קטגוריה: אירועים עסקיים

עולם ההייטק משגשג על קשרים, חדשנות ושיתופי פעולה. מחשיפת פריצות דרך חדשות ועד לחגיגת הצלחות משותפות, אולמות אירועים מרכזיים מככבים בעשור האחרון כחלק מכריע מהמערכת האקולוגית והדינמית של חברות הייטק וארגונים רבים. מדובר ביותר מסתם חללים פיזיים – הם מייצגים נקודת מוקד משותפת, מרכז של רעיונות ומקום שבו הטכנולוגיה והקשרים האנושיים יכולים באמת לזרוח. עבור חברות הייטק וארגונים ישנה חשיבות גבוהה למציאת אולם אירועים מרכזי לשלל אירועים עסקיים ויש לך כמה סיבות טובות.

זרז לחדשנות

אולמות אירועים מרכזיים משמשים כנקודת מפגש לחברות שמקדמות חדשנות, ליזמים, אנשי טכנולוגיה, שיווק ומובילים בתעשייה. לא פעם בתוך המרחבים האלו דיונים מתלקחים, נרקמות מערכות יחסים, מתפתחות שותפויות ונולדים רעיונות חדשים. חללי אירועים הם המוקדים הפועמים שמתדלקים את פעימות הלב של תעשיית ההייטק, ומטפחים אווירה של יצירתיות ושיתוף פעולה.

הארכיטקטורה של חלק מאולמות האירועים מסייעת לטפח את הזרימה החופשית של רעיונות. שטחים פתוחים מעודדים מינגלינג, בעוד שחללים נפרדים מאפשרים פעילויות קבוצתיות ודיונים קבוצתיים ממוקדים. גלריות ואולמות תערוכה מציגים את ההתקדמות הטכנולוגית העדכנית ביותר, ואזורי פרזנטציה מאפשרים שיתוף של ידע ומומחיות. סביבה דינמית כזו היא החממה המושלמת לחדשנות טכנולוגית, מה שהופך את האולמות הללו לנכס חיוני לחברות הייטק וארגונים רבים בזמנים שונים.

התגלמות זהות המותג

היבט נוסף של אולמות אירועים עבור חברות הייטק הוא הפוטנציאל שלהם לשקף ולחזק את זהות המותג של החברה. אולם אירועים מרכזי ומעוצב היטב יכול לגלם באופן חזותי וחוויתי את ערכי הארגון, הייעוד והאתוס של שלו. חברות הייטק משתמשות לעתים קרובות בחללים אלה כדי להציג את הטכנולוגיה המתקדמת שלהן וחשיבה לעתיד קדימה. החל מתצוגות אינטראקטיביות וקירות דיגיטליים ועד לחוויות מציאות מדומה סוחפות, חללים אלה מספקים הזדמנות 'לחיות את המותג'. עם לא מדובר רק בתצוגות גדולות או טכנולוגיות במיוחד. חברותת וארגונים יכולים חזק את זהות המותג וערכי החברה באמצעות יצירת תכנים שמתחברים לערכי הליבה של החברה ומציעים חוויה חיובית ומחברת.

על ידי הצעת חוויות סוחפות שכאלה, אולמות אירועים במרכז הופכים ממקומות פשוטים למרחבים חווייתיים, ומסייעים לחברות הייטק ליצור קשרים חזקים יותר עם העובדים, הלקוחות ובעלי העניין שלהן. היבט זה של מעורבות במותג הוא בעל חשיבות עליונה, שכן הוא מעצב תפיסות ומעמיק קשרים וחיבורים בין שלל גורמים.

העצמת למידה וצמיחה

עבור תעשיית ההייטק שנעה בקצב מהיר כמו הטכנולוגיה שהיא מפתחת, למידה וצמיחה הן קריטיות. אולמות אירועים איכותיים מהווים פלטפורמה חיונית לשיתוף ידע, הכשרת עובדים וקידום התפתחות מקצועית. באמצעות סדנאות, סמינרים ומצגות, מרחבים אלו משמשים כפלטפורמות חינוכיות, היוצרות סביבה מתאימה ללמידה מתמשכת ומעשירה.

בנוסף, אולמות אירועים מציעים הזדמנויות לנטוורקינג והנחיה שהם גורמי מפתח בצמיחה מקצועית. עובדים יכולים ליצור אינטראקציה עם מנהלים ומובילים בתעשייה, ולהשיג תובנות שלא ניתן להפיק מספרים או קורסים דיגיטליים. השילוב של הזדמנויות למידה פורמליות ובלתי פורמליות שאולמות אירועים מרכזיים מספקים הוא בעל ערך רב עבור אנשים וארגונים המבקשים להישאר בחזית תעשיית הטכנולוגיה.

חיבורים מפרים של שיתופי פעולה

אולמות אירועים מרכזיים, ובפרט הפקת אירועים עסקיים בתל אביב, מפגישים אנשים. הם משמשים כגורם מקשר למפגשים בתעשייה, מתערוכות והשקות מוצרים ועד לטקסי הענקת פרסי הוקרה וכנסים. על ידי יצירת הזדמנויות לאינטראקציה, אולמות אירועים אלה מחזקים את הקשרים בתעשייה.

מפגשים כאלה מובילים לעתים קרובות לחיבורים ושיתופי פעולה בעלי ערך רב, ופותחים דלתות לשווקים חדשים ולהזדמנויות מגוונות. לפוטנציאל להתחבר עם עמיתים, לקוחות פוטנציאליים, משקיעים ומשפיעים בתעשייה באולם אירועים מרכזי יכול להיות השפעה טרנספורמטיבית על מסלול הצמיחה של חברות הייטק וארגונים.

העלאת המורל והחיבור של העובדים לחברה

יתרון לא פחות משמעותי אך לא תמיד מוערך כראוי טמון בפוטנציאל של אירועים ומפגשים באולמות אירועים מרכזיים להגביר את המורל ולטפח קשר חזק יותר בין העובדים לחברה.

בתחום ההייטק, שבו העבודה סובבת לרוב סביב מסכים ואינטראקציות וירטואליות, האלמנט האנושי נמצא לפעמים לפעמים נוטה ללכת לאיבוד. אולמות אירועים לחברות בתל אביב ובמרכז משמשים תזכורת לכך שבבסיסה, תעשיית ההייטק וארגונים בכלל, עוסקים באנשים. בין אם זה באמצעות פגישות סביב נושא מסוים, אירועי גיבוש צוותים, מסיבות חברה או מפגשים חגיגיים, המקומות הללו מספקים הזדמנויות לעובדים להתכנס בסביבה שאינה עוסקת בעבודה, ומחזקים את הקשרים האנושיים העומדים בבסיס כל ארגון מצליח.

מעבר לעליה בפרודוקטיביות של העובדים שנוצרת כתוצאה ממורל גבוה, אולמות אירועים מרכזיים יכולים למלא תפקיד מרכזי בטיפוח תחושת השייכות בקרב העובדים. אירועים החוגגים הישגים אישיים וצוותיים שמציינים אבני דרך של החברה, או פשוט מפגישים את כולם לחוויה משותפת, תורמים לתחושת אחדות ומטרה קולקטיבית. כל אלו מגבירות את נאמנות העובדים ומחויבותם למטרות החברה.

וזה לא הכל. חוויות קהילתיות אלו יכולות לטפח חיבור חזק יותר בין העובדים לבין המשימה והערכים של החברה. כאשר האתוס של חברה אינו מבוטא רק במילים אלא גם במפגשים ואירועים חברתיים, ישנה סבירות גבוהה יותר שהעובדים יזדהו וירגישו מחויבים למטרות הארגון.

אפשר לומר שאולמות אירועים ממלאים תפקיד משמעותי בשיפור המרקם החברתי של חברות הייטק וארגונים בתעשיות שונות. על ידי חיזוק מורל העובדים וטיפוח תחושת החיבור, הם תורמים ליצירת סביבת עבודה חיובית ופרודוקטיבית, ובכך מעניקים לארגונים יתרון תחרותי בתעשיית ההייטק המהירה.

לסיכום, אולמות אירועים מרכזיים הם יותר מרק מקומות לפגישות ותערוכות, אלא מקומות בהם נרקמים חיבורים ושותפויות יקרי ערך. הם מטפחים חדשנות, מגלמים זהות מותגית, מקלים על למידה, מעודדים קשרים בתעשייה ומקדמים קיימות. נדמה שפשוט אי אפשר לדמיין את עולם ההייטק בלי האירועים החשובים והתוססים האלה. ככל שאנו מתקדמים לעידן הדיגיטלי, החשיבות של אולמות אירועים מרכזיים ואיכותיים עבור חברות הייטק וארגונים תמשיך לגדול, ועם היצע אולמות כל כך רחב, חשוב שחברות יבדקו ויבחרו היטב את זה שעונה באופן הטוב ביותר על הצרכים והדרישות שלהן. 

8 צעדים חשובים בבחירת אולם אירועים נכון לאירוע עסקי

בחירת אולם מרכזי שמתאים לאירוע עסקי היא משימה מאתגרת אך קריטית ומשפיעה באופן משמעותי על הצלחת האירוע. כאשר עושים זאת נכון, בחירת המקום יכולה לתמוך ביעדים של החברה, לשפר את חוויית המשתתפים ולתרום להצלחתה הכוללת של האירוע או הפעילות העסקית של חברות וארגונים. בעזרת 8 הצעדים הבאים תוכלו לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר למטרות ולצרכים העסקיים של הארגון שלכם:

1.הגדרת פרטי האירוע

לפני שמתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי במרכז, חשוב להגדיר מראש את כל המטרות של האירוע שאתם מארגנים. שקלו את היעדים שלכם, את מספר המשתתפים ואת סוגי הפעילויות שאתם מתכננים לקיים. זכרו, מטרת האירוע תשפיע במידה רבה על בחירת המקום שלכם. לדוגמה, אירוע הדרכה ארגוני עשוי לדרוש סוג שונה של חלל מאשר השקה עסקית, אירוע נטוורקינג או מסיבת חברה.

2.מיקום הוא מילת מפתח

מיקומו של האולם המרכזי לאירוע העסקי שלכם הוא גורם קריטי שיש לקחת בחשבון. במיוחד כשמדובר בהפקת אירועים עסקיים אשר כוללים משתתפים שמגיעים ממקומות שונים, חשוב לבחור מקום אירועים שיהיה נגיש בקלות לרוב המשתתפים שלכם. קחו בחשבון פרמטרים כמו גישה נוחה ומהירה לכבישים ראשיים, קרבה לתחבורה ציבורית ענפה, אפשרויות חניה נוחות ומספקות וקרבה לבתי מלון ומקומות אירוח שיכולים לשמש אורחים שמגיעים מחו"ל או ממקומות מרוחקים. גם קרבה יחסית לשדה התעופה ולתחנות רכבת יכולה להיות גורם משמעותי שמקל על ההגשה עבור משתתפים מחו"ל וכאלו שמגיעים מרחוק.

3.הגודל משנה

גודלו של אולם אירועים לאירוע עסקי צריך להכיל בנוחות את כל הנוכחים תוך מתן מספיק מקום לתנועה וליצירת נטוורקינג נעים ונוח. מקום קטן מדי עלול לגרום לאירוע להרגיש צפוף מדי, בעוד שמקום גדול מדי עלול לגרום לו להיראות דל וחסר משתתפים. רוב המקומות מגדירים מראש קיבולת מקסימלית; עם זאת, עליכם לשקול את פריסת האירוע שלכם כדי להעריך את הגודל המתאים לאירוע שלכם. אירוע שכולל ארוחה בישיבה סביב שולחנות, למשל, ידרוש יותר מקום מאשר אירוע קוקטייל או מסיבה.

4.מתקנים ושירותים

הזמינות של המתקנים והשירותים באולם יכולים להפוך את האירוע שלכם להצלחה גדולה או לאכזבה. לכן חשוב לבדוק שמקום האירוע כולל את כל הציוד והשירותים שאתם צריכים. בדקו האם יש במקום מערכות סאונד, תאורה ומולטימדיה מתקדמות, האם יש חיבור Wi-Fi איכותי והאם יש מספיק חדרי שירותים. מקום טוב יציע את השירותים החיוניים הללו ועוד, כולל אפשרויות קייטרינג מצוינות, פריסה גמישה של החלל וכמובן גישה לבעלי מוגבלויות.

5.סגנון ואווירה

הסגנון והאווירה של אולם האירועים לאירוע העסקי שלכם יכולים לתרום משמעותית לטון האירוע. אם האירוע שלכם רשמי, אולי מקום בסגנון אלגנטי ומתוחכם יתאים עבורכם. מצד שני, למסיבת חברה או למפגש העשרה, דווקא חלל לא שגרתי ומיוחד עשוי להתאים יותר. בעת בדיקה של מקומות פוטנציאליים, שקלו אם הם מתאימים לזהות החברה שלכם ולנושא האירוע.

