קטגוריה: אירועים עסקיים

אחד הצעדים הקריטיים ביותר במסגרת הפקת אירועים עסקיים, הוא איתור המקום המתאים ביותר לאופי, להיקף ולצרכי האירוע. כמה פרמטרים ושאלות שיש לשאול כדי למצוא את חלל האירועים הנכון

מציאת המקום הנכון עבור אירועים, מכל סוג שהוא, היא אחד הצעדים הקריטיים ביותר במסגרת ההפקה. אחד ההיבטים המאתגרים ביותר באיתור מקום לאירוע עסקי הוא בחירת המקום הטוב ביותר עבור הצרכים הייחודיים של הלקוח ושל האירוע הספציפי שבהתהוות.

הדרך הטובה ביותר למיקור מקומות צריכה לכלול חיפוש אקראי באינטרנט אחר מקומות באזור הגיאוגרפי הרצוי. עם זאת, המפתח למציאת מקומות לאירועים שבאמת יתאימו ככפפה לאירוע, צריך לכלול היבטים נוספים, לרבות הגודל של המקום וכמובן הסגנון הכללי. 

חשוב מאוד לעשות הכנה מקיפה לפני שמתחילים בחיפוש, ולדייק את הפרמטרים ואת המאפיינים של האירוע. אחרי הכל, מציאת מקומות לכנס שונה בהרבה ממציאת מקומות לארוחת ערב במסעדת יוקרה. אבל באמצעות תוכנית מבוססת ומפורטת לאירוע, תוכלו לרשום הצלחה מסחררת באיתור המקום המושלם. 

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם להתחיל את החיפוש שיביא למציאת המושלם. על ידי מיקוד רב יותר וכיוון ברור מאחורי אסטרטגיית האירוע, יאפשר לכם להיות מדויקים יותר גם בבחירת ספקים מהשורה הראשונה וכך להדק את הקונספט הכללי. ווין ווין. 

על מה לשים את הדגש לפני שמתחילים לחפש מקומות לאירועים?

לא משנה על מה סוג האירוע שאתם מארגנים, בחירת המקום הנכון פשוט תבטיח הצלחה. הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון כאשר בוחנים אופציות שונות של חללי אירועים:

האם המיקום נגיש?

אם אתם רוצים להבטיח מקסימום נוכחות באירוע, הצעד הראשון צריך להיות בחירת אולם אירועים במיקום נגיש ונוח להגעה. נסו לשים את עצמכם בנעליהם של המוזמנים לאירוע – אם תקבלו הזמנה לאירוע שיתקיים באיזה נקודה מעורפלת בדרום או בצפון הרחוק, כנראה שהנטייה תהיה לבטל את השתתפותכם. לעומת זאת, אם יזמינו אתכם לאירוע עסקי בתל אביב – סביר להניח שהגישה תהיה חיובית יותר.

בחרתם ביעד מרוחק? בדקו האם יש אופציות ללינה בקרבת מקום

במידה ולא מצאתם מלונות ראויים בסביבה, מומלץ להציע שירותי הסעות למשתתפים באירוע.

האם המקום יהיה זמין עבור תאריכי האירוע הפוטנציאליים?

כאן המקום גם לחשוב לעומק על מועד האירוע שלכם. פרמטרים כמו יום בשבוע ושעות מסוימות, יכולים לנבא האם התנועה בזמנים אלו כבדה, לצד מידע על זמינות הספקים השונים שאתם זקוקים להם לאירוע. קחו בחשבון שאם האירוע מתקיים בשיא העונה, יכול להיות שיהיה לזה מחיר, שאתם, יחד עם הלקוחות שלכם, צריכים להחליט האם אתם מוכנים לשלם. 

מהו סגנון האירוע וכיצד החלל יתמוך בו?

ודאו שהמקום מתיישר בבירור עם המותג שעומד מאחורי האירוע, ופונה לקהל היעד שלכם, כמו גם לבעלי עניין חשובים.

מהו התקציב העומד לרשותכם עבור חלל האירועים?

מומלץ שלא לצאת לדרך עם החיפוש אחר החלל המתאים לאירוע, לפני שאתם סגורים על התקציב הגלובלי והחלק הספציפי המיועד לאולם האירועים. חשוב מאוד שלא להגיע למצב ש״קופצים מעל הפופיק״ עם העניין הזה, דבר שעלול להכניס אתכם לצרות בהמשך.

מה היחס בין כמות המשתתפים למקום האירוע?

חשוב לדעת מבעוד מועד מה נחוץ לכם עבור האירוע, הן מבחינת גודל הצוות שיתפקד במהלכו, והן מבחינת סוגי השירותים שהמקום יכול לספק לכם (תיאום הגעה עם האורחים, קידום אפליקציה לאירוע וכו').

כמו כן, חשוב לוודא שכולם מודעים לאחריותם ולמה שמצופה מהם, והם קיבלו את כל הפרטים עם התקרב האירוע.

באיזה ציוד נוסף תצטרכו להשתמש במקום האירוע?

עוד דוגמא נמצוינת לכך שחייבת להיות תוכנית מוגדרת לאירוע עוד לפני שמתחילים לחפש את המקום בו הוא יתקיים. חשוב להחליט מראש – האם תוקרן מצגת, האם יש בתוכנית הרצאות, האם זה בכלל אירוע חברה שמרכזו מסיבת ריקודים וכו׳. הגדרות אלו יסייעו לכם לדעת מראש לאילו אמצעים תזדקקו מהמקום – מקרנים, מערכת הגברה, תאורה, אולי במה עם מיקרופונים וכו׳.

האם המקום יכול לסייע לכם במיתוג האירוע?

אירועי חברה לא פעם כוללים עיצוב מיתוגי-מסחרי של חלל האירועים. מקומות מסוימים מציעים גם שירות של שילוט ואמצעי מיתוג נוספים, או לחילופין עובדים עם ספקים קבועים ומנוסים שיוכלו לעשות זאת עבורכם.

מהם הצרכים הטכניות של הכנס או האירוע?

בהמשך לציוד ההגברה, התאורה וכו׳, חשוב להתאים את הפסיליטיז הטכניים לאירוע. אם מדובר בכנס מקצועי ממושך, למשל, חשוב שיהיה במקום ווייפיי, עמדות טעינה זמינות ונגישות עבור המשתתפים וואלי אף צוות תמיכה טכנית. לעומת זאת, במסיבת ריקודים כנראה תזדקקו לאמצעים אחרים.

האם אתם זקוקים לשירותי קייטרינג ו/או בר עבור האירוע?

כאן חשוב לקבל החלטה – האם אתם עומדים להביא ספק קייטרינג חיצוני או שמא המקום מספק שירותי קייטרינג משלו. טיפ חשוב בהקשר זה – במידה וחברת הקייטרינג שבמקום היא איכותית ומומלצת, העדיפו לשכור את שירותיה על פני חברה חיצונית, מאחר וכך תבטיחו מינימום תקלות במהלך הכנת והגשת האוכל באירוע.

האם המקום מתאים לסגנון האירוע?

לאחר שאפיינתם בקפדנות ובפירוט את האירוע, בשלב זה, הסגנון והאווירה הרצויים בו כבר אמורים להיות מגובשים. מן הסתם, אירוע מקצועי המתקיים בשעות הבוקר, יצריך מקום באווירה ובסגנון שונה ממסיבת הנפקה סוערת לתוך הלילה. הבחירה של המקום המתאים ביותר היא קריטית מבחינה זו, מאחר ואווירה היא אלמנט חשוב וחמקמק כאחד, שבסופו של דבר יגדיר את האירוע והוא זה שיותיר את החותם ואת הרושם אצל האורחים, ואי לכך גם את שביעות רצונם והנאתם מהאירוע כולו. לכן, חשוב מאוד לתת משקל ועדיפות לסוגיה זו, ולאתר את המקום ש״יישב בול״ על מאפייני האירוע, בהתאם לתוכנית. 

