זו כנראה הפעם הראשונה שאתם ניצבים בפני הפקת אירוע בסדר גודל שכזה – החתונה שלכם. יש המון משימות לבצע והחלטות לקבל, וחשוב לכם מאוד שהאירוע יהיה הכי קרוב לזה שחלמתם עליו. כמה עצות זהב שיסייעו לכם לעשות זאת בהצלחה

במסגרת הפקת אירוע גדול ומורכב כמו חתונה, ישנן הרבה טעויות שעלולים לעשות בדרך, במיוחד אם אין לכם כישורים או ניסיון בהפקת אירועים, וזו, ככל הנראה, החתונה הראשונה שאתם מארגנים. מה שהופך את תכנון האירוע הזה לכה מורכב, הוא לא רק העובדה שיש כאן המון היבטים שיש לטפל בהם, החלטות לקבל ובחירות לעשות, אלא גם שברוב המקרים מדובר באירוע של פעם בחיים, אולי היום המרגש בחייכם, ואלו הופכים אותו לטעון רגשית בצורה יוצאת דופן. במילים אחרות, לא רק שתידרש מכם, בני הזוג המאורסים, עבודה לוגיסטית וטיפול בהרבה פרמטרים, אלא שגם את הדרך תאפוף התרגשות גדולה, שצריך לדעת לנתב אותה למקום הנכון, רגע לפני שהיא הופכת להיסטריה.

בכתבה הבאה, ננסה לפרק לגורמים כמה מהשלבים החשובים והקריטיים ביותר בהפקת חתונה, כאשר היצמדות למסלול הכללי שנתאר כאן, עשויה לסייע ולהקל עליכם, וגם להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מושלם, כמעט כמו שחלמתם. 

בשלב הראשון – תיאום ציפיות וקבלת החלטות חשובות

אז אחרי שההתרגשות הרבה שהגיעה בעקבות הצעת הנישואין קצת התפוגגה, כעת הגיע הזמן לשבת ביחד, לתאם ציפיות ביניכם, בניהזוג, ולקבל החלטות שעשויות להיות רבות השפעה לגבי האופן בו החתונה שלכם תיראה ותתנהל. עליכם להבין מהו היקף החתונה בו אתם מעוניינים, תוך כדי שאתם לוקחים בחשבון גם את הרצונות של ההורים משני הצדדים. לאחר מכן, חשוב להחליט על אזור בארץ בו אתם מעוניינים להינשא, לנסות להבין מהו הסגנון הכללי של האירוע – למשל, חתונה אורבנית, או דווקא כזו שתיערך בסביבה כפרית? חתונה מפוארת ומנצנצת או אירוע בסגנון רגוע וצנוע יותר? כמו כן, בשלב הזה חשוב מאוד להבין ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם עבור החתונה. נתון זה ועבודה צמודה לפיו, יבטיחו לכם דרך קלה, יעילה ונטולת אכזבות בדרך ליום המרגש בחייכם.

בשלב השני – טיפול במשימות הקריטיות לקיום האירוע

כעת, לאחר שהגדרתם את התקציב לחתונה, תחמתם את האזור בו תרצו להינשא, וחשבתם על הסגנון המתאים לכם, זה הזמן להתניע את התהליך ולטפל במשימות שחייבות להתבצע בהקדם. המשימה הראשונה והחשובה ביותר, היא למצוא מתחם אירועים – גן או אולם, שעונה לכל ההגדרות שלכם באופן כמה שיותר מדויק. זהו ללא ספק הצעד החשוב ביותר, וככל שתמהרו לסגור אותו מוקדם, כך תהנו מיותר אופציות שיעמדו לרשותכם ולא תצטרכו להתפשר. בשלב הבא מומלץ לבחור חברת קייטרינג שהתחברתם לסגנון שלה ואף קיבלתם המלצות מזוגות שהיא פעלה בחתונתם. ההמלצה שלנו היא להעדיף את חברת הקייטרינג המוצעת מטעם האולם (אם כי ברוב המקרים אין חובה כזו), מאחר ואלו בדרך כלל מתורגלות להתנהל במטבחי המקום, מה שמבטיח עבודה ושירות יעילים ומהירים במהלך האירוע. עוד משימה שכדאי למהר עם ביצועה, היא מציאת די.ג’יי שמתאים לסגנון שלכם ולסגנון האירוע, מאחר וגם אלו (המוצלחים) נחטפים מהר, ואתם לא רוצים להתפשר על איכות המוזיקה שתתנגן בחתונה שלכם, ובמיוחד על רחבת הריקודים. די.ג’יי טוב יכול להרים אירוע לגבהים, ולהיפך… 

