה באולם אירועים מרכזי ממקמת את האירוע העסקי שלכם בליבה התוססת של הפעילות העסקית. אירוח של אירוע עסקי במיקום כה מרכזי ושוקק חיים יכול להוביל לאינטראקציות משמעותיות עם לקוחות פוטנציאליים, שותפים עסקיים או משפיענים בתעשייה.

אך היתרונות של קשרים אלו לא נגמרים עם סיום האירוע שלכם. הסביבה של המוקדים הגסטרונומיים והתרבותיים של העיר, השופעת מסעדות טרנדיות, בתי קפה וברים, יכולה לספק רקע אידיאלי לנטוורקינג לא פורמלי לאחר האירוע. הזדמנויות כאלה מרחיבות את טווח ההגעה וההשפעה של האירוע העסקי מעבר לאולם האירועים, ומציעות הזדמנויות נוספות לבסס ולחזק קשרים עסקיים בעלי ערך.

5.נראות מוגברת וחשיפת המותג

כשזה מגיע לעסקים, לנראות יש תפקיד מכריע. מיקומים מרכזיים משויכים באופן טבעי לנראות בולטת. על ידי בחירת מקום אירועים מרכזי, עסקים יכולים לנצל היבט זה כדי להגביר את החשיפה למותג שלהם. אירוע שנערך במיקום בולט יכול למשוך את תשומת לבם של עוברים ושבים, עסקים שכנים ובעלי עניין.

6.הזדמנות ליחסי ציבור

הסטייל והמיקום המרכזי של האירוע שלכם יכולים לעורר את העניין של התקשורת המקומית ולהציע הזדמנויות שונות לפרסום. ראיונות, צילומים או סקירת האירוע יכולים לספק חשיפה נוספת לחברה שלכם ופעילויותיה. סיקור כזה יכול לשפר את הפרופיל של המותג העסקי שלכם ולשפר את התפיסה הציבורית שלו.

7.חיזוק המורל של העובדים

לאירוח אירוע עסקי באולם אירועים מרכזי יש גם השפעה ניכרת על חיזוק המורל של העובדים שלכם. אירוע המתרחש במיקום מרכזי ויוקרתי משדר לצוות שלכם שהם חלק בלתי נפרד מארגון מצליח ובעל ביצועים גבוהים. הכרה זו יכולה להגביר את המוטיבציה ואת שביעות הרצון שלהם בעבודה, ולהוביל להגברת הפרודוקטיביות והנאמנות שלהם לאורך זמן.

8.פריסת חלל הניתנת להתאמה אישית

ישנם אולמות אירועים במרכז, כמו אולם האירועים “גלריה דובנוב”, המציעים גמישות גבוהה בכל הנוגע לתצורת החלל של האולם. בין אם אתם צריכים חלל פתוח עבור הרצאה, חללים נפרדים לסדנאות או אירוח קולינרי סביב שולחנות, אולם אירועים גמיש יכול להציע לכם פריסת חלל דינמית שמתאימה בדיוק לצרכי האירוע שלכם. יכולת הסתגלות זו יכולה למלא תפקיד משמעותי ביצירת תקשורת קלה ואינטראקציה יעילה עם המשתתפים במהלך האירוע שלכם.

בשורה התחתונה

בלב השוקק של העיר ללא הפסקה, תוכלו למצוא אולמות אירועים המיועדים לאירועים עסקיים בלתי נשכחים.

גלריה דובנוב היא אולם אירועים הממוקם במרכז שרונה בלב תל אביב. האולם מציע גישה נוחה וקלה מכל חלקי הארץ, חלל מודרני, יוקרתי וגמיש, שירותים מתקדמים וחוויה קולינרית בלתי נשכחת. 

רוצים להפיק אירוע עסקי מושלם? צרו איתנו קשר. 

עולם ההייטק משגשג על קשרים, חדשנות ושיתופי פעולה. מחשיפת פריצות דרך חדשות ועד לחגיגת הצלחות משותפות, אולמות אירועים מרכזיים מככבים בעשור האחרון כחלק מכריע מהמערכת האקולוגית והדינמית של חברות הייטק וארגונים רבים. מדובר ביותר מסתם חללים פיזיים – הם מייצגים נקודת מוקד משותפת, מרכז של רעיונות ומקום שבו הטכנולוגיה והקשרים האנושיים יכולים באמת לזרוח. עבור חברות הייטק וארגונים ישנה חשיבות גבוהה למציאת אולם אירועים מרכזי לשלל אירועים עסקיים ויש לך כמה סיבות טובות.