כל מעסיק בחברה גדולה מבין כמה חשוב להשקיע באירועים עבור העובדים, ואם יש סיבה טובה למסיבה, כמו חג הפורים, חייבים למנף את ההזדמנות. כך תפיקו אירוע חברה לפנתיאון

כמה שחסרות לנו סיבות לחגוג ולשמוח בשנה הזו, ואם כבר צצה סיבה, צריך ללכת עד הסוף עם העניין הזה ולתת בראש. אין חג יותר מסיבתי, סוער ושמח מאשר חג הפורים. משהו בקטע הזה של התחפושות, שמאפשרות לאנשים להתחבא מאחוריהן ותוך כדי כך להשתחרר, המצווה המעולה – לשתות לשוכרה, הצבעוניות העזה של התחפושות, האביזרים והקישוטים, פשוט מכניסות את כולם לאווירה, ובמילים אחרות, אין מצב שמסיבה בחג הזה לא תהיה מוצלחת. נתוני הפתיחה הם פשוט ללא תחרות.

לא סתם, מעסיקים רבים (ובמיוחד הטובים והמצטיינים שבהם), בוחרים להפיק מסיבת פורים לחברה. האירוע הזה, הוא כר פורה לשחרר את העובדים משגרת היומיום שלהם, ולהעניק להם חוויה משחררת, מהנה, מגבשת ואפילו בלתי נשכחת, כזו שעוד ידברו עליה במסדרונות המשרד לאורך שנים… 

כיום, כבר יותר ויותר מעסיקים מבינים עד כמה חשוב להשקיע בפן הזה, באירועים פנים ארגוניים, שמוסיפים הרבה נקודות לחברה והופכים אותה לאטרקטיבית יותר. במיוחד בעידן בו התחרות על כל עובד טוב הולכת וגוברת, בעיקר בתחום ההייטק, בו יש ביקוש שהולך ועולה לעובדים איכותיים, כבר ברור לחברות שהן צריכות להציע לעובדים שלהן הרבה יותר ממשכורת טובה. העובדים מבלים את רוב היום שלהם, את השעות הכי טובות שלהם, בחללי המשרדים של מקום העבודה, ואתם המעסיקים – צריכים כל הזמן לחשוב איך אתם מנעימים את הזמן שלהם שם, ולא די בכך – יוצקים גם ערך לסיפור זה. בהיבט הזה של אירועי חברה, הערך הוא חיזוק הקשר בין העובדים, יצירת הוויי משותף, שיגבש אותם יחד, ובשורה התחתונה – יגרום להם לרצות להגיע כל בוקר לעבודה.

כך תפיקו את מסיבת הפורים הכי שווה בעיר

אז אתם כבר מבינים שאתם פועלים בשוק מאוד תחרותי, כאשר החברות המקבילות אליכם נמצאות במלחמה מתמדת על משאבי האנוש, לצדכם. מסיבת פורים היא הזדמנות מעולה להרשים את העובדים שלכם, ואפילו להרוויח מוניטין שייצא למרחקים, אחרי שידברו על האירוע שלכם בכל התעשייה. הנה כמה טיפים להפקת מסיבה מוצלחת במיוחד. 

לוקיישן ייחודי, בהתאמה להיקף ולסגנון העובדים

כאשר אתם בוחרים את המקום בו תקיימו את המסיבה, חשוב לשים לב למספר פרמטרים. קודם כל המיקום – מן הסתם, חשוב שיהיה קרוב למיקום משרדי החברה, ויאפשר לעובדים להגיע אליו בקלות. הדבר תופס חשיבות גבוהה עוד יותר כאשר מדובר במסיבת פורים, כאשר אתם מעוניינים להניח להם לשתות עד לא ידע…

שנית, זכרו שהמקום הוא האירוע, כלומר האולם הזה מכתיב את איך שהאירוע ייראה וכמובן את האווירה שתשרור בו. ראשית, שימו לב לגודל המקום. אם מדובר באירוע בו ישתתפו למעלה מ-300 איש, כמובן שכדאי לבחור אולם גדול ומרווח, שיכיל את כולם בנינוחות. מצד שני, אם מדובר בהיקף קטן יותר, מומלץ לחפש אחר אולמות לאירועים קטנים, מאחר ואם באווירה עסקינן, מקום שגדול על העובדים שלכם, עלול לייצר אווירת ריקנות הלוקה בחסר – בדיוק הפוך מזו שאתם שואפים להשיג במסיבת פורים סוערת ושמחה. כעת, יש להתאים גם את סגנון המקום למאפיינים הספציפיים של העובדים שלכם. לדוגמא, אם מדובר ברוב של בני עשרים פלוס, ייתכן שיתאים מקום עם אופי יותר "מועדוני", לעומת זאת, אם מדובר במבוגרים, אולי מקום באווירה קצת יותר מתונה ואינטימית יתאים יותר. אל תקלו ראש בפרמטר הזה, הוא חשוב מאין כמותו ביצירת אווירה ואירוע מוצלח וזורם. 

קונספט מוגדר לאירוע

אחד הדברים שיכולים לתמוך באווירה ייחודית, בזרימה של המשתתפים עם התוכנית וביצירת התרגשות כבר לפני האירוע, הוא יצירת קונספט מסוים למסיבה. לדוגמא, אם תחליטו שאתם עורכים מסיבת פורים בנושא שנות השבעים והדיסקו פיבר, ותבקשו מכולם להתחפש בהתאם, ההיענות להתחפשות ולשיתוף פעולה כללי – תיגדל באופן משמעותי. גם אלו שפחות אוהבים להתחפש, ויותר נחבאים אל הכלים, יענו בחיוב ואף יפתיעו, אם תגדירו עבורם קונספט מסוים. כמו כן, קונספט הוא עניין שמאוד יכול לגבש את האווירה ולתמוך ולהקל על תוכנית ההפקה באופן כללי. ברגע שמחליטים על נושא מסוים, כבר ברור יותר לאיזה סגנון של מקום לפנות, כיצד לעצב את המקום, אילו שירים יהיו בפלייליסט ועוד. 

תוכנית אומנותית

אם דיברנו על הוויי פנימי של העובדים, התוכנית האומנותית של הערב הזה לא רק יכולה להקפיץ ולהרים אותו כמה רמות למעלה, אלא גם ליצור ריקושטים (בקטע טוב הפעם), שימשיכו את הגל של האירוע הזה לעוד זמן רב קדימה. בערב כזה, מומלץ במיוחד להשקיע בתוכנית שתדבר באופן אישי אל העובדים, לרבות סרטון וידאו מצחיק, רוויי בבדיחות פנימיות, הופעת סטנדאפ שתדבר על חייהם של העובדים (למשל, תשלב דאחקות על עולם ההייטק, במקרה שזה רלוונטי), ואולי בכלל לתת לחלק מהעובדים עצמם לככב בערב הזה.

להשקיע בבר אלכוהול איכותי

יותר מכל אלמנט קולינרי אחר, במסיבת פורים חשוב כמובן להשקיע בבר אלכוהול איכותי ומגוון. דיברנו על אווירה לאורך כל הכתבה, ואין כמו כמה דרינקים שייתנו בוסט לעניין הזה. חשוב לא רק לבחור במשקאות טובים, שיהיו טובים לגוף של המשתתפים ולא יסיימו את הערב הזה בטרם עת, אלא גם לדאוג למבחר מספק, כך שכל אחד יוכל למצוא שם את סוג המשקה שהוא אוהב. כדאי גם לדאוג לקונספט משקאות עדכני, ולהשקיע בקוקטיילים טובים, שמאוד טרנדיים כרגע. 

