מקום לאירוע עסקי במרכז? 5 דברים שיביאו אתכם למקום הנכון

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע מסוג אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. זו הדרך הנכונה לבחור אותו

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע עסקי אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. המקום הזה, הוא שיעצב את החוויה של המשתתפים ויכיל את כל האלמנטים מהם יורכב האירוע. כמה תכונות שחייבות לאפיין את האולם – הן פרקטי, נוח, חסכוני ומעוצב בסטייל. זאת הסיבה, כנראה, שתהליך בחירת האולם עלול להרגיש לכם דרמטי וגורלי במיוחד.  עם זאת, ישנם כמה טיפים שיכולים לסייע לכם בבחירה נכונה של מקום לאירוע עסקי במרכז .

1 מקום שהגודל והפריסה שלו מתאימים אחד לאחד לתוכנית האירוע שלכם

קיים הבדל גדול בין אירועים עסקיים שונים. ישנם אירועים שנועדו למינגלינג ולהיכרות בין אנשי עסקים שונים, מה שידוע יותר בכינוי ״מיט-אפ״. אירועים מסוג זה, לא פעם כוללים גם הרצאות המלוות בהקרנת מצגות ועוד. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה שנועדו פשוט לחגוג הישג כלשהו, חג או מועד כמו מסיבת סוף שנה, מסיבת פורים, מסיבת הנפקה ועוד. כמובן, ישנם גם כנסים שתכליתם היא העשרה מקצועית עבור עובדים מתחום מסוים, והם מורכבים בעיקרם מהרצאות. כל אחד מהאירועים האלה מתאפיין בצרכים שונים מבחינת גודל החלל, הפריסה, הסגנון ועיצוב החללים השונים. בתור התחלה, כדאי להתמקד בגודל וספריסה של האולם שאתם בוחנים, שכן, זהו נתון קריטי להצלחת האירוע, ולעתים קריטי לקיומו. 

כאשר אתם מגיעים לבדוק מקומות עבור האירוע שלכם, עליכם להיות ערוכים מבעוד מועד, כאשר אתם כבר יודעים באופן מפורש מה הולך להיות הלו״ז והתוכנית בו.

הביאו עמכם עותק מסודר של התוכנית לאירוע,וקחו את הזמן לחקור את החלל באופן ויזואלי, תוך שאתם ממש מדמיינים היכן כל אחת מהפעילויות המתוכננות לאירוע תתקיים. האם החללים שבמתחם מתאפיינים בקיבולת המתאימה להכיל את כל הפעילויות שאתם מתכננים? האם ישנן פינות מנוחה, או חדרי לובי שניתן ״לפרוש״ בהם לפרק זמן מהאירוע? האם יש חלל שיכול לשמש כחדר VIP (במקרה הצורך)? האם יש אזור עם במה שניתן להתקין בו מקרן, והוא יתאים למצגת, אם מתוכננת אחת? השתדלו לצאת מהאולם עם מושג כללי על חלל שיתאים לכל אחד מחלקי האירוע.

2 בחרו במקום עם סטייל, שניתן למתג אותו במיתוג החברה

מרבית אירועי החברה, הניזמים על ידי ארגונים כאלה או אחרים, הם חלק מאסטרטגיית שיווק של הארגון העומד מאחורי הפקתם. זהו היבט שחשוב לתת אליו את הדעת לאורך כל תהליך ההפקה, בדגש על מיתוג המתחם עם סמלי החברה. כאשר אתם מסיירים באולם אירועים, דמיינו היכן יהיה אזור קבלת הפנים, הכניסה והלובי, ונסו לחשוב היכן אפשר לשלב שילוט מתאים, היכן ניתן להקרין סמלילים של החברה (מסכי טלוויזיה, מקרנים) ועוד.