זרז לחדשנות

אולמות אירועים מרכזיים משמשים כנקודת מפגש לחברות שמקדמות חדשנות, ליזמים, אנשי טכנולוגיה, שיווק ומובילים בתעשייה. לא פעם בתוך המרחבים האלו דיונים מתלקחים, נרקמות מערכות יחסים, מתפתחות שותפויות ונולדים רעיונות חדשים. חללי אירועים הם המוקדים הפועמים שמתדלקים את פעימות הלב של תעשיית ההייטק, ומטפחים אווירה של יצירתיות ושיתוף פעולה.

הארכיטקטורה של חלק מאולמות האירועים מסייעת לטפח את הזרימה החופשית של רעיונות. שטחים פתוחים מעודדים מינגלינג, בעוד שחללים נפרדים מאפשרים פעילויות קבוצתיות ודיונים קבוצתיים ממוקדים. גלריות ואולמות תערוכה מציגים את ההתקדמות הטכנולוגית העדכנית ביותר, ואזורי פרזנטציה מאפשרים שיתוף של ידע ומומחיות. סביבה דינמית כזו היא החממה המושלמת לחדשנות טכנולוגית, מה שהופך את האולמות הללו לנכס חיוני לחברות הייטק וארגונים רבים בזמנים שונים.

התגלמות זהות המותג

היבט נוסף של אולמות אירועים עבור חברות הייטק הוא הפוטנציאל שלהם לשקף ולחזק את זהות המותג של החברה. אולם אירועים מרכזי ומעוצב היטב יכול לגלם באופן חזותי וחוויתי את ערכי הארגון, הייעוד והאתוס של שלו. חברות הייטק משתמשות לעתים קרובות בחללים אלה כדי להציג את הטכנולוגיה המתקדמת שלהן וחשיבה לעתיד קדימה. החל מתצוגות אינטראקטיביות וקירות דיגיטליים ועד לחוויות מציאות מדומה סוחפות, חללים אלה מספקים הזדמנות ‘לחיות את המותג’. עם לא מדובר רק בתצוגות גדולות או טכנולוגיות במיוחד. חברותת וארגונים יכולים חזק את זהות המותג וערכי החברה באמצעות יצירת תכנים שמתחברים לערכי הליבה של החברה ומציעים חוויה חיובית ומחברת.

על ידי הצעת חוויות סוחפות שכאלה, אולמות אירועים במרכז הופכים ממקומות פשוטים למרחבים חווייתיים, ומסייעים לחברות הייטק ליצור קשרים חזקים יותר עם העובדים, הלקוחות ובעלי העניין שלהן. היבט זה של מעורבות במותג הוא בעל חשיבות עליונה, שכן הוא מעצב תפיסות ומעמיק קשרים וחיבורים בין שלל גורמים.

העצמת למידה וצמיחה

עבור תעשיית ההייטק שנעה בקצב מהיר כמו הטכנולוגיה שהיא מפתחת, למידה וצמיחה הן קריטיות. אולמות אירועים איכותיים מהווים פלטפורמה חיונית לשיתוף ידע, הכשרת עובדים וקידום התפתחות מקצועית. באמצעות סדנאות, סמינרים ומצגות, מרחבים אלו משמשים כפלטפורמות חינוכיות, היוצרות סביבה מתאימה ללמידה מתמשכת ומעשירה.

בנוסף, אולמות אירועים מציעים הזדמנויות לנטוורקינג והנחיה שהם גורמי מפתח בצמיחה מקצועית. עובדים יכולים ליצור אינטראקציה עם מנהלים ומובילים בתעשייה, ולהשיג תובנות שלא ניתן להפיק מספרים או קורסים דיגיטליים. השילוב של הזדמנויות למידה פורמליות ובלתי פורמליות שאולמות אירועים מרכזיים מספקים הוא בעל ערך רב עבור אנשים וארגונים המבקשים להישאר בחזית תעשיית הטכנולוגיה.

חיבורים מפרים של שיתופי פעולה

אולמות אירועים מרכזיים, ובפרט הפקת אירועים עסקיים בתל אביב, מפגישים אנשים. הם משמשים כגורם מקשר למפגשים בתעשייה, מתערוכות והשקות מוצרים ועד לטקסי הענקת פרסי הוקרה וכנסים. על ידי יצירת הזדמנויות לאינטראקציה, אולמות אירועים אלה מחזקים את הקשרים בתעשייה.

