קטגוריה: אירועים

כל מי שמפיק אירוע עסקי, רוצה להותיר רושם גדול וחיובי על האורחים שמוזמנים אליו. בחירת המקום הנכון, שגם יהיה נעים, נגיש ונוח, אבל גם עם טאצ' שונה ומיוחד – היא התשובה

"כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו", נכתב בספר האגדי אנה קארנינה, גם כל אולמות האירועים והשמחות הגדולים דומים (מדי) זה לזה, ולכן, אם אתם אתם מתחילים בחיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים, דעו שכבר יש לכם יתרון יחסי, כי יש לכם את הפוטנציאל ההתחלתי של למצוא מקום מיוחד במינו.

המשמעות של המקום עבור הצלחת האירוע

בשורה התחתונה, התוצאה הרצויה שמצופה מהאירוע, היא הותרת רושם חיובי מהחברה שהאירוע הופק מטעמה, או מהלקוח ששכר את שירותכם, המפיקים. מהצד שלכם, אנשי ההפקה, המקום הנכון יכול להפוך את תהליך התכנון להרבה יותר חלק, לספק לכם את כל התוספות הדרושות כדי ליצור את התוצאה הרצויה – החל ממפות וסידורי הפרחים, ועד לחיבור שלכם עם ספקים אחרים, שיכולים לסייע בהוצאת האירוע לפועל. המקום המושלם הוא זה שמצד אחד יהיה מיוחד ומרשים, ומהצד השני, יעיל בהקשר של ההפקה.

הפרמטרים החשובים שיש לחפש במקום לאירוע

למרות שמרכיבים רבים צריכים להתקיים יחד כדי להפיק אירוע בלתי נשכח, מציאת המקום המתאים היא סוג של אמנות. המקום המתאים לאירועים עסקיים צריך להוות מעין הכלאה מורכבת בין פרמטרים טכניים הולמים, ביניהם הקיבולת המתאימה, המיקום והפסיליטיז, ובין אלמנטים שיותר קשה להניח עליהם את האצבע, כמו סטייל ואווירה. נכון שקריטי יותר שבמקום יהיה מספיק מושבים להושיב את כל המוזמנים, אבל מהצד השני, אולם חסר אופי וייחודיות, עלול לפגום באלמנט של אווירה – גורם קריטי לא פחות בהצלחת האירוע. לכן, ההמלצה הגורפת היא לא להתפשר על אף אחד מההיבטים, ולהמשיך ולחפש עד שתמצאו את האחד, תוך אמונה שלמה שיש אחד כזה (ויש, מילה שלנו).

הנה כמה מהפרמטרים המרכזיים שחשוב לוודא שהם מתקיימים במקום: 

מיקום, מיקום, מיקום

הפרמטר הזה לעולם לא יאבד מכוחו. חשוב לזכור שהחוויה של האורחים שלכם מהאירוע, מתחילה כבר מהרגע שהם יצאו מהבית אליו. גם המקום הכי ייחודי ומגניב שיש, לא מצדיק נסיעה של יותר משעה, שתביא את המוזמנים אל האירוע כשהם עייפים ושחוקים. כמו כן, אם תבחרו במקום מרוחק עבור אחוז גבוה מהאורחים שלכם, אתם עלולים לספוג לא מעט ביטולים ואיחורים לאירוע, וזו כבר פגיעה של ממש בעניין.
אם כך, נסו לבחור במיקום שהוא באופן יחסי, הכי נוח להגעה עבור המוזמנים.

עם זאת, במקרה שמדובר באירוע המתקיים בסוף השבוע, ואולי כזה שמתוכנן להיערך במשך יותר מיום אחד, נסו לבחור מקום שהוא אטרקציה בפני עצמו – על המים, עם נוף לשקיעה, או בטרקלין על הגג. 

קיבולת

נשמע כמו חשבון פשוט – למצוא מקום שיכיל את כמות האורחים הצפויה, אבל חשוב שלא לזלזל בפרמטר זה. מובן מאליו שחשוב לוודא שהמקום שבחרתם אינו צפוף מדי, ויכול להכיל בנינוחות את האורחים שהזמנתם. מהצד השני, וזוהי זווית שלא תמיד חושבים עליה, חשוב לא פחות גם לוודא שהחלל לא יהיה גדול מדי עבור האירוע ובכך יגרום לפגיעה אקוטית באווירה ובזרימה. לדוגמא, ארוחת ערב אינטימית של לקוחות, לא תתנהל בצורה הטובה ביותר בתוך אולם אירועים גדול. חדר פרטי במסעדה, או אפילו שולחן גדול ויפה בלב המסעדה, הוא אופציה טובה יותר, שתעניק לאורחים שלכם את האווירה והאנרגיה של המסעדה עצמה, עם אזור שהוא מספיק פרטי ואינטימי, כדי להתנהל באירוע ואף לעשות עסקים. 

אמצעים טכנולוגיים

אין דבר מפחיד ושנוא יותר על ידי מפיקים, מאשר תקלות. כולנו מכירים את "התקפי הלב" הקלים הללו כאשר מתרחשות תקלות במהלך אירוע, ובמיוחד תקלות טכניות כמו סרטון שעבדתם עליו קשה, שנתקע באמצע ההקרנה, או במקרה גרוע יותר – לא עולה על המסך בכלל, והאורחים כבר מאבדים את סבלנותם בציפייה אליו…

לכן, כאשר בוחנים מקומות שונים עבור האירוע, חשוב להבטיח שחלל האירועים מצויד בדיוק במכשירים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות יודעים להתמודד עם הצרכים שלכם בצורה חלקה ככל האפשר. כמה שאלות שכדאי לשאול: האם המקרנים בחדר איכותיים, מתקדמים וידידותיים למשתמש? האם ישנם מסכים זמינים לצורך הקרנת מצגות, או לצורך מיתוג מסחרי של החלל עם הלוגו והמיתוג של הלקוח? האם יש מיקרופון, באמצעותו ניתן לשתף את האורחים במהלך הנאומים?

במקרים מסוימים, המקום יכול להעמיד לשירותכם צוות טכני שיטפל בכל הדברים שלעיל, ויוודא שמכל הבחינות הללו – האירוע זורם חלק וללא תקלות.

רושם ראשוני שעושה את כל האפקט

אומרים שאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. וואוו כמה שזה נכון כשמדובר באירועים, וכמה שהרושם הראשוני הוא חשוב ומשפיע על הצלחת האירוע כולו. האפקט שהאורחים שלכם יחוו ברגע שהם יכנסו לאירוע, שווה זהב. לכן, כשאתם בוחנים מספר מקומות עבור האירוע שלכם, חשוב לבחור את המקום עם גורם ה"וואו" הגדול ביותר. אגב, זה לא חייב בדיוק להיות המקום שאיך שנכנסים אליו, חשים את זה, אלא גם שהמוניטין של מקום תופס בתור גורם משפיע ביותר. למשל, לבחור עבור האירוע את המסעדה הכי נחשבת, שקיבלה את הביקורות המהללות ביותר וקשה מאוד עד בלתי אפשרי להשיג בה מקום – בבקשה, הנה אפקט וואוו. לפני שאתם מתייאשים מעצם הרעיון, חשוב לדעת שלעתים במקומות האלו קל יותר להזמין מקומות לאירוע גדול, או לסגור את כל המסעדה לערב אחד, מאשר להזמין שולחן אחד לשני סועדים. כמובן, גם מקום שמעוצב בצורה ייחודית, מהממת ומרשימה, יעניק לכם את האפקט המבוקש. כאמור, כאשר מחפשים מקומות לאירועים קטנים, הסיכוי למצוא אחד כזה עולה פלאים.

עומדים בפני ארגון חתונה ולא יודעים מאיפה להתחיל ולמה חשוב לשים לב? רשימה של הפרטים החשובים שצריך להתחיל מהם, ויפה שעה אחת קודם

יש אנשים שברגע שהם רק שומעים על רעיון לאירוע, מפגש משפחתי או חברתי, מיד נוצצות להם העיניים ורשימות מלאות בפרטים כבר מסתדרות אצלם בראש בטבלאות אקסל. קוראים להם מפיקים, בדרך כלל, אבל יש אנשים גם מתחומים אחרים שפשוט "יש להם את זה" והם יודעים בדיוק מאיפה להתחיל ועל מה לשים דגש. במקרה שהרגע התארסתם, ואתם לא מגיעים מתחום ההפקה, הכנו עבורכם רשימה בסיסית של דברים שיש לטפל בהם במסגרת ארגון חתונה. גם אם החלטתם לשכור את שירותיהם של מפיק או מפיקה, כדאי שתהיו בעניינים ותבינו לפחות ברמה הבסיסית מהם הדברים החשובים שיש לתת את הדעת אליהם. 

