אולם אירועים

חגיגת בת מצווה היא אחד האירועים המשמעותיים ביותר בחייה של נערה צעירה. אם בחלק ממדינות העולם המערבי החגיגה הגדולה מתרחשת בגיל 16, כאן בארץ הקודש, בנות חוגגות בגדול הרבה קודם, בגיל 12. 

אבל אל תטעו, אמנם מדובר בתחילת גיל ההתבגרות אבל לנערה צעירה בגיל הזה יש הרבה מה להגיד ולא מעט דרישות. אם כך, איך מתכננים ומפיקים את חגיגת בת המצווה המושלמת שתעלה חיוך גדול על שפיה של המתבגרת ולא מעט זכרונות מעולים לאורך השנים? 

הכנו עבורכם רשימה של 9 דברים שכדאי לקחת בחשבון כשמחפשים אולם אירועים לחגיגה הגדולה.

תקציב

ככל אירוע, לפני שניגשים לתכנון, לבחירת מקום מיוחד ולשליחת הזמנות, חשוב לערוך תקציב מסודר ולהבין כמה אתם בכלל מוכנים להשקיע בחגיגת בת המצווה. לא לכל משפחה יש תקציב דומה ומה שנכון ומתאים עבור משפחה אחת, לא בהכרח יתאים לכם. לכן שבו והגדירו את מסגרת התקציב שלכם. לאחר מכן חלקו את עוגת התקציב לפי פרמטרים שנדרשים להפקת האירוע. החלק הגדול ביותר בעוגת התקציב שלכם יהיה מוקדש לאולם האירועים, מכיוון שזהו הפרמטר היקר והמשמעותי ביותר. את שאר התקציב חלקו לספקים שונים שנדרשים לאירוע כמו דיג'יי וצלם. אם אתם מעוניינים באטרקציות נלוות, קחו גם אותם בחשבון והקדישו להם תקציב ייעודי. לאחר שתגדירו את התקציב שעומד לרשותכם, תוכלו להתחיל לתכנן ולהפיק את האירוע המושלם.

רשימת מוזמנים

השלב הראשון בתכנון האירוע שלכם הוא יצירת רשימת מוזמנים כללית. יש הבדל גדול בין אירוע בן 200 אורחים לאירוע בן 600 אורחים. כדי לדעת לקראת איזה אירוע אתם הולכים, הכינו רשימת מוזמנים משוערת. קחו בחשבון את כל מעגלי המוזמנים שאתם מתכננים להזמין ואל תשכחו כמובן את החברים של בתכם. ערבו אותה ביצירת רשימת המוזמנים כדי להבין האם היא מעוניינת להזמין רק את ילדי הכיתה או חברים ממעגלים אחרים כמו חוגים. לאחר שתצרו רשימתת מוזמנים תוכלו להתקדם לבחירת אולם האירועים שיתאים לצרכים שלכם.

גודל אולם וקיבולת

עם רשימת מוזמנים ביד, תוכלו להבין איזה סוג של אולם אירועים אתם צריכים. עבור אירוע גדול תצטרכו אולם עם קיבולת גדולה ועבור אירוע אינטימי יותר תצטרכו אולם שמתאים לאירועי בוטיק. סננו אולמות אירועים לפי הקיבולת והגודל שלהם, כך שתוכלו לבחור אולם אירועים לבר מצווה במרכז מתוך מבחר מצומצם וממוקד שמתאים לצרכים שלכם.

מיקום 

אחד השיקולים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון בבחירת אולם לבת מצווה הוא המיקום. מיקום מרכזי ונגיש חשוב לכל סוג של אירוע אבל לאירוע כמו בת או בר מצווה, זה חשוב אף יותר. באירוע כזה צפויים להשתתף לא מעט אורחים צעירים תלויים בהורים שלהם כדי להגיע למקום האירוע. אולם מרוחק מידי פשוט יגרום לנערות נערים מסוימים לוותר על הגעתם, והם הרי האורחים החשובים ביותר כשמדובר באירוע בת מצווה. העדיפו מקום נגיש ומרכזי המאפשר הגעה נוחה ומהירה יחסית.

אוכל

אוכל מצוין הוא פרט חיוני בכל אירוע. החוויה של האורחים מבוססת במידה רבה על האוכל והשתייה שהם יקבלו במקום. עבור אורחים צעירים יש חשיבות נוספת להיצע קולינרי רחב ומגוון. נערים ונערות נוטים להעדפות קולינריות שונות מאלו של מבוגרים לכן חשוב להתאים את התפריט גם אליהם ולהעדפות שלהם.

תוכלו להתייעץ על כך עם נערת בת המצווה לפני שאתם בוחרים תפריט קולינרי לאירוע, כך שכולם יהנו באופן מקסימלי מהחוויה הקולינרית באירוע.

מוזיקה 

באירוע מלא במתבגרים, גם המוזיקה צריכה להתאין לקהל הצעיר. זה לא אומר שכל המוזיקה שתתנגן באירוע צריכה להיות לקוחה מהפלייליסט של בת ה-12 שלכם, אך צריך להיות מנעד רחב של שירים שיושמעו לאורך האירוע. לשם כך חשוב לבחור דיג'יי עם ניסיון עשיר באירועי בת מצוווה, כך שהוא ידע ליצור את התמהיל המוזיקלי הטוב ביותר שיתאים לכל הקהלים שישתתפו באירוע.

אטרקציות 

במקרים רבים בהם מתכננים בת מצווה, מחפשים פעילות נלוות לאירוע, כדי להוסיף עניין לאורחים הצעירים שמגיעים, אבל לא רק.

הוספת אטרקציה לאירוע, יכולה לתבל אותו בהרבה הומור, הנאה ועניין. תוכלו לבחור אחת או יותר מהאטרקציות הרבות המוצעות בשוק כמו דוכן שזירת זרים, קעקועי חינה, איפור בסגנון פול מון, מופע סטנדאפ או אמן חושים ועוד. הבחירה צריכה להיות מדויקת מכיוון שבאירוע ייקחו חלק גם בני משפחה ומכרים מבוגרים וגם בני נוער כך שצריכים להיווצר חיבור ועניין לפעילויות שלכם על ידי אנשים בשלל גילים.

סידורי שולחנות 

שלב סידור השולחנות הוא החלק הכי פחות אהוב בהפקת אירועים מכל סוג, אבל הוא בהחלט אחד החשובים. יצירת סידורי שולחנות מבטיחה שכל אורח ידע בדיוק היכן הוא צריך לשבת וליד מי. לא רק שזה חוסך לכם כאב ראש וטרחה על סידורי שולחנות בזמן האירוע, אלא גם חוסך לכם כסף על שולחנות ומקומות ישיבה שאתם משריינים, ובעיקר עושה סדר לאורחים שלכם ומאפשר להם לשבת ליד אנשים שקרובים אליהם על ידי סידור ותכנון מקדימים. 

כשמדובר באירוע עם נערים צעירים, חשוב לשים לב לסידורי ההושבה אפילו יותר. כדי שלא יווצר מצב שבו נערות ונערים מסויימים ימצאו את עצמם יושבים בנפרד, חברו שולחנות אם יש צורך בכך ואפשרו לכל החברים לשבת יחד.

בגדים וסטייל 

אם בעבר נערת בת מצווה לבשה לחגיגה שמלה לבנה מתרחבת עם כמה קישוטים בשיער, הרי שכיום הסטייל של בנות 12 מורכב ואישי יותר ולעיתים מצריך חשיבה מחוץ לקופסה. זה המקום לתת לבתכם לקחת חלק בבחירת הבגדים לאירוע שלה. אחרי הכל היא זו שתצטרך ללבוש אותם ולהרגיש הכי בנוח בעולם.

יש המון דרכים להפיק אירוע בת מצווה אבל אם תעקבו אחר העקרונותת שציינו, תוכלו לעשות את זה באופן הכי פשוט, יעיל ומוצלח.

גלריית דובנוב היא מקום לאירועים קטנים בתל אביב בו ניתן לחגוג אירועי בת ובר מצווה בלתי נשכחים.

למרות שיש מרכיבים רבים לתכנון אירוע בלתי נשכח, מציאת מקום מתאים היא משימה מורכבת בפני עצמה. המקום הנכון מבטיח שהאירוע שלכם יתנהל לפי התכנון, ויספק הפתעה והנאה גדולה לאורחים למשתתפים. הרי אורחים מרוצים מחזקים את תדמית החברה ויוצרים מוניטין מצוין.