6.עלות וגמישות במועד האירוע

התקציב מכתיב פעמים רבות את ההחלטה הסופית. בקשו הצעות מחיר מקיפות הכוללות תוספות פוטנציאליות כמו עלויות השכרת ציוד ועלויות קייטרינג. ודאו כמובן שהאולם פנוי וזמין במועדים שרלוונטיים עבורכם. מקומות מסוימים עשויים להציע מחירים נמוכים יותר במועדים מסוימים, מה שיכול לספק חיסכון משמעותי.

7.בקרו באולמות האירועים

תמונות וסיורים וירטואליים יכולים לספק תמונה מוגבלת של מקום. זהה אמנם מקום טוב להתחיל בו את הבדיקה והבירור שלכם אבל זה לא מספיק. אין דבר טוב יותר ממראה עיניים וביקור פיזי באולמות הרלוונטיים עבורכם הוא בגדר חובה לפני שתבחרו את האולם המתאים לאירוע שלכם. ביקור באתר מאפשר לכם להעריך את הפריסה, המתקנים, מקצועיות הצוות והניקיון ממקור ראשון. קחו בחשבון את זרימת האירוע ומהלכו, ותככנו איך כל שלבי האירוע ישתלבו במקום בו אתם מבקרים – מהגעה והרשמה ועד לפעילות האירוע המרכזי והיציאה, כל שלב חשוב וצריך לקבל מענה איכותי מהאולם.

8.עיינו היטב בחוזה

לאחר שצמצמתם את האפשרויות שלכם, הקפידו לבדוק היטב את החוזה. חפשו מדיניות ביטולים, תנאי תשלום, ביטוח, אחריות וכל עמלה נוספת שאולי לא ברורה מיד. בדיקה קפדנית של החוזה תבטיח שאתם מוגנים כראוי ותמנע אי הבנות ועוגמת נפש אפשרית. 

בשורה התחתונה, בחירת אולם מרכזי שמתאים לאירוע עסקי היא משימה מורכבת הדורשת חשיבה אסטרטגית, תכנון קפדני ותשומת לב לפרטים. עם זאת, כאשר הבחירה נכונה, מקום שנבחר היטב יכול להזניק את האירוע שלכם, להשאיר רושם מתמשך על המשתתפים ולתרום להשגת היעדים העסקיים שלכם. בסופו של דבר, אולם אירועים הוא גורם משמעותי עבור חברות הייטק ותאגידים אשר מקיימים אירועים עסקיים שונים ולכן ישנה חשיבות גבוהה למציאת אום האירועים המתאים ביותר לצרכי החברה והאירוע.

גלריית דובנוב היא אולם אירועים חדשני הממוקם במתחם שרונה בתל אביב, מיקומי המרכזי מספק גישה קלה ונוחה לכבישים ראשיים, תחנת רכבת ותחבורה ציבורית ענפה. חלל האולם מאפשר פריסה גמישה האידיאלית במיוחד לאירועים עסקיים. החלל מעוצב היטב ומספק מגוון שירותים ומתקנים חיוניים ושירותי קייטרינג מהשורה הראשונה. 

אם אתם מחפשים את המקום המושלם לאירוע חברה, כנס, השקה או כל אירוע עסקי אחר, צרו איתנו קשר ויחד נתכנן את האירוע הבא שלכם. 

בעודנו מנווטים בעידן הדיגיטלי, הטכנולוגיה ממשיכה לעצב מחדש את האופן שבו אנו מנהלים עסקים, והפקת אירועים אינה יוצאת דופן. מתוכנת ניהול אירועים ועד כלי סטרימינג בשידור חי ובינה מלאכותית, הטכנולוגיה מציעה שפע של הזדמנויות לייעל את תהליך הפקת האירוע, לשפר את חווית המשתתפים ולהגביר את תוצאות האירוע.

איך תפיקו אירוע עסקי מוצלח בעזרת טכנולוגיה מתקדמת? הכנו עבורכם מדריך מקיף שיעזור לכם למנף את הכלים הללו להפקת אירועים יעילה ומרתקת יותר.

ניצול הכוח של תוכנת ניהול אירועים

תוכנת ניהול אירועים הפכה לכלי הכרחי בערכת הכלים של מפיקי אירועים רבים. תוכנות אלו מציעות פלטפורמה מרכזית לניהול כל ההיבטים של אירוע, מרישום וכרטוס ועד לתזמון וניהול ספקים.

לדוגמה, ישנן תוכנות שיכולות להפוך את מכירת הכרטיסים והרישום לאוטומטיים, לצמצם את העבודה הידנית ולמזער שגיאות. המשתתפים יכולים לרכוש כרטיסים, להירשם לאירועים, ואפילו לבחור את השוחנות או המושבים שלהם מראש – הכל באופן נוח, מהיר ופשוט מביתם.

בנוסף, פלטפורמות אלו כוללות לעתים קרובות תכונות ליצירה וניהול של לוחות זמנים של אירועים, מה שיכול להיות מועיל במיוחד עבור אירועים מרובי ימים עם מספר פעילויות מקבילות. מפיקי ומתכנני אירועים יכולים בקלות לבצע עדכונים בלוח הזמנים, אשר יהיו גלויים מיד לכל המשתתפים.

אבל זה לא הכל – אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של תוכנת ניהול אירועים הוא היכולת שלה ללכוד ולנתח נתונים. על ידי מעקב אחר התנהגות ומשוב של משתתפים, מפיקי אירועים יכולים לקבל תובנות חשובות לגבי מה עובד ומה לא, מה שמאפשר להם לחדד את האסטרטגיות שלהם לאירועים עתידיים.

סטרימינג בשידור חי: גישור על המרחק

טכנולוגיית הסטרימינג בשידור חי פתחה אפשרויות חדשות להפקת אירועים, במיוחד בעקבות מגיפת הקורונה. היא מאפשרת לעסקים להגיע לקהל רחב יותר, כולל כאלה שאולי לא היו יכולים להגיע באופן אישי בגלל אילוצים גיאוגרפיים או פיננסיים.

פלטפורמות כמו Zoom, Microsoft Teams או WebEx מספקות אפשרויות סטרימינג חי אמינות ואיכותיות. נוסף על כך, ישנם כלים שיכולים לעזור לשפר את אפשרויות השידור הלייב שלכם עם תכונות שהפקת וידאו ברמה מקצועית, כגון זוויות מצלמה מרובות, שכבות ומעברים.

עם זאת, סטרימינג בשידור חי הוא לא רק שידור האירוע שלכם לקהל מרוחק – הוא יכול גם להקל על חוויות אינטראקטיביות, הודות לתכונות כמו צ'אטים חיים, מפגשי שאלות ותשובות וסקרים. כלים אלה יכולים לעזור למשתתפים מרוחקים להרגיש יותר מעורבים ומחוברים, למרות המרחק הפיזי. אז בין אם אתם מחפשים אולמות אירועים במרכז או במיקום מרוחק יותר, באמצעות שידור חי מרחוק, תוכלו לחבר אנשים רבים לאירוע שלכם.

בינה מלאכותית: העתיד של הפקת אירועים

ככל שאנו מעמיקים לתחום הטרנספורמציה הדיגיטלית, אי אפשר להתעלם מההשפעה והפוטנציאל של בינה מלאכותית (AI) בעיצוב העתיד של הפקת אירועים. למרות שזה עדיין תחום מתפתח, בינה מלאכותית כבר מוכיחה את כוחה לחולל מהפכה בדרך שבה אנו מתכננים, מבצעים ומודדים את הצלחתם של אירועים.

בואו נחקור את הדרכים העיקריות שבהן בינה מלאכותית תורמת לתעשיית האירועים:

AI צ'טבוטים לשירות לקוחות משופר

צ'טבוטים של בינה מלאכותית הוכיחו את עצמם כמחוללי מהפכה של ממש בטיפול במשימות של שירות לקוחות. בוטים אלה יכולים לספק תשובות מיידיות לשאלות נפוצות של משתתפים, בין אם זה לגבי לוח הזמנים של האירוע, פרטי המקום או תהליך הרישום. לא רק שצ'טבוטים מציעים שירות לקוחות מסביב לשעון, אלא הם גם מבטיחים שהמשתתפים יקבלו מידע מדויק ועקבי.

ואם זה לא מספיק, צ'אטבוטים לומדים ומשתפרים ללא הרף. עם הזמן, הם יכולים לזהות ולהבין שאילתות מורכבות יותר, מה שהופך אותן לבעלי ערך אפילו יותר ככלי שירות לקוחות. התפתחות מתמדת זו מובילה לחוויית משתתפים משופרת ומפנה משאבי אנוש לטיפול במשימות הדורשות תשומת לב אישית יותר.

AI ושיווק אירועים: מיקוד והתאמה אישית

כשזה מגיע לשיווק אירועים, בינה מלאכותית יכולה להיות בעלת ברית רבת עוצמה. אלגוריתמי למידת מכונה יכולים לנתח כמויות עצומות של נתונים כדי לזהות דפוסים, לחזות מגמות ולספק תובנות ניתנות לפעולה.

לדוגמה, על ידי בחינת נתוני אירועי עבר, AI יכול לעזור לזהות אילו משתתפים צפויים להתעניין בסוג מסוים של אירוע, או אילו ערוצי שיווק הם היעילים ביותר כדי להגיע לקהל מסוים. בינה מלאכותית יכולה גם לסייע בהתאמה אישית של מסרים שיווקיים עבור פלחים שונים של הקהל שלכם, מה שמוביל לקמפיינים שיווקיים יעילים ומותאמים יותר.

AI בניהול אירועים במקום האירוע

הפוטנציאל של AI חורג מעבר לתכנון ושיווק מראש של אירועים – יש לו גם את הכוח לשנות את ניהול האירועים במקום האירוע.

לדוגמה, ניתן להשתמש בטכנולוגיית זיהוי פנים כדי לזרז את תהליכי הצ'ק אין. במקום להמתין בתורים ארוכים לכניסה, המשתתפים יכולים פשוט לגשת למצלמה שמזהה אותם אוטומטית ומבצעת צ'ק אין. זה לא רק משפר את חווית המשתתפים אלא גם מפחית את הצורך בתהליכי צ'ק אין ידניים.

במונחים של ניהול קהל, מערכות המופעלות על ידי AI יכולות לנתח הזנות וידאו בזמן אמת כדי לנטר את צפיפות הקהל, הזרימה וההתנהגות. אם אזור מסוים הופך צפוף מדי, המערכת יכולה להתריע על צוות האירוע, שיוכל לנקוט באמצעים כדי להקל על העומס. זה מבטיח סביבה בטוחה ונוחה יותר עבור המשתתפים.

אנליזה חכמה לאחר אירועים

אנליזה לאחר אירוע עשויה להיות משמעותית עבור מפיקי אירועים רבים כדי להבין את הצלחת האירוע שלהם ולזהות אזורים לשיפור. גם כאן, AI יכול להיות בעל תפקיד מכריע – אנליזה מעמיקה יכולה לנתח נתונים מהאירוע, כולל משוב משתתפים, מדדי מעורבות ועוד, כדי להעריך את השפעת האירוע ולחזות מגמות עתידיות. כלי זה יכול להנחות מפיקי אירועים בקבלת החלטות מונעות נתונים עבור אירועים עתידיים.

תפקידה של בינה מלאכותית בהפקת אירועים ומציאת האיזון הנכון

כפי שניתן לראות, בינה מלאכותית טומנת בחובה פוטנציאל עצום לשיפור היבטים שונים של הפקת אירועים, אך כמו בכל טכנולוגיה, חשוב למצוא את האיזון הנכון. בעוד שבינה מלאכותית יכולה לסייע בהיבטים רבים של הפקת אירועים ולספק תובנות חשובות, היא לא יכולה להחליף את המגע האנושי שהופך את האירועים לייחודיים ובלתי נשכחים. האתגר של מפיקי אירועים הוא למצוא את הנקודה שבה בינה מלאכותית משפרת את חווית האירוע מבלי לגרום לה להרגיש אוטומטית ולא אישית.

אפשר לומר שבינה מלאכותית סוללת את הדרך לעידן חדש של הפקת אירועים, יעיל יותר, מונחה נתונים ומותאם אישית. על ידי הבנה ומינוף של הפוטנציאל של AI, מפיקי אירועים יכולים להישאר בקדמת העקומה וליצור אירועים שבאמת מהדהדים עם הקהל שלהם. ככל שאנו ממשיכים לחקור ולהבין את היכולות של AI, אין ספק שעתיד הפקת האירועים מלא באפשרויות מרגשות.