מפגשים כאלה מובילים לעתים קרובות לחיבורים ושיתופי פעולה בעלי ערך רב, ופותחים דלתות לשווקים חדשים ולהזדמנויות מגוונות. לפוטנציאל להתחבר עם עמיתים, לקוחות פוטנציאליים, משקיעים ומשפיעים בתעשייה באולם אירועים מרכזי יכול להיות השפעה טרנספורמטיבית על מסלול הצמיחה של חברות הייטק וארגונים.

העלאת המורל והחיבור של העובדים לחברה

יתרון לא פחות משמעותי אך לא תמיד מוערך כראוי טמון בפוטנציאל של אירועים ומפגשים באולמות אירועים מרכזיים להגביר את המורל ולטפח קשר חזק יותר בין העובדים לחברה.

בתחום ההייטק, שבו העבודה סובבת לרוב סביב מסכים ואינטראקציות וירטואליות, האלמנט האנושי נמצא לפעמים לפעמים נוטה ללכת לאיבוד. אולמות אירועים לחברות בתל אביב ובמרכז משמשים תזכורת לכך שבבסיסה, תעשיית ההייטק וארגונים בכלל, עוסקים באנשים. בין אם זה באמצעות פגישות סביב נושא מסוים, אירועי גיבוש צוותים, מסיבות חברה או מפגשים חגיגיים, המקומות הללו מספקים הזדמנויות לעובדים להתכנס בסביבה שאינה עוסקת בעבודה, ומחזקים את הקשרים האנושיים העומדים בבסיס כל ארגון מצליח.

מעבר לעליה בפרודוקטיביות של העובדים שנוצרת כתוצאה ממורל גבוה, אולמות אירועים מרכזיים יכולים למלא תפקיד מרכזי בטיפוח תחושת השייכות בקרב העובדים. אירועים החוגגים הישגים אישיים וצוותיים שמציינים אבני דרך של החברה, או פשוט מפגישים את כולם לחוויה משותפת, תורמים לתחושת אחדות ומטרה קולקטיבית. כל אלו מגבירות את נאמנות העובדים ומחויבותם למטרות החברה.

וזה לא הכל. חוויות קהילתיות אלו יכולות לטפח חיבור חזק יותר בין העובדים לבין המשימה והערכים של החברה. כאשר האתוס של חברה אינו מבוטא רק במילים אלא גם במפגשים ואירועים חברתיים, ישנה סבירות גבוהה יותר שהעובדים יזדהו וירגישו מחויבים למטרות הארגון.

אפשר לומר שאולמות אירועים ממלאים תפקיד משמעותי בשיפור המרקם החברתי של חברות הייטק וארגונים בתעשיות שונות. על ידי חיזוק מורל העובדים וטיפוח תחושת החיבור, הם תורמים ליצירת סביבת עבודה חיובית ופרודוקטיבית, ובכך מעניקים לארגונים יתרון תחרותי בתעשיית ההייטק המהירה.

לסיכום, אולמות אירועים מרכזיים הם יותר מרק מקומות לפגישות ותערוכות, אלא מקומות בהם נרקמים חיבורים ושותפויות יקרי ערך. הם מטפחים חדשנות, מגלמים זהות מותגית, מקלים על למידה, מעודדים קשרים בתעשייה ומקדמים קיימות. נדמה שפשוט אי אפשר לדמיין את עולם ההייטק בלי האירועים החשובים והתוססים האלה. ככל שאנו מתקדמים לעידן הדיגיטלי, החשיבות של אולמות אירועים מרכזיים ואיכותיים עבור חברות הייטק וארגונים תמשיך לגדול, ועם היצע אולמות כל כך רחב, חשוב שחברות יבדקו ויבחרו היטב את זה שעונה באופן הטוב ביותר על הצרכים והדרישות שלהן. 

8 צעדים חשובים בבחירת אולם אירועים נכון לאירוע עסקי

בחירת אולם מרכזי שמתאים לאירוע עסקי היא משימה מאתגרת אך קריטית ומשפיעה באופן משמעותי על הצלחת האירוע. כאשר עושים זאת נכון, בחירת המקום יכולה לתמוך ביעדים של החברה, לשפר את חוויית המשתתפים ולתרום להצלחתה הכוללת של האירוע או הפעילות העסקית של חברות וארגונים. בעזרת 8 הצעדים הבאים תוכלו לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר למטרות ולצרכים העסקיים של הארגון שלכם:

1.הגדרת פרטי האירוע

לפני שמתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי במרכז, חשוב להגדיר מראש את כל המטרות של האירוע שאתם מארגנים. שקלו את היעדים שלכם, את מספר המשתתפים ואת סוגי הפעילויות שאתם מתכננים לקיים. זכרו, מטרת האירוע תשפיע במידה רבה על בחירת המקום שלכם. לדוגמה, אירוע הדרכה ארגוני עשוי לדרוש סוג שונה של חלל מאשר השקה עסקית, אירוע נטוורקינג או מסיבת חברה.