קודם כל גן או אולם אירועים

כמובן, הצעד הראשון חייב להיות בחירת המקום בו תערכו את האירוע. אנחנו מאמינים גדולים באאוטסורסינג, אבל את הדבר הזה תהיו חייבים לעשות בעצמכם, ולוודא שהוא תואם את הסגנון האישי שלכם ואת היקף האירוע. פרמטרים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת אולם האירועים הם מיקום שיהיה נגיש וקרוב עבור מרבית המוזמנים שלכם, גודל המקום – שיתאים לכמות האורחים שלכם וכאמור, סגנון – צריך שיתאים לכם באופן הטוב ביותר. בנקודה הזו אתם גם נדרשים לחשוב על איזה סוג של חתונה אתם רוצים – אירוע גדול עם מאות מוזמנים, או חתונה מצומצמת באווירה איניטימית? מאז הקורונה, אירועים קטנים הפכו להיות פופולריים יותר. בהתחלה זה היה כמובן מחוסר ברירה, אבל בהמשך לא מעט הבינו את היתרונות שבאירוע אינטימי, בהשתתפות בני משפחה וחברים קרובים בלבד. אי לכך, חשוב לדעת שמקומות קטנים לאירועים הפכו להיות מבוקשים ביותר, ואם החלטתם ללכת על הכיוון הזה, כדאי למהר ולשריין אולם. במיוחד אם אתם חושבים על חתונה קטנה בתל אביב או במיקום מרכזי אחר, ההמלצה היא להתחיל לחפש אחר המקום המתאים ולסגור מועד בהקדם.

אוכל, קדימה אוכל…

רבים טועים לחשוב שהכוכבים המרכזיים של החתונה הם החתן והכלה, אבל האמת היא שהאוכל הוא הכוכב האמיתי של האירוע שלכם, ותהיה לו השפעה מכרעת על הצלחתו. לפני שאתם בוחרים חברת קייטרינג, חשוב לקחת בחשבון כמה קווים מנחים לגבי החברה וכמובן לגבי המנות. לגבי החברה – חשוב לקבל המלצות אמיתיות, ממקור ראשון, כלומר מזוגות שהחברה פעלה בחתונתם, ולשמוע מהם, מעבר לאיכות המנות, קצת על ההתנהלות במהלך החתונה – האם כל המנות יצאו בזמן (ולא היה מצב בו האורחים המתינו ארוכות לאוכל), האם הבופה חוסל בזמן, ובאופן כללי – האם ההתנהלות היתה מהירה ויעילה. כעת אפשר להתפנות לבחירת המנות, תוך שאתם לוקחים בחשבון את הטרנדים העכשוויים בעולם הקולינריה, וגם מתחשבים בהעדפות מיוחדות כמו כשרות, טבעונות, רגישויות למזון וכו'.

מוזיקה שתרים את האורחים גבוה

לא סתם אומרים שאלוהים הוא די.ג'יי… תקליטן טוב יודע לזהות בדיוק מתי האורחים שלכם קצת מתעייפים, ואז לנגן את השירים שיקפיצו אותם מיד בחזרה לרחבת הריקודים. מומלץ להיפגש עם כמה תקליטנים שקיבלתם עליהם המלצות, לשבת יחד ולראות אם אתם "מדברים באותה השפה", והאם הם מבינים היטב את הסגנון שלכם. כמובן, יש לשים דגש על בחירת השיר שילווה אתכם בדרך לחופה, השיר שיתנגן מיד לאחר שבירת הכוס וגם השיר לסלואו הראשון, אם אתם בקטע.

חשיבות התיעוד: בחירת צלמים לחתונה

אז נכון שאנחנו נמצאים בתקופה אינסטגרמית, בה בערך כל אחד הופך לצלם מקצועי עם הסמארטפון שלו, אבל בכל זאת – מדובר באירוע חשוב, מושקע, חד פעמי ויוצא דופן, שחשוב מאוד שיזכה לתיעוד מוקפד ומקצועי, על ידי צלמים מיומנים, ורצוי שיהיו עם ניסיון ספציפי בתחום החתונות והאירועים. התמונות מהחתונה שלכם יהיו מזכרת נצחית ממפגש משפחתי וחברתי נדיר, בו כולם לבושים במיטב בגדיהם, חוגגים את אהבתכם. גם כאן כדאי מאוד לקבל המלצות מזוגות שהתחתנו ושכרו את שירותי הצלמים, וכמובן לעיין בתמונות שצולמו ולראות האם זה הסגנון הזה מדבר אליכם. חשוב לציין שכיום צלמים כבר לא רק מצלמים, אלא גם עורכים ומעבדים את התמונות כחלק מהשירות, וכאן כדאי לבחון האם האופן בו טיפלו בתמונות, עולה בקנה אחד עם הסטייל שלכם. הטרנד היום הוא ליצור תמונות במראה טבעי יותר, פחות מבוימות, ופחות מעובדות ומפולטרות.

יפה שעה אחת קודם – שמלת כלה, איפור ושיער

מרבית הכלות לא ירגעו עד שהשמלה לאירוע לא תהיה תפורה ומוכנה לחלוטין, ובצדק. הרבה נשים מתעוררות מסיוט בו הן הגיעו לחתונה ואין להן שמלת כלה… לכן, ההמלצה היא למהר ולמצוא את התופרים או המעצבים הנכונים, להתחיל במדידות בהקדם האפשרי ולהגיע לרגע בו אתן יוצאות עם השמלה, תלויה על קולב ומכוסה בכיסוי שישמור עליה עד האירוע המרגש. כדאי להצטייד במספר מצומצם של חברות טובות או בנות משפחה, כמו אמא או אחות, שיסייעו וייעצו בתהליך הזה, אך עם זאת, לזכור שאת ההחלטה הסופית הכלה חייבת לקחת בעצמה ולהיות שלמה איתה לחלוטין.

לא פחות חשוב, למצוא מאפרת ומעצב/ת שיער שיתאימו לכן את האיפור ואת התסרוקת המחמיאים ביותר לכן ולשמלה. כדאי להתעדכן בטרנדים השולטים כיום בתחום זה, ובמיוחד לשים לב למגמה של לוקים טבעיים יותר, שמלה ותסרוקת פחות נפוחות ודרמטיות ואיפור עדין יותר, לעתים במראה "לא מאופר", שרק מדגיש ומבליט את התווים היפים, מטשטש פגמים, ולעתים משזף קצת.

לסיכום, אלו הם הדברים שכדאי לטפל בהם בשלב הראשון של ארגון חתונה, לשים אותם מאחור, ורק אז לעסוק בפרטים הקטנים יותר כמו עיצוב האולם, מתנות לאורחים ועוד.

למצוא את המקום המושלם לאירוע שלכם, כזה שגם יתאים לחזון שלכם, גם יעמוד בגבולות התקציב, וגם יהיה ריאלי ונוח עבור האורחים שלכם, זו לא משימה פשוטה. כמה דגשים שיסייעו לכם להתמקד במטרה

אמנם כמעט כל היבט במסגרת הפקת החתונה הוא אופציונלי, החל מלבישת חליפה במקום שמלה ועד לפוד טראקס במקום בופה, אבל יש דבר אחד שאי אפשר לדלג עליו: בחירת המקום בו האירוע יתקיים . אחרי הכל, אתם חייבים שיהיה לחברים ולבני המשפחה שלכם מקום להתאסף ולחגוג.

אבל למצוא מקומות לחתונה, כאלה שיתאימו לכם באופן מושלם, זה לא כזה פשוט. יש כל כך הרבה אפשרויות לבחירה, בין אם אתם מחפשים חצר מהממת, אולם אירועים אלגנטי, מסעדה נעימה או רצועת חוף שקטה. אז כדי להקל עליכם קצת, במסגרת הפקת אירוע שהיא הכל חוץ מקלה, אספנו עבורכם כמה טיפים מנצחים למציאת מקום החלומות שלכם.

כיצד לבחור את המקום המושלם לחתונה?

דבר ראשון – שכרו מפיק אירועים והכניסו אותו לתמונה כבר עכשיו

לפני שמתחילים לבדוק מקומות אופציונליים, ועוד לפני שבכלל התחלתם לתכנן כל פרט שהוא באירוע, מצאו מפיק חתונות שיילך איתכם לאורך כל הדרך, והכניסו אותו לתמונה כבר בשלב זה. מפיקי האירועים מכירים מקרוב ולעומק, את הפוטנציאל והבעיות שבכל חלל, את הפריסה של האלמנטים במקום, וגם יידעו להעריך את  הזמן והמשאבים להם תזדקקו, על מנת לשנות אותו בהתאם לצרכים שלכם. אם יש דרך יצירתית להפוך את המקום לייחודי, או לחילופין, בעייתיות לגבי החלל שעלולה להקשות על החזון שלכם, המפיקים יידעו לזהות זאת מבעוד מועד.