בנוסף, אולם האירועים האולטימטיבי יכול להפוך את תהליך תכנון האירוע להרבה יותר חלק. אולם טוב יכול לעזור לספק לכם את כל הפונקציות והכלים הנדרשים כדי ליצור אירוע מושלם ומנוהל היטב – החל מאלמנטים דקורטיביים כמו מפות ותפאורה ועד חיבור עם ספקים אחרים הדרושים להפקת האירוע העסקי שלכם.

חמשת הפרמטרים הבאים מהווים את עמודי התווך של בחירת מקום אירועים מוצלחת:

קיבולת

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל בחירת אולם אירועים שאינו מתאים למספר המשתתפים באירוע, יכולה להרוס עבודת תכנון של חודשים. מה שנראה כמו המקום הנכון, עשוי להתגלות כטעות אם הוא מכיל פחות אנשים מרשימת המוזמנים שלכם. אמנם אפשר לצפות למספר משתתפים נמוך יותר בפועל, אך אתם ממש ללא רוצים לגלות שהאורחים שלכם נדחסים לתוך חלל קטן וצפוף מדי או שלא תהיה זרימה מספקת של אוויר במקום. במצב כזה, הדבר היחידי שהמשתתפים יזכרו מהאירוע שלכם הוא את חוסר הנוחות שלהם.

מצד שני, עליכם לבדוק שאולם האירועים שאתם רוצים לא גדול מדי עבור מספר המוזמנים שלכם. בחירה באולם אירועים גדול מדי עשויה ליצור תחושה דלילה ולפגוע באווירה.

ערכו רשימת מוזמנים ומקדו את החיפושים שלכם בחללי אירועים עם קיבולת מתאימה למספר המשתתפים הצפוי באירוע. אין טעם לבחון אולמות אירועים קטנים או גדולים מדי, מכיוון שזה עשוי לגבות מכם זמן יקר ולגרום לבחירה שגויה שעשיה לעלות בהצלחת האירוע העסקי שלכם.

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן

השתדלו לבחור אולם אירועים במקום שיהיה הנוח ביותר עבור האורחים שלכם. מיקום מצוין יאפשר ליותר מוזמנים להגיע למקום ולקחת חלק. אם מדובר באירוע חברה המתקיים אחרי העבודה, נסו לתכנן אותו קרוב למקום העבודה. אם מדובר באירוע עסקי שפונה לקהל חיצוני, העדיפו אולם אירועים במיקום מרכזי ונגיש במיוחד, כךך שיותר אנשים יוכלו להשתתף בו ולהגיע אליו בקלות מכל מקום. 

בחירת אולם לאירוע חברה באזור המרכז תאפשר לכם להגדיל את מספר המשתתפים באירוע שלכם ותעניק להם אפשרויות הגעה רבות ומגוונות מכל חלקי הארץ.

העדיפו מקום אירועים הממוקם בסמוך לצירי תנועה מרכזיים ותחבורה ציבורית. גלרייה דובנוב ממוקמת במתחם שרונה בתל אביב ומציעה נגישות מרבית עם קרבה לכבישים ראשיים, לתחת רכבת ולקווי אוטובוס רבים. זה מאפשר לאורחים רבים להגיע למקום באופן מהיר ופשוט מכל מקום בו הם נמצאים.

אמצעים טכנולוגיים 

על אף שאירועי חברה רבים אינם עוסקים בנושאים טכנולוגיים, הטכנולוגיה במקום האירוע חשובה.

כדי האירוע שלכם יתנהל באופן מיטבי, תצטרכו לוודאש שמקום האירוע מספק אמצעים טכנולוגיים מגוונים ואיכותיים כגון מערכת סאונד מתקדמת ומערכות מולטימדיה ותאורה. כלים טכנולוגיים איכותיים, יאפשרו לכם לנהל את האירוע היטב, לערוך סדנאות, נאומים, השקות, מסיבות ועוד.

אם אתם מתכננים להביא דיג'יי לאירוע, וודאו כי מקום האירוע מספק עמדה מסודרת לדיג'יי עם הציוד הדרוש לו. במידה ואתם רוצים להעביר פרזנטציה,  בדקו אם המקום מספק מסכים איכותיים ורחבים או מקרן במידה ויש לכם צורך בכך. אולם אירועים עם ציוד טכנולוגי מגוון ואיכותי יאפשר לכם להפיק את האירוע באופן פשוט יותר ויחסוך לכם טרחה וכסף על השגת הציוד הנדרש.

אוכל ומשקאות

אוכל מצוין הוא הדרך הבטוחה לשביעות רצונם של המשתתפים באירוע. בחירת השילוב הנכון של מנות המוגשות במזנון או מנות המוגשות בישיבה, תעניק לאורחים שלכם חוויה קולינרית מצוינת. התאימו את האוכל וסגנון ההגשה לאופי האירוע ואל תשכחו לקחת בחשבון את השתיה המוגשת במקום. העדיפו מקום אירועים עם בר משקאות מגוון ומקצועי. כזה שיציע לאורחים שלכם מגוון משקאות איכותיים וטעימים התואמים את הלך הרוח של האירוע.

באירועים מסוימים תוכלו להציע בר משקאות אלכוהולים, באחרים רק משקאות קלים ובאירועים מסוימים כדאי לשים דגש דווקא על היצע השתיה החמה המוגשת במקום. בכל מקרה, וודאו שמקום האירוע ערוך להציע מגוון משקאות המתאימים לאירוע שלכם ויעניקו למשתתפים באירוע חוויה מעולה.

אל תשכחו את אפקט ה"וואו" 

אירועים מוצלחים ובלתי נשכחים תמיד יכללו מרכיב מיוחד, כזה שגורם לאנשים לחוש תחושת התפעלות מהאירוע. אפקט ה"וואו" הזה יכול להיות קשור בתוכן שתציג באירוע כמו השקעה של מוצר או שירות מיוחד, נאום או הרצאה של אדם מוביל בתחומו, פעילות חברתית מרתקת ומחברת או מסיבה מושקעה ומהנה במיוחד.

בנוסף לפרמטרים הללו עליהם אחראים מפיקי האירוע, יש גורמים נוספים שיכולים ליצור תחושת "וואו" ותלויים בבחירת מקום האירוע כגון חוויה קולינרית מצוינת ומיוחדת, עיצוב מרשים של מקום האירוע או מיקום מצוין שמעניק נוחות מירבית למשתתפים. 

וודאו כי אתם מארגנים ומפיקים אירוע מיוחד אשר יצור תחושה ייחודית ומרתקת עבור המשתתפים באירוע, כך שתוכלו לומר ללא צל של ספק שהיה אירוע מוצלח.

המקום האולטימטיבי לאירועים עסקיים 

גלרייה דובנוב הוא מתחם אירועים תל אביבי וחדשני הממוקם במתחם שרונה ומאפשר הפקת אירועים עסקיים בתל אביב. הנגישות הגבוהה למקום האירוע היא אחד היתרונות הגדולים של המקום. בזכות הקרבה לתחנת הרכבת, לתחבורה ציבורית ענפה ולכבישים ראשיים, ניתן להגיע למקום בקלות ובמהירות מכל חלקי הארץ. בנוסף המקום מעוצב היטב ומאפשר פריסה גמישה של האירוע. 

גם החוויה הקולינרית שמציעה הגלריה מלאה בטעמים, צבעים ומגוון רחב של מנות טעימות להפליא ואלו רק חלק מהיתרונות שהמקום מציע לאירועים עסקיים. 

אם אתם מחפשים את המקום האולטימטיבי לאירועי חברה, בואו לערוך אירוע בלתי נשכח בגלרייה דובנוב. 

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע מסוג אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. זו הדרך הנכונה לבחור אותו

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע עסקי אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. המקום הזה, הוא שיעצב את החוויה של המשתתפים ויכיל את כל האלמנטים מהם יורכב האירוע. כמה תכונות שחייבות לאפיין את האולם – הן פרקטי, נוח, חסכוני ומעוצב בסטייל. זאת הסיבה, כנראה, שתהליך בחירת האולם עלול להרגיש לכם דרמטי וגורלי במיוחד.  עם זאת, ישנם כמה טיפים שיכולים לסייע לכם בבחירה נכונה של מקום לאירוע עסקי במרכז .