כמו כן, מומלץ להתחיל להרים את האווירה מבעוד מועד, ולשלוח לעובדים כל מיני טיזרים לגבי האירוע הנוצץ של השנה, שיתחיל לעורר התרגשות ויביא אותם מוכנים למסיבה. 

מדוע כל כך חשוב לשלוח את העובדים לכנסים מקצועיים ולרענן את שגרת היומיום שלהם, ומהם הדגשים שיש להכיר, כאשר מחפשים את המקום המושלם לכנס?

אירועים עסקיים כמו כנסים מקצועיים, אירועי חברה וכדומה, הפכו ליותר ויותר מושקעים וחשובים בשנים האחרונות, ויש שמגדילים ומתייחסים להפקתם ברצינות שלא היתה מביישת חתונת ענק. אין זה צירוף מקרים, אלא שמנהלי חברות מבינים לעומק את הפוטנציאל העסקי או המקצועי (או שניהם) הטמון בכנס שכזה, וכבר יודעים שחשוב להשקיע בו, הן מבחינת תקציב והן מבחינת משאבים אחרים שהעניין מצריך.

כיצד השתתפות בכנסים תורמת להתפתחות המקצועית של העובדים?

לעתים קרובות מדי, המטלות היומיומיות והיעדים לטווח קצר יותר במסגרת יום העבודה של עובד, עלולים לתפוס כל כך הרבה מקום בראש שלו וכמובן זמן, עד כדי כך שלא נותר לו מקום לחשוב מעבר למה שהוא צריך לעשות באותו היום. עם זאת, ייזום פסק זמן מוגדר, לצורך השתתפות בכנסים ובאירועים חיצוניים הרלוונטיים לעבודתו, הוא חיוני ביותר לפיתוח הקריירה שלו.

הנה הסיבות לכך שכל מעסיק צריך לשלוח את אנשיו לכנסים ולימי הדרכה קבועים, או אפילו לתכנן אירועים פנימיים, על מנת להעלות את המורל והמוטיבציה של העובדים.

ראשית, עבור מעסיקים המבקשים להניע, לשתף ולשמר עובדים (אתגר לא פשוט בכלל בימינו), מומלץ יהיה לעזור להם למצוא דרכים להרחיב את הידע שלהם, לפגוש אנשים חדשים ולהשתתף באירועים של התעשייה, על מנת לאזן את שגרת העבודה שלהם. עובדים שירגישו שהם מוערכים וחשובים מספיק כדי להישלח למשימות מסוג זה, במסגרתן הם ייצגו את החברה, יפתחו נאמנות חזקה יותר כלפי הבוסים שלהם, לצד תחושת ערך עצמי גדולה יותר. גם כנסי הדרכה או העשרה מקצועיים, עשויים להיות מהנים, ולהוות אלטרנטיבה מרעננת ל"עוד יום במשרד".

במחקרים עדכניים שבחנו את סוגיית פיתוח העובדים, עלו שלושה גורמים שהוגדרו כמשפיעים במיוחד על מעורבות ויעילות בעבודה; משמעות, זמינות של אפשרויות וביטחון. במילים אחרות, עובדים עסקו באופן היעיל ביותר בעבודתם, כאשר הם האמינו שהחברה בה הם עובדים מחוללת שינוי אמיתי בעולם, כאשר הוקצו להם משאבים נאותים כדי להשלים את המשימות שלהם כראוי, וכשהם חשו בטוחים בעצמם ובתפקיד שהם מבצעים. 

כיצד הגורמים הללו מתקשרים עם השתתפות בכנסים?

ראשית, באירועים חיצוניים בדרך כלל זוכים המשתתפים בהעשרה ובקבלת ידע נוסף הנוגע לתעשייה, שהוא מעבר למפרט התפקיד הרגיל שלהם. הדבר מוסיף משמעות לתפקידם, כשהם מתחילים לראות אותו כחלק מתמונה רחבה הרבה יותר. כמו כן, הדבר עשוי לסייע להם למקם את עצמם ביחס לעמיתים שעושים את אותה העבודה בחטיבות או בחברות שונות, ולהעניק להם את ההזדמנות לפגוש חברים אחרים, לרוב בכירים יותר בארגון שלהם. מפגש איתם בקונטקסט שונה, משנה את חוקי המשחק ומבטל את ההיררכיה שהם מכירים מהמשרד, לפחות באופן זמני.

כמו כן, כנסים מקצועיים או אירועי הכשרה, מהווים הזדמנות חשובה לדון בנושאים שונים, ולקבל פרספקטיבה שונה על תפקידם, תוכנו והשפעתו, הן על מקום העבודה והן על החברה כולה. באירוע כזה, העובדים לומדים יותר על דרכים לפתח את התפקיד, על הרחבת האחריות שלהם בעבודה ועל אמצעי למידה חדשים. במצב האידיאלי והרצוי, הם ייצאו מהכנס עם רעיונות ודרכים חדשות לגשת לתפקיד אותו הם מבצעים, וכן על החובות והמטרות הכרוכות בו.

עוד היבט חשוב, הוא שהשתתפות בכנס או במפגש הדרכה, מסייעת להגברת המעורבות האישית של העובדים במקום העבודה, שכן היא מגבירה את תחושת השייכות שלהם לצוות. 

איך בוחרים את המקום המוצלח ביותר לכנס?

איתור מקומות לכנסים הוא הצעד המורכב, החשוב ואולי המשפיע ביותר כאשר מתכננים כנס או אירוע עסקי מכל סוג שהוא. בדומה לכל אירוע רב משתתפים, הסטייל של המקום, הרמה של המתקנים, ולא פחות חשוב – המיקום, הם אלו שיכתיבו את כל החוויה של המשתתפים ולכן חשוב שלא להקל ראש בצעד זה, במידה והוטלה עליכם משימת ההפקה (או שלקחתם אותה עצמכם). 

הנה כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים:

סטייל שמתאים לעובדי החברה ולסגנון העבודה

לפני שאתם מתחילים בחיפוש המקום, קודם כל נסו לאפיין את סגנון העבודה, למשל חברת הייטק או יצרנית תרופות יתאפיינו בסגנונות שונים לחלוטין. בשלב הבא, נסו כמובן לאפיין את הסטייל הכללי של העובדים שלכם, במקרה שרובם בני אותם גילאים, זה כבר יקדם אתכם בצעד גדול לעבר התשובות. אם לדוגמא, מדובר בעובדי הייטק שמרוויחים טוב ו"חיים בגבוה", תוכלו לבחור במקומות עם סטייל מוקפד ועדכני. דוגמא נוספת, אם מדובר למשל בעובדים של חברת ביטוח, שרובם עברו את גיל 50 לצורך הדוגמא, אולי הדגש צריך להיות על פסיליטיז מפנקים ונוחות. אתם מכירים את העובדים שלכם מקרוב וסביר להניח שמחקר קצר בנושא יעלה הרבה נתונים חיוניים. יש כאן אלמנט שעלול להיות חמקמק אבל הוא חשוב מאין כמותו – התאמת הסגנון של המקום למשתתפי האירוע, ולכן חשוב להעמיק במחקר ובהצלבת הנתונים. מקום אידאלי הוא כזה שמצד אחד העובדים ירגישו בו נינוחים ויתנהלו בו בטבעיות מסוימת, ומצד שני, יהווה שדרוג משמעותי לעומת משרדי החברה, ולכל הפחות יפתיע ויהווה שינוי אווירה דרמטי.