בחרו מקום שמתאים לחזון שלכם

זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל מומלץ מראש לחפש מקומות שמתאימים לאסתטיקה שאתם אוהבים. אם, לדוגמא, אתם חולמים על חתונה מיוחדת בסגנון מודרני, התכווננו לעבר גלריות לאמנות, חללי מסעדות מעוצבים בסטייל, או האנגרים גדולים שעברו הסבה לכדי מקום לאירועים. מצד שני, חתונה המשלבת אלמנטים טבעיים יותר, תתאים יותר להיערך במקומות פתוחים כמו פארקים, חצרות אחוריות וחוות. בחירת מקום שמתאים (ואולי גם משדרג) את הקונספט שבחרתם, תאפשר לחתונה שלכם להרגיש מחוברת יותר לחלל, ותתרום לאווירה הרמונית יותר.

הכירו את רשימת האורחים שלכם

הידיעה כמה אורחים אתם צפויים להזמין, לפני שאתם הולכים להסתכל על מקומות, תחסוך מכם כאבי ראש ושברון לב בהמשך הדרך. אם תבחרו מקום קטן מדי עבור היקף רשימת האורחים שלכם, ויותר מוזמנים יאשרו את הגעתם מהכמות לה ציפיתם, עלולה להיווצר כאן בעיה חמורה. לעיתים קרובות, זוגות מקלים ראש בעניין כמות האנשים שהם יזמינו (או בכמה אורחים ההורים שלהם ירצו להוסיף), כך שמומלץ לקיים את השיחה הזו כמה שיותר מוקדם, על מנת לדעת עם איזה היקף אתם באמת עובדים. הדבר יסייע לכם גם בחלוקת התקציב, מכיוון שחלק מהעלויות תלויות מאוד במספר האנשים שאתם מזמינים. 

התקציב הוא המלך

המחיר הסופי שמציעים לכם במקומות לאירועים , הוא יותר מרק כמה תעלה השכרת השטח, שכן מקומות עם קייטרינג פנימי, לא פעם יגבו מחיר פר מנה. עיצוב המקום וסידורי הפרחים גם יגדילו את העלות הסופית. לכן, חשוב לדעת מראש והיטב, מהו התקציב הכולל שלכם, כמו גם כמה פחות או יותר, יעלה לבצע את מה שאתם מתכננים. אם יש צורך בהוצאות נוספות, מעבר לעלות השימוש בחלל, ואלו כבר גורמות לחריגה מהתקציב, ייתכן ויהיה צורך בחישוב מסלול מחדש, ולהתפשר למשל על העיצוב, או על אפילו על החלל עצמו. מומלץ לחלק התקציב הכולל שלכם לפי קטגוריות, ולתעדף חלק גדול ממנו עבור ספקים שהם בעדיפות גבוהה יותר. אם אתם מתחילים מבחירת המקום, ורק לאחר מכן מבינים שהעלות שלו גבוהה יותר ממה שהקצתם עבור מרכיב זה, אתם נכנסים כבר בנקודה זו למאבק מורכב, רק כדי להישאר במסגרת התקציב שלכם, וזה עוד לפני שהגעתם לחלק של התשלום לספקים. 

לא סגורים על עלויות של מקומות ושל ספקים? התייעצו עם מפיק האירועים על מנת לקבל מידע ספציפי יותר מזה שתמצאו ברחבי הרשת. 

לאורך כל הדרך – חישבו על החוויה של האורחים שלכם

כאשר מחפשים אחר המקום המתאים לאירוע שלכם, לצד החלומות והפנטזיות, חשוב לזכור את נושא הנוחות של האורחים שלכם, לאורך כל הדרך. אם, לדוגמא, אתם מזמינים הרבה אורחים שמגיעים מרחוק לחתונה, אולי שווה לחשוב על פתרונות לינה במקום עבורם, כמו צימרים וכדומה. דוגמא נוספת, אם אתם עורכים את האירוע במקום בטבע, חשוב לדאוג לכל הפסיליטיז הנחוצים על מנת שיהיה נוח להגיע ונוח לבלות באירוע. החל משילוט ברור בדרך וחניון מסודר, ועד לתאי שירותים הולמים.

הכל כלול? נסו לברר כמה יעלה לכם לשכור ספקים בנפרד

במקרה שאתם בודקים מקומות המציעים שירות מלא, כלומר הספקים השונים כמו חברות קייטרינג והמעצבים הם "בילט אין", חשוב לבדוק כמה הדבר עולה ביחס לאופציה להביא ספקים שונים מטעמכם, בנפרד. מקום הכולל שולחנות, כיסאות, מפות, כלי אוכל וסכו"ם, עשוי לעלות יותר מאשר מקום שבו אתם צריכים לשכור ספקים מטעמכם. על מנת לקבל תמונת מצב ברורה וכדי להעריך עד כמה כל אופציה משתלמת, מומלץ לבקש הצעת מחיר מהחברות השונות, ולבדוק מהי האופציה הטובה ביותר עבורכם.

יש לציין שציוד הקייטרינג המוצע להשכרה, הוא לרוב בסיסי יותר (מפות לשולחנות, כלי מטבח סטנדרטיים, כסאות וכו'), כך שאתם עדיין עלולים להוסיף כסף כדי לשכור פריטים שמתאימים יותר לטעמכם ולרמה שאתם מכוונים אליה. כמו כן, במקרה שאתם בוחרים מקום המציע שירות קייטרינג פנימי, לצד עלות המנות, הקפידו לכלול בחישובי התקציב שלכם גם את המיסים והטיפים לעובדים.

בעידן דיגיטלי, בו אנחנו פוגשים את הלקוחות, השותפים, המנהלים ואפילו את הקולגות רק ברחבי הרשתות החברתיות, אירועים עסקיים הופכים לחיוניים מאי פעם. מה צריך לדעת כדי להפיק אירוע חברה שיותיר חותם, על מה אסור לוותר ולחסוך וכיצד תנהלו את ההפקה ביעילות?

כל עסק שרוצה לבנות מערכות יחסים מתמשכות, צריך לדעת איך להפיק אירועים מקצועיים. בין אם אתם מארחים 300 איש באירוע השקת מוצר, או שמדובר בכנס מקצועי שמטרתו הכשרת 15 עובדים, חשוב לגשת לכל מפגש מתוך הבנה של חמשת האלמנטים העיקריים של ניהול אירועים – מחקר, עיצוב, תכנון, תיאום והערכה.

ברגע שאירוע נחלק לשלבים הניתנים לניהול, קל הרבה יותר להמשיג אותו ולחבר את המרכיבים הרבים הדרושים על מנת להוציא אותו לפועל.

בעולם שנהיה יותר ויותר דיגיטלי, אירועים לחברות מאפשרים לאנשים לקבל ולתת יחס אישי, פרונטלי, ולפתח קשרים אמיתיים. כתוצאה מכך, הפקת אירועי חברה הפכה לחיונית מאי פעם. למעשה, על פי סקרים שנערכו בתחום לאחרונה, עלה כי אירועים "אמיתיים", בלייב, הם הערוץ היעיל ביותר לשם השגת יעדים עסקיים.

אירועים מסוג זה, מספקים לעסקים דרך אישית לבנות מערכות יחסים עם קהלי היעד שלהם, כמו גם לבנות הכרה ונאמנות למותג. עדכוני סטטוסים בפייסבוק וציוצים בטוויטר, אינם יכולים להחליף את הקשרים המשמעותיים שנוצרו באמצעות תקשורת אישית פרונטלית.

בנוסף, אירועים עסקיים מסייעים לחזק את הקשרים עם הלקוחות והשותפים לעסק, ולתמוך בהמשך הדרך המשותפת.

כמה טיפים כיצד לתכנון אירוע חברה, שהמשתתפים בו יזכרו לאורך זמן

1 – הגדירו את מטרת האירוע

מהרגע בו החלטתם שאתם מעוניינים להרים אירוע עסקי, הצעד הראשון שיש לעשות, הוא להגדיר מה אתם שואפים להשיג באמצעותו. חשוב להגדיר את המטרות והיעדים של האירוע שאתם עומדים להפיק, עוד לפני כל צעד אחר בהפקה.

התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מדוע בכלל חשבתם על הריון של הפקת האירוע ולאילו תוצאות אתם מצפים ממנו. לאחר שזיהיתם את המטרות והציפיות שלכם, תוכלו לקבוע איזה סוג אירוע יעלה בקנה אחד עם הקהל המיועד. במקום לחשוב על זה כעל אירוע חברה בלבד, חשבו על זה כאילו אתם מספקים חווית מותג אינטראקטיבית, בשאיפה שהוא יהיה משמעותי ומרתק.