1 מקום שהגודל והפריסה שלו מתאימים אחד לאחד לתוכנית האירוע שלכם

קיים הבדל גדול בין אירועים עסקיים שונים. ישנם אירועים שנועדו למינגלינג ולהיכרות בין אנשי עסקים שונים, מה שידוע יותר בכינוי ״מיט-אפ״. אירועים מסוג זה, לא פעם כוללים גם הרצאות המלוות בהקרנת מצגות ועוד. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה שנועדו פשוט לחגוג הישג כלשהו, חג או מועד כמו מסיבת סוף שנה, מסיבת פורים, מסיבת הנפקה ועוד. כמובן, ישנם גם כנסים שתכליתם היא העשרה מקצועית עבור עובדים מתחום מסוים, והם מורכבים בעיקרם מהרצאות. כל אחד מהאירועים האלה מתאפיין בצרכים שונים מבחינת גודל החלל, הפריסה, הסגנון ועיצוב החללים השונים. בתור התחלה, כדאי להתמקד בגודל וספריסה של האולם שאתם בוחנים, שכן, זהו נתון קריטי להצלחת האירוע, ולעתים קריטי לקיומו. 

כאשר אתם מגיעים לבדוק מקומות עבור האירוע שלכם, עליכם להיות ערוכים מבעוד מועד, כאשר אתם כבר יודעים באופן מפורש מה הולך להיות הלו״ז והתוכנית בו.

הביאו עמכם עותק מסודר של התוכנית לאירוע,וקחו את הזמן לחקור את החלל באופן ויזואלי, תוך שאתם ממש מדמיינים היכן כל אחת מהפעילויות המתוכננות לאירוע תתקיים. האם החללים שבמתחם מתאפיינים בקיבולת המתאימה להכיל את כל הפעילויות שאתם מתכננים? האם ישנן פינות מנוחה, או חדרי לובי שניתן ״לפרוש״ בהם לפרק זמן מהאירוע? האם יש חלל שיכול לשמש כחדר VIP (במקרה הצורך)? האם יש אזור עם במה שניתן להתקין בו מקרן, והוא יתאים למצגת, אם מתוכננת אחת? השתדלו לצאת מהאולם עם מושג כללי על חלל שיתאים לכל אחד מחלקי האירוע.

2 בחרו במקום עם סטייל, שניתן למתג אותו במיתוג החברה

מרבית אירועי החברה, הניזמים על ידי ארגונים כאלה או אחרים, הם חלק מאסטרטגיית שיווק של הארגון העומד מאחורי הפקתם. זהו היבט שחשוב לתת אליו את הדעת לאורך כל תהליך ההפקה, בדגש על מיתוג המתחם עם סמלי החברה. כאשר אתם מסיירים באולם אירועים, דמיינו היכן יהיה אזור קבלת הפנים, הכניסה והלובי, ונסו לחשוב היכן אפשר לשלב שילוט מתאים, היכן ניתן להקרין סמלילים של החברה (מסכי טלוויזיה, מקרנים) ועוד.

3 מיקום מנצח יוביל לאירוע מוצלח

כבר הוחלט שהאירוע יתקיים במרכז, אבל עדיין לא סגורים על מיקום מדויק? בחירה במיקום מרכזי ואטרקטיבי תעלה משמעותית את הסיכויים שבאירוע שלכם אחוזי הנוכחות יהיו גבוהים. נסו לדמיין את עצמכם בצד של האורחים באירוע – אם קיבלתם הזמנה לאירוע בנס ציונה, או במקום לאירוע עסקי בתל אביב, לאיזה מהם יש סיכוי גבוה יותר שתגיעו ולא תחפשו תירוץ להיעדר? התשובה מובנת מאליה, אלא אם כן אתם גרים קרוב יותר לנס ציונה, אבל הבנתם את הרעיון.

4 האם חברת הקייטרינג הפועלת במקום מתאימה לאירוע שלכם?

כידוע, אין אירוע בלי אוכל, ויותר מזה – במקרים רבים טיב האירוע שלכם נמדד דרך רמת האוכל המוגש בו. כאמור, אירועים עסקיים שונים מתאפיינים בסגנון ובקונספט שונה מאוד, ולכן גם יצריכו קונספט שונה של כיבוד. לדוגמא, כנס עסקי שיתקיים בשעות הבוקר, יצריך קפה טוב ו״פינגר פוד״, כריכונים, עוגות, מאפים ופירות. לעומת זאת, באירוע חברה שהוא בקונספט של מסיבה בשעות הערב, הדגש יהיה על אלכוהול איכותי ואוכל בקונספט יותר ״חטיפי״, שיתאים עם הדרינק. כמו כן, ישנם אירועים עסקיים רבים המתקיימים בשעות הצהריים, ובהם מתבקש שתגישו ארוחה חמה מלאה לאורחים. לכן, אחד הדברים שחשוב לבדוק בשלבים הראשונים של בחינת האולם, הוא את חברת הקייטרינג הפועלת במקום, לרבות הסגנון של האוכל, הרמה והאיכות, והוורסטיליות של סוגי המאכלים – האם מה שמציעים לכם שם עונה על הדרישות של האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים? שאלה נוספת וחשובה לא פחות – האם העלויות של האוכל במקום עולות בקנה אחד עם התקציב שלכם, או לכל הפחות, מצדיקות חריגה מסוימת מגבולות התקציב? אם כן, יתכן שאפשר להתקדם. כאמור, אם תגישו לאורחים שלכם אוכל איכותי, עדכני, והכי חשוב – טעים, הסיכוי שהאירוע יוכתר כהצלחה עולה משמועתית. לכן, בדקו וראו – אם מדובר בחברת קייטרינג שווה במיוחד, יתכן כי ישתלם לכם להגמיש את התקציב במידה מסוימת לשם כך.

5 קבלו המלצות אותנטיות ובקרו במקום בזמן אמת 

מצאתם אולם שממש נראה לכם, והוא עונה על רוב הפרמטרים שסימנתם? עכשיו זה הזמן לעשות שיעורי בית ולהתחיל במחקר בשטח. ראשית, נסו לאתר מפיקי אירועים, קולגות שלכם מהתחום שאתם מעריכים את דעתם או לקוחות שכבר קיימו במקום אירוע כזה או אחר, וחקרו אותם לעומק לגבי שביעות הרצון שלהם מהתפקוד של אנשי הצוות במקום, החוויה של המשתתפים וכו׳. נסו לשאול לגבי תקלות או בעיות שצצו במהלך האירוע. בדקו מהן הנקודות שהם מציעים לשיפור לגבי המקום, אם יש כאלה. כמו כן, מומלץ בחום להגיע למקום בזמן אמת, כלומר במהלך אירוע דומה אחר שיתקיים בו, ולבחון היטב את פני הדברים, לרבות התנהלות הצווותים במקום, האווירה, האקוסטיקה ועוד. 

שירותים מיוחדים, ערך מוסף וסגנון

אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע אותו אתם מפיקים, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע

בין שמדובר באירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע חברה או אולי בכלל חתונה או בר מצווה, הפקת אירעים מצריכה תכנון קפדני, ירידה לפרטים הקטנים ביותר, ובניית סדר עדיפויות נכון. אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע, והחלטתם למקד את החיפוש סביב אולם אירועים במרכז הארץ, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע. דעו כי לא ניתן להמעיט בחשיבות התאמתו של האולם לאירוע שלכם, ולא נגזים אם נאמר שביכולתו של המקום לרומם את האירוע לגבהים ולרשום הצלחה מסחררת, ומהצד השני, הגורם הזה בהחלט יכול גם לחבל בהכל, במידה ואינו מתאים בדיוק לצרכי האירוע. איך מוצאים את המקום המושלם לאירוע ? זהו תהליך שיש לעשות ביסודיות ובסבלנות, אך דעו שאיתור האולם המתאים ביותר הוא בהחלט משימה אפשרית.