2.מיקום הוא מילת מפתח

מיקומו של האולם המרכזי לאירוע העסקי שלכם הוא גורם קריטי שיש לקחת בחשבון. במיוחד כשמדובר בהפקת אירועים עסקיים אשר כוללים משתתפים שמגיעים ממקומות שונים, חשוב לבחור מקום אירועים שיהיה נגיש בקלות לרוב המשתתפים שלכם. קחו בחשבון פרמטרים כמו גישה נוחה ומהירה לכבישים ראשיים, קרבה לתחבורה ציבורית ענפה, אפשרויות חניה נוחות ומספקות וקרבה לבתי מלון ומקומות אירוח שיכולים לשמש אורחים שמגיעים מחו”ל או ממקומות מרוחקים. גם קרבה יחסית לשדה התעופה ולתחנות רכבת יכולה להיות גורם משמעותי שמקל על ההגשה עבור משתתפים מחו”ל וכאלו שמגיעים מרחוק.

3.הגודל משנה

גודלו של אולם אירועים לאירוע עסקי צריך להכיל בנוחות את כל הנוכחים תוך מתן מספיק מקום לתנועה וליצירת נטוורקינג נעים ונוח. מקום קטן מדי עלול לגרום לאירוע להרגיש צפוף מדי, בעוד שמקום גדול מדי עלול לגרום לו להיראות דל וחסר משתתפים. רוב המקומות מגדירים מראש קיבולת מקסימלית; עם זאת, עליכם לשקול את פריסת האירוע שלכם כדי להעריך את הגודל המתאים לאירוע שלכם. אירוע שכולל ארוחה בישיבה סביב שולחנות, למשל, ידרוש יותר מקום מאשר אירוע קוקטייל או מסיבה.

4.מתקנים ושירותים

הזמינות של המתקנים והשירותים באולם יכולים להפוך את האירוע שלכם להצלחה גדולה או לאכזבה. לכן חשוב לבדוק שמקום האירוע כולל את כל הציוד והשירותים שאתם צריכים. בדקו האם יש במקום מערכות סאונד, תאורה ומולטימדיה מתקדמות, האם יש חיבור Wi-Fi איכותי והאם יש מספיק חדרי שירותים. מקום טוב יציע את השירותים החיוניים הללו ועוד, כולל אפשרויות קייטרינג מצוינות, פריסה גמישה של החלל וכמובן גישה לבעלי מוגבלויות.

5.סגנון ואווירה

הסגנון והאווירה של אולם האירועים לאירוע העסקי שלכם יכולים לתרום משמעותית לטון האירוע. אם האירוע שלכם רשמי, אולי מקום בסגנון אלגנטי ומתוחכם יתאים עבורכם. מצד שני, למסיבת חברה או למפגש העשרה, דווקא חלל לא שגרתי ומיוחד עשוי להתאים יותר. בעת בדיקה של מקומות פוטנציאליים, שקלו אם הם מתאימים לזהות החברה שלכם ולנושא האירוע.

6.עלות וגמישות במועד האירוע

התקציב מכתיב פעמים רבות את ההחלטה הסופית. בקשו הצעות מחיר מקיפות הכוללות תוספות פוטנציאליות כמו עלויות השכרת ציוד ועלויות קייטרינג. ודאו כמובן שהאולם פנוי וזמין במועדים שרלוונטיים עבורכם. מקומות מסוימים עשויים להציע מחירים נמוכים יותר במועדים מסוימים, מה שיכול לספק חיסכון משמעותי.

7.בקרו באולמות האירועים

תמונות וסיורים וירטואליים יכולים לספק תמונה מוגבלת של מקום. זהה אמנם מקום טוב להתחיל בו את הבדיקה והבירור שלכם אבל זה לא מספיק. אין דבר טוב יותר ממראה עיניים וביקור פיזי באולמות הרלוונטיים עבורכם הוא בגדר חובה לפני שתבחרו את האולם המתאים לאירוע שלכם. ביקור באתר מאפשר לכם להעריך את הפריסה, המתקנים, מקצועיות הצוות והניקיון ממקור ראשון. קחו בחשבון את זרימת האירוע ומהלכו, ותככנו איך כל שלבי האירוע ישתלבו במקום בו אתם מבקרים – מהגעה והרשמה ועד לפעילות האירוע המרכזי והיציאה, כל שלב חשוב וצריך לקבל מענה איכותי מהאולם.