2 – הגדירו תקציב ריאלי

על מנת לקבוע איזה סוג של אירוע אתם מסוגלים להפיק, אתם חייבים לדעת עם כמה כסף ניתן לעבוד. עליכם להבין בשלבים המוקדמים של התכנון, כמה אתם מעוניינים להשקיע באירוע, ולאחר מכן לתכנן להוציא לפחות 10% יותר. לדברים יש נטייה להשתנות ולהיות דינמיים, ולכן כדאי שיהיה לכם כר להוצאות נוספות ובלתי צפויות שכנראה יצוצו.

ברגע שיש לכם תקציב, חשוב לדעת היכן להקצות את רוב המשאבים שלכם. לדוגמה, אם אתם מוציאים יותר כסף על עיצוב מפואר מאשר על צוות טכנולוגי מיומן, או על ציוד הגברה, ייתכן שהאירוע שלכם לוקה בחסר מבחינת התוכן. ההצלחה של אירועים מסוג זה יכולה לקום או ליפול על איכות התוכן שיהיה בהם. 

בנוסף, אל תחסכו על מזון או על משקאות, וקחו בחשבון מגבלות תזונתיות מיוחדות. למרות שזה אולי לא נראה חשוב כמו היבטים אחרים של תכנון האירוע, המשתתפים באירוע יהיו סלחנים יותר כלפי תקלות וטעויות, כאשר הם לא יהיו רעבים או צמאים.

3 – קבעו ציר זמן לפרויקט

הפקת אירוע עסקי, מחייבת אתכם לעקוב אחר מגוון רחב של משימות. ניתן להקל על כך, על ידי יצירת "צ'ק ליסט" מפורטת, רצוי על גבי קובץ אקסל, שלכל הנוגעים בדבר תהיה גישה אליה. ישנם כלים דיגיטליים חדשים, המייעלים ומפשטים את הניהול של עשרות, אם לא מאות, פרטים זעירים.

הרשימה המפורטת הזו, תשמש אתכם גם ככלי להמשך תהליך התכנון וההפקה. למפיקי אירועים למודי קרבות, בדרך כלל יש רשימות משימות לפי תקופות ודד ליינים, למשל – רשימת מטלות שיש לסיים חצי שנה לפני האירוע, רשימה שיש למלא ארבעה חודשים לפני האירוע וכן הלאה, עד ה"צ'ק ליסט" של המשימות ליום האירוע עצמו.

פירוק רשימת המשימות באופן זה, מסייע לצוות ההפקה לחזות את לוח הזמנים של אבני הדרך בהן צריך להתמקד. 

מומלץ כאמור, ליצור גיליון אלקטרוני, ולהשתמש בלשוניות בודדות עבור כל קטגוריית אירוע, כגון מקום, דוברים, לוח זמנים, סדר יום ונסיעות. כך תוכלו לבצע רישום ומעקב של כל פעילות או משימה, על האחראים על כל חלק בתהליך, ועל כל המועדים הרלוונטיים.

4 – החליטו מיהו הקהל שלכם

חלק חשוב בתהליך התכנון הוא הגדרת קהל היעד שלכם. האם אלו המנהלים של החברה, הלקוחות הוותיקים, השותפים העסקיים, חברי הקהילה, או שילוב של כמה מהקבוצות האלה או אחרות? ברגע שאתם מסוגלים לתת שם לקהל שלכם, אתם יכולים לייצר את התוכנית על פי לצרכיו ותחומי העניין שלו.

ההחלטה – כמה אורחים להזמין לאירועים האלה, תמיד כרוכה בלחץ מסוים. עם זאת, עדיף להזמין יותר מדי אנשים מאשר מעט מדי. עבור עסקים קטנים, מושבים ריקים וחטיפים שלא נאכלו נראים רע, והם גם בזבוז כסף. ברוב המקרים, זה שיופיעו יותר מדי אנשים לא באמת יהרוס את האירוע (למעט כמה יוצאי דופן, כמו מקומות עם קיבולת מוגבלת מאוד וכו').

כמות גדולה של אנשים שאכן הגיעו לאירוע, יכולה להיות גם אקט שיווקי מעולה, שייצר באז למחרת האירוע, ואף תוסיף ציפייה לקראת אירועי החברה הבאים.  

חשוב לזכור שכל אדם המשתתף באירוע, הוא שגריר מותג פוטנציאלי, שיכול לדבר בשבחי החברה או העסק בעתיד. לכן, חשוב להשפיע באופן משמעותי על חווית האורחים שלכם, זאת על ידי ירידה לפרטים הקטנים והתחשבות בצרכים האישיים של המוזמנים. 

בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – בחירת המקום בו יתקיים האירוע, היא ללא ספק אחת המשימות המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. כמה הכוונות ודגשים, יסייעו לכם לעשות זאת בדרך הקלה ביותר

בחירת מקומות לאירועים היא ללא ספק אחת המשימות הקשות, המאתגרות והחשובות ביותר בתהליך ההפקה. המקום, מתחם האירועים באשר יהיה, לוקח חלק גדול מאוד בחוויה שיחוו המשתתפים. לכן, כדאי להשקיע בנושא לא רק הרבה מחשבה ותשומת לב, אלא גם להקצות חלק נכבד ביותר מהתקציב לשם כך. כאשר מחפשים את המקום הטוב ביותר עבור אירוע גדול, קחו בחשבון שהחלק הזה יהווה  בין 40 ל-60 אחוזים מתקציב האירוע הכולל. 

קודם כל להגדיר את אופי האירוע וצרכיו

התחילו בחשיבה יצירתית ומחוץ לקופסא. לפני שתחפשו את המקום לאירוע, חשבו מה יחוו המשתתפים בכל מקום שעולה בראשכם. איזה סוג אירוע אתם עורכים? האם מדובר בכנס הכולל הרצאות ומצגות? האם זהו אירוע חברתי עם המון אוכל, בידור ומשקאות? לאחר שהגדרתם את הצרכים של האירועים שלכם, הגיע הזמן להיות יצירתיים.

אל תתמהמהו עם שריון האולם

במיוחד כשמדובר באירוע גדול, מומלץ להתחיל בארגון כמה שיותר מוקדם. המטרה היא לייצר אווירה ייחודית באירוע בלתי נשכח, ולעשות את זה כשאתם מצויים תחת לחץ, עלול להיות קשה עד בלתי אפשרי. ככל שתקדימו לאתר את המקום המתאים, כך יהיה לכם יותר זמן לתכנן את שאר פרטי האירוע. באופן זה, יתאפשר לכם לחסל מבעוד מועד את כל גורמי הלחץ של הרגע האחרון. אל תתמהמהו. מקומות בשטח פתוח, יכולים להוות אופציה טובה עבור אירוע גדול, אבל יש לקחת בחשבון שלמרות שאינם כרוכים בעלות גבוהה כמו בתי מלון ומרכזי כנסים, כן יהיו כאן גורמי הפקה הכרחיים כמו הקמת שירותים, מים וכו', שעלולים לעלות ביוקר. 

למצוא מקום מקורי לאירוע, אבל כזה שגם יאפשר לעמוד בתקציב

יש אינספור מקומות שישמחו לארח את האירוע שלכם, אבל האתגר הוא למצוא מקומות מיוחדים לאירועים שגם יהיו בגבולות התקציב שלכם. כמובן, מרכזי כנסים, מסעדות או מרכזי כנסים של בתי מלון תמיד יהיו זמינים, אבל כדי להפתיע את המשתתפים ולהעניק להם חוויה יוצאת דופן, חשוב לנסות ולחשוב מחוץ לקופסא, תוך שאתם לוקחים בחשבון גם את הצרכים הייחודיים של האירוע וגם כמובן את התקציב שלכם.

חסכו זמן ועוגמת נפש – בקשו "לראות" את המקומות 

אם אתם מפיקי אירועים, אתם ודאי עמוסים וקצרים מאוד בזמן, ובכל זאת, אתם מעוניינים לראות ולהבין כמה שיותר על המקום, מבלי להגיע אליו פיזית. במקרה כזה, מומלץ להיעזר בטכנולוגיה, על מנת לגשר על הפערים. בקשו מאיש הקשר של המקום תמונות מעודכנות, סיורי וידאו או צ'אטים בזום עם מנהלי המקום. אל תהססו לבקש בדיוק את מה שאתם רוצים לראות. גם דברים שעלולים להיראות זניחים, אבל לכם הם חשובים ובצדק, לגיטימי לבקש. למשל, אם חשוב לכם לראות את חדרי השירותים של הנשים ולדעת שהם מסודרים ומעוצבים באופן הדרוש לכם –  בקשו לראות  תמונות.