הפרמטרים החשובים לבדוק כשבוחנים את התאמתם של אולמות אירועים שונים

עלות האולם אל מול עוגת התקציב שלכם

כמובן, לא ניתן להתחיל לחפש אולם עבור האירוע לפני שיש בידיכם את התקציב הנתון עבורו. למעשה, לא ניתן כלל להתחיל בתהליך ההפקה ללא תקציב מגובש וחד משמעי. חשוב שתהיו מודעים מראש למגבלות המשאבים הפיננסים שלכם, לפני שאתם מתחילים לבדוק אולמות אירועים שונים. באופן זה, תחסכו זמן ועוגמת נפש, שמציאת מקום שהוא לכאורה מושלם, אך חורג משמעותית ממגבולות התקציב שלכם. לכן, מומלץ לעבוד בסדר הפוך – קודם כל להבין כמה אתם יכולים לשלם לאולם, ורק אז להתחיל לחפש את המקום. כמו כן, זיכרו שהתקציב שלכם אמור להספיק לעוד מרכיבים בהפקת האירוע – אוכל, שירותי סאונד, תאורה, עיצוב ועוד ועוד. לכן, כדאי שלא לחרוג מגבולות התקציב, אחרת תצטרכו לקצץ במרכיבים אחרים, שעלולים להיות חשובים גם הם. יש לציין שבמקומות שונים יוכלו לגלות גמישות במחיר, במידה ותתפשרו על מועדים פחות מבוקשים וכדומה.

היקף האירוע המתוכנן אל מול הקיבולת של האולם

להיבט של קיבולת המקום, כנגד אורך רשימת המוזמנים שלכם לאירוע, יש מספר משמעויות חשובות. ראשית, ישנו ההיבט הבטיחותי, שכמובן חשוב לקחת בחשבון, ויש לציין שגם אם מבחינתכם, אין בעיה שהאורחים יחוו צפיפות מסוימת, הנהלת האולם עצמה צריכה לפעול בהתאם לחוקי בטיחות שונים, ולא יוכלו לאפשר לכם לדחוס יותר ממה שהמקום יכול להכיל לפי החוק. כמו כן, מן הסתם, מוטב שלאורחים שלכם יהיה נוח ומרווח, במיוחד בתקופת פוסט-קורונה, בה המרחב האישי תופס חשיבות גבוהה יותר מבעבר. לכן, תמיד כדאי לקחת טווח ביטחון מסוים בהיבט הקיבולת, ואם לדוגמא, יש לכם 200 מוזמנים ברשימה, לשכור מקום שיכול להכיל 250 אורחים.

מהצד השני, גם לא מומלץ לשכור מקום גדול מדי, שכן, באופן זה גם תבזבזו כסף לשווא, על מקום מרווח יותר ממה שאתם זקוקים לו, וגם עלולה להיות באירוע אווירה פחות מגובשת, כאשר המשתתפים מתפזרים בחלל הגדול, ופחות מתקשרים זה עם זה.

מיקום מרכזי, אבל באמת

״מרכז הארץ״ עלול להיות ביטוי מעט אמורפי, במיוחד בהקשר של אולמות אירועים. אם כבר החלטתם לקיים את האירוע במרכז, כדאי לוודא שמיקום האולם הוא באמת מרכזי ומוכר לכל. אם רוצים ללכת על בטוח, שווה למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, וכך להבטיח שהאירוע שלכם יתקיים במקום שכולם ישמחו להגיע אליו. חשוב לקחת בחשבון כי המיקום בו יתקיים האירוע עלול להיות פקטור מכריע עבור חלק מהמוזמנים שלכם, אם לא עבור רובם. יש להודות באמת, כאשר אנחנו מוזמנים לאירוע במיקום שפחות נוח לנו להגיע אליו, עולה הסבירות שנבטל את השתתפותנו בו. במילים אחרות, אם חשוב לכם שאחוזי ההשתתפות באירוע יהיו גבוהים, בחרו במקום מרכזי ואם אפשר גם אטרקטיבי.

מקום עם עיצוב וסגנון מיוחדים יבטיח אירוע מיוחד

אז אחרי שדיברנו פרקטי פרקטי פרקטי – מגבלות תקציב, קיבולת, מיקום מרכזי… עכשיו לתוכנית האמנותית. וכן, זה לא פחות חשוב. כלומר, בלי כל אלו מלמעלה כמובן לא יכול להתקיים אירוע, אבל בלי סטייל ו״קטע״ לא יכול להתקיים אירוע מוצלח, מיוחד ובלתי נשכח. יש סיבה לתכנון והפקת האירוע הזה, יש כאן יעדים ומטרות, וחשוב להגשים ולמלא את כולם, ובלי לקפח אף אחד מהם. אז כמובן, חשוב שהמקום בו יתקיים האירוע יהיה מיוחד, מסוגנן, שיקי, עדכני, ואם אפשר, שיהיה בו משהו שונה, משהו פחות צפוי, פחות גנרי. בדרך כלל ה״אקס פקטור״ הזה מושג באמצעות עיצוב מושקע, אך לא פעם הייחודיות נובעת מעצם היותו של המקום מיוחד מראש. הכוונה למקומות שאולי אפילו לא נועדו במקור לשמש כאולמות אירועים. למשל מקומות שהם בכלל בית קפה, ספרייה, מוזיאון, גלריה, יקב יין ועוד ועוד. בשנים האחרונות, מקומות רבים מסוג זה עוברים הסבה ואדפטציות לכדי אולמות אירועים, כולל כל הפסיליטיז הדרושים, לרבות ציוד ומתקנים להכנת ולהגשת אוכל. נסו לבחור במקום יוצא דופן, וכך תבטיחו שגם האירוע יהיה מיוחד. 

מקום עם קייטרינג שווה ואיכותי

במקומות רבים, האוכל, כלומר שירותי הקייטרינג הם ״בילט איןֿ״ והם חלק חשוב ומרכזי משירותי האולם. כיום כבר אין אירוע, מכל סוג שהוא, שהאוכל לא תופס בו תפקיד מרכזי. בין שמדובר באירוע חברה, אירוע עסקי או כמובן שמחות כמו חתונות, בריתות ובר/בת מצוות, מצופה מהמארחים להשקיע ולפנק עם המנות המוגשות לאורחים במקום. לכן, אם מצאתם מקום שמוצא חן בעיניכם, ואתם שוקלים אותו בחיוב, הדבר הבא שכדאי לבדוק בו הוא האוכל.

מחפשת את המקום המושלם לאירוע שלך? הכירי את גלריה דובנוב – חלל אורבני בלב תל אביב. צרי איתנו קשר ונשמח לענות לך על כל שאלה!

זה יכול להיות בר המצווה של הילד או ברית מילה, יום הולדת שנחגג עם המון אנשים, חתונה מרגשת או כל אירוע אחר והבחירה של המקום תהיה קריטית. היא תהיה קריטית לאווירה שתהיה באירוע.

אם יש לך אירוע פרטי בקרוב שאת זו שמארגנת אותו, את צריכה לבחור בקפידה את המקום. הוא צריך להיות מצד אחת מתאים לוויז'ן שלך ומצד שני מתאים לסוג האירוע וזוג האורחים שיהיו בו. אז איך תבחרי את האולם המושלם לאירוע שלך? הנה כמה טיפים שיוכלו לסייע לך

להרגיש כמו בבית

לפרמטר הראשון לבחירת המקום לאירוע שלך אין הגדרה מדויקת. הוא נקרא תחושת בטן. כשאת בוחנת מקומות לאירוע שאת מארגנת, הדבר הראשון החשוב שאת צריכה לבחון הוא איך את מרגישה כשאת מגיעה לכל מקום פוטנציאלי. יש אולמות שתרגישי בהם זרה, תרגישי לא שייכת, משהו בהם ירגיש לך לא נכון ולעומתם, יש את אלו שמיד יגרמו לך להרגיש תחושת חמימות. את תרגישי בהם ממש כמו בבית, יהיה בהם משהו נעים, פשוט וכזה שמרגיש לך נכון. זה אומנם לא הפרמטר היחיד אבל הוא באמת פרמטר קריטי. למה? כי לתחושת בטן ולהרגשה כללית יש חשיבות רבה.