עולם חדש ואמיץ של הפקת אירועים

ככל שאנו מתקדמים לעומק העידן הדיגיטלי, ברור שהטכנולוגיה תמשיך לשחק תפקיד מרכזי בהפקת אירועים, כמוו גם בהיבטים רבים בחיינו. תוכנות לניהול אירועים, סטרימינג בשידור חי ובינה מלאכותית הם רק חלק מהכלים שעסקים יכולים למנף כדי להפוך את תהליך הפקת האירועים ליעיל ומרתק יותר.

עם זאת, חשוב לזכור שהטכנולוגיה היא רק כלי – יעילותה תלויה בסופו של דבר במידת השימוש בה. לכן עסקים צריכים להשקיע לא רק בטכנולוגיות הנכונות אלא גם בהכשרה ובמשאבים הדרושים כדי להשתמש בהן ביעילות.

נוסף על כך, בעוד שטכנולוגיה יכולה לשפר את חווית המשתתפים, היא לא יכולה להחליף מגע אנושי. האירועים המוצלחים ביותר הם אלו המשלבים את היעילות והנוחות של הטכנולוגיה עם החום והקשר האישי שמספקת אינטראקציה אנושית.

לדוגמה – בעוד שצ'טבוטים של AI יכולים לענות על שאילתות פשוטות של משתתפים, הם אינם יכולים להחליף את השירות האמפתי והמותאם אישית הניתן על ידי נציג שירות לקוחות אנושי. באופן דומה, בעוד שסטרימינג בשידור חי יכול להרחיב את טווח ההגעה של אירוע, הוא לא יכול לשחזר במלואו את האנרגיה והאחווה של מפגש אישי.

זה לא אומר שעסקים צריכים להירתע מטכנולוגיה. להיפך, הם צריכים לאמץ את זה בלב שלם. עם זאת, עליהם לעשות זאת מתוך הבנה של המגבלות שלו, כמו גם של החוזקות שלו.

הפקת אירוע עסקי בתל אביב – השילוב המושלם של טכנולוגיה, מיקום וחוויה

גלריה דובנוב מהווה את המקום המושלם עבור הפקת אירועים עסקיים בתל אביב. במיקום מרכזי בלב ההומה של תל אביב, שוכנת פנינה של מרחב אורבני עכשווי – גלריה דובנוב. הגלריה מספקת חלל מזמין ומעוצב באלגנטיות המושלם עבור האירוע העסקי הבא שלכם. הנה כמה סיבות טובות לערוך אירוע עסקי בגלריה דובנוב:

מצוינות אסתטית וגמישות

גלריה דובנוב מתאפיינת בעיצוב ארט דקו חם ומזמין שיכול להשתלב בצורה חלקה עם האווירה והסגנון של כל אירוע. בין אם אתם מתכננים אירוע בוטיק, מפגש עסקי, מסיבת חברה, כנס או השקת מוצר, עיצוב הגלריה יכול להתאים היטב לצרכים שלכם.

הגלריה יכולה להכיל בנוחות עד 300 אורחים בישיבה או 400 אורחים למסיבת קוקטייל, ומציעה מקום מרווח מבלי להתפשר על תחושה נעימה ויוקרתית שהופכת אירועים עסקיים לבלתי נשכחים.

פתרונות טכנולוגיים מתקדמים

הגלריה מציעה מגוון כלים ושירותים טכנולוגיים איכותיים בהם מערכות סאונד ותאורה איכותיות ומתקדמות וכן אלמנטים נוספים שחיוניים כל כך בהפקת אירועים עסקיים.

נגישות גבוהה למקום האירוע

ללא ספק, אחד היתרונות הבולטים ביותר בבחירה בגלריה דובנוב לאירוע עסקי הוא המיקום המצוין שלה. כאמור, האולם ממוקם במרכז שרונה בתל אביב והוא מאפשר הגעה נוחה ומהירה מכל מקום באמצעות קרבה לכבישים ראשיים, תחנת רכבת ואפשרויות תחבורה ציבורית אחרות. כאשר מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב, גלריה דובנוב מספקת חלל אולטימטיבי עם פריסה גמישה ונגישות מירבית.

עיצוב ואווירה מעוררי השראה

עיצוב הגלריה הוא פרי יצירתו של האדריכל ומעצב הפנים רמי רומנו. העיצוב שואב השראה מהגן הנמצא בלב המתחם, בו ניצב פסלו של קדישמן. בביקור בגלריה תוכלו לחוש מיד תחושה של רוגע וניתוק. אסטרטגיית עיצוב זו מרחיבה את הפתיחות של החלל החיצוני לתוך השטחים הפנימיים, ויוצרת אווירה שפורצת את הגבולות המסורתיים של חללים סגורים.

עם רדת הערב, הגן הופך לתפאורה קסומה. תאורה מרהיבה בעיצובו של רומנו, מטילה אור זהוב ורומנטי שמחמם את הלב. שילוב עוצר נשימה זה של עיצוב ויופי טבעי מספק רקע ייחודי ומעורר השראה לכל אירוע.

חוויה קולינרית מופלאה

בשילוב מושלם עם מראה אסתטי ויפייפה, גלריה דובנוב מציעה את שירותי קייטרינג הבית שלה. הקייטרינג מתמחה במטבח גורמה ומשלב את טעמי הים התיכון עם נגיעות אסייתיות מסקרנות. התוצאה היא פיוז'ן מענג של אוכל מערבי, מתובל בהשפעות מזרחיות מסקרנות.

יצירת אירועים עסקיים בלתי נשכחים

מתוך הבנה של כל מה שחיוני לאירועים עסקיים, גלריה דובנוב שמה לה למטרה לעזור לכם להשאיר חותם ולספק לאורחים שלכם חוויה יוצאת דופן. צוות הגלריה עובד עם כל לקוח באופן צמוד על מנת לסייע בתכנון וביצוע אירוע מוצלח תוך הקפדה על כל פרט – מהמטבח והמשקאות, דרך פתרונות טכנולוגיים מתקדמים ועד חווית השירת הכוללת באירוע.

עיצוב הגלריה מאפשר גמישות בהרכב האירוע ומבטיח התאמה מושלמת לקונספט הרצוי. מיקומו הנוח, האווירה מעוררת ההשראה והזמינות של גן יפהפה המשתלב בדיוק מושלם עם חלל פנימי מעוצב, הופכים אותו לבחירה אידיאלית עבור מגוון רחב של אירועים עסקיים.

אז בין אם אתם מחפשים מקום לאירועים עסקיים כמו אירוע קוקטייל, כנס, סמינר, טקס הרמת כוסית או השקת מוצר חדש – גלרייה דובנוב תסייע לכם להפוך את האירוע שלכם לאירוע חוויתי, מרשים ובלתי נשכח.

כדי להתקדם לתכנון והפקה של אירוע עסקי מושלם, שתפו את הצוות המקצועי שלנו במטרת האירוע שלכם ויחד נתכנן אירוע עסקי מושלם שאתם והאורחים שלכם לא ישכחו.

בין שמדובר באירוע חברה, מסיבה פנימית המיועדת לעובדים, ובין שמדובר באירוע עסקי באווירה מקצועית או אפילו כנס – יש לפניכם המון עבודה ומטלות ואינסוף פרטים הדורשים את תשומת לבכם. אבל בואו נשים רגע את כל אלו בצד, ונדבר על המשימה החשובה ביותר – מציאת האולם המושלם לאירוע. ככה עושים את זה

אנחנו יודעים, אתם לא ישנים הכי טוב בלילות האחרונים, כי יש לכם פרויקט גדול וחשוב מאוד על הראש – הפקת אירוע עסקי, ואתם רוצים לוודא שאתם עושים את הדבר הנכון, מקבלים את ההחלטות הנכונות ובשורה התחתונה, שהכל יהיה מושלם, ומי ששכר את שירותיכם לצורך ההפקה יהיה הכי מרוצה בעולם.

לא פשוט המצב הזה, אבל בואו נירגע רגע, כי יש כללים מסוימים, מאין מתווה, שאם תלכו לפיו, שלב אחר שלב ותבדילו בין עיקר לטפל, תוכלו להבטיח שהאירוע הזה יהיה הצלחה כבירה.

בין שמדובר באירוע חברה, מסיבה פנימית המיועדת לעובדים, ובין שמדובר באירוע עסקי באווירה מקצועית, או אפילו כנס – יש לפניכם המון עבודה ומטלות ואינסוף  פרטים הדורשים את תשומת לבכם. אבל בואו נשים רגע את כל אלו בצד, ונדבר על המשימה החשובה ביותר, וההחלטה שעליכם לקבל בהקדם – מציאת מקום לאירועים עסקיים. לבחירת המקום הנכון עבור האירוע, תהיה השפעה עצומה על ההצלחה הגורפת של האירוע שלכם.

ישנן סיבות רבות, מדוע מציאת האולם צריכה להיות הדבר הראשון בסדר העדיפויות שלכם, והדבר הראשון שתפנו אליו את תשומת הלב והמשאבים שלכם. לא כל אולמות האירועים מתאימים לאירועי חברה ולאירועים עסקיים. האולם שתבחרו חייב להתאים באופן מדויק לכמות  האורחים, לכלול אופציות ראויות של קייטרינג, להיות במיקום מרכזי ונוח, ולהציע שירותים נוספים שאתם זקוקים להם עבור האורחים או לצורך הפונקציות העסקיות שלכם באירוע. מכיוון שאתם מארחים אירוע חברה, המקום צריך להציע גם סביבה מקצועית המתאימה למותג העסקי הניצב מאחורי ההפקה כולה.

כמה נתונים שיש לאסוף לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם המתאים

אנחנו מבינים שאתם להוטים מאוד להתקדם עם תהליך ההפקה ובוודאי תשמחו שמציאת האולם תהיה מאחוריכם. אבל חשוב לעבוד מסודר, על מנת להבטיח שהמקום שתסגרו בסופו של דבר, יהיה המקום המתאים ביותר לאירוע אותו אתם מפיקים. אז לפני שמתחילים בחיפוש עצמו, הנה כמה דברים שכדאי לכם להגדיר ונתונים שחשוב לאסוף:

מהו סוג האירוע בדיוק?

לא כל אירוע עסקי מתאפיין באותם הפרמטרים, וחשוב מאוד להבדיל בין סוגי האירועים לפני שמתחילים לחפש אולם. ישנם אירועי חברה, אירועים פנימיים המיועדים לעובדי החברה, כאשר לעתים מטרת האירוע היא פשוט לשמח ולפנק את העובדים, לחגוג הישג מסוים של החברה או פשוט לערוך מסיבה לרגל חג כמו פורים, סילבסטר וכו׳. אירועים מסוג זה יכולים להיערך במשך ערב אחד, ולעתים יכולים להיות חופשה של כמה ימים אליה נשלחים העובדים. לעומת זאת, לעתים תידרשו להפיק אירוע עסקי שמאפייניו שונים לחלוטין – אירוע המיועד ללקוחות החברה, לאנשי עסקים מהתחום או ללקוחות פוטנציאליים, שמטרתו שיווקית ומסחרית יותר. ישנם גם כנסים מקצועיים המיועדים לעובדים מתחום מסוים, ואירועים שתכליתם מפגש בין אנשי עסקים, מינגלינג ויצירת קשרים עסקיים.

כך או כך, חשוב מאוד להבין בפני איזה סוג אירוע אתם ניצבים, לפני שמתחילים לחפש את האולם עבורו. אירועים עם מאפיינים שונים דורשים מתקנים שונים, ספקים שונים, ואף סגנון עיצוב שונה. ישנה חשיבות רבה מאוד להתאמה המדויקת של מה שהאולם יכול להציע לכם, אל מול הצרכים הספציפיים של האירוע.

מהו היקף האירוע?

פרמטר שאנשים נוטים לפעמים להמעיט בערכו, וחבל. החשיבות של התאמת גודל האולם למספר המשתתפים באירוע היא קריטית. כמובן, אולם קטן מדי עלול להביא לצפיפות ואי נוחות באירוע – זהו היבט שכן חושבים עליו בדרך כלל, ושואפים להימנע ממנו. זהו היבט חשוב גם מבחינה בטיחותית כמובן. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון גם את הצד השני של המטבע – מקרים בהם האולם גדול מדי. במיוחד באירועים בהם הדגש הוא על חיבור בין אנשים, לרבות מסיבות חברה ואירועי מינגלינג, חשוב שהמקום לא יהיה מרווח מדי, כך שיגרום למשתתפים להתפזר בחלל ולא להתחבר ולתקשר זה עם זה. באופן זה, מטרת האירוע המרכזית עלול הלהתפספס וחבל על כל ההשקעה. לכן, אם רשימת האורחים מסתכמת במקסימום של 250 איש, כדאי למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, ובכך גם לסנן מהרשימה מקומות רבים שאינם רלוונטיים עבורכם ולחסוך בזמן יקר.