מדיה חברתית היא דרך נוספת לגלות איך המקום נראה ומרגיש. בדקו את חשבון האינסטגרם של המקום כדי לראות תמונות של מתחמי הפנים, החוץ ואירועים שהתקיימו בו. בנוסף, עיינו בתמונות ובסרטונים שפורסמו על ידי אורחי המקום, באמצעות צפייה בכל הפוסטים באינסטגרם שנערכו בלוקיישן הזה.

לא רק אולמות אירועים – מקומות שונים יכולים להתאים לאירוע שלכם

בהתאם לסוג האווירה הרצויה לאירוע שלכם, התחילו לערוך מחקר לגבי מקומות שונים, וקחו בחשבון גם מקומות פחות צפויים. 

שקלו את האופציה לפנות ישירות לבעלים של חללי אירועים שונים שיכולים להתאים, כגון: גלריות לאמנות ומוזיאונים, חניונים ומגרשים, מועדוני לילה, האנגרים בשדה התעופה, יקבים ובתי חווה כפריים, בתים היסטוריים, גגות גדולים ומיוחדים ועוד.

מכיוון שחללים לא מסורתיים מארחים פחות אירועים מאשר המקומות המסורתיים, מומלץ לוודא שהחלל שאתם שוקלים לשכור, מסוגל לענות על הצרכים הלוגיסטיים של האירוע שלכם. בצעו הערכת מצב של המקום. ודאו שהוא נגיש מספיק עבור המשתתפים שצריכים להגיע אליו עם רכב פרטי, האם ישנם הסדרי חניה מספקים, ועד כמה המקום נגיש להגעה בתחבורה ציבורית.

חשוב לקחת בחשבון שהחלל גם צריך לתמוך בצרכי אירוע בסיסיים, כמו תאורה וסאונד.

הלכתם על מקום בלתי שגרתי? התחילו את שלבי ההפקה מוקדם מהרגיל

אפילו בחללי אירועים מסורתיים, הלוגיסטיקה של הפקת האירוע היא דבר שדורש הרבה זמן ועבודה. התחילו את התכנון והארגון בהקדם האפשרי, ואף הוסיפו טווח זמן שייאפשר לכם להתמודד עם דרישות בלתי צפויות. עליכם לחשוב על כל פרט ופרט, תוך שאתם מדמיינים את כל התנהלות האירוע מתחילתו ועד סופו. 

למדו מהניסיון של אחרים

בהנחה שמדובר במקום יוצא דופן, אבל בכל זאת, אתם לא הראשונים שמפיקים בו אירוע, כדאי מאוד לקבל פידבקים מקולגות או אפילו מלקוחות שכבר השתתפו באירוע במקום. אינפוטים קטנים ומידע פנימי כמו למשל לגלות שבאחד הברזים בכיורי השירותים לא היה זרם, יכולים להיות חיוניים במיוחד. גם פידבקים חיוביים שיספרו לכם על עיצוב מיוחד או מתנות מקוריות שהוענקו למשתתפים, יכולים למנף גם את האירוע שאתם מפיקים.

חסכו בטרטורים ובכאבי ראש עד כמה שניתן 

העדיפו תמיד את המקומות שיכולים "לסגור לכם את כל הפינות", כלומר אלו שמציעים גם שירות קייטרינג, די.ג'יי, בר אלכוהול וכו'. כמובן שקודם כל מומלץ לבחון היטב את איכותם של כל אחד מאלו, אבל באופן כללי – בחירה כזו תחסוך לכם כאבי ראש מיותרים, ובנוסף, ספקים שכבר מכירים את ההתנהלות במקום, יקדמו את הסבירות שהם עובדים באופן חלק ובמינימום תקלות ובעיות. 

לאירועי בוטיק יש כמה מאפיינים המבדילים ביניהם לכל אירוע אחר. זה מתחיל מהאקסקלוסיביות של המסיבה, ממשיך בקונספט מיוחד ומסתיים בפרטים הקטנים שיהפכו את האירוע ליחיד מסוגו. כיצד בוחרים לוקיישן מתאים לאירוע בוטיק, ועל אילו מרכיבים כדאי להקפיד כדי להבטיח הצלחה?

אירועי בוטיק משלבים בתוכם כמה אלמנטים חמקמקים למדי, שכדאי להכיר את המרכזיים שבהם, מאחר ואילו מהווים את המפתח להצלחתם.

שני המושגים שאולי מגדירים אירועי בוטיק באופן המדויק ביותר, הם כנראה אקסקלוסיביות והתאמה אישית. מדובר בחגיגה המותאמת באופן קפדני ומדוקדק לצרכיו הספציפיים של הלקוח, כאשר ברוב המקרים מדובר באירועים מצומצמים באופן יחסי. הכל מתחיל בתכנון פרטני, שנעשה לרוב על ידי מפיקי האירוע, בשיתוף פעולה עם הלקוחות לאורך כל הדרך.

כל אירוע, למעשה, יכול להפוך לאירוע בוטיק. זו יכולה להיות חתונה, זו יכול להיות אירוע עסקי, כנס או אירוע חברה, וזו יכולה להיות מסיבת יום הולדת חגיגית במיוחד או חתונת כסף או זהב. 

האלמנטים המהותיים בהפקת אירועי בוטיק

אירוע בוטיק מורכב משלל גורמים, שיחד הופכים אותו למה שהוא. החל מהמוזיקה, דרך התאורה ועד הצוות המגיש בו שירות וחברת הקייטרינג. אבל, באופן כללי, כדי שהאירוע הזה יהיה ייחודי, זורם והרמוני, המפתח הוא למצוא מוטיב מסוים שיבוא לידי ביטוי בכל אלמנט באירוע, לאתר חלל שיתאים באופן מדויק, שיהיה גם נוח ופרקטי עבור המשתתפים, וגם בחירה נכונה וסנכרון בין הספקים שלוקחים חלק בחגיגה.

קודם כל לבחור קונספט מקורי

כאמור, אירועי בוטיק צריכים להתבסס על מוטיב מרכזי, שלמעשה מכתיב את כל האלמנטים שיוצרים את האירוע. כמו כן, הנושא של האירוע חייב לא רק להיות מקורי, אלא גם להתאים באופן מדויק לסוג האירוע. לדוגמא, קונספט רומנטי, בצבעים רכים, אולי על גבול הקיטש, יתאים לאירוע חתונה, אך לאירוע עסקי – לא ולא. יש שלל קונספטים ונושאים שתוכלו לשאוב מהם השראה ברשת, ובמיוחד בפלטפורמות כמו פינטרסט ואינסטגרם, שכל חובבי ההפקות נמצאים שם ומעלים בגאווה תמונות ורשמים מאירועים שהם הפיקו. זה בסדר להעתיק או לשאוב השראה מפורמט שנעשה בארץ או בחו"ל, אבל כן צריך ליצוק גם אלמנטים מותאמים באופן אישי למשתתפי האירוע הספציפי הזה. רק אחרי שבחרתם את הקונספט שנראה לכם מתאים, מקורי ומיוחד, תוכלו לעבור לשלב הבא – בחירת האולם. 

בשלב הבא – לוקיישן מיוחד

האולם בו תערכו את האירוע ישפיע באופן משמעותי מאוד על הצלחתו. מאחר ואירועי בוטיק הם כמעט תמיד אקסקלוסיביים ומצומצמים, תוכלו למקד את החיפוש שלכם אחר מקום לאירוע קטן, מה שיוריד מהרשימה אוטומטית את אולמות האירועים הגדולים. היופי במקומות הקטנים, שכמעט תמיד הם ייחודיים יותר וכל אחד מהם מביא משהו שונה ויוצא דופן. המבנה עצמו יכול להיות ייחודי, כמו למשל וילה, גלריה או אפילו גג עם נוף משגע (שיתאים לאירועים רק בעונות נטולות הגשם כמובן), וכמובן העיצוב שבפנים יכול להיות כל כך מיוחד, שעצם הקיום של האירוע במקום, כבר הופך אותו למקורי ולכזה שמציע אווירה יוצאת דופן. עם זאת, אתם כבר נמצאים בשלב אחרי שנסגרתם על קונספט, כך שחשוב מאוד להתאים את המקום לנושא האירוע. לחילופין, תוכלו להתחיל מאיתור לוקיישן מיוחד, ואז להחליט על קונספט שמתכתב עם הוייב במקום. 

אקסקלוסיביות וייחודיות

כאמור, אירועי בוטיק הם אירועים קטני היקף בדרך כלל, כאשר אירוע המונה למעלה מ-200 משתתפים, לא סביר שיוכל להיות אירוע בוטיק. סוג אירועים זה חייב להיות אקסקלוסיבי, והמשתתפים בו אמורים לחוש את זה בכל אלמנט שהוא. לדוגמא, אם מדובר באירוע חברה, המיתוג צריך להיות מסוים מאוד, העיצוב צריך להיות בהתאם, ואפילו התוכנית האומנותית, צריכה להיות בהתאמה אישית, כמו למשל תוכנית עם הומור פנימי של עובדי החברה, סרטון משעשע, מרגש או פשוט מרגש שיוקרן בה ועוד. האורחים צריכים להרגיש שהם הגיעו למעין "ספרה" נפרדת, יקום מקביל, שעוצב במיוחד בשבילם. 