אל תזלזלו בעניין המיקום

ההגעה לאירוע היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של השתתפות בכנס, ורצוי להתייחס אל גורם זה ברצינות רבה. ההמלצה שלנו היא לעשות כל שביכולתכם על מנת למצוא מקום נגיש ומרכזי, במיוחד אם מדובר באירוע של שעות בודדות בלבד, ולא לחילופין, כנס הנמשך כמה ימים. אם בכל זאת הלכתם על מקום מרוחק, וודאו שהוא מצדיק את המסע שהעובדים צריכים לעשות בכדי להגיע אליו. 

איך תדעו שעשיתם את הבחירה הנכונה? טיפים מקצועיים שיכוונו אתכם אל המקום המתאים ביותר לאירוע

בחירת המקום המתאים ביותר לאירוע עסקי, כנס או אירוע שמטרתו הכשרה מקצועית של חברה, חשובה להצלחתם לא פחות מאשר תכנון קפדני של לוח הזמנים של התוכנית או בחירת הדוברים. המקום הנכון יכול להוות את ההבדל בין חווית העשרה או נטוורקינג מוצלחת, לבין אי נוחות שתגרום למשתתפים רק לחשוב על מתי כבר יסתיים המפגש והם יוכלו לצאת משם.

מהם הגורמים שיכולים להשפיע על הצלחת האירוע?

הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת מקומות לאירועים, בין שמדובר בסדנה, בכנס הכשרה ארגוני או במסיבת הנפקה.

מה כלול במחיר?

כאשר אתם ניגשים למקום כדי לקבל תמחור, דונו בפרטי האירוע ובפעילויות שאתם מצפים לספק, על מנת  לקבל תמונה ברורה של כל העלויות והעמלות האפשריות. שאלו מה כלול בדמי המקום. האם שירות ומסים כלולים? האם עמלת הקמה או פירוק היא חלק מהמחיר? האם יתווספו עמלות על מפות, שולחנות וכיסאות? האם נדרש מינימום של הזמנת מזון ומשקאות? האם ציוד ומכשור כמו Wi-Fi וציוד הגברה ותאורה כלולים, או שמא הם יסופקו בתוספת תשלום? מקומות מסוימים מציעים תמחור "הכל כלול", ומקומות אחרים מחייבים בנפרד על כל שירות. כדאי לוודא את הפרטים הללו מבעוד מועד.

מרחב ופריסה

בחנו היטב את החלל כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש הגבלת קיבולת? אם אתם זקוקים לאזור מסוים שיתאים לנטוורקינג, או למשל לבמה? בררו אם המקום יכול להכיל את הפסיליטיז הדרושים. לעתים קרובות, החללים מחוץ לחדר הישיבות הראשי אינם נלקחים בחשבון במהלך הערכת השטח, אך הם חיוניים ליצירת קשרים, וכדאי דווקא לשקול לכלול אותם. עד כמה השטח גמיש? האם ניתן להחליף חדרים במידת הצורך? אתם לא רוצים שהוועידה שאתם מפיקים תיראה חצי ריקה, בגלל ששכרתם חדר המיועד ל-300 אבל יש לכם רק 50 משתתפים, כך שכדאי לקחת פרמטר זה בחשבון. האם יהיה לכם שימוש מלא במקום, או שמא יתקיימו אירועים נוספים במקביל?

אם אתם מחפשים אחר מתחם חיצוני, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגינה או הפטיו זמינים לשימושכם ולא פחות חשוב – אם יש בהם WiFi. האם נותני החסות זקוקים לאזור נפרד, או שאפשר להקים את הדוכנים שלהם במרחב הנטוורקינג? שוחחו על כל התוכניות שלכם עם מפעיל המקום: אולי יש לו רעיונות לגבי דרכים להיענות לצרכים שלכם שאינם ברורים מיד (כמו למשל עוד על חללי ישיבות גמישים).

חללים חיצוניים יכולים להרחיב את הזדמנויות הנטוורקינג הניתנות למשתתפי האירוע. הקפידו לברר אם השימוש בחלל חיצוני כלול בהצעת המחיר של המקום.

מיקום, נגישות וחניה

במידה ומרבית משתתפי האירוע מגיעים מחוץ לעיר, ייתכן שתעדיפו מקום נגיש ומרכזי, כמו מתחם אירועים הממוקם ליד שדה התעופה, תחנת רכבת גדולה או במקום אחר שניתן להגיע אליו בקלות באמצעות תחבורה ציבורית. בדקו האם יש במקום חניון מסודר, האם עשויות להיות עלויות נוספות בגין חניה, או אם ניתן לארגן תחבורה חלופית לנוחות המוזמנים. אם חניה באתר אינה זמינה, מומלץ לשקול לשריין חניה בקרבת מקום עבור המשתתפים, או להזמין עבורם אמצעי תחבורה מרוכז, כגון אוטובוס, וואן או מוניות. עבור פגישות או אירועים פנים-ארגוניים, שקלו לערוך את האירוע במיקום קרוב למשרדים, על מנת לעודד נוכחות, או ליחלופין, בחרו במקום שונה ומרוחק, על מנת לייצר שינוי אווירה. מפיקים רבים מעדיפים לערוך אירועים עסקיים במרכז הארץ, על מנת לאפשר למרבית המשתתפים הגעה נוחה. 

שירותים ומתקנים

הימנעו מההנחה המוטעית, שכל המקומות מציעים את אותה רמת השירות והמתקנים, או שכל השירותים במקום יהיו זמינים עבור האירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כמו קייטרינג מיוחד (כולל בקשות ספציפיות כמו תעודת כשרות, אופציות טבעוניות וכו'), סידורי פרחים, רפידות ועטים, שירותים אודיו-ויזואליים, תמיכת טכנית במהלך האירוע, שירותי במה ותאורה, תפאורה ועיצוב, כרטוס, הסעות או סיורים עבור האורחים, בדקו היטב מה המקום מציע, או אם יש ספקים מועדפים  שאתם יכולים לעבוד איתם. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, לדעת דברים כמו קיבולת שקעים או הכניסות הטובות ביותר לקייטרינג, ויכולים לסייע לכם להימנע מטעויות.

אווירה

האווירה והעיצוב של החלל עשויים להיות בעלי השפעה מכרעת על הצלחת האירוע. פרמטרים כמו תדמית מקצועית מוקפדת וסטייל, צריכים להילקח בחשבון בבחירת המקום שלכם. אם אתם מעוניינים לעורר יצירתיות והשראה, או ליצור קשרים בין אנשי הצוות שלכם, כדאי להעדיף מרחבים המאפשרים לקיים פעילות מעשית או קבוצתית, או פשוט משדרים אווירה מהנה. אם אתם עורכים טקס חלוקת פרסים, מסיבת הנפקה או אירוע חגיגי אחר, ישנה חשיבות לבחירת חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל פרט, החל מסגנון הרהיטים ועד לגופי תאורה והאדריכלות של החלל – יתרמו לאווירה. כמו כן, חשוב מאוד לשים לב לעניין ההאקוסטיקה. הקפידו לבדוק בסביבת המתחם, בעיות של רעש או פעילויות המתקיימות בקרבת מקום, ועלולות להפריע לתוכניות שלכם.

מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של ארוחות, חטיפים או כיבוד תציעו ובררו מה מציע המקום. האם יהיה זה פורמט של ארוחה בישיבה או בסגנון מזנון? האם המקום יכול להיענות לבקשות תזונתיות מיוחדות כמו מנות ללא גלוטן, אוכל טבעוני או כשר? האם האוכל מוכן במקום, ונעשה שימוש בחומרי גלם טריים או שיש צורך בקייטרינג חיצוני? במידה ויוגש אלכוהול באירוע, האם יש צורך ברישיון אלכוהול ובברמן או שאלו כבר "בילט אין"? חשוב לעבור על כל הפרטים הללו בקפידה.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

בין שמדובר באירוע חברה ובין שמדובר בחשיפת מוצר בפני הלקוחות שלכם, הצלחת אירועים עסקיים טמונה בפרטים הקטנים, ומחייבת תכנון מקיף ומדוקדק. כמה טיפים מקצועיים חיוניים – כך תעשו זאת בדרך הנכונה, החכמה והבטוחה

אירועים בלתי נשכחים לא מתרחשים סתם כך. ארגון והפקת אירוע איכותי וייחודי, דורש תכנון רב והיערכות מראש. בין אם מדובר בכנס, בסמינר או ביום אירוע חברה, ובין אם יש לכם שלושה שבועות לתכנון או שנה שלמה, הצלחת האירוע שלכם טמונה בפרטים הקטנים.

אספנו כמה  טיפים לתכנון אירועים עסקיים קטנים, שיסללו עבורכם את הדרך הנכונה והבטוחה להצלחה:

תכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם?

1. לפני הכל – החליטו מיהו קהל היעד שלכם

הצעד הראשון – לפני שאתם עושים כל דבר אחר, צריך להיות הגדרה ברורה ומובהקת של קהל היעד שלכם. מכאן, כל שאר ההחלטות יבואו על מקומן. פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו', כולם ינבעו מההחלטה הראשונה. גישה מובנית זו, תסייע לכם גם  להישאר ממוקדים בהשגת יעדים ספציפיים. כך יש פחות סיכוי לאפשר לטווח להיות רחב או גמיש מדי.

2. ערכו רשימה מפורטת של כל האלמנטים שהאירוע יכלול

צרו רשימה מפורטת ביותר, שתכלול את כל הפרטים הקשורים באירוע, מהקטן ביותר ועד הגדול. החל מגופי/חברת התאורה, אמצעי התחבורה הציבורית המגיעים למקום ועד לתוכנית האומנותית וסוג הכיבוד שיוגש באירוע. כשאתם מחליטים לערוך אירוע, הכל חשוב. התכנים, העיצוב, הסדרי החניה ועוד – הכל נחשב, ובנוסף, המשתתפים באירוע ייחסו כל אלמנט אל החברה ואל והמותג. עריכת רשימה תבטיח שאף פרט לא ייפול בין הכיסאות.

3. הגדירו את מטרת האירוע

לקיום האירוע חייבת להיות יש מטרה עסקית ברורה. לפני שתוכלו להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, חשוב שקודם כל יהיה ברור – מדוע אתם עושים זאת מלכתחילה. למה? כי כל החלטה שתתקבל לאחר מכן צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם מדובר בהבאת לידים? האם המטרה היא ליצור מודעות לחברה או למוצר מסוים? האם אתם רואים בבניית נאמנות לקוחות כמטרה העיקרית בקיום האירוע, או שאתם פשוט רוצים להרוויח כסף ממנו (וזה גם בסדר)? מומלץ לוודא שצוות ההפקה מודע למטרה, על מנת למנוע חוסר תיאום ותקלות במהלך התכנון וההפקה. 

4. היזהרו מ"דאבל בוקינג" של אירועים אחרים בתעשייה

חשוב לבחון את לוח השנה היטב, ולוודא שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם בתקופת חגים או סמוך אליה, או במועדי חופשות. כמו כן, חשוב לא פחות לבדוק אם יש אירועים אחרים שאליהם קהל היעד שלך עשויי ללכת באותו הזמן, במקום להגיע לאירוע שלכם.

5. היו גמישים כלפי שינויים בהיקף, במיקום ובפרטים נוספים הקשורים לאירוע

כשתכנסו לתהליך תכנון האירוע, אתם עשויים לגלות שהאירוע שלכם משתנה בהיקפו, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שדמיינתם במקור. זה טבעי וזה בסדר גמור, כל עוד אתם לא "מאבדים" את הסיבה המקורית לכל ההפקה הזו. במילים אחרות, יש צורך בגמישות מסוימת, אבל חשוב לזכור מהו היעד הסופי ולאן פניכם מועדות.

6. הכירו את המגבלות שלכם

כולנו יודעים שהמטרה הבסיסית היא להרים אירוע מרשים ומוצלח. לשם כך, עלינו גם להיות מודעים למה שאנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן ריאלי – בין אם מבחינת תקציב ובין שמדובר בכמה זמן יש ברשותנו להיערך לאירוע. לדוגמא, אירועים קטנים, אפשר להרים גם אם יש ברשותכם רק שבוע אחד להפקה. במקרה של טווח זמן מצומצם, לא תהיה לכם ברירה אלא ללכת על אירוע בהיקף קטן ואינטימי יותר. לאירוע גדול, לעומת זאת, כדאי להיערך מספר חודשים קדימה. אם התקציב קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות וגם "ללכלך את הידיים" מעת לעת, כלומר לעשות הרבה דברים במו ידיכם, במקום לשכור את שירותיהם של ספקים שונים.

7. גבשו יעדים חכמים

התחילו תמיד בגיבוש אסטרטגיה. בדיוק כמו בהקמת עסק, אירועים גדולים מתחילים באסטרטגיה חזקה, מחושבת וניתנת למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לחשוף ולהפיץ את המותג שלכם, להתחבר לפלח את השוק ולהתחבר לקהל היעד שלכם, לקבל פידבק על המוצר שלכם ועוד ועוד. עם זאת, אתם חייבים לדעת מה אתם מנסים להשיג באמצעות הפקת האירוע הזה. היצמדו ליעדים חכמים ודעו היטב לאן אתם מכוונים. לאחר מכן, ודא שאתם ממשיכים בתהליך, בהתאם להשגת היעדים הללו.

תקציב: כיצד אתם עומדים לממן את האירוע?

פתחו "תוכנית מימון" לאירוע שלכם, והעריכו את המספרים. דעו כיצד אתם מתכוונים לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים – או שילוב של שלושתם. כאשר אתם מגבשים ומגדירים את התקציב שלכם לאירוע, תצטרכו להעריך באופן ריאלי, כמה כסף אתם יכולים לגייס ולמשוך מכל גורם. לפני שאתם מזמינים את המקום לאירוע, או חותמים על חוזים כלשהם, מומלץ להתחיל להחתים נותני חסות, או לחילופין, להתחיל למכור כרטיסים מראש, על מנת  לוודא שיש מספיק עניין ברעיון שלכם כדי לממן אותו.

צרו תקציב הוצאות – וחסכו כסף באמצעות תרומות של נותני החסות

אירועים נוטים לעלות יותר ממה שחושב בעל העסק הקטן הממוצע – בעיקר בהיבט של אולם האירועים, האוכל והשתייה. זכרו לתמחר גם את כל ההיתרים והרישיונות שתצטרכו בשביל האירוע. זוהי נקודה שבה מפיקי אירועים יכולים לסייע לכם להימנע מכאבי ראש מיותרים. ערכו רשימה מקיפה של כל ההוצאות, ולאחר מכן הדגישו תחומים שבהם לדעתכם נותני החסות יכולים למלא תפקיד כדי להציע משהו "בחינם". ככל שתעבדו עם יותר מותגים ושותפים אחרים שיקחו חלק באירועים שלכם, כך תוכלו  לחסוך יותר.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

 מחפשים מקום מתאים לעריכת אירוע עסקי? דובנוב. זה המקום. חלל אורבני מקסים בלב תל אביב עם אווירה קסומה לאירוע עסקי מוצלח!