מהו התקציב לאירוע?

ודאי שלא מומלץ להתחיל לחפש אולם עבור אירוע, כאשר אתם לא סגורים על התקציב העומד לרשותכם לצורך ההפקה בכלל והאולם בפרט. עוגמת נפש משמעותית עלולה להיגרם כאשר תמצאו מקום שנראה לכם מושלם, אך הוא חורג משמעותית מגבולות התקציב. עם זאת, יש לציין שבמקומות מסוימים יתכן ויסכימו ללכת לקראתכם ולהתגמש עם המחיר, במידה ותוכלו להתפשר על מועד האירוע ועל מרכיבים מסוימים בו. אם מצאתם מקום נהדר, אבל התקציב לא עולה איתו בקנה אחד, שווה לנסות ולהתמקח. כמו כן, ישנם מרכיבים אחרים באירוע שאולי ניתן לקצץ מהם, ולהעביר חלק לתקציב המיועד לשכירת האולם. כאמור, האולם הוא הגורם החשוב ביותר והמשפיע ביותר על הצלחת האירוע, ולכן שווה לעתים להתפשר על מרכיבים אחרים עבור המקום המושלם.

מהיכן מגיעים רוב האורחים?

לוקיישן הוא עניין משמעותי ביותר בכל אירוע באשר יהיה, כאשר השאיפה היא שהאולם יהיה ממוקם באזור כמה שיותר נגיש, מרכזי ונוח להגעה עבור חלקם הגדול של המוזמנים, אם לא עבור כולם. לכן, לפני שניגשים לחפש אולם עבור האירוע, חשוב לבדוק מהיכן (בארץ, אך גם לקחת בחשבון אורחים מחו״ל המגיעים משדה התעופה ו/או שוהים בבית מלון) צפויים להגיע אליו. המטרה היא למצוא מקום שהנסיעה אליו תהיה קצרה ופשוטה.

מהם המאפיינים המרכזיים של המשתתפים?

אחרי שנגענו בהיבטים הטכניים החשובים, ניגע קצת בעניין של סגנון. לפני שמתחילים לחפש מקום לאירוע, חשוב לבחון ולהבין את המאפיינים המרכזיים של האורחים. האם מדובר בעובדי הייטק צעירים? האם מדובר באנשי עסקים מתחום מסוים? מהו טווח הגילאים ומהם המאפיינים המרכזיים של המשתתפים, לרבות מקום מגורים ותחום עיסוק? נתונים אלו יסייעו לכם לבחור את המקום בסטייל המתאים.

10 טיפים לבחירת המקום המתאים לאירוע עסקי

לאחר איסוף הנתונים החשובים לגבי התקציב, הסגנון, המטרות וההיקף של האירוע אותו אתם מפיקים, אפשר להתחיל בחיפוש המקום המתאים ביותר. אבל גם כאן, כדאי לעבוד באופן נכון ומסודר, על מנת לערוך חיפוש יעיל וקצר ככל הניתן. 

הנה כמה טיפים שיעזרו לכם בבחירת אולם לאירוע חברה במרכז:

מיקום מרכזי ונוח להגעה

כאמור, חשוב מאוד לאתר אולם במיקום מרכזי. במידה והאורחים שלכם מגיעים ממקומות שונים, אתם רוצים שהמקום שלכם יהיה נגיש עבור רובם ככולם. מיקום מרכזי, עם גישה לכבישים ראשיים, יקל על האורחים שלכם. קחו בחשבון שאם ההשתפות באירוע היא אופציונלית, רבים מהמוזמנים עלולים לבטל את השתתפותם במידה והאירוע יערך במיקום מרוחק ובלתי נגיש עבורם. 

גודל המקום

כאמור, ההתאמה של גודל החלל לכמות המשתתפים באירוע היא חשובה מאין כמותה. השאיפה היא למצוא מקום שלא ירגיש ריק מדי וכמובן לא יהיה צפוף מדי. באותה הזדמנות, כדאי לחשוב על צרכים נוספים של האירוע, ולרדת לפרטים של הלו״ז, לרבות הפעילויות השונות – האם אתם זקוקים ללובי או לחדר מנוחה, האם אתם זקוקים לחלל שיתאים למינגלינג, האם צפויים להשתתף אורחים מיוחדים שאולי יזדקקו לחדר פרטי שיאפשר להם להתכונן בנוחות להרצאה שלהם וכו׳. במידה וצפויים אורחים שמגיעים מרחוק, יתכן שכדאי לבדוק לגבי מקומות לינה באזור.

לוגיסטיקה

אירועים עסקיים ואירועי חברה, מצריכים המון התעסקות לוגיסטית מצדכם המפיקים. כשאתם מחפשים את המקום המתאים לאירוע, כדאי לבדוק כיצד אנשי הצוות והפסיליטיז במקום יכולים להוריד לכם מטלות מהרשימה ולסייע. בדקו האם המקום מציע פריטי ריהוט לרבות שולחנות, כיסאות, מפות וכלים. האם יש להם ציוד אודיו וסאונד איכותי, וכן שירותי תפעול של כל אלו. כמו כן, מומלץ לבדוק האם השירותים האלו כלולים במחיר שכירת האולם, או שהם יתווספו למחיר הנתון. קחו בחשבון שאם תצטרכו לשכור כל אחד מאלו לחוד, העלויות יגדלו במידה ניכרת.

מה מייחד את האולם הזה?

מקום מיוחד שווה אירוע מיוחד, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה. כאשר אתם ניגשים לבחון אולם אירועים כזה או אחר, חשוב לבדוק מה מיוחד בו. מהו האלמנט שמבדיל אותו בין כל אולמות האירועים הגנריים שנראים אותו דבר, וכבר ביקרתם בעשרות כאלו. ישנם מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב שהדברים המייחדים כל אחד מהם משתנים – זה יכול להיות עיצוב בסגנון מובהק ובלתי רגיל, זה יכול להיות לוקיישן יוצא דופן כמו חוף הים, הפארק, גג עם נוף מטורף ועוד. נסו לבדוק מקומות שהם לאו דווקא בקונספט של אולם אירועים ״רגיל״, אלא מקומות שהוסבו לכדי אולם אירועים, כמו מועדוני לילה, גלריות לאומנות וכו׳. סמכו על עצמכם, כשתמצאו את המקום המיוחד – אתם תדעו לזהות אותו.

שירותי קייטרינג ובר

כידוע, האוכל והמשקאות באירוע עשויים להכריע – האם זהו אירוע מוצלח ומפנק, או פחות. כאשר אתם מגיעים לאולם אירועים, בדקו האם המקום מציע שירותי קייטרינג ובר, ואם כן – מהי הרמה והאיכות של אלו. שכירת שירותים אלו בנפרד לא רק עלולה להגביה את ההוצאות שלכם באופן דרמטי, מה גם שהיא עלולה לסרבל אתכם ולהוות פתח לתקלות רבות. במילים אחרות, אם המקום כולל קייטרינג שווה, הוסיפו לו עוד הרבה נקודות בטבלת ה״בעד״.

עד כמה האולם יכול להקל עליכם עם ספקים ושירותים שונים?

אנשי הצוות באולמות אירועים מקצועיים, מיומנים ומכירים היטב את הביזנס. כתוצאה מכך, יש להם קשרים עם ספקים איכותיים, שאתם בוודאי זקוקים לשירותיהם באירוע. בדקו עם צוות המקום לגבי השכרת ציוד כמו מפות וכלי אוכל, צלמים, שירותי סאונד ו/או תקליטנים שעובדים איתם באופן קבוע, ועוד שירותים שאתם עשויים להזדקק להם. אתם וצוות המקום חולקים מטרה משותפת – שניכם רוצים שהאירוע שלכם יעבור בצורה חלקה ומוצלחת, אז אל תהססו להשתמש בניסיון ובקשרים שלהם.

מצאתם מקום מושלם? אל תחכו

לאחר שמצאת את המקום המתאים – שריינו אותו מיד. לא פעם מפיקים בוחרים להמתין ולהמשיך לבדוק אפשרויות, לעתים מתוך תקווה שיצוץ מקום זול יותר וכו׳. 

קחו בחשבון שהמקומות האיכותיים והשווים נתפסים מהר, כאשר מזמינים אותם חודשים מראש בדרך כלל. כדאי לבצע את ההזמנה של האולם כמה שיותר זמן מראש, על מנת שתוכלו להתקדם עם המשימות הנוספות בהפקה.

למרות שיש מרכיבים רבים לתכנון אירוע בלתי נשכח, מציאת מקום מתאים היא משימה מורכבת בפני עצמה. המקום הנכון מבטיח שהאירוע שלכם יתנהל לפי התכנון, ויספק הפתעה והנאה גדולה לאורחים למשתתפים. הרי אורחים מרוצים מחזקים את תדמית החברה ויוצרים מוניטין מצוין.

בנוסף, אולם האירועים האולטימטיבי יכול להפוך את תהליך תכנון האירוע להרבה יותר חלק. אולם טוב יכול לעזור לספק לכם את כל הפונקציות והכלים הנדרשים כדי ליצור אירוע מושלם ומנוהל היטב – החל מאלמנטים דקורטיביים כמו מפות ותפאורה ועד חיבור עם ספקים אחרים הדרושים להפקת האירוע העסקי שלכם.

חמשת הפרמטרים הבאים מהווים את עמודי התווך של בחירת מקום אירועים מוצלחת:

קיבולת

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל בחירת אולם אירועים שאינו מתאים למספר המשתתפים באירוע, יכולה להרוס עבודת תכנון של חודשים. מה שנראה כמו המקום הנכון, עשוי להתגלות כטעות אם הוא מכיל פחות אנשים מרשימת המוזמנים שלכם. אמנם אפשר לצפות למספר משתתפים נמוך יותר בפועל, אך אתם ממש ללא רוצים לגלות שהאורחים שלכם נדחסים לתוך חלל קטן וצפוף מדי או שלא תהיה זרימה מספקת של אוויר במקום. במצב כזה, הדבר היחידי שהמשתתפים יזכרו מהאירוע שלכם הוא את חוסר הנוחות שלהם.

מצד שני, עליכם לבדוק שאולם האירועים שאתם רוצים לא גדול מדי עבור מספר המוזמנים שלכם. בחירה באולם אירועים גדול מדי עשויה ליצור תחושה דלילה ולפגוע באווירה.

ערכו רשימת מוזמנים ומקדו את החיפושים שלכם בחללי אירועים עם קיבולת מתאימה למספר המשתתפים הצפוי באירוע. אין טעם לבחון אולמות אירועים קטנים או גדולים מדי, מכיוון שזה עשוי לגבות מכם זמן יקר ולגרום לבחירה שגויה שעשיה לעלות בהצלחת האירוע העסקי שלכם.

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן

השתדלו לבחור אולם אירועים במקום שיהיה הנוח ביותר עבור האורחים שלכם. מיקום מצוין יאפשר ליותר מוזמנים להגיע למקום ולקחת חלק. אם מדובר באירוע חברה המתקיים אחרי העבודה, נסו לתכנן אותו קרוב למקום העבודה. אם מדובר באירוע עסקי שפונה לקהל חיצוני, העדיפו אולם אירועים במיקום מרכזי ונגיש במיוחד, כךך שיותר אנשים יוכלו להשתתף בו ולהגיע אליו בקלות מכל מקום. 

בחירת אולם לאירוע חברה באזור המרכז תאפשר לכם להגדיל את מספר המשתתפים באירוע שלכם ותעניק להם אפשרויות הגעה רבות ומגוונות מכל חלקי הארץ.

העדיפו מקום אירועים הממוקם בסמוך לצירי תנועה מרכזיים ותחבורה ציבורית. גלרייה דובנוב ממוקמת במתחם שרונה בתל אביב ומציעה נגישות מרבית עם קרבה לכבישים ראשיים, לתחת רכבת ולקווי אוטובוס רבים. זה מאפשר לאורחים רבים להגיע למקום באופן מהיר ופשוט מכל מקום בו הם נמצאים.

אמצעים טכנולוגיים 

על אף שאירועי חברה רבים אינם עוסקים בנושאים טכנולוגיים, הטכנולוגיה במקום האירוע חשובה.

כדי האירוע שלכם יתנהל באופן מיטבי, תצטרכו לוודאש שמקום האירוע מספק אמצעים טכנולוגיים מגוונים ואיכותיים כגון מערכת סאונד מתקדמת ומערכות מולטימדיה ותאורה. כלים טכנולוגיים איכותיים, יאפשרו לכם לנהל את האירוע היטב, לערוך סדנאות, נאומים, השקות, מסיבות ועוד.