אלמנטים היוצרים אווירה 

אווירה מסוימת ומדויקת היא אחד המפתחות החשובים להצלחת האירוע, ולהפיכתו לא רק למהנה מאוד, אלא גם לבלתי נשכח. לכן, חשוב מאוד להשקיע מחשבה ואמצעים באלמנטים המרכזיים המייצרים את האווירה. עיצוב המקום הוא קריטי, ומהווה את הבסיס לאווירה שתיווצר באירוע. כמו כן, הדי.ג'יי חייב להיות מעודכן ומתואם עם נושא ואופי האירוע. חשוב לתאם ציפיות ולדון בכך מבעוד מועד. גם התאורה היא אלמט חשוב ליצירת אווירה מסוימת, ולא רק בשביל האסתטיקה הויזואלית. לדוגמא, תאורה חשוכה מדי עלולה לייצר אווירה אפלה, ולא לכל אירוע זה מתאים, ולהיפך. במיוחד באירועי בוטיק, בהם חשוב ליצור הרמוניה וזרימה, חשוב שכל האלמנטים המייצרים את האווירה גם יתכתבו זה עם זה. 

להשקיע בפרטים הקטנים

הפרטים הקטנים, שעלולים להיראות פחות חשובים כשאתם במירוץ אחר איתור האולם המתאים ביותר, חיפוש אחר הדי.ג'יי הכי חם כרגע וחברת הקייטרינג הכי שיקית, אבל למעשה, הם חשובים מאוד ואף קריטיים להידוק הקונספט והאווירה באירוע. זה מתחיל כבר מההזמנות לאירוע, שהיום בעידן הדיגיטלי לעתים קצת מזניחים אותן, אבל הן יכולות מאוד להרים לאירוע ולרומם את רמת ההתרגשות והמוכנות של המשתתפים. כדאי לחשוב על קונספט מקורי להזמנות, לדוגמא, אם הולכים על דיגיטל, אז איזה סרטון וידאו קצת עם טיזר לאירוע, או לחילופין, אם מדובר באירוע חברה, אפשר להשאיר לכל עובד על השולחן במשרד קופסא קטנה עם שוקולד או כל פריט מתאים אחר ועם כיתוב לקוני על מועד האירוע ועוד ועוד. גם אלמנטים קטנים אחרים במסגרת האירוע עצמו, כמו למשל  "וולקאם קוקטייל" בכניסה, או מתנה קטנה על השולחן ועוד, יכולים לעשות אפקט גדול. 

אפילו אתם ההורים, מתקשים להאמין שהקטנצ'יק שלכם הגיע למצוות, אבל זה קורה – ואתם נדרשים להתחיל בתכנון המסיבה הכי שווה בעיר. מבחירת ספקים ועד הלוקיישן – כמה טיפים שיסייעו לכם להפיק את האירוע שישמח את הטינאייג'ר והאורחים שלכם

13 מלאו לנער… אפילו אתם, ההורים, מתקשים להאמין שהתינוק שלכם כבר נהיה לנער של ממש, עם כל התסמינים ותופעות הלוואי שבדבר. ביהדות כמו ביהדות, נהוג לציין את האירוע הזה בחגיגה גדולה ושמחה, שכולה סובבת סביב הנער הזה שלכם שהגיע למצוות.

אז נכון שמדובר במסורת עתיקת יומין, אבל בכל זאת, במרוצת השנים הקונספט של חגיגת אירוע בר מצווה עבר כמה תמורות ושינויים, ובעיקר התעדכן לסגנון שמתאים יותר לעידן הנוכחי.

המאפיינים של אירועים גדולים (וגם קטנים) ככלל, משתנים בהתאם לטרנדים ולאופנות, ועל אף שישנם מוטיבים מרכזיים הנשמרים לאורך מאות ואף אלפי שנים, כמו למשל טקס החופה ושבירת הכוס באירועי חתונות למשל, ובבר מצוות – כמובן טקס העלייה לתורה, אלמנטים כמו היקף האירוע, הפורמט, סגנון האוכל שיוגש בו ועוד, מתעדכנים בהתאם לצו השעה. 

מהשפעות הקורונה – לא מעט משפחות בוחרות לקיים אירוע בהיקף מצומצם

זוכרים כמה נבהלנו בתחילת עידן המגיפה, כשאסרו עלינו להתקהל ולקיים אירועים המוניים? ובכן, הימים האלו אולי חלפו, כלומר הבהלה מכך שנצטרך לקצר את רשימת המוזמנים חלפה, ורבים מאיתנו כבר התרגלו לרעיון של אירוע בהיקף מצומצם.

בתחילה, אירוע קטן אולי היה נשמע כמו משהו עצוב, אך עם הזמן והניסיון, רבים גילו שהקונספט הזה אוצר בחובו לא מעט יתרונות.

לדוגמא, ניתן לבחור באולם אירועים יוצא דופן, באווירה ובסטייל מיוחדים יותר מאשר האולמות הגנריים. כמו כן, אפשר להשקיע יותר במנות (עקרון האיכות על פני הכמות), יש סבירות נמוכה יותר לביטולים של האורחים (פשוט כי יש פחות מוזמנים), והכי חשוב – האווירה אותנטית ואינטימית מאין כמותה. במילים אחרות, מעז יצא מתוק. וזה אפילו לפני שדיברנו על החיסכון הכספי המשמעותי בהוצאות על האירוע.

אז איך מפיקים אירוע בר מצווה בלתי נשכח?

ישנם כמה כללי אצבע, שאם תעקבו אחריהם, תוכלו להפיק בקלות אירוע בר מצווה יוצא דופן, מהנה ובלתי נשכח.

קודם כל – הנגישו את הלוקיישן לאורחים

עוד לפני שחושבין על מקום ייחודי ומקורי לערוך בו את האירוע, בואו נרד רגע לקרקע ונתמקד בהיבט החשוב ביותר בבחירת האולם – המיקום שלו. עשו ככל יכולתכם למצוא אולם במיקום נוח ונגיש עבור האורחים, בדגש על כזה שידרוש נסיעה כמה שיותר קצרה עבור מרבית קרובי המשפחה והחברים. לדוגמא, אם מרביתם מתגוררים בצפון הארץ, חפשו מקום יפה ומיוחד למשל בגליל, או אולי בקרבת החופים של עכו או הקריות. אם, לחילופין, מרבית המוזמנים מתגוררים במרכז הארץ, כדאי לתור אחר אולם אירועים בתל אביב. כמובן שהמיקום הנוח לא אומר שאפשר לוותר על האיכות והסטייל של המקום. עם קצת מאמץ, בהחלט תוכלו למצוא מקום שהוא גם וגם.

במיוחד אם החלטתם ללכת על אירוע קטן באופן יחסי, יפתחו בפניכם שלל אופציות מקוריות לאולמות אירועים שונים ומקוריים, למשל חצרות או גינות באווירה אינטימית ופסטורלית, יקבים, וילות, גלריות ועוד. עצם קיום האירוע במקום כזה, כבר מהווה נתון פתיחה מצוין לאירוע מפתיע ובלתי נשכח.

להתאים את התוכן והאטרקציות לבני הנוער הצעירים

בשלב הבא, ואולי עוד לפני שחושבים על הקייטרינג, יש לזכור שמדובר באירוע הסובב סביב הנער שלכם וחבריו – נערים ונערות, ולהתאים את אופי האירוע, בדגש על התוכנית האומנותית והאטרקציות שאולי יכללו במסיבה, לגיל ולסגנון של הטינאייג'רים הללו. בסופו של דבר, התוכנית וההפעלות הם שעושים את האירוע ויכולים להפוך אותו למרגש יותר, מצחיק, מבדר ומהנה – תלוי באיזה כיוון של תוכן תבחרו. בשלב הזה, כדאי להכניס גם את חתן השמחה לתמונה ולהתייעץ איתו לגבי מה הוא היה רוצה שיהיה. לדוגמא, יש בני נוער שחשוב להם שתהיה מסיבת ריקודים סוערת בחגיגה שלהם, ויש כאלו שהיו מעדיפים איזה מופע מצחיק או מרהיב. ישנן אינסוף אופציות לגבי אטרקציות בבר מצווה – החל ממופעי ג'אגלינג מרהיבים ועד לפעילויות המשתפות את הקהל הצעיר. ניתן גם להוסיף דוכנים ברוח התקופה, כמו למשל עמדות צילום לאינסטגרם, עם תחפושות ואפקטים אחרים וכו'. הכל תלוי בתקציב העומד לרשותכם וברצונו של הנער. בהקשר זה, רגע לפני שסוגרים עם ספק או אומן כלשהו, חשוב מאוד לקבל המלצות.