אינטראקציה עם אנשי המקום

עוד פרמטר חשוב לבחירת אולם האירועים שלך הוא האינטראקציה שתהיה לך עם אנשי המקום. את מגיעה לבחון את האולם ואת נפגשת בדרך כלל עם מנהל המכירות או המנהל של המקום, ומשהו מיד מרגיש לך נכון או לא נכון. זו עשויה להיות הרגשה של "הגעתי אל המקום עם האנשים הנכונים", "פה אני אקבל שירות נהדר ובעיקר יחס אישי ורצון לאירוע מושלם" וזו עשויה להיות הרגשה של "זה לא זה, משהו לא זרם בשיחה הראשונה".

כשיש אינטראקציה טובה זה אומר ששני הצדדים מבינים האחד את השני. זה אומר שאת מצליחה להעביר בכמה מילים את איך שאת רוצה שהאירוע ייראה, באיזה קונספט הוא יהיה והצד השני מבין מיד ונרתם למשימה.

משהו קורה באוויר, את יודעת שזה נכון ואת יודעת שמבינים אותך ויעשו לא מעט כדי שהאירוע יהיה בדיוק בהתאם לחלומות שלך.

אוכל טעים, מעולה ומיוחד.

לא משנה אם זו ברית מילה או בר מצווה, חתונה או אפילו אירוע עסקי כמו השקת מוצר או מסיבת עיתונאים, כשאנשים מתקבצים ביחד למטרה מסוימת הם מצפים לאוכל טוב. האוכל הוא מרכיב חשוב בהצלחת האירוע. הוא צריך להיות מגוון וזמין, הוא צריך לעורר את החושים ולהיות כזה שידברו עליו עוד הרבה זמן אחרי שהאירוע יסתיים. את צריכה לבחון את מה שמוצע, את התפריט ומה שיש בו והוא צריך להיות כמובן מותאם לסוג האורחים שיהיו באירוע שלך.

אוכל הוא מרכיב משמעותי מאוד בכל אירוע. הדרישות הקולינריות היום גבוהות ואת צריכה לעמוד בדרישות האלו אם את רוצה שהאירוע שלך יהיה מוצלח.

עיצוב שיסייע להצלחת האירוע

כן, איך שהמקום נראה יהיה משמעותי מאוד להצלחת האירוע. למה? כי למראה חיצוני יש משמעות אסתטית, משמעות שגורמת לאנשים להרגיש את המשהו הזה שאתם רוצים. עיצוב משפיע על האוירה באירוע ועל הכיוון שלו, הוא ישפיע על האנרגיות שיהיו בו ועל מצב הרוח של המוזמנים. כך לדוגמא חלל מרכזי עם עיצוב אורבני מדהים יחד עם גינה אינטימית ויפיפייה, יהיו שילוב שירחיב את הלב.

נגישות ונוחות

מה עוד חשוב כשאת בוחנת מקומות לאירוע שאת מארגנת? הנגישות אליו כמובן, האפשרות להגיע לאירוע בלי להסתבך יותר מידי. מה זה אומר? זה אומר שאם האירוע במיקום עירוני ובישראל כידוע יש אזורים בעיקר במרכז שקשה מאוד למצוא בהם חנייה או לנסוע בלי לעמוד בפקקים אדירים, את צריכה לשקול את זה שוב. את רוצה שהמוזמנים שלך יגיעו רגועים לאירוע, את רוצה שהם יהיו נינוחים ועם מצב רוח טוב ולא עצבניים וחסרי סבלנות. את רוצה שגם חוויית ההגעה שלהם תהיה טובה כדי שהם יתחילו את האירוע ברגל ימין.

זו הסיבה שאת צריכה לתת את הדעת גם לנגישות למקום. את צריכה לברר שהתנועה באזור לא נוראית ובעיקר שיש מקומות חנייה מסודרים. אלו יכולים להיות מקומות חנייה ששייכים לאולם או בחניונים קרובים שיש להם הסדר עם האולם. כל פתרון מתקבל ובלבד שהמוזמנים לא יצטרכו להעביר את הזמן בחיפוש מתיש אחרי חנייה.

האולם גם צריך להיות נגיש לנכים. הוא צריך להיות כזה שניתן לעבור בו בקלות עם כיסא גלגלים, ושיש בו חשיבה על בעלי מוגבלויות. מעבר לזה שהיום זה חובה על פי חוק, זה מצביע על חשיבה של בעלי המקום, על הרצון שלהם לתרום את תרומתם הצנועה לעולם.

תשתיות בידור

חשוב שיהיו כל האמצעים הדרושים כמו הגברה איכותית, האפשרות להקרנת תכני וידאו וכדומה בשביל שהאירוע יהיה שמח באמת. בשביל שהוא יעבוד מושלם מבחינה טכנולוגית.

.

בשעה טובה עומדים להתחתן? מזל טוב! חתונה היא האירוע המרגש ביותר בחיים, אירוע של פעם בחיים (בשאיפה) שמושקעות בו לא מעט אנרגיות וכמובן כסף רב. חתונה היא עבור רבים ובעיקר רבות אירוע שחולמים עליו מגיל קטן.

ההכנות לחתונה הן הכנות מורכבות ואינטנסיביות, בעיקר אם מדובר על חתונה גדולה עם כמות מכובדת של אנשים ובעיקר אם מתכננים לשלב בה אטרקציות ודברים לא שגרתיים. אבל לפני הכול ומעל לכל יש את בחירת המקום לחתונה, את האזור ואת האולם או גן האירועים.

אם תל אביב היא הכיוון שלכם, כנראה שאתם בכיוון הנכון. זו עיר מיוחדת ולמרות שיש בה גם חסרונות כמו תנועה וחנייה, זו יכולה להיות אופציה מצוינת. אז הנה כמה יתרונות לחתונה בלב תל אביב, יתרונות שאתם חייבים לשמוע עליהם.

יתרונות

• מרכז הארץ – תל אביב כידוע היא "ה"עיר במרכז הארץ. זו עיר שממוקמת מצוין ויש אליה לא מעט כבישים שמגיעים, ובחתונה יכולים להיות מוזמנים ממקומות ומאזורים רבים בארץ. אם אתם גרים לדוגמא בדרום ורוב מוחלט של המוזמנים שלכם מהאזור הזה, יכול להיות שתל אביב היא לא בשבילכם לאירוע כזה. אבל ברוב המקרים, המוזמנים יכולים להגיע מכל מיני כיוונים, ותל אביב נמצאת במיקום מצוין גם לאלו שמגיעים מהדרום וגם לאלו שמגיעים מהצפון, מכבישי איילון, גהה או אחרים.
• תחבורה ציבורית – יכול להיות שיש לכם מוזמנים שאין להם רכב פרטי ויכול להיות שהמוזמנים שלכם יעדיפו תחבורה ציבורית על פני עמידה בפקקים וחיפוש חנייה, ובתל אביב יש ממנה בשפע. לכל מקום בו רוצים להגיע בתל אביב יש אוטובוסים ותחנות מפוזרות, כך שמקסימום המוזמנים שלכם יצטרכו ללכת כמה דקות ברגל ולא יותר מזה. אם המוזמנים שלכם שרוצים להגיע בתחבורה ציבורית מגיעים מחוץ לעיר ואפילו מהצפון או הדרום, יש 4 תחנות רכבת בעיר – ההגנה, השלום, ארלוזורוב והאוניברסיטה שמכל אחת מהן יש אוטובוסים בתוך העיר.
• לוקיישנים לצילום – תל אביב היא עיר מיוחדת, עיר בה יש כל כך הרבה דברים מיוחדים כמו גם מקומות מיוחדים ואחד הדברים שקורים לפני החתונה הם צילומים של הזוג במקומות שונים. תל אביב מלאה בלוקיישנים לא שגרתיים אם אלו חופי הים ואם זה נמל יפו, אם זה אזור פלורנטין ואם זה בסמוך למבנים מיוחדים ולמקומות לא שגרתיים. זה בהחלט שיקול שכדאי לקחת בחשבון כשמתלבטים איפה לערוך חתונה
• עיר שמשדרת שמחה – לא סתם תל אביב נחשבת לעיר ללא הפסקה. תל אביב ידועה כעיר שמחה, עיר תוססת ומלאת חיים. עצם בחירת תל אביב כעיר לקיים בה את החתונה היא כבר פתיחה טובה ומוטיבציה למוזמנים שלכם להגיע, בעיקר אם הם צעירים ברובם.