אם אתם מתכננים להביא דיג'יי לאירוע, וודאו כי מקום האירוע מספק עמדה מסודרת לדיג'יי עם הציוד הדרוש לו. במידה ואתם רוצים להעביר פרזנטציה,  בדקו אם המקום מספק מסכים איכותיים ורחבים או מקרן במידה ויש לכם צורך בכך. אולם אירועים עם ציוד טכנולוגי מגוון ואיכותי יאפשר לכם להפיק את האירוע באופן פשוט יותר ויחסוך לכם טרחה וכסף על השגת הציוד הנדרש.

אוכל ומשקאות

אוכל מצוין הוא הדרך הבטוחה לשביעות רצונם של המשתתפים באירוע. בחירת השילוב הנכון של מנות המוגשות במזנון או מנות המוגשות בישיבה, תעניק לאורחים שלכם חוויה קולינרית מצוינת. התאימו את האוכל וסגנון ההגשה לאופי האירוע ואל תשכחו לקחת בחשבון את השתיה המוגשת במקום. העדיפו מקום אירועים עם בר משקאות מגוון ומקצועי. כזה שיציע לאורחים שלכם מגוון משקאות איכותיים וטעימים התואמים את הלך הרוח של האירוע.

באירועים מסוימים תוכלו להציע בר משקאות אלכוהולים, באחרים רק משקאות קלים ובאירועים מסוימים כדאי לשים דגש דווקא על היצע השתיה החמה המוגשת במקום. בכל מקרה, וודאו שמקום האירוע ערוך להציע מגוון משקאות המתאימים לאירוע שלכם ויעניקו למשתתפים באירוע חוויה מעולה.

אל תשכחו את אפקט ה"וואו" 

אירועים מוצלחים ובלתי נשכחים תמיד יכללו מרכיב מיוחד, כזה שגורם לאנשים לחוש תחושת התפעלות מהאירוע. אפקט ה"וואו" הזה יכול להיות קשור בתוכן שתציג באירוע כמו השקעה של מוצר או שירות מיוחד, נאום או הרצאה של אדם מוביל בתחומו, פעילות חברתית מרתקת ומחברת או מסיבה מושקעה ומהנה במיוחד.

בנוסף לפרמטרים הללו עליהם אחראים מפיקי האירוע, יש גורמים נוספים שיכולים ליצור תחושת "וואו" ותלויים בבחירת מקום האירוע כגון חוויה קולינרית מצוינת ומיוחדת, עיצוב מרשים של מקום האירוע או מיקום מצוין שמעניק נוחות מירבית למשתתפים. 

וודאו כי אתם מארגנים ומפיקים אירוע מיוחד אשר יצור תחושה ייחודית ומרתקת עבור המשתתפים באירוע, כך שתוכלו לומר ללא צל של ספק שהיה אירוע מוצלח.

המקום האולטימטיבי לאירועים עסקיים 

גלרייה דובנוב הוא מתחם אירועים תל אביבי וחדשני הממוקם במתחם שרונה ומאפשר הפקת אירועים עסקיים בתל אביב. הנגישות הגבוהה למקום האירוע היא אחד היתרונות הגדולים של המקום. בזכות הקרבה לתחנת הרכבת, לתחבורה ציבורית ענפה ולכבישים ראשיים, ניתן להגיע למקום בקלות ובמהירות מכל חלקי הארץ. בנוסף המקום מעוצב היטב ומאפשר פריסה גמישה של האירוע. 

גם החוויה הקולינרית שמציעה הגלריה מלאה בטעמים, צבעים ומגוון רחב של מנות טעימות להפליא ואלו רק חלק מהיתרונות שהמקום מציע לאירועים עסקיים. 

אם אתם מחפשים את המקום האולטימטיבי לאירועי חברה, בואו לערוך אירוע בלתי נשכח בגלרייה דובנוב. 

אירועים עסקיים הם חלק חיוני בכל תעשייה, ומספקים הזדמנויות לאנשי מקצוע להתחבר, ללמוד ולצמוח. עם זאת, כדי שאירוע באמת יצליח, הוא צריך להתבלט מהשאר. בין אם אתם מתכננים כנס, השקה או אירוע נטוורקינג, ישנם מספר דברים שתוכלו לעשות כדי לשדרג את האירוע שלכם ולהבטיח שהוא יהיה להיט בקרב המשתתפים.

התחילו עם סדר יום ברור ומוגדר היטב

סדר יום ברור חיוני לכל אירוע עסקי. זה לא רק עוזר למשתתפים להבין למה לצפות, אלא זה גם עוזר להבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ושכולם יהיו מסונכרנים. הקפידו לכלול לוח זמנים מפורט של פעילויות, יחד עם המטרות והיעדים של האירוע. זה יעזור למשתתפים לתכנן את זמנם בצורה יעילה ולהפיק את המירב מהאירוע.

ציוד טכנולוגי מתקדם

אחת האטרקציות המרכזיות של כל אירוע עסקי היא הדוברים והמגישים. אנשי מקצוע ידועים ומכובדים מהענף שלכם עשויים לנאום באירוע העסקי שאתם מפיקים ובכך לתרום לאמינות ולערך שהארגון שלכם מציע ולעזור למשוך יותר משתתפים. בעת בחירת מקום אירועים הקפידו לבדוק שתקבלו אמצעים טכנולוגיים מתקדמים ואירועים כגון מערכות סאונד, תאורה ומולטימדיה איכותיות. זה יאפשר לכם למקד את תשומת הלב של המשתתפים שלכם לאורך זמן.

הזדמנויות נטוורקינג

אירועים עסקיים משמשים לעתים קרובות כהזדמנויות להתחבר עם אנשי מקצוע אחרים ומנהיגים בתעשייה. מתן הזדמנויות רבות למפגש ושיח של המשתתפים באירוע יכול להוות מוקד משיכה גדול עבור אנשים רבים. בין אם תעשו את זה באמצעות מפגשי נטוורקינג רשמיים או מפגשים מזדמנים, הקפידו ליצור סביבה המעודדת את המשתתפים להתחבר ולבנות מערכות יחסים.

שלבו אלמנטים אינטראקטיביים

אלמנטים אינטראקטיביים כגון דיוני פאנל, דיוני שולחן עגול או סדנאות מעשית יכולים לעזור למשוך את המשתתפים ולהפוך את האירוע לדינמי ומעניין יותר. אלמנטים אלה יכולים גם לעזור למשתתפים ללמוד יותר על התעשייה ולקבל תובנות חשובות ממומחים.

שימוש בטכנולוגיה

טכנולוגיה היא דרך מצוינת לשדרג את האירוע העסקי שלכם. שילוב של מציאות מדומה, מציאות רבודה, סטרימינג בשידור חי ופלטפורמות אינטראקטיביות אחרות יכול להפוך אירוע למושך יותר ובלתי נשכח עבור המשתתפים. בנוסף, שימוש בטכנולוגיה יכול גם לעזור למשתתפים להתחבר זה לזה ולאירוע גם אם הם לא נוכחים בו פיזית.

נותני חסות

דרך נוספת לשדרג את האירוע העסקי שלכם היא על ידי שיתוף פעולה עם נותני חסות רלוונטיים. זה יכול לספק תמיכה כלכלית לאירוע וגם חשיפה למותג של נותני החסות. הקפידו לבחור נותני חסות שיתאימו למטרות וליעדי האירוע שלכם וימשכו את קהל היעד שלכם.

מציאת המקום המושלם

מקום האירוע הוא גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון בעת הפקת ושדרוג האירוע העסקי שלכם. אירוח אירוע במקום יוקרתי ומאובזר יכול להוסיף לאווירה ולחוויה הכללית של האירוע. הקפידו לבחור מקום נגיש בקלות, עם חנייה בשפע, שמציע את כל השירותים שהמשתתפים יזדקקו להם.

גלריית דובנוב היא המקום האידיאלי עבור הפקת אירועים עסקיים בתל אביב הן בזכות המיקום המרכזי והנהדר והן בזכות השירותים והגמישות שהיא מציעה לחברות וארגונים. 

אין ספק – שדרוג האירוע העסקי שלכם דורש שילוב של יצירתיות, תכנון וביצוע. על ידי ביצוע הטיפים האלה, אתם תוכלו להבטיח שהאירוע שלכם יבלוט מהשאר ויספק חוויה בעלת ערך למשתתפים. עם הגישה הנכונה, האירוע העסקי שלכם יכול להיות הצלחה עצומה ולעזור לכם להשיג את היעדים העסקיים שלכם.

מדוע בכלל ארגונים וחברות צריכות להשקיע באירועים עסקיים? 

אירועים עסקיים חיוניים לכל חברה וארגון שרוצים לצמוח ולחזק את הקשרים הפנים ארגוניים שלהם כמו את הקשרים העסקיים שלהם. אלה כמה סיבות טובות להשקיע בהפקת אירועים עסקיים:

נטוורקינג ובניית מערכות יחסים

אחת הסיבות העיקריות לכך שאירועים עסקיים כה חשובים היא שהם מספקים הזדמנויות לאנשי מקצוע להתחבר ולבנות מערכות יחסים. נטוורקינג חיוני עבור כל עסק, שכן הוא מאפשר לאנשים ולחברות ליצור קשרים עם לקוחות פוטנציאליים, שותפים ומנהיגים בתעשייה. אירועים עסקיים הם דרך מצוינת ליצור קשרים אלה ויכולים להוביל לשותפויות ושיתופי פעולה בעלי ערך.

למידה ופיתוח מקצועי

היבט חשוב נוסף של אירועים עסקיים הוא ההזדמנות ללמידה והתפתחות מקצועית. באירועים מופיעים לרוב דוברים מרכזיים ומגישים מומחים בתחומם, ומספקים למשתתפים תובנות וידע חשובים. יתר על כן, אלמנטים אינטראקטיביים כגון דיוני פאנל וסדנאות יכולים לעזור למשתתפים ללמוד יותר על התעשייה ולהשיג מיומנויות חשובות.

מיתוג ושיווק

אירועים עסקיים הם גם הזדמנות מצוינת עבור ארגונים וחברות להציג את המותג שלהם ולשווק את המוצרים או השירותים שלהם. תערוכות, למשל, מספקות פלטפורמה לחברות להציג את המוצרים והשירותים האחרונים שלהן, וליצור קשר עם לקוחות פוטנציאליים. בנוסף, אירועים יכולים להיות גם הזדמנות מצוינת לחברות לבסס את עצמן כמובילות בתעשייה שלהן.

חיזוק שביעות הרצון של העובדים

אירועים עסקיים כגון אירועי חברה, הם דרך מצוינת לרתום את העובדים בארגון, לגבש אותם ולאפשר להם לבלות וליהנות יחד בסביבה לא פורמלית. אירוע חברה יכול להיות מעין צ'ופר לעובדים, להעלאת המוטיבציה ולחיזוק היחסים בין העובדים והמנהלים בארגון.

עלות – תועלת

אירועים עסקיים יכולים להיות גם דרך חסכונית להגיע לקהל גדול ולהשיג יעדים עסקיים שונים. במקום להוציא סכומי כסף גדולים על פרסום ושיווק, חברה יכולה לארח אירוע ולהגיע באופן ממוקד למספר רב של לקוחות פוטנציאליים. בנוסף, אירועים יכולים גם לספק החזר גדול על ההשקעה, מכיוון שהם יכולים להוביל לשותפויות עסקיות בעלות ערך רב.

לסיכום, אירועים עסקיים הם חלק חיוני בכל תעשייה והם חיוניים עבור ארגונים וחברות המעוניינים כדי ליצור חיבורים, ללמוד ולצמוח. הם מספקים הזדמנויות ליצירת קשרים ויצירת קשרים, למידה ופיתוח מקצועי, מיתוג ושיווק, ומתאימים לצרכים ולתקציב ספציפיים. על ידי מינוף הכוח של אירועים עסקיים מעולים, ארגונים וחברות יכולים להניע הצלחה עסקית ולהשיג את מטרותיהם.

אם אתם מחפשים מקומות מיוחדים לאירועים עסקיים, הגעתם למקום הנכון. בגלריית דובנוב תוכלו לערוך אירוע עסקי מוצלח מכל סוג ובמיקום הטוב ביותר בעיר.

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע מסוג אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. זו הדרך הנכונה לבחור אותו

לא משנה אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע עסקי אחר, האולם בו יתקיים האירוע אותו אתם מארגנים, הוא חלק מרכזי בהרכבת פאזל ההפקה. המקום הזה, הוא שיעצב את החוויה של המשתתפים ויכיל את כל האלמנטים מהם יורכב האירוע. כמה תכונות שחייבות לאפיין את האולם – הן פרקטי, נוח, חסכוני ומעוצב בסטייל. זאת הסיבה, כנראה, שתהליך בחירת האולם עלול להרגיש לכם דרמטי וגורלי במיוחד.  עם זאת, ישנם כמה טיפים שיכולים לסייע לכם בבחירה נכונה של מקום לאירוע עסקי במרכז .