3 מיקום מנצח יוביל לאירוע מוצלח

כבר הוחלט שהאירוע יתקיים במרכז, אבל עדיין לא סגורים על מיקום מדויק? בחירה במיקום מרכזי ואטרקטיבי תעלה משמעותית את הסיכויים שבאירוע שלכם אחוזי הנוכחות יהיו גבוהים. נסו לדמיין את עצמכם בצד של האורחים באירוע – אם קיבלתם הזמנה לאירוע בנס ציונה, או במקום לאירוע עסקי בתל אביב, לאיזה מהם יש סיכוי גבוה יותר שתגיעו ולא תחפשו תירוץ להיעדר? התשובה מובנת מאליה, אלא אם כן אתם גרים קרוב יותר לנס ציונה, אבל הבנתם את הרעיון.

4 האם חברת הקייטרינג הפועלת במקום מתאימה לאירוע שלכם?

כידוע, אין אירוע בלי אוכל, ויותר מזה – במקרים רבים טיב האירוע שלכם נמדד דרך רמת האוכל המוגש בו. כאמור, אירועים עסקיים שונים מתאפיינים בסגנון ובקונספט שונה מאוד, ולכן גם יצריכו קונספט שונה של כיבוד. לדוגמא, כנס עסקי שיתקיים בשעות הבוקר, יצריך קפה טוב ו״פינגר פוד״, כריכונים, עוגות, מאפים ופירות. לעומת זאת, באירוע חברה שהוא בקונספט של מסיבה בשעות הערב, הדגש יהיה על אלכוהול איכותי ואוכל בקונספט יותר ״חטיפי״, שיתאים עם הדרינק. כמו כן, ישנם אירועים עסקיים רבים המתקיימים בשעות הצהריים, ובהם מתבקש שתגישו ארוחה חמה מלאה לאורחים. לכן, אחד הדברים שחשוב לבדוק בשלבים הראשונים של בחינת האולם, הוא את חברת הקייטרינג הפועלת במקום, לרבות הסגנון של האוכל, הרמה והאיכות, והוורסטיליות של סוגי המאכלים – האם מה שמציעים לכם שם עונה על הדרישות של האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים? שאלה נוספת וחשובה לא פחות – האם העלויות של האוכל במקום עולות בקנה אחד עם התקציב שלכם, או לכל הפחות, מצדיקות חריגה מסוימת מגבולות התקציב? אם כן, יתכן שאפשר להתקדם. כאמור, אם תגישו לאורחים שלכם אוכל איכותי, עדכני, והכי חשוב – טעים, הסיכוי שהאירוע יוכתר כהצלחה עולה משמועתית. לכן, בדקו וראו – אם מדובר בחברת קייטרינג שווה במיוחד, יתכן כי ישתלם לכם להגמיש את התקציב במידה מסוימת לשם כך.

5 קבלו המלצות אותנטיות ובקרו במקום בזמן אמת 

מצאתם אולם שממש נראה לכם, והוא עונה על רוב הפרמטרים שסימנתם? עכשיו זה הזמן לעשות שיעורי בית ולהתחיל במחקר בשטח. ראשית, נסו לאתר מפיקי אירועים, קולגות שלכם מהתחום שאתם מעריכים את דעתם או לקוחות שכבר קיימו במקום אירוע כזה או אחר, וחקרו אותם לעומק לגבי שביעות הרצון שלהם מהתפקוד של אנשי הצוות במקום, החוויה של המשתתפים וכו׳. נסו לשאול לגבי תקלות או בעיות שצצו במהלך האירוע. בדקו מהן הנקודות שהם מציעים לשיפור לגבי המקום, אם יש כאלה. כמו כן, מומלץ בחום להגיע למקום בזמן אמת, כלומר במהלך אירוע דומה אחר שיתקיים בו, ולבחון היטב את פני הדברים, לרבות התנהלות הצווותים במקום, האווירה, האקוסטיקה ועוד. 

שירותים מיוחדים, ערך מוסף וסגנון