8.עיינו היטב בחוזה

לאחר שצמצמתם את האפשרויות שלכם, הקפידו לבדוק היטב את החוזה. חפשו מדיניות ביטולים, תנאי תשלום, ביטוח, אחריות וכל עמלה נוספת שאולי לא ברורה מיד. בדיקה קפדנית של החוזה תבטיח שאתם מוגנים כראוי ותמנע אי הבנות ועוגמת נפש אפשרית. 

בשורה התחתונה, בחירת אולם מרכזי שמתאים לאירוע עסקי היא משימה מורכבת הדורשת חשיבה אסטרטגית, תכנון קפדני ותשומת לב לפרטים. עם זאת, כאשר הבחירה נכונה, מקום שנבחר היטב יכול להזניק את האירוע שלכם, להשאיר רושם מתמשך על המשתתפים ולתרום להשגת היעדים העסקיים שלכם. בסופו של דבר, אולם אירועים הוא גורם משמעותי עבור חברות הייטק ותאגידים אשר מקיימים אירועים עסקיים שונים ולכן ישנה חשיבות גבוהה למציאת אום האירועים המתאים ביותר לצרכי החברה והאירוע.

גלריית דובנוב היא אולם אירועים חדשני הממוקם במתחם שרונה בתל אביב, מיקומי המרכזי מספק גישה קלה ונוחה לכבישים ראשיים, תחנת רכבת ותחבורה ציבורית ענפה. חלל האולם מאפשר פריסה גמישה האידיאלית במיוחד לאירועים עסקיים. החלל מעוצב היטב ומספק מגוון שירותים ומתקנים חיוניים ושירותי קייטרינג מהשורה הראשונה. 

אם אתם מחפשים את המקום המושלם לאירוע חברה, כנס, השקה או כל אירוע עסקי אחר, צרו איתנו קשר ויחד נתכנן את האירוע הבא שלכם. 

מדוע כל כך חשוב לשלוח את העובדים לכנסים מקצועיים ולרענן את שגרת היומיום שלהם, ומהם הדגשים שיש להכיר, כאשר מחפשים את המקום המושלם לכנס?

אירועים עסקיים כמו כנסים מקצועיים, אירועי חברה וכדומה, הפכו ליותר ויותר מושקעים וחשובים בשנים האחרונות, ויש שמגדילים ומתייחסים להפקתם ברצינות שלא היתה מביישת חתונת ענק. אין זה צירוף מקרים, אלא שמנהלי חברות מבינים לעומק את הפוטנציאל העסקי או המקצועי (או שניהם) הטמון בכנס שכזה, וכבר יודעים שחשוב להשקיע בו, הן מבחינת תקציב והן מבחינת משאבים אחרים שהעניין מצריך.

כיצד השתתפות בכנסים תורמת להתפתחות המקצועית של העובדים?

לעתים קרובות מדי, המטלות היומיומיות והיעדים לטווח קצר יותר במסגרת יום העבודה של עובד, עלולים לתפוס כל כך הרבה מקום בראש שלו וכמובן זמן, עד כדי כך שלא נותר לו מקום לחשוב מעבר למה שהוא צריך לעשות באותו היום. עם זאת, ייזום פסק זמן מוגדר, לצורך השתתפות בכנסים ובאירועים חיצוניים הרלוונטיים לעבודתו, הוא חיוני ביותר לפיתוח הקריירה שלו.

הנה הסיבות לכך שכל מעסיק צריך לשלוח את אנשיו לכנסים ולימי הדרכה קבועים, או אפילו לתכנן אירועים פנימיים, על מנת להעלות את המורל והמוטיבציה של העובדים.

ראשית, עבור מעסיקים המבקשים להניע, לשתף ולשמר עובדים (אתגר לא פשוט בכלל בימינו), מומלץ יהיה לעזור להם למצוא דרכים להרחיב את הידע שלהם, לפגוש אנשים חדשים ולהשתתף באירועים של התעשייה, על מנת לאזן את שגרת העבודה שלהם. עובדים שירגישו שהם מוערכים וחשובים מספיק כדי להישלח למשימות מסוג זה, במסגרתן הם ייצגו את החברה, יפתחו נאמנות חזקה יותר כלפי הבוסים שלהם, לצד תחושת ערך עצמי גדולה יותר. גם כנסי הדרכה או העשרה מקצועיים, עשויים להיות מהנים, ולהוות אלטרנטיבה מרעננת ל”עוד יום במשרד”.