1 מקום שהגודל והפריסה שלו מתאימים אחד לאחד לתוכנית האירוע שלכם

קיים הבדל גדול בין אירועים עסקיים שונים. ישנם אירועים שנועדו למינגלינג ולהיכרות בין אנשי עסקים שונים, מה שידוע יותר בכינוי ״מיט-אפ״. אירועים מסוג זה, לא פעם כוללים גם הרצאות המלוות בהקרנת מצגות ועוד. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה שנועדו פשוט לחגוג הישג כלשהו, חג או מועד כמו מסיבת סוף שנה, מסיבת פורים, מסיבת הנפקה ועוד. כמובן, ישנם גם כנסים שתכליתם היא העשרה מקצועית עבור עובדים מתחום מסוים, והם מורכבים בעיקרם מהרצאות. כל אחד מהאירועים האלה מתאפיין בצרכים שונים מבחינת גודל החלל, הפריסה, הסגנון ועיצוב החללים השונים. בתור התחלה, כדאי להתמקד בגודל וספריסה של האולם שאתם בוחנים, שכן, זהו נתון קריטי להצלחת האירוע, ולעתים קריטי לקיומו. 

כאשר אתם מגיעים לבדוק מקומות עבור האירוע שלכם, עליכם להיות ערוכים מבעוד מועד, כאשר אתם כבר יודעים באופן מפורש מה הולך להיות הלו״ז והתוכנית בו.

הביאו עמכם עותק מסודר של התוכנית לאירוע,וקחו את הזמן לחקור את החלל באופן ויזואלי, תוך שאתם ממש מדמיינים היכן כל אחת מהפעילויות המתוכננות לאירוע תתקיים. האם החללים שבמתחם מתאפיינים בקיבולת המתאימה להכיל את כל הפעילויות שאתם מתכננים? האם ישנן פינות מנוחה, או חדרי לובי שניתן ״לפרוש״ בהם לפרק זמן מהאירוע? האם יש חלל שיכול לשמש כחדר VIP (במקרה הצורך)? האם יש אזור עם במה שניתן להתקין בו מקרן, והוא יתאים למצגת, אם מתוכננת אחת? השתדלו לצאת מהאולם עם מושג כללי על חלל שיתאים לכל אחד מחלקי האירוע.

2 בחרו במקום עם סטייל, שניתן למתג אותו במיתוג החברה

מרבית אירועי החברה, הניזמים על ידי ארגונים כאלה או אחרים, הם חלק מאסטרטגיית שיווק של הארגון העומד מאחורי הפקתם. זהו היבט שחשוב לתת אליו את הדעת לאורך כל תהליך ההפקה, בדגש על מיתוג המתחם עם סמלי החברה. כאשר אתם מסיירים באולם אירועים, דמיינו היכן יהיה אזור קבלת הפנים, הכניסה והלובי, ונסו לחשוב היכן אפשר לשלב שילוט מתאים, היכן ניתן להקרין סמלילים של החברה (מסכי טלוויזיה, מקרנים) ועוד.

3 מיקום מנצח יוביל לאירוע מוצלח

כבר הוחלט שהאירוע יתקיים במרכז, אבל עדיין לא סגורים על מיקום מדויק? בחירה במיקום מרכזי ואטרקטיבי תעלה משמעותית את הסיכויים שבאירוע שלכם אחוזי הנוכחות יהיו גבוהים. נסו לדמיין את עצמכם בצד של האורחים באירוע – אם קיבלתם הזמנה לאירוע בנס ציונה, או במקום לאירוע עסקי בתל אביב, לאיזה מהם יש סיכוי גבוה יותר שתגיעו ולא תחפשו תירוץ להיעדר? התשובה מובנת מאליה, אלא אם כן אתם גרים קרוב יותר לנס ציונה, אבל הבנתם את הרעיון.

4 האם חברת הקייטרינג הפועלת במקום מתאימה לאירוע שלכם?

כידוע, אין אירוע בלי אוכל, ויותר מזה – במקרים רבים טיב האירוע שלכם נמדד דרך רמת האוכל המוגש בו. כאמור, אירועים עסקיים שונים מתאפיינים בסגנון ובקונספט שונה מאוד, ולכן גם יצריכו קונספט שונה של כיבוד. לדוגמא, כנס עסקי שיתקיים בשעות הבוקר, יצריך קפה טוב ו״פינגר פוד״, כריכונים, עוגות, מאפים ופירות. לעומת זאת, באירוע חברה שהוא בקונספט של מסיבה בשעות הערב, הדגש יהיה על אלכוהול איכותי ואוכל בקונספט יותר ״חטיפי״, שיתאים עם הדרינק. כמו כן, ישנם אירועים עסקיים רבים המתקיימים בשעות הצהריים, ובהם מתבקש שתגישו ארוחה חמה מלאה לאורחים. לכן, אחד הדברים שחשוב לבדוק בשלבים הראשונים של בחינת האולם, הוא את חברת הקייטרינג הפועלת במקום, לרבות הסגנון של האוכל, הרמה והאיכות, והוורסטיליות של סוגי המאכלים – האם מה שמציעים לכם שם עונה על הדרישות של האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים? שאלה נוספת וחשובה לא פחות – האם העלויות של האוכל במקום עולות בקנה אחד עם התקציב שלכם, או לכל הפחות, מצדיקות חריגה מסוימת מגבולות התקציב? אם כן, יתכן שאפשר להתקדם. כאמור, אם תגישו לאורחים שלכם אוכל איכותי, עדכני, והכי חשוב – טעים, הסיכוי שהאירוע יוכתר כהצלחה עולה משמועתית. לכן, בדקו וראו – אם מדובר בחברת קייטרינג שווה במיוחד, יתכן כי ישתלם לכם להגמיש את התקציב במידה מסוימת לשם כך.

5 קבלו המלצות אותנטיות ובקרו במקום בזמן אמת 

מצאתם אולם שממש נראה לכם, והוא עונה על רוב הפרמטרים שסימנתם? עכשיו זה הזמן לעשות שיעורי בית ולהתחיל במחקר בשטח. ראשית, נסו לאתר מפיקי אירועים, קולגות שלכם מהתחום שאתם מעריכים את דעתם או לקוחות שכבר קיימו במקום אירוע כזה או אחר, וחקרו אותם לעומק לגבי שביעות הרצון שלהם מהתפקוד של אנשי הצוות במקום, החוויה של המשתתפים וכו׳. נסו לשאול לגבי תקלות או בעיות שצצו במהלך האירוע. בדקו מהן הנקודות שהם מציעים לשיפור לגבי המקום, אם יש כאלה. כמו כן, מומלץ בחום להגיע למקום בזמן אמת, כלומר במהלך אירוע דומה אחר שיתקיים בו, ולבחון היטב את פני הדברים, לרבות התנהלות הצווותים במקום, האווירה, האקוסטיקה ועוד. 

שירותים מיוחדים, ערך מוסף וסגנון

כאשר מדובר על אירוח כנס עסקי, המקום יכול להיות חשוב לא פחות מהתוכן של האירוע עצמו. בחירה באולם הנכון יכולה לעשות את כל ההבדל ביצירת חווית כנס מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים.

אחת הסיבות העיקריות לכך שחשוב לבחור אולם מתאים לכנס עסקי היא משום שהוא נותן את הטון לאירוע. מקום שאינו מתאים כראוי לכנס שלכם יכול להסיח את הדעת מתוכן הכנס וליצור רושם שלילי על המשתתפים. מצד שני, מקום שנבחר היטב יכול להוסיף לאווירה הכללית ולעזור ליצור חוויה מקצועית ומרתקת עבור המשתתפים.

סיבה נוספת לשקול היטב את המקום לכנס עסקי היא הפרקטיות הלוגיסטיות שהוא מציע. האולם צריך להיות מסוגל להכיל את מספר המשתתפים שאתם מצפים לו, כמו גם לספק מרחב מתאים להרצאות, הזדמנויות נטוורקינג וכל אירוע או פעילויות נוספים שעשויים להיות מתוכננים. המקום גם צריך להיות בעל נגישות גבוהה ובעל מספיק אפשרויות חניה או תחבורה זמינות.

בנוסף לשיקולים מעשיים אלה, על המקום לכלול גם את השירותים והתנאים הדרושים כדי לתמוך בצרכי הכנס שלכם. זה עשוי לכלול דברים כמו ציוד סאונד ומולטימדיה, Wi-Fi, אפשרויות קייטרינג וצוות מקצועי שיסייע בכל בעיה שעלולה להתעורר.

בסופו של דבר, בחירת אולם מתאים לכנס עסקי עוסקת ביצירת החוויה הטובה ביותר עבור המשתתפים. על ידי בחירה מוקפדת וטובה העונה על צרכי האירוע, תוכלו לסייע להבטיח את הצלחת הכנס שלכם ולהשאיר רושם חיובי על האורחים, הקולגות והשותפים שלכם.

כך תבחרו נכון אולם לכנס הבא שלכם

בבואכם לבחור אולם כנסים לאירוע הבא שלכם, יש לקחת בחשבון מספר גורמים חשובים. להלן חמישה דברים שכדאי לשים אליהם לב בעת בחירתכם:

קיבולת

באולם הכנסים צריך להיות מספיק מקום כדי להכיל את כל המשתתפים שלכם, כמו גם כל אלמנט נוסף שאתם עשויים לתכנן (כגון במה, חלל חיצוני או איזור הסעדה). חשוב לקחת בחשבון את הפריסה והגודל של אולם הכנסים כדי להבטיח שהוא עונה על הצרכים שלכם. עם זאת, במידה ואתם מתכננים כנס קטן או בינוני, חשוב לבחור במתחם אירועים שמתאים לאירועים קטנים, על מנת שהכנס שלכם לא יראה דל בתוך חלל גדול מידי.

מיקום

מיקומו של אולם הכנסים הוא גורם חשוב שיש לקחת בחשבון, שכן הוא ישפיע על נגישות האירוע עבור המשתתפים שלכם. שקלו האם אולם הכנסים נגיש בקלות באמצעות תחבורה ציבורית או ברכב? האם יש מלונות בקרבת מקום עבור אורחים שמגיעים מרחוק או שירותים אחרים שהמשתתפים שלכם עשויים להזדקק להם?

ציוד ושירותים

חפשו אולם כנסים המציע את הציוד והשירותים הדרושים לכם כדי להפוך את האירוע שלכם להצלחה. זה עשוי לכלול אינטרנט מהיר, ציוד סאונד ומולטימדיה ושירותי קייטרינג מצוינים ועשירים. אם יש לכם צרכים ספציפיים, כמו צורך במסך הקרנה או פודיום, הקפידו לבדוק שבאולם הכנסים יש כאלה או שאתם יכולים להביא את הציוד הנדרש ולמקם אותו במקום האירוע.

נגישות

אם יש לכם משתתפים עם מוגבלויות, חשוב לבחור באולם כנסים הנגיש לכיסא גלגלים ולבעלי מוגבלויות. זה עשוי לכלול רמפות, מעליות ומקומות חניה ייעודיים.

גמישות

קחו בחשבון כמה גמיש אולם הכנסים מבחינת פריסה והגדרה. האם אתם יכולים לארגן מחדש את החלל כך שיתאים לצרכים הספציפיים שלכם? האם צוות המקום פתוח לעבוד איתכם כדי ליצור את הסטאפ המושלם לאירוע שלכם? קיום אולם כנסים המאפשר התאמה אישית יכול לעזור להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ויענה על כל הדרישות שלכם.

מדוע חשוב לבחור אולם כנסים במיקום מרכזי?

יש כמה סיבות מדוע מיקום מרכזי חשוב לכנס עסקי:

נגישות גבוהה

מקום לאירוע עסקי במרכז בדרך כלל מאפשר הגעה קלה יותר למשתתפים, מכיוון שסביר יותר שהוא יאפשר דרכי גישה טובות ונוחות יותר כמו חיבור לכבישים ראשיים ותחבורה ציבורית ענפה.

זה חשוב כי זה הופך את ההגעה לכנס לנוחה יותר עבור המשתתפים והם יכולים לחזור ממנו באופן פשוט ונוח. פרט זה חשוב במיוחד עבור אלו שמגיעים לכנס מחוץ לעיר ומאזורים שונים ברחבי הארץ.

עלות

מיקום מרכזי יכול לעתים קרובות להיות זול יותר עבורכם, מכיוון שסביר להניח שיהיו יותר אפשרויות הגעה עצמאיות לאורחים שלכם, מבלי שתצטרכו להוציא כסף על ארגון הסעות למקום. בנוסף, כאשר מגיעים אורחים מחוץ לארץ ועליהם לשהות בבתי מלון בקרבת מקום הכנס, מיקום מרכזי כמו שמספקים אולמות כנסים בתל אביב, מאפשר ליצור הסדרי לינה ושהיה באחד מבתי המלון הרבים שנמצאים בתל אביב. ככל שהאפשרויות רבות יותר, כך ניתן ליצור הסדרים משתלמים וגמישים יותר.