כל עסק שמכבד את עצמו עורך מידי פעם אירועים עסקיים. אם אלו אירועים שנועדו לצורך השקת מוצר חדש ואם הם אירועים שנועדו לצורך מטרות שיווקיות או מכירתיות. האירועים הללו נושאים בדרך כלל אופי רציני ומטרתי. אחרי הכול, אירוע עסקי הוא לא אירוע בידור והוא לא נועד לשעשע את האורחים. נכון שלעיתים יהיו גם תכנים ותוכניות שנועדו לאוורור, אך בגדול בהחלט מדובר באירועים שאמורים להיערך בפורמט מאוד מוגדר ובאולם שיענה על כל הצרכים ועל המטרות של הכנס.

אז איך תבחרו את האולם לאירוע העסקי שלכם?

על מנת שהאירוע העסקי יהיה מוצלח, חשוב מאוד לבחור באולם אירועים מתאים מבחינת המטרות של האירוע. זה למעשה הסוד להצלחת האירוע וההבטחה כי יהיה זה אירוע מוצלח עבור העסק.

אירוע כזה עשוי להיות גורם מכריע ומשפיע על כל העסק ומה שיבוא בעקבות האירוע. העסק יוכל לצמוח ולפרוחוהמעגלים יתרחבו עוד ועוד.

השקת מוצר חדש

לעיתים עורכים אירוע עסקי רב רושם לצורך השקת מוצר חדש. המטרה היא להעצים את המותג או את המוצר החדש ולהוציא אותו לשוק בטקס רב רושם. כך הוא יתחיל את דרכו בשוק בצורה חיובית עם תנופה עוצמתית. ברור שכך יוכל המוצר להצליח הרבה יותר ולפרוץ את הדרך כאשר נתוני הפתיחה שלו יהיו הרבה יותר גבוהים.

ברור אם כן למה אכן כדאי להשיק מוצרים חדשים באולם מתאים בטקס רברושם על מנת ליצור את ההד הרצוי.

יצירת קשרים עסקיים

ישנן חברות שמעוניינות ביצירת שיתופי פעולה בינן לבין חברות שעובדות על ייצור מקביל או משלים לייצור שלהם. כאשר יוצרים את הקשרים הללו על גבי קרקע יציבה ואפילו חגיגית, אפשר יהיה להאמין שאלו יחזיקו מעמד לאורך זמן ויובילו להצלחת הדרך המשותפת בין הצדדים.

כאשר בוחרים באולם מתאים לצורך האירוע, אולם שיענה על הצורך מבחינת הסטייל של המקום, היוקרה שלו וכל מה שהוא משדר, הרי שברור כי הקשרים העסקיים שייווצרו בין הצדדים יהיו הרבה יותר איכותיים ומבוססים. עסקים רבים מצליחים לצמוח ולהתרחב לאחר שהם יוצרים את הקשרים העסקיים בינם לבין נותני שירות מקבילים או בעלי עסקים מתחומים משיקים או דומים.

ימי גיבוש לצוותים

כיום ברור לכל חברה, ארגון או בית עסק כי יש להשקיע בצוות ולהעניק להם מעבר למקובל. כלומר המשכורת החודשית או אפילו הבונוסים, כלל אינם מספיקים. הצוות זקוק לתמריצים מיוחדים על מנת שתהיה לו המוטיבציה להשקיע בעסק. אם לא עושים את זה, העובדים נכנסים מהר מאוד לשגרה אפרורית ואף מדכדכת והתוצאה היא עסק מדשדש. ברור כי כל בית עסק מעוניין להעצים את עצמו ואת מה שהוא משווק. על מנת שזה אכן יקרה, הוא חייב לפעול במישורים הנכונים.

צוות מרוצה הוא צוות חדור מוטיבציה. צוות מרוצה הוא צוות שמעצים את העסק והוא למעשה הדבר המרכזי שבו יש להשקיע.

יציאה לימי גיבוש לצוות היא אחת הדרכים היעילות המובילות לכך. ימי גיבוש לצוות נחשבים אף הם לאירועים עסקיים והם אמורים להתקיים במקום מכובד ומתאים. על פי רוב אם מדובר בימי גיבוש עיוניים, המקום הכי טוב לכך יהיה אולם אירועים. חשוב כמובן לבחור את אולם האירועים בצורה נכונה על מנת שאכן האולם יתאים למטרה ויהיה מוצלח למען המטרה הרצויה.

על מה אתם צריכים לשים דגש כשאתם בוחרים את האולם לאירוע העסקי?

חשוב לדעת כי הבחירה באולם היא הבחירה הכי קריטית להצלחת האירוע למעשה זו הבחירה הכי משמעותית להצלחת האירוע וזה מה שיוביל בסופו של דבר לתוצאות הרצויות בהתאם למטרה אשר לשמה נערך האירוע העסקי.

אז כאן אתם צריכים לחשוב היטב מה יהיה אופי האירוע מבחינתכם. אם מדובר באירוע שכל מטרתו היא השקת מוצר חדש, ברור שמדובר באירוע רציני ומכובד שדורש את ההקפדה על היוקרה של המקום ועל המכובדות שלו.

אך אם מדובר בימי גיבוש לצוות, הקווים המכתיבים את ההפקה הם שונים לגמרי ביחס לאירועי השקה. שם חשוב לשים דגש על האווירה המשחררת והעליזה ועל האפשרות לקיים את ימי הגיבוש במקום, על כל התכנים והתוכניות הרצויות.

אחרי הכול בימי גיבוש לצוות אנחנו מעוניינים להעניק לצוות תחושה חווייתית ונעימה, להבדיל מהתחושה הקיימת בבית העסק בימי השגרה.

כאשר האולם מתאים מבחינת סוג האירוע, הרי שכל מה שיהיה באירוע בסופו של דבר, יהיה הרבה יותר אפקטיבי וגם הרבה יותר מוצלח.

מה צריך שיהיה באולם לצורך קיום האירוע העסקי?

להבדיל מאירוע כמו חתונה, בר מצווה או אפילו מסיבת יום הולדת, הרי שהאולם לצורך קיום לאירועים עסקיים דורש דברים אחרים.

כמו למשל אולם כינוסים מתאים, ציוד טכני מתאים, מתחמים לסדנאות ועוד. כאשר אלו קיימים באולם אפשר לקיים בו את האירועים הרצויים וליהנות מהתועלת אשר למענה ערכו את כל האירוע.

• מתחמים לסדנאות – בהרבה מהאירועים העסקיים מקובל לקיים סדנאות שונות. על מנת שאפשר יהיה לקיים אתהסדנאות הללו או לחילופין, מספר הרצאות בו זמנית בצורה נפרדת ומסודרת הרי שאם באולם ישנם כמה חדרים כאלה מעבר לאולם המרכזי, אפשר יהיה לערוך את האירוע העסקי בקונספט הרצוי.
• ציוד טכני – באירוע עסקי חשוב שיהיה ציוד טכני מתאים על מנת שאפשר יהיה להעביר את התכנים בצורה ברורה ומסודרת. אם זו מערכת הגברה איכותית ואם זה ציוד דיגיטלי לצורך הצגת מצגות או סרטי וידאו.
• שירותי בר – חשוב לזכור כי בכל אירוע עסקי יהיה בר עם כיבוד או אוכל שיוגש למשתתפים במהלך האירוע.