צילום האירוע

יש לא מעט דברים שאתם צריכים להקפיד עליהם, נותני שירות שאתם צריכים לבחור מבין רבים שמציעים את עצמם. אחד החשובים שבהם הוא הצילום של האירוע,  מה שישאיר לכם מזכרת לכל החיים. אם האירוע לא מתועד זה כאילו הוא לא באמת התקיים, ואם אתם כבר דואגים לתיעוד תוודאו שהוא יהיה איכותי. מדובר כמובן על צילומי סטילס ווידאו שיכולים להגיע גם עם צילום ממצלמות רחף או מכל מיני זוויות מיוחדות. תבדקו מה הצלם יכול להציע לכם דווקא בהקשר של תל אביב, אם זה מיקום מיוחד לצילומים שלפני או כל דבר אחר.

אל תתפשרו על שירותי צילום ברמה גבוהה במיוחד. יש היום אין סוף אופציות ומהחתונה שלכם אתם צריכים מזכרת מיוחדת.

חתונה בחורף או בקיץ?

אם אתם חושבים על האופציה של חתונה בלב תל אביב, תצטרכו בין השאר לקבל החלטה לגבי מועד האירוע, האם הוא יהיה בחורף או בקיץ. לכל אחת מהאופציות יש יתרונות וחסרונות, והנה כמה מהם.

• חתונה בחורף – חתונה בחורף היא קודם כל חתונה רומנטית יותר, חתונה מיוחדת יותר ואינטימית יותר. בחתונה בחורף אתם יכולים מצד אחד להיות רגועים שרובם המכריע של המוזמנים יגיעו לאירוע שלכם כי אנשים לא נוטים לנסוע לחופשות בחו"ל כמו בקיץ, אבל מצד שני, אם החתונה תיפול על יום סוער, זה יכול להיות בעייתי למרות שפה זה לא ארצות הברית וסוער זה עניין יחסי. חתונה בחורף גם תבלוט יותר ותיזכר יותר מהסיבה הפשוטה, כי בחורף יש פחות חתונות והן פחות שכיחות. עוד יתרון שיש לחתונה בחורף הוא העלות, שתהיה בוודאות נמוכה יותר הן באולם או גן האירועים והן אצל כל נותני השירותים, פשוט כי הם פחות מבוקשים.
• חתונה בקיץ – לחתונה בקיץ יש גם כן לא מעט יתרונות, יתרונות שגורמים לרבים לבחור דווקא באופציה הזו. חתונה בקיץ היא חתונה שיכולה להיות בהרבה יותר מקומות מאשר חתונה בחורף, ולא צריך לדאוג למזג האויר שיהיה נוח בכל מקרה, בטח אם זה בתוך אולם. חתונה בקיץ מאפשרת להתחתן ללא חשש בגן אירועים או בים, או בכל מקום אחר פתוח בלי החשש מגשם. יש בקיץ גם משהו שמח יותר, משהו מזמין יותר וקופצני יותר שגורם לאנשים להגיע עם יותר רצון לחתונות.

חתונה בלב תל אביב תהיה חתונה שמחה אם כי הא דורשת תשומת לב לפרטים רבים ומציאת פתרונות כמו חנייה כדי שהיא תהה מושלמת. תל אביב היא עיר מיוחדת, עיר שלא סתם יש ביקוש גדול כל כך לגור בה ולקיים בה אירועים, עיר עם וויב שאין לאף עיר אחרת בארץ, ועל זה יספרו לכם תיירים שמגיעים מחו"ל ולא מוכנים לוותר על העיר הזו

כל מי שערך פעם אירוע כלשהו, יודע כי זה כרוך בהרבה מאוד משימות וברשימה ארוכה של דברים שיש לדאוג להם.

חשוב מאוד להיערך מראש ולהתחיל כשישה עד ארבעה חודשים מראש, על מנת שהאירוע כולו יהיה מוצלח בסופו של דבר וכל הפרטים יהיו מושלמים.

אבל לפני הכול, חשוב מאוד לשבת עם בת המצווה ולשמוע ממנה מה היא רוצה שיהיה באירוע שלה.

מתאמים עמדות

חשוב לזכור כי למרות שההורים בדרך כלל יודעים מה הם רוצים והם אלו שגם מנהלים את התקציב המשפחתי, בכל זאת, אין לשכוח כי האירוע הוא של הילדה שהגיעה לגיל מצוות. היא זו שאמורה להיות מרוצה מהאירוע והיא זו שתזכור יותר מכולם מה היה ואיך היה. על כן, חשוב מאוד לשמוע ממנה על מה היא חולמת, למה היא מצפה ומה היא רוצה שיהיה באירוע המרכזי של החיים שלה (בינתיים, עד החתונה…) על פי רוב היא כבר בישלה בראשה תוכנית והיא כבר יודעת איך היא רוצה שמסיבת בת המצווה שלה תיראה וחשוב מאוד שההורים יהיו קשובים לחלומות שלה.

זה כולל גם את המקום בו ייערך האירוע, סדר הגודל שלו, התוכנית שתהיה באירוע וכמובן מה ומי יהיו במוזמנים לאירוע.

ברור שמותר לכם ההורים להתערב ולומר את דעתכם כי אחרי הכול, בעל המאה הוא בעל הדעה. אך זכרו כי זה הזמן להתגמש ולהיות קשובים לילדה. כל החלטה שתקבלו בסופו של דבר, היא תזכור לכם לכל החיים, לטוב או למוטב.

מתחילים להתכונן

למי שלא ממש מנוסה והוא עדיין לא ערך כל אירוע, חשוב שידע כי חצי שנה לפני האירוע זה לא מידי מוקדם להתחיל לחשוב על אולם מתאים. אולמות מוצלחים נתפסים מהר ומי שלא תופס אולם בזמן, עשוי למצוא את עצמו נאלץ להתפשר על אולם פחות מוצלח.

אז לפני הכול, חשוב לבחור את התאריך לאירוע. באירוע כמו מסיבת בת מצווה אין ממש חובה להיצמד לתאריך יום ההולדת. כי אחרי הכול לא מדובר בסעודת מצווה שחייבת להיערך בו ביום כפי שנהוג באירועי בר מצווה, בריתות וכדומה. בכל זאת, על מנת לשמור על הסימבוליות של האירוע כן כדאי להיצמד לתאריך הנכון וכך האירוע יהיה הרבה יותר 'אמיתי'.

מה צריך לעשות לקראת האירוע?

אז הבנתם שבחירת האולם זה השלב הראשון והוא אמור להתבצע מספר חודשים מראש. אחרי שכבר יש לכם את האולם המתאים, אתם יכולים להתקדם הלאה.

כעת אתם צריכים לפנות אל נותני השירות השונים אליהם תזדקקו לצורך ארגון מסיבת בר המצווה.

זה כולל רשימה ארוכה של פרטים –

• שירותי הסעה לאולם האירועים – עליכם לבדוק את הנושא של הגישה אל אולם האירועים. זכרו כי המשתתפים באירוע בחלקם הם בני נוער צעירים. לא תמיד הם יוכלו להגיע אל האולם בכוחות עצמם. אם מדובר באולם מרוחק, ברור שכך. אך גם אם מדובר במיקום מרכזי בעיר, עדיין לא תמיד יהיה מי שיביא אותם אל האירוע והבעיה המהותית יותר עשויה להיות בחזור מהאירוע. זה עשוי להיות בשעה מאוחרת בלילה וברור שאי אפשר לשלוח ילדים צעירים בשעה כזו לבדם.

מסיבה זו יש לבדוק את הנושא של הסעה אל האולם. קיימים שירותי הסעות המתאימים את עצמם במיוחד לאירועים אשר מתקיימים בערב ואף מסתיימים בשעה מאוחרת.

חשוב לסגור את כל הקצוות עם חברת הסעות שתיקח על עצמה את השירות. יש לסכם מולם מראש את כל הפרטים הרלוונטיים כמו נקודות פיזור בשכונות עבור כלל הנוסעים. שעה משוערת לסיום האירוע וכן הלאה.

• תוכנית לאירוע – מסיבת בת מצווה מטבעה אמורה להיות אטרקטיבית ומושכת במיוחד עבור בני הנוער שאמורים להשתתף בה. חשוב לוודא כי האולם בו בחרתם יוכל להתאים לסוג התוכנית שאתם רוצים באירוע שלכם. לא בכל אולם תוכלו להביא כל תוכנית ואם לא תשימו לב לכך, התוכנית עשויה שלא להצליח וכל ההשקעה שלכם תרד לטמיון.