מגוון אפשרויות

מיקום מרכזי יכול להציע מגוון רחב יותר של ספקים, בידור ופעילויות אחרות להנאת המשתתפים בכנס. במידה והכנס מתקיים למשך יותר מיום אחד, למשתתפים עשויה להיות הזדמנות לחקור מסעדות מקומיות, חנויות ואטרקציות אחרות באזור. זה יכול להפוך את הכנס למהנה ובלתי נשכח עבור המשתתפים, וגם יכול לתת להם את ההזדמנות לחוות את תל אביב ואת כל מה שיש לעיר להציע.

מה הופך את גלריה דובנוב לבחירה האידיאלית לאירועים עסקיים?

לא במקרה גלריה דובנוב מהווה פתרון מושלם לאירועים עסקיים, בהם כנסים, אירועי חברה והרצאות. לגלריה יש ניסיון עשיר בהפקת אירועים עסקיים והתאמת המקום לצרכי כל אירוע. 

אחד היתרונות הבולטים של אירוע בגלריה דובנוב הוא המיקום. הגלריה ממוקמת בתל אביב, בסמוך למתחם שרונה ולכן מספקת נגישות גבוהה לבאים בכל חלקי הארץ. בקרבת המקום ישנו מתחם חניה וקיימים הסדרי חניה לאורך כל ימות השבוע. 

עם כניסתכם למקום תוכלו לראות את העיצוב המוקפד ולחוש באווירה הייחודית של המקום. החלל כולל שני מפלסים וגינה ייחודית ויפייפיה. החללים השונים מאפשרים גמישות בפריסת האירוע, כך שתוכלו לקיים את הכנס שלכם בחללים השונים תוך התאמה לתכני האירוע ולצרכים שלכם. 

על החוויה הקולינרית שלנו אמונה חברת הקייטרינג Kitchen Gallery המציעה מגוון רחב של מנות מצוינות וטעימות להפליא. 

בקיצור, אם אתם מתכננים כנס או אירוע עסקי, יש לנו הרגשה שתמצאו את כל מה שאתם צריכים בגלריה דובנוב. צרו איתנו קשר ויחד נתכנן את האירוע הבא שלכם. 

אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע אותו אתם מפיקים, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע

בין שמדובר באירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע חברה או אולי בכלל חתונה או בר מצווה, הפקת אירעים מצריכה תכנון קפדני, ירידה לפרטים הקטנים ביותר, ובניית סדר עדיפויות נכון. אם בדיוק הגעתם לשלב חיפוש המקום בו יתקיים האירוע, והחלטתם למקד את החיפוש סביב אולם אירועים במרכז הארץ, חשוב שתערכו את החיפוש עצמו באופן ממוקד ויעיל, תוך שאתם בוחנים את הפרמטרים החשובים והקריטיים להצלחת האירוע. דעו כי לא ניתן להמעיט בחשיבות התאמתו של האולם לאירוע שלכם, ולא נגזים אם נאמר שביכולתו של המקום לרומם את האירוע לגבהים ולרשום הצלחה מסחררת, ומהצד השני, הגורם הזה בהחלט יכול גם לחבל בהכל, במידה ואינו מתאים בדיוק לצרכי האירוע. איך מוצאים את המקום המושלם לאירוע ? זהו תהליך שיש לעשות ביסודיות ובסבלנות, אך דעו שאיתור האולם המתאים ביותר הוא בהחלט משימה אפשרית.

הפרמטרים החשובים לבדוק כשבוחנים את התאמתם של אולמות אירועים שונים

עלות האולם אל מול עוגת התקציב שלכם

כמובן, לא ניתן להתחיל לחפש אולם עבור האירוע לפני שיש בידיכם את התקציב הנתון עבורו. למעשה, לא ניתן כלל להתחיל בתהליך ההפקה ללא תקציב מגובש וחד משמעי. חשוב שתהיו מודעים מראש למגבלות המשאבים הפיננסים שלכם, לפני שאתם מתחילים לבדוק אולמות אירועים שונים. באופן זה, תחסכו זמן ועוגמת נפש, שמציאת מקום שהוא לכאורה מושלם, אך חורג משמעותית ממגבולות התקציב שלכם. לכן, מומלץ לעבוד בסדר הפוך – קודם כל להבין כמה אתם יכולים לשלם לאולם, ורק אז להתחיל לחפש את המקום. כמו כן, זיכרו שהתקציב שלכם אמור להספיק לעוד מרכיבים בהפקת האירוע – אוכל, שירותי סאונד, תאורה, עיצוב ועוד ועוד. לכן, כדאי שלא לחרוג מגבולות התקציב, אחרת תצטרכו לקצץ במרכיבים אחרים, שעלולים להיות חשובים גם הם. יש לציין שבמקומות שונים יוכלו לגלות גמישות במחיר, במידה ותתפשרו על מועדים פחות מבוקשים וכדומה.

היקף האירוע המתוכנן אל מול הקיבולת של האולם

להיבט של קיבולת המקום, כנגד אורך רשימת המוזמנים שלכם לאירוע, יש מספר משמעויות חשובות. ראשית, ישנו ההיבט הבטיחותי, שכמובן חשוב לקחת בחשבון, ויש לציין שגם אם מבחינתכם, אין בעיה שהאורחים יחוו צפיפות מסוימת, הנהלת האולם עצמה צריכה לפעול בהתאם לחוקי בטיחות שונים, ולא יוכלו לאפשר לכם לדחוס יותר ממה שהמקום יכול להכיל לפי החוק. כמו כן, מן הסתם, מוטב שלאורחים שלכם יהיה נוח ומרווח, במיוחד בתקופת פוסט-קורונה, בה המרחב האישי תופס חשיבות גבוהה יותר מבעבר. לכן, תמיד כדאי לקחת טווח ביטחון מסוים בהיבט הקיבולת, ואם לדוגמא, יש לכם 200 מוזמנים ברשימה, לשכור מקום שיכול להכיל 250 אורחים.

מהצד השני, גם לא מומלץ לשכור מקום גדול מדי, שכן, באופן זה גם תבזבזו כסף לשווא, על מקום מרווח יותר ממה שאתם זקוקים לו, וגם עלולה להיות באירוע אווירה פחות מגובשת, כאשר המשתתפים מתפזרים בחלל הגדול, ופחות מתקשרים זה עם זה.

מיקום מרכזי, אבל באמת

״מרכז הארץ״ עלול להיות ביטוי מעט אמורפי, במיוחד בהקשר של אולמות אירועים. אם כבר החלטתם לקיים את האירוע במרכז, כדאי לוודא שמיקום האולם הוא באמת מרכזי ומוכר לכל. אם רוצים ללכת על בטוח, שווה למקד את החיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב, וכך להבטיח שהאירוע שלכם יתקיים במקום שכולם ישמחו להגיע אליו. חשוב לקחת בחשבון כי המיקום בו יתקיים האירוע עלול להיות פקטור מכריע עבור חלק מהמוזמנים שלכם, אם לא עבור רובם. יש להודות באמת, כאשר אנחנו מוזמנים לאירוע במיקום שפחות נוח לנו להגיע אליו, עולה הסבירות שנבטל את השתתפותנו בו. במילים אחרות, אם חשוב לכם שאחוזי ההשתתפות באירוע יהיו גבוהים, בחרו במקום מרכזי ואם אפשר גם אטרקטיבי.

מקום עם עיצוב וסגנון מיוחדים יבטיח אירוע מיוחד

אז אחרי שדיברנו פרקטי פרקטי פרקטי – מגבלות תקציב, קיבולת, מיקום מרכזי… עכשיו לתוכנית האמנותית. וכן, זה לא פחות חשוב. כלומר, בלי כל אלו מלמעלה כמובן לא יכול להתקיים אירוע, אבל בלי סטייל ו״קטע״ לא יכול להתקיים אירוע מוצלח, מיוחד ובלתי נשכח. יש סיבה לתכנון והפקת האירוע הזה, יש כאן יעדים ומטרות, וחשוב להגשים ולמלא את כולם, ובלי לקפח אף אחד מהם. אז כמובן, חשוב שהמקום בו יתקיים האירוע יהיה מיוחד, מסוגנן, שיקי, עדכני, ואם אפשר, שיהיה בו משהו שונה, משהו פחות צפוי, פחות גנרי. בדרך כלל ה״אקס פקטור״ הזה מושג באמצעות עיצוב מושקע, אך לא פעם הייחודיות נובעת מעצם היותו של המקום מיוחד מראש. הכוונה למקומות שאולי אפילו לא נועדו במקור לשמש כאולמות אירועים. למשל מקומות שהם בכלל בית קפה, ספרייה, מוזיאון, גלריה, יקב יין ועוד ועוד. בשנים האחרונות, מקומות רבים מסוג זה עוברים הסבה ואדפטציות לכדי אולמות אירועים, כולל כל הפסיליטיז הדרושים, לרבות ציוד ומתקנים להכנת ולהגשת אוכל. נסו לבחור במקום יוצא דופן, וכך תבטיחו שגם האירוע יהיה מיוחד. 

מקום עם קייטרינג שווה ואיכותי

במקומות רבים, האוכל, כלומר שירותי הקייטרינג הם ״בילט איןֿ״ והם חלק חשוב ומרכזי משירותי האולם. כיום כבר אין אירוע, מכל סוג שהוא, שהאוכל לא תופס בו תפקיד מרכזי. בין שמדובר באירוע חברה, אירוע עסקי או כמובן שמחות כמו חתונות, בריתות ובר/בת מצוות, מצופה מהמארחים להשקיע ולפנק עם המנות המוגשות לאורחים במקום. לכן, אם מצאתם מקום שמוצא חן בעיניכם, ואתם שוקלים אותו בחיוב, הדבר הבא שכדאי לבדוק בו הוא האוכל.

אירועי חברה ניזמים בדרך כלל לשם כמה מטרות, כאשר העיקרית בהן היא הגיבוש בין העובדים, אך לא פחות מכך, על מנת לחזק את מיתוג המעסיק, כלומר לתרום למוניטין של החברה ולשביעות הרצון של העובדים. כך תוודאו שהאולם שבחרתם הוא הטוב ביותר עבור האירוע

מאז הקורונה, חלו שינויים דרמטיים בתרבות הארגונית של חברות גדולות. עובדים רבים עברו למודל של עבודה מהבית , ובלא מעט ארגונים החליטו להמשיך במתכונת הזו, ולשים את הדגש על פרודוקטיביות ועל שביעות רצון העובדים. עם זאת, בעקבות המעבר למודלים היברידיים של עבודה מרחוק, הקשרים הפרונטליים בין העובדים החלו להתפספס, ואחד הדברים שנולדו בעקבות כך, לשם מתן מענה לבעיה זו הם הפקת אירועי חברה, שתורמים לגיבוש בין הצוותים ולתחושת השייכות של העובדים לארגון.

אירועי חברה ניזמים בדרך כלל לשם כמה מטרות, כאשר העיקרית בהן היא הגיבוש בין העובדים, אך לא פחות מכך, על מנת לחזק את מיתוג המעסיק, כלומר לתרום למוניטין של החברה ולשביעות הרצון של העובדים, מתוך התחושה והידיעה שהחברה משקיעה בעובדים שלה, ויוזמת עבורם גם אירועי פנאי מהנים ומושקעים. במילים אחרות – לפנק, לפנק, לפנק…

במקרים רבים, כאשר המטרה היא לגבש בין העובדים, משלבים באירועי החברה גם פעילויות קבוצתיות שונות המעודדות עבודת צוות, תוך כדי משחק ובידור.

אם הוטלה על כתפיכם המשימה להפיק אירוע מסוג זה, אתם ניצבים בפני מספר אתגרים לא פשוטים, אך אם תעבדו באופן מסודר ויעיל, אין ספק שתצלחו אותם והתוצאה הסופית תהיה אירוע מדויק ומוצלח, שהעובדים והחברה יפיקו ממנו הרבה.