קייטרינג בסגנון מקורי

כאמור, תחום האירועים מושפע מטרנדים שונים, הן באופנה והן בקולינריה, וכדאי להתעדכן ולהבין "מה הולך היום" מבחינת סגנונות קולינריים באירועים, ובמיוחד מה קורה באירועי בר מצווה. בחירת קייטרינג לבר מצווה הוא טריקי למדי, מאחר וכאן עליכם לרצות גם את האורחים המבוגרים וגם להתאים את הסגנון הקולינרי לבני נוער. כשחושבים על הקייטרינג לאירוע בר המצווה, מומלץ להתמקד בשני היבטים מרכזיים – האחד, אילו מנות יוגשו בחגיגה, והשני – מה יהיה אופן ההגשה. כיום כבר לא לוקחים כמובן מאליו את הבופה שהיה נהוג להגיש באמצעותו את האוכל באירועים, אלא שבלא מעט מקרים, מעדיפים למשל דוכני אוכל, או אפילו "פוד טראקס" (משאיות מזון) שכל אחד מהם מגיש סוג אחר של מנות, לאורך כל האירוע. במקרה של בר מצווה, סגנון כזה יכול להתאים במיוחד, מאחר וכך ניתן יהיה לגוון את סוגי האוכל, למשל לבחור שדוכן אחד יגיש פאסט פוד אהוב על בני נוער, כמו המבורגר או נקניקיות וצ'יפס, ואילו השאר יגישו אוכל בוגר ומתוחכם יותר. במסגרת הקייטרינג ניתן לשלב גם אטרקציות קולינריות, כמו למשל דוכן של גלידות איכותיות לקינוח, דוכן קרפים, מפל שוקולד ועוד ועוד.

ככלה וחתן לעתיד, יש לכם לא מעט דאגות על הראש, ואפילו אם תשכרו את שירותיהם של מיטב מפיקי האירועים, סביר שעדיין תיקחו על עצמכם את הסטרס, ולא תהיו רגועים עד לאירוע. בחירה בקונספט של חתונה קלאסית יכולה להבטיח את ההצלחה של החתונה 

זהו, התארסתם והפקת החתונה שלכם יוצאת לדרך. לפניכם חתיכת פרויקט… עליכם לערוך אינספור בחירות, לקבל עשרות החלטות – מהגדולות ועד הקטנות, לגבש רשימת מוזמנים משוערת, או אפילו סופית, להחליט על מיקום על מפת המדינה, על עונה, על תאריך, לברר מהו בדיוק התקציב שיש לכם עבור האירוע החשוב הזה, לתקצב את האלמנטים השונים – אולם, קייטרינג, די.ג'יי, מעצבים ועוד, תוך שאתם מנסים להבין אילו מהם הכי חשובים לכם ובמה הייתם רוצים להשקיע את מיטב כספכם. בקיצור, יש לכם דרך לעבור. על אף שמדובר באירוע משמח ומרגש ובאווירה חיובית לחלוטין, יעברו עוד הרבה מטלות, טלטלות, סטרס ודאגות עד למועד החגיגי. כן, צריך לדבר בכנות ולשים את זה על השולחן מבעוד מועד. 

עם זאת, יש כיוון אחד כללי, שיכול לסייע לכם לשחרר מראש חלק מהדאגות והבחירות, ולוודא שתעלו על המסלול הנכון בדרך לאירוע מוצלח. אנחנו מתכוונים לבחירה בקונספט של חתונה קלאסית. זה עלול להישמע שמרני ומקובע, אבל תראו בהמשך שזה ממש לא חייב להיות ככה. מדובר באלמנטים מרכזיים האופייניים לחתונות, והם תמיד תמיד עובדים, ולנצח יהיו נכונים. 

כיצד באים לידי ביטוי אלמנטים של חתונה קלאסית?

בחירת האולם

אחת ההחלטות הקשות והחשובות שאתם צריכים לקבל בתחילת הדרך של הפקת החתונה, היא כמובן בחירת האולם. בחירה זו תשפיע מאוד על איך שהחתונה שלכם תיראה וכמובן על האווירה שתשרור בה. עם זאת, חשוב שתדעו, שגם אם החלטתם ללכת על קונספט של חתונה קלאסית, זה לא אומר שלא תוכלו להינשא במקומות מיוחדים לאירועים, כל עוד שאר האלמנטים (שכבר ניגע בהם) הם קלאסיים ושומרים על המסורת הרומנטית והאלגנטית של חתונה לבנה ומרגשת. כמובן שבמקומות יוצאי דופן כמו חוף הים, צלע הר או לב יער, יהיה קשה יותר לקיים את הקלאסיקות של חתונה, אבל כל עוד תבחרו באולם אירועים, גם אם הוא מיוחד ולא שגרתי, עדיין תוכלו לשמור על סטייל נצחי, שיעשה את העבודה ויניב אירוע מוצלח בוודאות. 

עיצוב האולם

עיצוב האולם בחתונות קלאסיות, הוא עיצוב מאופק ואלגנטי, בקווים מינימליסטיים למדי. הקלאסיקה של חתונה היא כמובן שימוש בפרחים בעיצוב המקום, רצוי בצבעים אחידים של לבן, ורוד או אדום. כמו כן, ייעשה שימוש בקווים נקיים, לעתים על גבול המינימליזם (מאופק, כבר אמרנו?), תאורה רומנטית ורכה, ואולי אפילו נרות לבנים. על השולחנות, ברוב המקרים, יפרשו מפות לבנות, מגוהצות, נקיות ומעומלנות, ופלטת הצבעים תסתכם בשחור ולבן, ייתכן שבתוספת נגיעות צבעי הפרחים והנרות. 

הטקס והמסורת

חתונה קלאסית, כשמה כן היא, נצמדת למסורת ולא מנסה להתחכם. הדבר נכון גם כשמדובר בתוכנית האירוע, כלומר, סביר שהחתונה תיערך בסדר הטוב, הישן והמוכר – היא תתחיל בקבלת פנים, לצד בר אלכוהול ומתאבנים שיוגשו על ידי מלצרים, תימשך בטקס החופה, כדת משה בישראל, ולאחריו כמובן תוגש הארוחה המרכזית, לרוב בצורת בופה המחולק לסלטים, עיקריות ותוספות. לאחר מכן יוזמן הזוג שהרגע נישא לסלואו המפורסם, שיימשך במסיבת ריקודים סוערת ושמחה לתוך הלילה. 

שמלת הכלה וחליפת החתן

בקונספט הקלאסי, גם בגדי הזוג יהיו כמיטב המסורת, ולא ינסו לחדש או להיות מקוריים מדי. שמלת הכלה תהיה כמובן לבנה, או בגוון שמנת, בקווים נקיים ובגזרה קלאסית, אולי בשילוב תחרה שמוסיפה נגיעות של רומנטיקה. בשנים האחרונות, חתנים בוחרים לא פעם צבעים לא שגרתיים עבור החליפה שלהם, אם כי בחתונה קלאסית סביר שחליפת החתן תהיה בגוונים רגועים, על סקאלת השחור-אפור-כחול כהה.

קונספט חף מטרנדים זמניים

בשנים האחרונות יותר ויותר זוגות מנסים לחשוב איך לחדש, לרגש ולהביא משהו לא צפוי לאירוע החתונה שלהם. בחתונות קלאסיות – ההיפך הוא הנכון. אם החלטתם ללכת על קונספט מסוג זה, עליכם להיצמד למסורת, בכל האלמנטים המרכזיים של האירוע, ולהימנע מכל מיני טרנדים חולפים שחורגים מהשגרה המבורכת. ותרו על רעיונות "מחוץ לקופסא" כמו למשל קייטרינג של מתאבנים בלבד, עיצוב משוגע של האולם, חתונה בלב מדבר או חתונת תחפושות. אם הולכים על קלאסיקה – כדאי להיצמד לאלמנטים שתמיד עובדים וכאמור – לא לנסות להתחכם. 