ללמוד מטעויות של זוגות אחרים

“אין חכם כבעל ניסיון” – האמרה הזו נכונה שבעתיים כשמדובר בזוגות שכבר חוו על בשרם הפקה וארגון של אירוע חתונה. ישנם המון דברים שעלולים להיראות כקטנים וזניחים, אך אם לא תיערכו אליהם כראוי, הם עלולים לחבל באירוע שלכם, או לפחות בהרגשה בה תצאו ממנו, וחבל. לקראת החתונה, כדאי להתייעץ עם כמה שיותר זוגות חברים שכבר נישאו וללמוד מניסיונם, בהיבטים שיש מצב שאפילו לא חשבתם עליהם. לדוגמא, זוג שיספר לכם שלא בחן מספיק טוב את הניסיון של צוות הצילום ששכר לאירוע, וגילה שהוא לא מתפקד היטב באזורים בהם אין תאורה מספקת, כך שחלק גדול מהתמונות יצאו חשוכות ולא מבינים מה רואים בהן. או דוגמא אחרת, זוג שישתף אתכם בחווייה המפוקפקת של ספקים שנעלמו עם הכסף ולא סיפקו את הסחורה כפי שהובטח – מהסיפור הזה ניתן ללמוד למשל להחתים ולתעד בכתב כל צעד שאתם עושים מול ספקים באירוע. גם בדברים קטנים יותר, כמו כלות שסיפרו שסבלו מכאבים נוראים בכפות הרגליים לאורך כל החתונה, כתוצאה מבחירה לא נכונה של נעלי עקב לאירוע ועוד ועוד. כמעט לכל זוג יש את הסיפורים האלו, וברוב המקרים הם ישמחו לחלוק אותם עמכם ולסייע לכם להימנע מתקלות ומתקריות לא נעימות.

תיעוד בטבלה מסודרת  – יסייע לכם לעבוד ביעילות ולהימנע מטעויות

בהמשך להמלצה להשיג חתימה והסכם בכתב מהספקים, אנחנו ממליצים בחום לתעד הכל בכתב ולהכניס בטבלת אקסל מסודרת, גם ביניכם לבין עצמכם. עבודה מאורגנת, תוך רישום מדויק בטבלה נפרדת לכל חלק הקשור בארגון החתונה – אולם, קייטרינג, די.ג’יי, צלם, שמלת כלה, מאפרת, עיצוב שיער ועוד ועוד (אל תתביישו ליצור לשונית גם לדברים הכי קטנים כמו ספק הפרחים לשולחנות), יבטיח לכם שליטה מלאה על כל האספקטים של ההפקה, והיצמדות לגבולות התקציב העומד לרשותכם, ללא חריגות שעלולות לסבך אתכם בהמשך. 

לא לשכוח לנשום…

כמו שתיארנו בתחילת המאמר, ארגון חתונה הוא עסק לא פשוט, הרבה בגלל שמדובר באירוע מאוד מרגש וטעון, מה שעלול לגרום לכם לשכוח בדרך אליו, שמדובר באירוע משמח שכולו מסמל את האהבה שלכם ואת יריית הפתיחה לחיים המשותפים שלכם. אז הטיפ החשוב ביותר, הוא לנסות לעצור ולהנות מהדרך, ולא להתעכב על זוטות וריבים קטנים שאולי יתעוררו במהלך ההפקה.