במחקרים עדכניים שבחנו את סוגיית פיתוח העובדים, עלו שלושה גורמים שהוגדרו כמשפיעים במיוחד על מעורבות ויעילות בעבודה; משמעות, זמינות של אפשרויות וביטחון. במילים אחרות, עובדים עסקו באופן היעיל ביותר בעבודתם, כאשר הם האמינו שהחברה בה הם עובדים מחוללת שינוי אמיתי בעולם, כאשר הוקצו להם משאבים נאותים כדי להשלים את המשימות שלהם כראוי, וכשהם חשו בטוחים בעצמם ובתפקיד שהם מבצעים. 

כיצד הגורמים הללו מתקשרים עם השתתפות בכנסים?

ראשית, באירועים חיצוניים בדרך כלל זוכים המשתתפים בהעשרה ובקבלת ידע נוסף הנוגע לתעשייה, שהוא מעבר למפרט התפקיד הרגיל שלהם. הדבר מוסיף משמעות לתפקידם, כשהם מתחילים לראות אותו כחלק מתמונה רחבה הרבה יותר. כמו כן, הדבר עשוי לסייע להם למקם את עצמם ביחס לעמיתים שעושים את אותה העבודה בחטיבות או בחברות שונות, ולהעניק להם את ההזדמנות לפגוש חברים אחרים, לרוב בכירים יותר בארגון שלהם. מפגש איתם בקונטקסט שונה, משנה את חוקי המשחק ומבטל את ההיררכיה שהם מכירים מהמשרד, לפחות באופן זמני.

כמו כן, כנסים מקצועיים או אירועי הכשרה, מהווים הזדמנות חשובה לדון בנושאים שונים, ולקבל פרספקטיבה שונה על תפקידם, תוכנו והשפעתו, הן על מקום העבודה והן על החברה כולה. באירוע כזה, העובדים לומדים יותר על דרכים לפתח את התפקיד, על הרחבת האחריות שלהם בעבודה ועל אמצעי למידה חדשים. במצב האידיאלי והרצוי, הם ייצאו מהכנס עם רעיונות ודרכים חדשות לגשת לתפקיד אותו הם מבצעים, וכן על החובות והמטרות הכרוכות בו.

עוד היבט חשוב, הוא שהשתתפות בכנס או במפגש הדרכה, מסייעת להגברת המעורבות האישית של העובדים במקום העבודה, שכן היא מגבירה את תחושת השייכות שלהם לצוות. 

איך בוחרים את המקום המוצלח ביותר לכנס?

איתור מקומות לכנסים הוא הצעד המורכב, החשוב ואולי המשפיע ביותר כאשר מתכננים כנס או אירוע עסקי מכל סוג שהוא. בדומה לכל אירוע רב משתתפים, הסטייל של המקום, הרמה של המתקנים, ולא פחות חשוב – המיקום, הם אלו שיכתיבו את כל החוויה של המשתתפים ולכן חשוב שלא להקל ראש בצעד זה, במידה והוטלה עליכם משימת ההפקה (או שלקחתם אותה עצמכם). 

הנה כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים:

סטייל שמתאים לעובדי החברה ולסגנון העבודה

לפני שאתם מתחילים בחיפוש המקום, קודם כל נסו לאפיין את סגנון העבודה, למשל חברת הייטק או יצרנית תרופות יתאפיינו בסגנונות שונים לחלוטין. בשלב הבא, נסו כמובן לאפיין את הסטייל הכללי של העובדים שלכם, במקרה שרובם בני אותם גילאים, זה כבר יקדם אתכם בצעד גדול לעבר התשובות. אם לדוגמא, מדובר בעובדי הייטק שמרוויחים טוב ו”חיים בגבוה”, תוכלו לבחור במקומות עם סטייל מוקפד ועדכני. דוגמא נוספת, אם מדובר למשל בעובדים של חברת ביטוח, שרובם עברו את גיל 50 לצורך הדוגמא, אולי הדגש צריך להיות על פסיליטיז מפנקים ונוחות. אתם מכירים את העובדים שלכם מקרוב וסביר להניח שמחקר קצר בנושא יעלה הרבה נתונים חיוניים. יש כאן אלמנט שעלול להיות חמקמק אבל הוא חשוב מאין כמותו – התאמת הסגנון של המקום למשתתפי האירוע, ולכן חשוב להעמיק במחקר ובהצלבת הנתונים. מקום אידאלי הוא כזה שמצד אחד העובדים ירגישו בו נינוחים ויתנהלו בו בטבעיות מסוימת, ומצד שני, יהווה שדרוג משמעותי לעומת משרדי החברה, ולכל הפחות יפתיע ויהווה שינוי אווירה דרמטי.