חתונה קטנה. היום זה כבר הפך למושג מאוד מקובל ומדובר בקרב הישראלים, ביחוד בעקבות הקורונה. גלרייה דובנוב מציעה את האפשרות לחגוג אירועים שמחים במיוחד גם אם הם נערכים במסגרת מצומצמת מבחינת המוזמנים.

אצל רובינו, חתונה מצטיירת כאירוע המוני. אירוע עם המון אנשים, אירוע גדול, אולם גדול, הרבה אוכל וצוות מלצרים בסדר גודל מתאים שערוך לתת את המענה לאירוע בהיקף כזה.

אך האמת היא שעוד לפני שפרצה הקורונה לחיים שלנו, כבר התקיימו חתונות קטנות בארץ. אלו שבחרו לחגוג כך לא עשו זאת בהכרח מטעמי חיסכון או מרצון להשקיע פחות באירוע. לעיתים זה היה מתוך רצון לחגוג עם אנשים מהמעגל הקרוב באמת, אלו שבאמת שמחו אתם וחגגו את האירוע מכל הלב.

ברור כי כך הם למעשה סיננו את אלו שלא ממש שייכים למעגל הקרוב. מדובר באלו  שלא תמיד הם אכן מגיעים אל האירוע מתוך רצון ושמחה. הם באים כי 'לא נעים לסרב להזמנה', 'לא מתאים' לא להגיע אם קבלו הזמנה ובעצם הם טורחים טרחה שעבורם היא כמעט מיותרת. האמת היא שגם בעלי השמחה לא ממש זקוקים להם בשמחה שלהם. רק שזה הנוהל וכך נוהגים, על כן הם נאלצים להגיע לאירוע שמבזבז להם ערב שלם כמעט לחינם.

חתונה קטנה= חיסכון גדול (?)

אז אמרנו שאנשים אשר בוחרים לערוך חתונה קטנה אינם עושים את זה בהכרח מתוך רצון לחסוך בעלויות או בהוצאות. אך האמת היא שיש מקרים אשר בהם דווקא הנקודההזו היא זו שמכריעה ומובילה לקבלת החלטה שכזו. כי מי אמר שעבור ערב אחד של חתונה בו צריך (צריך?) להאכיל את כל עם ישראל ואשתו בארוחה דשנה, יש לשלם בסופו של דבר עשרות אלפי שקלים ויותר על הרבה מנות מיותרות?

אז אם אנחנו נשארים על אותה רמה ואנחנו לא מעלים את הסטייל של האירוע כאשר אנחנו מורידים אותו מבחינת הגודל וההרכב, ברור שנוכל ליהנות מחיסכון של ממש מבחינת העלויות של האירוע. כי אחרי הכול, המשוואה ברורה. פחות מנות = פחות כסף.

אך כאן חשוב לקחת בחשבון את הנתון הקובע כי ככל שאנחנו מזמינים יותר מנות לאירוע, נצטרך לשלם פחות על כל מנה. כך שאיכשהו אי אפשר לומר כי הקיצוץ במנות יוריד את העלויות ממש בהתאם. כי בכל זאת כל מנה תעלה מעט יותר. אך בסיכומו של דבר, ברור כי על כל מאה מנות שאנחנו מורידים, אנחנו בפירוש חוסכים כסף ומשלמים פחות.

חתונה קטנה – ברמה גבוהה

כפי שכבר ציינו, יש את האנשים שמבקשים לחגוג אירוע קטן על מנת להעניק לו צביון ייחודי, ליצור אווירה שמחה באמת עם הרבה חמימות משפחתית ואינטימיות שרק קבוצה קטנה מסוגלת לייצר. על כן הם בוחרים באולם קטן וחמוד או לחילופין בבית קפה מפנק במיוחד. הם משקיעים את המקסימום האפשרי במקום, על מנת ליצור בו אירוע בוטיק מפנק במיוחד.

אז ברור שעלויות של אירוע כזה הן גבוהות פי כמה וכמה מכל אירוע אחר וסטנדרטי, אך אין ספק כי מדובר באירוע אשר בסופו של דבר הוא הרבה יותר שמח והרבה יותר חווייתי עבור כל המשתתפים.

אירוע בוטיק קטן עם כל הפינוקים

אנשים שבוחרים לחגוג את האירוע שלהם בצורה שכזו למעשה מעניקים לאורחים שלהם אירוע ייחודי וחוויתי. האירוע הוא קודם כל ברמה גבוהה פי כמה וכמה מכל אירוע רגיל אחר. כלומר, האורחים נהנים משהייה במרחב מפנק במיוחד, מאוכל טעים ומפנק שהם לא רגילים לקבל באירועים וכמובן משמחה גדולה ומיוחדת במינה שלא כל כך מצויה באירועים המוניים.

ברור כי מי שמרוויח יותר מכל מאירוע שכזה אלו הם הזוג הצעיר. הם אלו שנהנים מאורחים שבעי רצון, מאורחים מאושרים ומאורחים שמוכנים לעשות הכול על מנת לשמח אותם ובעצם לשמוח איתם באמת.

ברור כי אירוע כזה מצליח להביא את כולם לרחבת הריקודים כאשר אף אחד לא עושה את זה מתוך אילוץ. כי כולם חשים באמת חלק מהותי מהשמחה.

חתונה קטנה ובטוחה

כיום, כאשר אנחנו עדיין נמצאים בשגרת הקורונה, ולמרת שישנן הקלות שונות ואף הותר להתחתן באולם, עדיין זה לא אומר שכדאי לנצל את ההיתר הגורף ולהצטופף באולם אחד יחד עשרות ומאות אנשים. כי ביננו, מי באמת מצליח לשמור על מרחק של שני מטרים או אפילו של מטר אחד, בין אדם לאדם? האם אכן אפשר להיות באירוע עם מסיכה לאורך כל הערב? לרקוד עם מסיכה? לאכול עם מסיכה? ברור שכל זה ממש לא אפשרי. מה שאומר שחתונה בהחלט עשויה להפוך למוקד הדבקה המוני. עלכן, ההמלצה היא להמשיך לחגוג בקטן. לצמצם את קהל המוזמנים או לחילופין לבחור בשטח פתוח, שם הסיכון להדבקה הוא הרבה פחות גבוה.

חתונה קטנה בעיר הגדולה

בעיר תל אביב יש אינספור אולמות אירועים ומבחר עצום של גני אירועים כמו גם בתי קפה או מסעדות המציעים את האפשרות לערוך חתונות ואירועים. הבחירה היא לא תמיד פשוטה וקלה בגלל מגוון האפשרויות. אך חשוב להתמקד ולחשוב מה אנחנו באמת רוצים ואיך אנחנו רוצים לראות את האירוע שלנו.

אז אם גם אתם חושקים באירוע בוטיק מהסוג הזה, אתם מעוניינים לחגוג וליהנות עם המשפחה הקרובה שלכם ועם מעגל החברים הקרובה אליכם באמת, תוכלו לעשות זאת אצלנו. זוגות רבים שכבר נישאו בצורה כזו מעידים על אירוע בלתי נשכח שהותיר זיכרונות מתוקים במיוחד בקרב כל מי שהשתתף באירוע הזה. התמונות והווידאו מהאירוע מעידים על כך יותר מכל.

 גלריית דובנוב המחודשת מציעה חלל אורבני מעוצב בלב ת"א. העיצוב הרגוע והמזמין משלב נגיעות מסגנון הארט דקו ואזכורים של טבע – מייצר מתחם בוטיקי שאידאלי הן עבור כנסים והן עבור השקות וחתונות.