מה אתם צריכים שיהיה באולם?

אז ברור שהצרכים ישתנו בהתאם לתוכנית הנבחרת. אך בגדול, חשוב לבדוק כי יש במה במקום מרכזי ובולט באולם. יש לבדוק אם ישנו מסך, אם ישנה אפשרות לעשות שימוש במקרן תוך החשכה של האולם וכן האם ישנם אמצעי הגברה במקום.

כמו כן חשוב לבדוק שיש אפשרות לקשט את האולם עם פרחים או עם עיצובי בלונים בהתאם לרצונכם וכי האולם באופן כללי יוכל להתאים לאירוע הספציפי של מסיבת בת המצווה.

נותני שירות שאמורים להשתתף באירוע

ישנם כמה וכמה נותני שירות שגם איתם יש לסגור את כל הפרטים די זמן מראש. זה כולל את שירותי הקייטרינג, זה כולל גם את הצלם, זה כולל את התקליטן ולמעשה את כל מה שעתיד להרכיב את האירוע.

יש אנשים שמעדיפים להיעזר לצורך כך בחברת הפקה מקצועית.

מזמינים את האורחים

עליכם להכין לעצמכם רשימת מוזמנים ולהזמין את כולם. את ההזמנות אפשר לשלוח בצורה מסורתית באמצעות הדואר ואפשר גם לשלוח באמצעים מתקדים יותר. כמו באמצעות הדואר האלקטרוני, הוואטסאפ או באמצעות פרסום בדף הפייסבוק.

כדאי לבקש אישורי השתתפות מכל המוזמנים על מנת שתיטיבו להיערך בהתאם.

גם את ההזמנות תוכלו לשלוח מספר שבועות מראש על מנת שגם אתם וגם האורחים תוכלו להתחיל להיערך. יהיה לכם הרבה יותר קל לתכנן את שולחנות האירוח וכמובן לסגור את מספר המנות אם תדעו בצורה מדויקת מי הולך להשתתף באירוע.

כיום מקובל מאוד בעולם לחגוג אירועים בסדר גודל מצומצם מעט. זה לא שאנחנו מדברים על חגיגת האירוע בסלון הבית. אך בהחלט קיימת כיום מגמה להגביל את מספר המוזמנים באירוע. לא רק משיקולים של חיסכון כספי. (למרות שזה בהחלט לא דבר מגונה) מה שעומד מאחורי התופעה זה הרצון לחגוג אירוע באווירה יותר אינטימית, יותר משפחתית וחמימה כאשר האורחים המוזמנים הם מהמעגל הקרוב באמת אל החתן ואל הכלה.

על מנת לחגוג חתונה בפורמט משפחתי מצומצם, יש כמובן לבחור את אולם האירועים המתאים. כי ברור שאינה דומה חתונה רבת משתתפים לחתונה בהרכב מצומצם ועל כן גם אולם האירועים חייב להתאים לצורך המטרה הזו.

אירוע קטן עם זיכרונות גדולים!

אם מתכננים נכון את האירוע או את החתונה ה'קטנה', הרי שבסופו של דבר האירוע יהיה הרבה יותר מיוחד. החתונה תהיה יותר יוקרתית, האווירה תהיה יותר נעימה ויהיה בה הרבה יותר שמח.

נרחיב להלן על אודות רשימת היתרונות של חתונה קטנה על מנת שאנשים שעדיין לא בדיוק הבינו במה המדובר והם לא ממש מתחברים לטרנד, ידעו למה זה בעצם כל כך מומלץ.

• אירוע הרבה יותר שמח

הבה נודה על האמת. כאשר אנחנו מוזמנים לאירוע שאין לנו ממש חשק ורצון להגיע ולהשתתף בו, אין לנו קשר ישיר עם בעלי השמחה ובעצם ההזמנה היא מעין מחווה רשמית מחויבת המציאות, ההשתתפות שלנו באירוע תהיה בהחלט מאולצת וקשה לומר שאנחנו באמת נשמח באירוע הזה. כאשר בעלי האירוע בוחרים להזמין רק את המעגל הקרוב אליהם באמת, אם זה המעגל המשפחתי הקרוב ואם זה מעגל הידידים הקרוב ממש, ברור כי המוזמנים הללו ישמחו מאוד להשתתף באירוע והם יחגגו אותו מכל הלב. התוצאה תהיה אירוע הרבה יותר שמח מכל אירוע אחר בהם הם משתתפים מתוך אילוצים או מחויבויות רשמיות.

• אירוע הרבה יותר מפנק

ברור כי ככל שאירוע הוא יותר גדול, קשה יותר לשלוט על ההגשה האישית והמפנקת לכל סועד. למרות שנעשים מאמצים וישנה השתדלות רבה לכך מצד הצוות באולם. באירועים קטנים, השירות יהיה הרבה יותר מפנק ויהיה גם אפשרי יותר להעניק לכל אורח את היחס האישי ואת הליווי לכל אורך האירוע.

על פי רוב כאשר הולכים על אירוע קטן, מקפידים יותר על הצד היוקרתי של האירוע כך שגם מבחינת האפשרות להשקיע ולשלם על אירוע שכזה, הרי שאם זה אירוע קטן, זה בהחלט יהיה קל יותר מאשר באירועים גדולים המונים מאות מוזמנים.

אירוע בעלות נמוכה יותר

לא נוכל להתעלם מהמשוואה כי יותר מנות = יותר כסף. כל אירוע זה סיפור יקר וככל שנוסיף עוד מנות, הרי שהאירוע יהיה יקר יותר. כפי שכבר ציינו לעיל, באירועים הגדולים ישנם הרבה אורחים המגיעים אך ורק על מנת לסמן 'וי' על המטלה הזו של השתתפות באירוע. הם היו מוותרים עליו בחפץ לב והיו שמחים לשמור לעצמם את הערב ולא 'לבזבז' אותו על אירוע שמבחינתם הוא מיותר לחלוטין. לא חבל לשלם על המנות של אותם המוזמנים שכביכול עושים לנו טובה בעצם הגעתם והשתתפותם באירוע? כשאנחנו בוחרים לחגוג אירוע קטן, אנחנו למעשה מצמצמים את העלויות ומזמינים כמות הרבה יותר קטנה וגם הרבה יותר ממוקדת של מנות לאירוע.

באיזה אולם נערוך את האירוע?

הבחירה של האולם לאירוע קטן, זהו האתגר האמתי בכל הסיפור. כי רוב רובם של אולמות האירועים בנויים בצורה כזו שהם ערוכים לקליטה של ציבור גדול. בכל אותן מקומות קשה לערוך אירוע קטן שיישא אופי יוקרתי ונעים. דמיינו לעצמכם מספר קטן של שולחנות וכיסאות באולם יוקרה ענק. התחושה שתיווצר תהיה עלובה ורחוקה מאוד מלהיות חמימה ואינטימית. אז בדיוק לשם כך יש לחפש אולם מיוחד שמתאים לאירועי בוטיק קטנים.

ישנם כיום כמה וכמה אולמות אירועים המציעים מתחמי בוטיק יוקרתיים המתאימים לאירועים עבור קהל מוזמנים קטן של כמה עשרות בלבד.

חשוב לשים לב!

למרות שאתם משוכנעים כי האולם שאתם מחפשים אמור להיות קטן, אתם צריכים לזכור כי אירוע, קטן ככל שיהיה אמור להכיל את כל האורחים שלכם ברווח ובנוסף עליכם להשאיר מקום לרחבת הריקודים, מקום לתזמורת או לדי ג'יי וכן מקום מכובד לבר. אם לא תשימו לב לכל הפרטים הללו אתם עשויים לגלות רק בזמן האירוע כי למעשה הייתם קיצוניים מידי והלכתם על אולם מידי קטן לצרכים שלכם.

אם אתם רוצים להיות בטוחים כי בחרתם את הבחירה הכי נכונה, עליכם ללכת לבקר באולם בעת שמתקיים בו אירוע בדומה לזה שאתם מתכננים. רק כך תוכלו להתרשם 'על אמת' מגודלו של האולם כמו גם מההתאמה שלו למטרה שלכם.