אל תזלזלו בעניין המיקום

ההגעה לאירוע היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של השתתפות בכנס, ורצוי להתייחס אל גורם זה ברצינות רבה. ההמלצה שלנו היא לעשות כל שביכולתכם על מנת למצוא מקום נגיש ומרכזי, במיוחד אם מדובר באירוע של שעות בודדות בלבד, ולא לחילופין, כנס הנמשך כמה ימים. אם בכל זאת הלכתם על מקום מרוחק, וודאו שהוא מצדיק את המסע שהעובדים צריכים לעשות בכדי להגיע אליו. 

כל מי שמפיק אירוע עסקי, רוצה להותיר רושם גדול וחיובי על האורחים שמוזמנים אליו. בחירת המקום הנכון, שגם יהיה נעים, נגיש ונוח, אבל גם עם טאצ’ שונה ומיוחד – היא התשובה

“כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו”, נכתב בספר האגדי אנה קארנינה, גם כל אולמות האירועים והשמחות הגדולים דומים (מדי) זה לזה, ולכן, אם אתם אתם מתחילים בחיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים, דעו שכבר יש לכם יתרון יחסי, כי יש לכם את הפוטנציאל ההתחלתי של למצוא מקום מיוחד במינו.

המשמעות של המקום עבור הצלחת האירוע

בשורה התחתונה, התוצאה הרצויה שמצופה מהאירוע, היא הותרת רושם חיובי מהחברה שהאירוע הופק מטעמה, או מהלקוח ששכר את שירותכם, המפיקים. מהצד שלכם, אנשי ההפקה, המקום הנכון יכול להפוך את תהליך התכנון להרבה יותר חלק, לספק לכם את כל התוספות הדרושות כדי ליצור את התוצאה הרצויה – החל ממפות וסידורי הפרחים, ועד לחיבור שלכם עם ספקים אחרים, שיכולים לסייע בהוצאת האירוע לפועל. המקום המושלם הוא זה שמצד אחד יהיה מיוחד ומרשים, ומהצד השני, יעיל בהקשר של ההפקה.

הפרמטרים החשובים שיש לחפש במקום לאירוע

למרות שמרכיבים רבים צריכים להתקיים יחד כדי להפיק אירוע בלתי נשכח, מציאת המקום המתאים היא סוג של אמנות. המקום המתאים לאירועים עסקיים צריך להוות מעין הכלאה מורכבת בין פרמטרים טכניים הולמים, ביניהם הקיבולת המתאימה, המיקום והפסיליטיז, ובין אלמנטים שיותר קשה להניח עליהם את האצבע, כמו סטייל ואווירה. נכון שקריטי יותר שבמקום יהיה מספיק מושבים להושיב את כל המוזמנים, אבל מהצד השני, אולם חסר אופי וייחודיות, עלול לפגום באלמנט של אווירה – גורם קריטי לא פחות בהצלחת האירוע. לכן, ההמלצה הגורפת היא לא להתפשר על אף אחד מההיבטים, ולהמשיך ולחפש עד שתמצאו את האחד, תוך אמונה שלמה שיש אחד כזה (ויש, מילה שלנו).

הנה כמה מהפרמטרים המרכזיים שחשוב לוודא שהם מתקיימים במקום: 

מיקום, מיקום, מיקום

הפרמטר הזה לעולם לא יאבד מכוחו. חשוב לזכור שהחוויה של האורחים שלכם מהאירוע, מתחילה כבר מהרגע שהם יצאו מהבית אליו. גם המקום הכי ייחודי ומגניב שיש, לא מצדיק נסיעה של יותר משעה, שתביא את המוזמנים אל האירוע כשהם עייפים ושחוקים. כמו כן, אם תבחרו במקום מרוחק עבור אחוז גבוה מהאורחים שלכם, אתם עלולים לספוג לא מעט ביטולים ואיחורים לאירוע, וזו כבר פגיעה של ממש בעניין.
אם כך, נסו לבחור במיקום שהוא באופן יחסי, הכי נוח להגעה עבור המוזמנים.