כמה טיפים חשובים להפקת אירוע חברה מוצלח

1.תקציב

ככל הנראה, בשלב בו אתם נמצאים, קיבלתם לידיכם את הגדרות התקציב שגובש לשם האירוע. כעת עליכם להבין כיצד יש לחלק אותו ולייעד כל חלק עבור מרכיבים שונים באירוע. אחד הדברים החשובים בשלב זה, הוא להבין מהו הסכום העומד לרשותכם לצורך שכירת האולם. כך, ברגע שתתחילו לחפש אחר מקום לאירוע חברה, תוכלו באופן מיידי להצליב את הנתונים ולהבין אם הוא מתאים למגבלות התקציב שלכם. כשתסיירו בין אולמות שונים, תתחילו לקבל מושג לגבי התמחור בפועל, והדבר יסייע לכם בניהול משא ומתן. לרוב המקומות המיועדים לאירועים עסקיים, יהיו גם אפשרויות תמחור מדורגות, שיכולות לעזור לכם לשחק עם התקציב. כך או כך, השאיפה היא כמובן שמחיר האולם, מצד אחד, יהיה משתלם ומהצד השני, שתוכלו להשיג במקום הזה את כל המטרות שלכם מהאירוע, במחיר הנתון.

2.פריסת החללים באולם

בשלב הבא, כלומר לאחר שווידאתם כי הצעת המחיר של האולם מתאימה לתקציב שלכם, מומלץ להתמקד באופן פריסת החללים שבתוך האולם. אירועי חברה, ובמיוחד כאלו שמטרתם גיבוש בין הצוותים בארגון, בדרך כלל כוללים הרצאות, מצגות, פעילויות קבוצתיות, אתנחתות לצורך מינגלינג, הגשת כיבוד וכו'. בעת בחירת האולם, רצוי לוודא שפריסת החללים תואמת את הצרכים של האירוע, בדגש על כל סוגי הפעילויות המתוכננות. עוד נקודה חשובה להתייחסות, היא גודל המקום ביחס לכמות המוזמנים לאירוע. חשוב לוודא שמצד אחד, המקום יהיה מספיק גדול ומרווח, ומהצד השני, שיהיה גם אינטימי מספיק, במיוחד כאשר מדובר באירוע שמטרתו גיבוש וחיבור בין אנשים. השאיפה היא להימנע גם ממצב שהחלל ריק והאווירה לוקה בחסר, והן ממצב של צפיפות ואנשים המתחככים במרפקים אחד של השני. שווה לדון בכך עם נציגי האולם, ולתכנן יחד לפרטי פרטים את הפריסה של המקום בהתאם לתוכנית האירוע.

3.מתקנים

אחד הפרמטרים שיסייעו לכם לדעת שהגעתם למקום המתאים, הוא המתקנים והמכשירים שהאולם מצויד בהם. מתחילים מהדברים הבסיסיים ביותר, ובודקים למשל האם יש מספיק חדרי שירותים כדי להכיל את כל המשתתפים בנוחות, מבלי שיצוור צוואר בקבוק ותורים משתרכים. האם המקום מצויד בפריטי ריהוט נחוצים? בדרך כלל, אירועי חברה כוללים הפעלות גיבוש בצוותים, ופעילויות בקבוצות קטנות יותר, כך שיש לוודא שבמקום יש מספיק כיסאות ושולחנות מתאימים. במקומות מודרניים רבים, יש גם ספות ופריטי ריהוט נאים ונוחים, שמעניקים למקום גם נראות יפה ועדכנית יותר, וחשוב מכך – מאפשרים למשתתפים באירועים להתרווח בנוחות ואף לנוח בעת הצורך.

4.ציוד טכני 

כאמור, אירועים עסקיים ואירועי חברות, בדרך כלל כוללים מצגות, הרצאות ושימוש נרחב במחשבים ובטלפונים ניידים. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם אירועים כזה או אחר לאירוע אותו אתם מפיקים, חשוב לוודא שהמקום מצויד במערך טכנולוגי מתקדם. בדקו – האם יש במקום חיבור Wi-Fi חזק ואמין? האם האולם מצויד במקרנים ומערכת סאונד שיספקו לאורחים את החוויה הטובה ביותר? האם המקום מעמיד לשירותכם צוות טכני שיוכל לסייע אם משהו ישתבש במהלך האירוע? אלו דברים שחשוב לקחת בחשבון, על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

5.האם המקום מיוחד ושונה?

נכון שקודם כל יש לוודא שהמקום מרווח מספיק ומצויד בכל המכשור והמתקנים שאתם זקוקים להם על מנת שהאירוע יתנהל באופן חלק. אבל גם להיבטים של אסתטיקה וסגנון יש חשיבות רבה מאוד, הן להצלחת האירוע וההנאה של המשתתפים בו, והן למוניטין של החברה ולאופן תפיסתה בעיני העובדים. לכן, כדאי להשקיע ולחפש מקומות מיוחדים לאירועים. אולם האירועים הוא פניו של האירוע אותו אתם מפיקים, וככל שהוא יהיה יותר מרשים, יותר מסוגנן ויותר מיוחד – כך גם האירוע עצמו. בדקו – האם הושקעה מחשבה בעיצוב המקום – האם פריטי הריהוט נבחרו בקפידה, האם הצבעים במקום יוצרים הרמוניה, האם גופי התאורה נאים ופריטי הדקורציה מתאימים ונבחרו בסטייל? כמו כן, בדקו האם במקום יש תחושה של ״מקום אחר״, כלומר יש בו משהו שונה משאר המקומות שראיתם. אם השבתם בחיוב על כל השאלות הללו – כנראה שהגעתם למקום הנכון.

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור המקום המתאים, ועד תיעדוף של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך

כמעט ואין תחום או ענף שלא זקוק לכנסים מקצועיים, המהווים חלק חשוב בפיתוח מקצועי ובנטוורקינג עסקי. כנסים ואירועים עסקיים אחרים, מגלמים את הדרך לקבץ יחד אנשים מכל רחבי הארץ (ולעתים גם מהעולם) , המשתייכים לאותה התעשייה, להעשיר את הידע שלהם ולחבר ביניהם. זהו דבר חיוני, התורם רבות לפיתוח החברה והתחום, ומקדם חדשנות. כנסים  מקצועיים יכולים להיערך במגוון פורמטים ובהיקפים שונים, החל ממפגש קטן של 200 איש, המסתיים בכמה שעות או במשך יום אחד, ועד לכנסי ענק בינלאומיים, המונים עשרות אלפי משתתפים ונמשכים לאורך שבוע שלם.  

תכנון והפקת כנסים, כרוכים בלא מעט אתגרים ולוגיסטיקה מורכבת. החל מאיתור אולם כנסים במרכז, או במיקום נגיש אחר, ועד ניהול דיגיטלי של כל מרכיבי האירוע – הנה כמה דגשים שיסייעו לכם לעשות סדר בתהליך ולהרים אירוע מקצועי כמו שצריך.

לא לדחיינות: להתחיל בתהליך כמה שיותר זמן מראש

בסיטואציה האידיאלית, הרעיון של הפקת הכנס יעלה חודשים רבים לפני המועד המתוכנן בו הוא אמור להתקיים. במציאות, לעתים קרובות מדי יישארו לכם חודשים ספורים להתחיל בתהליך ההפקה. אירועים מסוג זה דורשים תכנון מורכב, המצריך זמן רב, לכן, חשוב מאוד להתחיל את תהליך ההפקה כמה שיותר זמן מראש. כמה שיהיה לכם יותר ״אוויר״ עד האירוע עצמו, כך תפעלו בצורה שקולה ומסודרת יותר, בתהליך שבין כה לכה מלווה בלא מעט סטרס. 

הגדרת תקציב לפני הכל

בשלב הראשון, ולפני הכל, חשוב מאוד להרכיב ולהגדיר את התקציב העומד לרשותכם. תקציב הכנס צפוי להתחלק למרכיבים רבים ומגוונים, ולכן חשוב לקחת בחשבון את כולם כבר בשלב זה, להבין את העלויות של כל אלמנט שיידרש לאירוע, ולאחר מכן להוסיף ולקחת בחשבון גם הוצאות נלוות, כלומר הוצאות בלתי צפויות שעשויות להתווסף תוך כדי תנועה. 

בהפקת כנסים, ישנן עלויות רבות שהן קבועות, שיהוו את הנתח העיקרי של תקציב האירוע שלכם. ברוב המקרים, העלויות של מרכיבים כמו מקום לאירוע עסקי, ציוד הגברה ותאורה, רישיונות והיתרים ועוד, אינן מושפעות ממספר המשתתפים באירוע – אלא צפויות להישאר כפי שהן. לכן, ניתן להכניס אותן לפירוט התקציב מבעוד מועד, וכך לקבל תמונה ברורה של ההוצאות הבסיסיות שלכם. 

עלויות משתנות 

בכל הנוגע לתכנון כנסים, ישנן הרבה יותר עלויות משתנות מאשר קבועות. מדובר בכל המרכיבים הנוספים התלויים במספר המשתתפים באירוע, בעלויות השיווק ובמרכיבים אחרים, שקשורים לעתים ב״טאץ׳״ הסופי, שתרצו להוסיף, על מנת להפוך את   האירוע לייחודי ובלתי נשכח. זה יכול להיות קייטרינג מיוחד ומושקע, הוצאות שיווק ופרסום, עיצוב תפאורה, שירותי הסעות עבור המשתתפים ועוד ועוד. יש לערוך הערכה גסה של העלויות המשתנות, ולכלול בתקציב סכום עודף המיועד למטרות אלו בלבד. 

קביעת מטרות ויעדים לאירוע

על מנת לתכנן ולהפיק כנס או אירוע עסקי מושלם, חשוב להחליט כבר בשלב הראשון – מהי מטרת האירוע. חשוב להיות מאוד ספציפיים ומדויקים במענה לשאלה הזו. מתוך השאלה הזו, יעלו גם נתונים אחרים חשובים – מיהם המשתתפים בכנס, מה מאפיין אותם? אילו ערכים ומסרים אתם מעוניינים להעביר בכנס? אילו ארגונים ודוברים יכולים להיות השותפים האידיאליים באירוע? האם זהו אירוע עם מטרות רווח? אם כן, מהו היעד של ההכנסות ממנו. 

על ידי מענה על שאלות אלו, תתחילו לראות תמונה ברורה יותר של המטרות והיעדים של הכנס, וכך תוכלו להסיק מהתשובות – מהם המרכיבים הבסיסיים הדרושים להצלחתו.

בחירת נושא מרכזי לכנס

הפורמט והנושא המרכזי של הכנס, יהוו את הבסיס לחוויות המשתתפים באירוע, והם חשובים מאין כמותם. מומלץ לגבש קונספט ברור ומובהק, שיבוא לידי ביטוי באופן קוהרנטי לאורך כל האירוע. הנושא צריך להיות אטרקטיבי וכזה שהמשתתפים יכולים לזהות בקלות ולהתחבר אליו, ולצד זה, גם לעלות בקנה אחד עם ערכי המותג. גיבוש הנושא יכול להוביל אתכם ישירות לבחירת הפורמט של הכנס ולסייע לכם להחליט – האם זו תהיה תערוכה, סמינר, פאנל מומחים, סדנה חווייתית ועוד ועוד. 

איתור המקום המתאים ושריון תאריך לאירוע

לאחר גיבוש התקציב, הגדרת היעדים והמטרות, ובחירת הקונספט, כעת פניכם לאחד השלבים הקריטיים ביותר בהפקה – בחירת המקום בו יערך הכנס. מספר פרמטרים עיקריים כמו היקף האירוע, המקומות הגיאוגרפיים מהם מגיעים המשתתפים שלכם, וכמובן, הקונספט והפורמט שבחרתם לאירוע – יסייעו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר. שאלות שיכולות לסייע לכם בזמן אמת, כלומר, בעת בה אתם מוצאים מקום שמוצא חן בעיניכם, אך עדיין לא בטוחים שהוא מתאים לכנס הספציפי הזה, הן למשל –  האם המיקום של האולם נגיש וקרוב מספיק עבור האורחים שלכם? האם ניתן להלין את המשתתפים בקרבת מקום (לעתים ישנם אולמות אירועים הממוקמים בסמוך לבתי מלון או אפילו בתוך בית מלון)? האם המשתתפים ימצאו חניה בקלות? האם הגודל של המקום מתאים להיקף הקהל שצפוי להגיע? ולשאלת השאלות – האם התאריכים הזמינים של האולם תואמים למועדים הפוטנציאליים שבחרתם עבור הכנס?

במקרים רבים, הדרך היא הפוכה, ותאריך האירוע נקבע בהתאם לזמינות המקום. עם זאת, במקרים אחרים, מועד הכנס חשוב יותר מהמקום (למשל, אם צפויים להגיע אורחים מחו״ל, או אם המועד צריך להיות סמוך להשקה של מוצר מסוים ועוד), ואז תצטרכו להפוך את סדר העדיפויות – ולתת עדיפות למקומות שמציעים לכם מועדים מתאימים. לאחר ששריינתם מקום ותאריך, אפשר להתחיל ולהרכיב את הפאזל הזה, שבסופו יתקיים אירוע גדול, מעניין, מעשיר ומוצלח, שיקדם את החברה באופן משמעותי.