אין זה סוד שת"א מהווה יעד מספר אחד בכול הנוגע לכנסים ואירועים גדולים, וזאת כי ממש כפי שקיים העיצוב של המתחם, כך גם קיים עיצוב משלים, ופה נצייןמספר רבדים משלימים. ובכן ישנו האזור המידי שמעניק אווירה ייחודית ולא פעם ניבט פנימה מבעד לחלונות ענק וישנה הסביבה הכללית, קרי העיר שבה נבחר לארח את האירוע, וכאשר לעיר יש תדמית איכותית כמו לת"א, הרי שלא ניתן להפריד נתון זה מהמשוואה. מכאן שאם נתייחס לעיר ת"א בפרט, נציין שהיא עיר אורבנית, תוססת חיים, שתמיד עושה צעד אחד קדימה לקראת המהלך הבא, שמקבלת את כולם, שחושבת בגדול, שהיא גם צעירה וגם וותיקה, שנושמת עיצוב ותרבות ושתמיד מציעה הפתעה חדשה, ועל כן אם גם אתם מחפשים מיקום מנצח, ראשית ביחרו בעיר שאין לה שום מתחרה – בעיר ת"א!

הילדה היפה בשכבה

לאחר שהבנו שהעיר ת"אכבר מהווה התחלה מבטיחה עבור הרמה של אירוע מוצלח, יש להבין באיזה מתחם בוחרים, כיוון שהעיר ת"א יודעת שהיא "הילדה היפה בשכבה", ועל כן מציעה לא מעט מתחמים, כך שאתם עומדים מול בחירה לא פשוטה. מכאן שאם גם אתם מחפשים שילוב מנצח של יוקרה יופי ונוחות, עליכם להתחיל לסנן, ולו באמצעות מוניטין וסגנון עיצובי ולאחר מכן באמצעות גודל ואווירה. מסקנה? צפויה לכם הרבה עבודה, אך אתם בהחלט יכולים לייעל את החיפוש ובו זמנית ליהנות – להכיר את העיר ללא הפסקה מעט יותר טוב.

מוניטין וסגנון עיצובי

ציינו שניתן לסנן את הליך החיפוש באמצעות 4 פרמטרים: מוניטין, סגנון עיצובי, גודל ואווירה ופה נרחיב במעט. ובכן מוניטין מהווה פרמטר מהותי שלא ניתן להתכחש לו, ועלכן יש לבחון מהן הביקורות, ואם אותו מתחם עבר שיפוץ מאסיבי, תנסו להבין מה כיום הוא יודע להציע ואלו מעצבים עומדים מאחוריו, וזאת כי שיפוץ משמעותי לצד מעצביםבעלי שם תמיד מהווים הבטחה ומייצרים עניין, ועל כן רק בשביל הסקרנות תיגשו לראות את התוצאה החדשה. לאחר שבחנתם מוניטין, תעברו לבחון עיצוב, פשוט כי ייתכן שחמישה אנשים יחפשו עיצוב יוקרתי, אך בשורה התחתונה כל אחד יחפש עיצוב שונהלגמרי. מכאן שבנקודה זו חשוב לתאם פגישה ופשוט להגיע להתרשם. התאהבתם מהשנייה הראשונה? תסגרו תאריך!

גודל ואווירה

נגענו במוניטין ובסגנון העיצובי ועתה נעצור להרחיב אודות גודל ואווירה. ובכן ממש כפי שחשוב שהשמלה תהיה במידה הנכונה, כך גםחשוב שהאולם יהיה במידה הנכונה, וזאת כי אין זה הגיוני לארח כמות גדולה של מוזמנים במקום קטן (מייצר תחושה של טעות ואי נוחות), ואין זה הגיוני להזמין כמות מועטה למקום גדול (מייצר תחושה עלובה). מכאן שיש להבין כמה אנשים עומדים להזמין ולבחון לכמה אנשים מיועד המתחם, כאשר מראש יש לקבל החלטה האםמעדיפים אירוע הושבה או אירוע קוקטייל (משפיע על כמות המוזמנים). לבסוף נציין שחשוב להבין איזו אווירה מעדיפים, כי מאוד ייתכן שמעדיפים אווירה יוקרתית אלגנטית ושמרנית, שמחפשים לשלב בין אווירה יוקרתית לחום ביתי, שמבקשים אווירה יוקרתית, פסטורלית וצבעונית וייתכן שפשוט מעדיפים אווירה רומנטית מזמינה ואלגנטית, כאשר פה אין נכון או לא נכון ואין חובה להגדיר במילים מה בדיוק מחפשים, אלא פשוט צריך לחוש האם מתחברים למה שהמקום משדר.

עמידה בסטנדרטים גבוהים – כנס

לאחר שהבנו היכן מחפשים ואף כיצד מחפשים, נעצור להסביר שכאשר האירוע שעומד על הפרק הנו כנס, הרי שיש לחדד כמה נדבכים, וזאת כי איכות הכנס עשויה להשפיע על שביעות הרצון של המשקיעים, על הדרייב של העובדים, על הרזומה של בית העסק, על ההתרשמות של הלקוחות, על היכולת להעביר את הרעיון הרצוי וכדומה, משמע אם חתונה יכולה להרשות לעצמה לא לעמוד בסך הדרישות, הרי שכנס עסקי אינו יכוללהרשות לעצמו. מדוע? כל טעות הכי קטנה עשויה לפגום בדרך כזו או אחרת ברווחיות,ועל כןכשמארגנים כנס אין מקום לטעויות. כיצד אמירה זו באה לידי ביטוי בבחירת האולם? ובכן על האולם לשדר מקצועיות, יוקרה, חשיבה על הפרטים הקטנים ואף ערך מוסף. כך למשל אם האולם יודע לשלב צמחייה ופסלים, הוא עשוי לשדר אווירה נינוחה ותרבותית – סך המוזמנים יחושו יותרמתוגמלים ומשתפי פעולה.

מה דרוש מאולם כנסים?

כאשר עומדים לארגן כנס יש לקחת בחשבון שהוא יודע להציע כל מה שעשויים להזדקק לו. מה למשל? עברו על הרשימה המלאה:

• ערך מוסף– אנשים שמגיעים לכנס אומנם מבקשים לשמוע מה עומד על סדר היום, אך הם גם מבקשים לנצל את ההגעה עבור בילוי, ועל כן חשוב שהמקום יהיה מעוצב, יציע אווירה רגועה ומספר נדבכים נוספים, ולו אמנות שמעניקה רובד נוסף של יוקרה ואיכות.
• אוכל טעים – אין זה סוד שאנשים שיוצאים מהבית מייחלים לאכול טוב, ועל כן חשוב ביותר שהקייטרינג של המקום יידע להציע בישול מקצועי, מרשים וכמובן סופר טעים, ואם ניתן שבין היתר הוא יזכיר נגיעות מיעדים אקזוטיים ומנות צמחוניות וכשרות, הר שמדובר בערך מוסף ברמה הקולינרית.
• מערכות ייעודיות – בכדי להעביר מצגת חשוב ביותר שהאולם יידע להציע מקרן איכותי, תנאי אקוסטיקה טובים, תאורה מדויקת ואמצעי הגברה מתקדמים.

בשתי מילים

לסיכום נצייןשאולם כנסיםלאירוע עסקי בת"א צריך לדעת להציע הקפדה יתרה,מערכות משלימות, ערך מוסף, עיצוב מושקע ותחושה מרשימה. ההיצע קיים, צריך רק לאתר את האולם הנכון!