אירוע שמותיר טעם טוב

מעניין לציין כי דווקא האירועים הקטנים, הם אלו שמוצאים את המשתתפים עם התחושות ועם הטעמים הטובים ביותר. האירועים הללו יש בהם עוצמה מיוחדת במינה וכל מי שזוכה להשתתף באירוע כזה, נהנה מחוויה בלתי נשכחת. אירוע הרבה יותר חוויתי, אירוע הרבה יותר כיפי וכמובן גם אירוע שהוא הרבה יותר מפנק.

אז זה לא שאתם הולכים לחסוך פה הרבה כסף, כי האירוע שיהיה הרבה יותר מושקע מאירוע גדול, בכל זאת ידרוש ממכם עלויות לא מבוטלות. אך אחרי הכול אתם תיהנו מאירוע עם הטעמים הטובים ביותר והזיכרונות שימשיכו ללוות אתכם וגם את האורחים שלכם לאורך זמן. ברור כי ממד החיסכון עדיין קיים אך לא שם אנחנו מתמקדים.

אין החלטה מרגשת יותר מההחלטה להתחתן. אין רגע מרגש יותר מהרגע שבו החתן העתידי כורע ברך בפני הכלה העתידית ומציע לה להינשא לו. לאחר ההתרגשות סביב התשובה החיובית ולאחר השמחה האופפת את בני הזוג, בני המשפחות שלהם והחברים הנובעת מהידיעה שבני הזוג הולכים להתחתן באירוע ייחודי, מגיעה תקופה לחוצה ותובענית, אשר במהלכה בני הזוג ובני המשפחות שלה, מתחילים לארגן את האירוע שלו הזוג ציפה וייחל כל חייו-החתונה. בחירת המקום שבו מתחתנים היא ללא ספק ההחלטה הקריטית והחשובה ביותר בתהליך ההכנות לקראת החתונה. בסופו של דבר, באולם האירועים תחגגו את היום הגדול, המאושר והמרגש בחייכם ואתם חייבים לוודא שהכל יהיה מושלם במקום.

אולמות אירועים לחתונה ותקציב

בשלב הראשון, עוד בטרם אתם בודקים את אולם האירועים על כל מה שחשוב לכם בו, כדאי מאוד שתבחנו את התקציב העומד על הפרק עבור אולם האירועים. על מנת לבחון באופן אובייקטיבי מהו התקציב העומד על הפרק עבור אולם האירועים, כדאי שתכינו רשימה מפורטת הכוללת בה את כל מה שדרוש לכם לקראת החתונה, כולל התקציב אשר אתם עתידים להשקיע בכל דבר. לאחר שתבחנו את התקציב הכולל הנדרש לכם עבור שאר התכנונים הנוגעים לחתונה שלכם, תוכלו לדעת פחות או יותר מהו התקציב שנשאר לכם עבור אולם אירועים. חשוב לזכור שאולם אירועים מהווה את ההוצאה המשמעותית ביותר עבור החתונה שלכם ולכן, בהחלט לא כדאי לבחור באולם אשר לא תוכלו באמת לעמוד בתשלום עליו. כדאי לבחור באולם אטרקטיבי ומיוחד העונה על טעמכם ורצונכם מחד ומאידך, כדאי שאותו אולם לא יצא מהגדרת התקציב שלכם. כדאי להתייעץ עם חברים או בני משפחה אשר כבר התחתנו בעבר, על מנת לקבל את המידע הרלוונטי אודות סוגי ההוצאות השונות הנדרשות לאירוע החתונה לרבות אולם האירועים. חברים ובני משפחה שכבר עברו את התהליך ידעו כיצד לכוון אתכם לקראת בדיקת אולמות האירועים העונים על התקציב שלכם.

טיפים לבחירת אולם האירועים האידאלי עבור החתונה שלכם

על מנת שתקבלו את ההחלטה הטובה ביותר בקשר לאולם אירועים מתאים לחתונה שלכם, הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם:

1. בטרם אתם מתחילים לבדוק את עיצוב האולם, גודל האולם וכל פרמטר אחר, חשוב מאוד שתבדקו בשלב הראשון האם לאולם יש בכלל רישיון עסק. אם אינכם רוצים להיות מאותם הזוגות אשר גילו ביום החתונה שלהם שהאולם פשט רגל או שהוא פשוט החליט שהוא סגור באותו היום, חשוב מאוד שתבדקו בשלב הראשון בכל אולם שמהווה אופציה מבחינתכם, האם יש לו רישיון עסק. רצוי שתראו אישורים עדכניים.
2. כדאי מאוד לבחון את אולם האירועים בזמן חתונה שנערכת בו. תוכלו לבחון בזמן אמת את האוכל המוצע בעולם, את הסאונד, את התאורה, את הניקיון של המקום ועוד.
3. בשנים האחרונות לא מעט אנשים מגלים עניין בתחום הקולינרי ומוצאים את עצמם מעריכים אוכל טוב ומבקרים אוכל פחות טוב. הקייטרינג של אולם האירועים אשר תבחרו חייב להיות תואם לציפיות שלכם ושל האורחים שלכם מבחינת טעם המנות, נראות המנות, מגוון המנות ועוד. חשוב וכדאי לערוך טעימות עוד בטרם סוגרים את אולם האירועים, על מנת לקבל את ההחלטה הנכונה.
4. מיקום האולם – על אף שככל שמתרחקים מאזור המרכז, הרי שניתן למצוא מגוון אולמות אירועים אשר יעלו לכם זול יותר, הרי שחשוב מאוד לבחור באולם אירועים נגיש להגעה לכלל האורחים אשר הזמנתם לחגוג אתכם. אולמות אירועים בתל אביב והסביבה, יכולים להוות את הבחירה הטובה ביותר עבור כל זוג שמעוניין לערוך את החתונה שלו באולם אשר ניתן להגיע אליו באופן קל, פשוט ונוח הן באמצעות רכב פרטי והן באמצעות תחבורה ציבורית
5. אחד הדברים שעליכם לבחון באולם אירועים כאשר אתם מגיעים אליו הם חדרי השירותים באולם. חשוב מאוד לוודא מראש שבאולם יש צוות קבוע אשר דואג לניקיון השירותים לאורך כל האירוע.
6. רחבת הריקודים בחתונה תהווה את המקום האטרקטיבי והמרכזי ביותר באירוע שלכם. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים חשוב מאוד שתבדקו מהו גודל רחבת הריקודים והאם הרחבה תוכל להכיל בה כמות משמעותית של אנשים שירקדו בה בנוחות ובכיף. כמובן שאם אין לכם יותר מדי אורחים ואתם יודעים שלא יהיו יותר מדי רוקדים באירוע, לא כדאי לבחור באולם בעל רחבת ריקודים גדולה מדי, על מנת שהיא לא תראה ריקה
7. אם בחרתם באולם אירועים המצוי בתוך מתחם אולמות אירועים, חשוב מראש שתוודאו עם בעל המקום שאירועים הנערכים בסמוך לאולם האירועים שלכם, אינם יפריעו לאירוע שלכם. אין ספק שלא נעים לחגוג את החתונה שלכם כאשר ברקע ישנו אירוע אחר בעל נוכחות אשר ניתן להבחין בו בשל המוזיקה הנשמעת ממנו ועוד.
8. חשוב מאוד לבדוק האם ישנו ביטוח לאולם האירועים ומהם הנהלים במקרי חירום שונים, על מנת שתוכלו להיערך בהתאם.

אולמות אירועים בתל אביב

העיר תל אביב היא עיר ללא הפסקה. בעיר תל אביב ניתן למצוא מגוון רחב של אולמות אירועים, עבור כל סוג של אירוע. אולמות אירועים בתל אביב הם אולמות יוקרתיים או כפריים, קטנים או גדולים, מעוצבים בסגנון כזה או אחר. אם החלטתם ללכת על אולם נגיש וקרוב להגעה לכלל האורחים שלכם, זה הזמן שלכם לבחון את אולמות האירועים המוצעים בתל אביב, בדגש על אולמות אירועים התואמים לחתונות, על מנת שתוכלו לקבל את החלטה הטובה ביותר בסופו של תהליך הבדיקה. אין ספק שבחירה באחד מאולמות האירועים הממוקמים בעיר תל אביב, היא דבר אשר יעניק לאירוע שלכם צביון מיוחד ובלתי נשכח.