היתרונות הגדולים שבחתונה קלאסית

אם אתם בדיוק בתחילת הדרך של ארגון החתונה שלכם, כדאי להבין ולדעת משהו אחד כבר בשלב הזה – הפקת חתונה כרוכה בהמון המון לחץ, נורא חשוב לכם שהכל יעבוד, שהכל יהיה מושלם, שהכל "יתקתק" בערב האירוע, שהאוכל יהיה מעולה וטעים, שהאווירה תהיה רומנטית ושמחה, שאתם תיראו ותרגישו במיטבכם ועוד ועוד.. בקיצור, יש לכם המון על הראש, ואפילו אם תשכרו את שירותיהם של מפיקי אירועים, סביר להניח שתקחו על עצמכם הרבה מהסטרס והדאגות עד למועד האירוע. לכן, יש משהו מאוד מרגיע ומפחית סטרס בבחירה בקונספט של חתונה קלאסית, שכן, אתם "הולכים על בטוח", כאשר אתם בוחרים בקונספט שכבר הוכיח את עצמו במשך מאות שנים, אתם יכולים לסמוך על זה שזה יעבוד, וגם יש לכם פחות החלטות לקבל ובחירות לעשות, ואי לכך – גם פחות דילמות.

לסיכום, חתונה קלאסית ממש לא חייבת להיות משהו שמרני ומשעמם, נהפוך הוא – ממש כמו שפריטים קלאסיים ועל זמניים שיש לכם בארון, או במגירת התכשיטים, תמיד עושים את העבודה ותמיד גורפים מחמאות, כך גם ללכת על קונספט אלגנטי וודאי באירוע החשוב שלכם, יכול להבטיח לכם את ההצלחה וההנאה. 

באירועים בהם זוג מציין כברת דרך של עשרות שנים שעבר יחד, חשוב מאוד לשים את הדגש על התוכנית האומנותית. רעיונות פשוטים להופעות ותכנים

חתונת זהב וחתונת כסף הן מסוג האירועים המרגשים והחשובים בחיים, ולא סתם, רבים בוחרים לציין אותם בחגיגה גדולה ומושקעת, לעתים כמעט כמו החתונה הראשונה המקורית שלהם. מודבר למעשה, בנקודת ציון של זוג שעברו יחד כבר דרך של עשרות שנים – 25 שנה אם מדובר בחתונת כסף, ו-50 שנים אם מדובר בחתונת זהב. אפשר לקרוא לזה "יום הולדת עגול" לזוגיות, וכל זוג שחי יחד כך או כך שנים, ומצליח להחזיק באהבה ובחברות, יעיד על כך שהמאורע בהחלט ראוי לציון.

ברוב המקרים, ובמיוחד בחתונת זהב, הילדים הם אלו שמפיקים את האירוע עבור הוריהם, כאשר הם למעשה רואים בו הזדמנות להכיר להם תודה על כל השנים, על כך שגידלו אותם בהשקעה, בחום ובאהבה, ולאפשר להם, לערב אחד, להרגיש שהם ממש קוצרים את פרי עמלם.

לא נגזים אם נאמר שמדובר מאורע היסטורי מבחינת המשפחה, ולכן, ההמלצה היא לכוון את הזרקור במיוחד לעבר התוכן באירוע, על מנת להעביר את המסר העיקרי וגם לרגש ולשמח את המוזמנים, ובעיקר כמובן את כלת וחתן השמחה.

קודם כל התוכנית

כאמור, באירוע מסוג זה, חשוב מאוד להשקיע מחשבה בחלק התוכני שלו, ולנסות להבין מבעוד מועד גם מה אתם רוצים שיכלל בו, וגם, בצד הפרקטי והלוגיסטי –  למה למעשה אתם מסוגלים.

הנה כמה הצעות שיכולות להיכלל בתוכנית:

סרטון שיוקרן בערב האירוע

סרט וידאו המשלב שירים מרגשים הוא סוג של קלף מנצח, ויכול להבטיח לכם שלא תישאר עין אחת יבשה בקהל. מה שיהיה בסרטון הזה תלוי מאוד באמצעים העומדים לרשותכם. אם יש לכם תקציב רחב, תוכלו לשכור את שירותיו של עורך וידאו מקצועי, שיחבר סרטוני וידאו ותמונות מהעבר המשפחתי, יחד עם שירים מרגשים, ויסייע לכם לבנות את הסרט באופן מקצועי ומוקפד. עם זאת, חשוב לדעת שכיום כמעט בכל סמארטפון ניתן להתקין אפליקציות אשר באמצעותן ניתן לערוך סרטונים מרשימים ומרגשים. אם "אין לכם את זה" עם טכנולוגיה, תוכלו לבקש עזרה מבני הנוער או הצעירים במשפחה, ובמקרה הכי גרוע – תוכלו לערוך מצגת יחד עם שיר מרגש, וזה לגמרי יעשה את העבודה. אופציה נוספת היא לבקש מכל אחד מבני המשפחה לצלם את עצמו בוידאו מברך את בני הזוג החוגגים, ולחבר את כל הברכות יחד לסרטון חמוד ומשעשע. כך או כך, כמה דקות כאלו של סרטון או מצגת יכולים ממש להפיח רוח חיים וריגוש באירוע, וממש כדאי לשלב אחד מהם בתוכנית.

כמו כן, חשוב לוודא שבמקום בו אתם מקיימים את האירוע יש את האמצעים הדרושים להקרנת הסרטון או המצגת, לרבות מקרן ומערכת הגברה מתאימה. בנוסף, חשוב לעשות טסט לפני שהאירוע מתחיל ולוודא שהסרטון מופעל בהצלחה. עשו כל שביכולתכם כדי להימנע מ"ייבוש" של האורחים שיושבים בציפייה מורטת עצבים שהסרטון יתחיל.

אל תוותרו על ברכות 

ברכות ואיחולים הם חלק בלתי נפרד מאירוע שכזה, וחשוב מאוד שלא לוותר עליהם. בכל משפחה יש לפחות מישהו אחד שיודע לכתוב טוב, באופן זורם, שנון ומרגש – אתרו את האחד או האחת האלו ורתמו אותם למשימה. כמו כן, ברכות זה אמנם חשוב, אבל השתדלו שלא "לחפור" יתר על המידה ושהברכות לא יתארכו ליותר מכמה דקות הקראה – כל ברכה. גם מבחינה זו, חשוב לבדוק מבעוד מועד את המיקרופון ואת מערכת ההגברה, על מנת שלא תיתקלו ב"בלת"מים" ברגע האמת.

שיר או ריקוד

בדומה לכישרון כתיבה, כמעט בכל משפחה יש גם אנשים שיודע לשיר יפה, לנגן או לרקוד, וניתן לבקש מהם להופיע באירוע. אופציה נוספת, למתקדמים, היא לחבר שיר מיוחד עבור בני הזוג ולהקליט אותו באולפן מקצועי, ולהופיע איתו כולם יחד בערב האירוע. ישנן חברות המתמחות ספציפית בתחום הזה, ויוכלו להנחות אתכם כיצד לעשות זאת בדיוק, גם אם אין במשפחה כישרון יוצא דופן בכתיבה, בהלחנה או בשירה.

פעילות שמשתפת את האורחים

הנה רעיון לפעילות שאולי תצריך מכם קצת יותר יצירתיות ומאמץ, אך באחריות – זה יהיה שווה את זה. מדובר בפעילות שהיא למעשה סוג של משחק, בו מתחרים כל המשתתפים במסיבה – חידון טריוויה, במסגרתו נותנים הרבה כבוד לכל ההיסטוריה שהזוג החוגג עבר, ושואלים במסגרתו כל מיני שאלות מעניינות, משעשעות, חשובות או הכי טוב – מצחיקות, לגבי חייהם של בני הזוג, כאשר הפורמט הוא של שאלות אמריקאיות. ישנו פורמט דיגיטלי בשם "קהוט" (Kahoot), ובו אפשר לערוך את השאלות שיצרתם ולהעלות אותן לפורמט בו כל המשתתפים יוכלו לשחק מהסמארטפון שלהם. אין ספק שההשקעה הזו תשתלם לכם.

הלוקיישן – חייב להיות נגיש ונוח

בחתונת זהב או כסף, כמעט תמיד מדובר באורחים מבוגרים, שהרי הם יחד כבר לפחות 25 שנים. מסיבה זו, אך גם מסיבות נוספות, חשוב מאוד שהמקום בו אתם מקיימים את האירוע יהיה נגיש מבחינת הנסיעה, ולא יאלץ את החוגגים לעבור דרך ארוכה על הכביש. נסיעה ארוכה משמעותה הגעה עייפים ומותשים לאירוע, ועניין זה עלול לפגוע בהצלחתו. כמו כן, חשוב לבחור מקום יפה, נעים, נקי ונוח,  עם פסיליטיס ברמה גבוהה ומוקפדת. זו יכולה להיות גינה מטופחת, גלריה שיקית או אפילו אולם אירועים, אך כן חשוב שהאווירה במקום תהיה חמימה ונעימה, מאחר ובסופו של דבר מדובר באירוע משפחתי. מאותה סיבה חשוב לבחור במקום נעים ומרווח, אך לא גדול מדי, שלא יגרום למשתתפים להתפזר בו, אלא יעורר תחושת קרבה וגיבוש.