עם זאת, במקרה שמדובר באירוע המתקיים בסוף השבוע, ואולי כזה שמתוכנן להיערך במשך יותר מיום אחד, נסו לבחור מקום שהוא אטרקציה בפני עצמו – על המים, עם נוף לשקיעה, או בטרקלין על הגג. 

קיבולת

נשמע כמו חשבון פשוט – למצוא מקום שיכיל את כמות האורחים הצפויה, אבל חשוב שלא לזלזל בפרמטר זה. מובן מאליו שחשוב לוודא שהמקום שבחרתם אינו צפוף מדי, ויכול להכיל בנינוחות את האורחים שהזמנתם. מהצד השני, וזוהי זווית שלא תמיד חושבים עליה, חשוב לא פחות גם לוודא שהחלל לא יהיה גדול מדי עבור האירוע ובכך יגרום לפגיעה אקוטית באווירה ובזרימה. לדוגמא, ארוחת ערב אינטימית של לקוחות, לא תתנהל בצורה הטובה ביותר בתוך אולם אירועים גדול. חדר פרטי במסעדה, או אפילו שולחן גדול ויפה בלב המסעדה, הוא אופציה טובה יותר, שתעניק לאורחים שלכם את האווירה והאנרגיה של המסעדה עצמה, עם אזור שהוא מספיק פרטי ואינטימי, כדי להתנהל באירוע ואף לעשות עסקים. 

אמצעים טכנולוגיים

אין דבר מפחיד ושנוא יותר על ידי מפיקים, מאשר תקלות. כולנו מכירים את “התקפי הלב” הקלים הללו כאשר מתרחשות תקלות במהלך אירוע, ובמיוחד תקלות טכניות כמו סרטון שעבדתם עליו קשה, שנתקע באמצע ההקרנה, או במקרה גרוע יותר – לא עולה על המסך בכלל, והאורחים כבר מאבדים את סבלנותם בציפייה אליו…

לכן, כאשר בוחנים מקומות שונים עבור האירוע, חשוב להבטיח שחלל האירועים מצויד בדיוק במכשירים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות יודעים להתמודד עם הצרכים שלכם בצורה חלקה ככל האפשר. כמה שאלות שכדאי לשאול: האם המקרנים בחדר איכותיים, מתקדמים וידידותיים למשתמש? האם ישנם מסכים זמינים לצורך הקרנת מצגות, או לצורך מיתוג מסחרי של החלל עם הלוגו והמיתוג של הלקוח? האם יש מיקרופון, באמצעותו ניתן לשתף את האורחים במהלך הנאומים?

במקרים מסוימים, המקום יכול להעמיד לשירותכם צוות טכני שיטפל בכל הדברים שלעיל, ויוודא שמכל הבחינות הללו – האירוע זורם חלק וללא תקלות.

רושם ראשוני שעושה את כל האפקט

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. וואוו כמה שזה נכון כשמדובר באירועים, וכמה שהרושם הראשוני הוא חשוב ומשפיע על הצלחת האירוע כולו. האפקט שהאורחים שלכם יחוו ברגע שהם יכנסו לאירוע, שווה זהב. לכן, כשאתם בוחנים מספר מקומות עבור האירוע שלכם, חשוב לבחור את המקום עם גורם ה”וואו” הגדול ביותר. אגב, זה לא חייב בדיוק להיות המקום שאיך שנכנסים אליו, חשים את זה, אלא גם שהמוניטין של מקום תופס בתור גורם משפיע ביותר. למשל, לבחור עבור האירוע את המסעדה הכי נחשבת, שקיבלה את הביקורות המהללות ביותר וקשה מאוד עד בלתי אפשרי להשיג בה מקום – בבקשה, הנה אפקט וואוו. לפני שאתם מתייאשים מעצם הרעיון, חשוב לדעת שלעתים במקומות האלו קל יותר להזמין מקומות לאירוע גדול, או לסגור את כל המסעדה לערב אחד, מאשר להזמין שולחן אחד לשני סועדים. כמובן, גם מקום שמעוצב בצורה ייחודית, מהממת ומרשימה, יעניק לכם את האפקט המבוקש. כאמור, כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, הסיכוי למצוא אחד כזה עולה פלאים.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים “אמיתיים”, בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת “צ’ק ליסט” מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה”צ’ק ליסט” של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו’).

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו’, כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ”דאבל בוקינג” של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא “מאבדים” את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם “ללכלך את הידיים” מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו “תוכנית מימון” לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו “בחינם”. ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים “אמיתיים”, בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת “צ’ק ליסט” מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה”צ’ק ליסט” של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו’).

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים.